2018年3月24日ブログペーパーレス専門会社の株式会社vividです。この記事ではe-文書法と電子帳簿保存法の違いについて書いていきます。当サイトでもそれぞれの意味については書いていますが、似たような法律に感じるのでややこしく感じると思いましたので、この記事で改めてまとめてみました。その前にそれぞれ説明した記事を貼っておきますね。書類を電子化する際は法律が絡むペーパーレスを実施することになり、ネットで検索するとe-文書法と電子帳簿保存法が必ず出てくるかと思います。約250の法律等によって、紙媒体での保存が必要だった文書を、スキャナ保存した電子化データとしての保存を認められた法律です。国税庁が定めた電子帳簿保存法に該当する書類以外の人事関係書類や医療関連書類はe-文書法に基づいて電子保存する必要があります。全部または一部を電子データにて保存すること」を認めた法律です。2005年にe-文書法が制定されたことで、改正されまして「スキャンによる電子保存」が認められました。e-文書法が制定される前までは「元々インターネットで作った純粋な電子書類のみ電子帳票として保存がOK」と定められていました。e-文書法制定により、スキャンによる電子化もOKとなりましたので、e-文書法の制定が大きくかかわっています。e-文書法と電子帳簿保存法の違いは?本題ですが、e-文書法と電子帳簿保存法の大きな違いのは、法律を管理する管轄が違うということです。図面などのペーパーレスは国土交通省が管轄だったり、契約書なら別の省庁が管轄だったりと・・。書類によって管轄バラバラだったので非常に面倒くさかったわけです。会計帳簿や国税関係書類を電子化するための法律が電子帳簿保存法です。それ以外の書類のペーパーレスは「e-文書法」に基づいて電子化をしないと紙原本の破棄が出来ないということです。それぞれの違いが分かりましたか?法律が違えば当然電子保存するための条件も異なります。データをすぐに引き出せるように検索性を確保する必要がある。この4つがすべて求められるのではなく、対象となる文書によって、1~3つの要件が規定されます。「見読性」は必須ですね。おいては、どのような形で電子化になっているかによって条件が異なります。➡1-1改ざんや削除に対して対策がとられており、データを訂正・追加・削除した場合の事実、履歴が確認出来ること(タイムスタンプなど)➡1-2他の国税関係帳簿書類をそれぞれ確認できる必要があること。➡2-1改ざんや削除に対して対策がとられており、データを訂正・追加・削除した場合の事実、履歴が確認出来ること(タイムスタンプなど)➡2-2パソコンなどで、明確に情報が見える状態であること。➡2-3必要なデータをすぐに引き出せるように検索性を確保する必要がある。紙の文書をスキャンして電子データとして保存するとき国税書類をスキャンして電子データにするときは条件がなかなか厳しいです・・。電子化データについて指定された内容をすぐに検索できる事まとめe-文書法と電子帳簿保存法は明確に調べると違うのですが、大枠で捉えると“書類を電子化するための条件”で一致しております。書類によってどちらが該当するかが異なるので、税金が関連する書類(領収書や売上帳表など)は電子帳簿保存法に該当する。それ以外はe-文書法に該当する。覚えて頂ければいいですが、ではいざペーパーレスをするために法律の要件を満たすとなると大変です。1どの書類がe-文書法に該当するのか?2どの書類が電子帳簿保存法に該当するのか?3書類毎でオペレーションを変えて法律に対応するようにする・・こんな手順でペーパーレスに臨んだら業務が非効率になってしまいます。理想的なのは、どちらの法律も一つのシステムで網羅出来て、知らず知らずにうちに対応出来ていることが大切です。ペーパーレスの本来の目的は「業務効率化」です。ペーパーレスが目的になるとうまくいきません。業務効率化のシステムを入れながら、そのシステムが「法令対応」していることで、”結果的”にペーパーレスが出来る。株式会社vividはこのようなシステムを提供していますので、是非お気軽にお問合せ下さい。必須サイト次回のコメントで使用するためブラウザーに自分の名前、メールアドレス、サイトを保存する。2019シェア電話お問合わせTOPへ。