新規登録または、ログインしてください。利用規約clear上記メールアドレス宛に仮登録完了のお知らせメールを送りましたので、内容を確認し記載されているURLから本登録にお進みください。メールが来なかった場合はご入力いただいたメールアドレスが間違っているお送りしたメールが迷惑メールフォルダに届いてしまっている登録済みのメールアドレスであるclearログインパスワードをお忘れの方はこちらclearパスワード再設定アカウントの登録メールアドレスをご入力ください。パスワードリセット用のメールをお送りします。送信clearパスワード再発行ご入力いただいたメールアドレス宛に、パスワードのリセットのご案内をお送り致しました。メールに記載されているURLからパスワードの再発行を行ってください。メールが届かない場合、ご入力いただいたメールアドレスをご確認いただき、再度パスワードのリセット手続きを行ってください。特徴Tweetビジネスの場において、電話はまだまだ現役のツールです。社会人になりたてだったり、電話応対のある部署に初めて異動してきたりした人は、ビジネス電話のかけ方、受け方に慣れていないこともあるのではないのでしょうか。電話応対に不安が残っていると、電話を使うのを避けて、ついついメールに頼ってしまうものです。コミュニケーションツールはそれぞれ適切に使いわけるのがビジネスマナーです。今回は、ビジネスの場におけるさまざまなコミュニケーションツールをその特性ごとに解説します。その特性をもとに、特に電話を使うべき場面をご紹介します。DESIGNビジネスでのやりとりにはさまざまなツールを使います。電話、メール、郵送、FAX、訪問の5つが王道です。それぞれの特性を理解しましょう。そのうえで、シーンや目的によって選択したり、併用したりしましょう。相手さえつかまえてしまえば、最も早く回答が得られるツールです。耳からの情報に頼ってしまうため間違いやすい事柄を伝えるのには不向きです。ややこしい話や、確定している事項は「電話のあとにメールで送ります」と一言添え、控えとなるようフォローをしましょう。話すのはマナー違反です。記録が残るため確実なやりとりができます。電話でフォローできないような細かいことを伝えるのに有効です。気持ちが伝わりにくいツールであるため、簡略しすぎると失礼な印象を与えます。送受信の記録は残りますが、相手がメールを読んでいるのか、読んでいないのかまではわからないので、返事が遅い場合は電話をして確認をしましょう。のり、ペン、などの細かいコストがかかる×執筆、宛て名を記載、封をする、切手を貼る、など手間が多い【ポイント】スピードが遅いのが難点です。履歴書や契約書、返信が必要な招待状など紙そのもののやりとりが必要な場合以外、郵送を選択するべきではありません。一方で、年賀状や直筆の手紙など、手書きの文字をつづることによって、気持ちや敬意を示す手段として有利です。電話を併用して確実に相手に届くようにしましょう。FAXを送る前に電話で予告をするか、送ったあとに電話でFAX到着の確認をするとスマートです。誰の目に触れるかわからないため、重要な情報や個人情報などを送ることには適していません。注文書に書き込んで相手へ送るという使い方の場合FAXが便利です。×先にアポイントを取る必要がある×移動時間や交通費など経費と時間がかかる×顔を合わせるため、緊張が生まれやすい【ポイント】メールや電話、SNS、チャットなど伝達の手段が豊富な時代ですが、重要なやりとりが発生した場合は訪問がベストです。足を使って出向くことで敬意を示すことができます。スケジュール調整を経て、まとまった時間を拘束するため、無駄な時間を使ってしまったと思われないよう十分に準備してから臨みましょう。職場や業界のルールがある場合はそれに沿って手段を選びましょう。それ以外の場面で迷ってしまった場合は、ツールの特性を考えながら、相手の都合を優先して選びましょう。スピードが重要な場面か、相手にとって訪問が必要な話か、相手は電話を忌避している人なのか、メールを打つのが得意な人なのか......など、十分に配慮してベストなツールを選んでください。DESIGNビジネスでは通常の場合、電話とメールのふたつが主なやりとりの手段です。名刺にも電話番号とメールアドレスが併記されており、両方を使いこなす人がほとんどです。それゆえに、連絡をしようと思ったとき、どちらを使うべきか判断に迷うことがあるのではないでしょうか。電話の特長はタイムラグなく相手とやりとりができることです。そのため締め切りが迫っている、今すぐ伝えなくてはいけないといった緊急度が高い話をする場合は、ためらわず電話を使いましょう。ありがちなのが、言いにくい話をメールで伝えてしまおう......ということです。慎重に文面を推敲している間に時間はどんどん経過してしまいます。ネガティブな話こそ、素早く伝えてすぐに次の対応に移らないといけません。あれこれ悩むより電話をして事態を前へ進めましょう。以下のような場面ではメールより、電話を使いましょう。催促をするとき締め切りが迫っているのに、なかなか必要なものが揃わず、メールも返ってこない......など、相手の動きが見えない場合は電話をしましょう。その場合、直接的に催促する言い回しは控えましょう。現在どのような状態かを確認するような言葉を使うようにを心がけてください。待ち合わせに遅れそうなときアポの遅刻は絶対に避けたいところ。交通トラブルなどで、どうしても遅れそうな場合は電話で一報を。相手の時間を無駄にしないようにするため、何分ほど遅れてしまうのか、何時ごろ到着予定かを具体的に伝えるのがマナーです。(例)「電車の遅延トラブルで予定より○分ほど遅れてしまいます。「渋滞に巻き込まれてしまいまして、到着が○時○分頃になりそうです。失敗や緊急の事態があったときミスや不測の事態で、すぐに対応が必要だけれど、自分で判断し処理できない場合はメールより早くつながる電話を選択。上長や相手の指示を仰ぎましょう。対処するための時間を少しでも多く確保することでトラブルを挽回できる可能性が広がります。DESIGNクレーム対応や謝罪の場面ではメールより電話を使いましょう。文字のみのコミュニケーションは感情や気持ちを伝えるという部分では電話より不利になってしまうことがあります。電話なら「申し訳ございません」のワンフレーズに、声の出し方や間の取り方でしっかり誠意を伝えることができます。クレーム対応をするとき具体的な対応策が決まっていない場合や状況が不明の場合、「言った」「言わない」という問題に発展しないよう十分に注意してください。先に相手に不快な思いをさせてしまったことをお詫びしましょう。謝罪をするとき本来、謝罪をする場合ベストなのは電話でもメールでもなく訪問です。こちらから出向くことによって相手に誠意を示しましょう。訪問先が遠方にあったり、すぐに訪問できそうになかったりする場合、まずは電話をすることで「最優先して対応をしている」「事態の重要性を理解している」という姿勢を相手に示しましょう。「まずはお電話にて、お詫び申し上げます」WRITER編集部チームPARAFT編集部ビジネスマンのほとんどが電話とメールを使いこなしていますが、その使いわけは案外難しいものです。「スピード重視の場面」そして「誠意が必要な場面」では「メールより電話を優先」として、覚えておいてください。言いにくい話であればあるほど、まずは電話を一本入れておきましょう。スピーディな対応で真摯な姿勢を示してください。ビジネスマンとしてあなたへの信頼度がアップします。電話とメールどっちを使う?この記事が気に入ったらいいね!しようPARAFTの最新記事をお届けします。栄えある第1位、書き出しの「最近(中略)話題性のある本しか手にとらなくなっていたり」にはドキッとさせられちゃいましたね。第2位ランクインの一冊には皆さんの心の声が表れていたかも?0/2あなたの投票数めくれバ!にエントリーされている記事はないです。「生きる」と「働く」をもっと楽しく。Reserved.Loading...。