データを一元管理し、可視化することが注目されています。従業員のデータを一元管理することにより、情報を一箇所に集約することができ、その結果、さまざまなデータを加味して、多角的に分析できるようになります。従業員のデータを可視化すると、今まで情報の確認にかかっていた時間が短縮されたり、「残業時間が長い人は生産性が悪い」といった傾向がわかったりします。本記事では、人事管理をおこなう目的や重要性、人事管理システムを用いることで得られるメリットや注意点についてお伝えします。いくつかの人事管理システムの特徴や価格についてもご紹介しているので、参考にしていただけると幸いです。人事管理とは人事管理とは、企業の目的達成のため、従業員を効果的に制御・統制し、管理することです。人事管理は、大きく分けて4つの目的があります。会社経営に必要な人材を効率よく確保する従業員が最大限能力を発揮できるように、適切な位置に人材を配置する教育をおこなうことで、人材能力の向上を図る最適な処置により人材を活性化する人事管理システムは、この人事管理をシステム上でおこなうことができます。人事管理システムの特徴は、さまざまな情報を一元管理できることにあります。一元管理できることにより、多角的な分析ができ、今まで把握できていなかった傾向を発見することができます。人事管理が重要なのか人事管理は企業の力を最大限に発揮するために必要不可欠です。企業はたくさんの人の存在で成り立っています。企業の4大資産といわれているヒト・モノ・カネ・情報。ヒトは、モノをつくり出し、モノを売ってカネに変え、集めた情報から意味を見出します。人を中心にモノ・カネ・情報があるといえるでしょう。そのため、企業では優秀な人を採用しようとします。優秀な人が企業にいるだけでいいかといえば、それだけでは不十分です。人の力を100%、時には120%引き出すには、人を適切な場所に配置し、その能力を向上させ、活性化を図る必要があります。することで、従業員のパフォーマンスは向上し、企業の力を最大化することができます。モチベーション(従業員コンディション)人事管理システムは、これらの項目を一元管理できます。互いの情報を結びつけることで、各項目を別々に管理していたときには把握できていなかった傾向を発見することができます。各々どのようなことを管理しているのかをご紹介します。決まり、今後の仕事内容や人材配置に影響します。360度評価といった、周りの従業員がその従業員の人間性を評価する評価の仕方も注目されています。人事部や上司の感覚や経験による評価ではなく、客観性のある評価が求められているといえるでしょう。応募から採用までのプロセスを、採用情報として管理することも重要です。これまでに自社で採用活動をおこなってきた際の求職者データを蓄積することで、その傾向を分析し、「この求職者は、以前辞退をした求職者と傾向が似ているから面談を多く入れよう」といった内定辞退防止策や一人ひとりにあった選考フロー構築に活用できます。入社後の従業員データと結びつけることができれば、「どのような人を採用すれば、成長する可能性が高いのか」がわかります。よって、従業員のパフォーマンスや生産性は変わるものです。割り当てられた部署や取り組む仕事内容が合わなければ、離職につながる可能性もあり、人材配置の最適化は企業にとっては重要な問題といえます。人材配置は、成績や勤務態度、スキルだけでなく、性格などをもとに決めることもあります。過去の人材配置のデータが蓄積されていれば、「この部署で成績を残せたのであれば、隣のこの部署で近しい業務を経験してもらったほうが、このメンバーのスキルアップにつながりそうだ」というような、より良い人材配置を考えることができるでしょう。日々の業務で身につく能力もありますが、従業員がよりハイパフォーマーになるためには、業務外の知識や経験も必要です。人材開発においても、一人ひとりの従業員の現状の課題や、今後任せることになる業務などに合わせて研修や成長プログラムを提供することができれば、従業員の能力は飛躍的に向上するでしょう。モチベーション管理モチベーション管理は、従業員のモチベーションデータを収集・蓄積して、従業員コンディションを健全に保つことを目的としています。そのデータ分析を通してフォローアップをしたり、キャリア相談をおこなうことに有用な施策です。結果的には生産性向上や離職防止につながります。モチベーション管理は、従業員の組織エンゲージメントに直結し、組織運営が健康か不健康かの指標にもなります。人事管理システムのメリットここでは、人事管理システムのメリットについてご紹介します。人事データを一元管理できる先ほどお伝えした通り、人事管理システムは人事に関するデータを一元管理することができます。評価や人材配置など、さまざまなデータから多角的に分析をおこない、判断することができます。一元管理することには、従業員データの管理がしやすい面もあります。データが異なる場所にあると、それぞれの場所を確認し、時には付け合わせるなどの手間が発生します。クラウド型人事管理システムは、一つのシステム上ですべての情報を確認することができるので、こうした確認作業にも手間がかかりません。人事データを可視化できる人事データの可視化には3つの効果があります。情報共有がスムーズになる人事データの一元管理によって、さまざまな情報を一つの画面で見れるようになります。見れるようになっただけでは意味がありません。さまざまな情報の中から、問題の傾向を見つけ出し、問題を解決するための施策の実行まで実施しなければいけません。人事データの可視化は、この業務をサポートしてくれます。数字だけではわからない問題の傾向も、可視化によって気づきやすくなります。人事データの現状を簡単に把握できる人事データの把握は煩雑です。これまでの管理方法では、「こちらから送ったメールは確認されているのか」「提出必須書類は提出済みなのか」などの情報をすぐに確認することは難しいことが多いと思います。人事管理システムは、従業員に関する情報が一箇所にまとめられているので、すぐに確認することができます。上記の画像のように、システム上では表示されます。このように従業員に関わることをすべてデータを蓄積し、直感的にわかりやすく管理できるのが、人事管理システムの大きな特徴であり、導入のメリットでもあります。人事管理システムの注意点ここでは人事管理システムの注意点についてご紹介します。人事管理システムを導入するにあたり、「人事管理システムで何がしたいのか」を明確にする必要があります。モチベーション管理」の5つの項目があります。多くのことができる点は魅力的ですが、目的を見失うと、システムを使うことが目的になってしまうケースもあります。すべての項目がクラウド型人事管理システムに実装されているとは限りません。採用管理で採用を強化したいのか、従業員のモチベーションを管理して生産性をあげたいのか、導入目的によって選ぶべきシステムが異なります。人事管理システムを導入するときは、どのような機能があるかも選ぶ基準になるでしょう。導入の難易度が高い管理システムの導入は簡単ではありません。さまざまな管理システムの中でも、人事管理システムは導入難易度が特に高いので注意が必要です。従業員データの移行作業、各部署への利用方法の周知、慣れるまでにかかる時間など導入から運用にのるまでが大変です。「システムの移行作業なんてやったことないし、大変そう」と感じる人事担当者は、サービス提供元のサポートの手厚さをシステム選びの基準にしてもいいかもしれません。セキュリティ人事管理システムのクラウド型のものであれば、各拠点にバラバラになった人事データもリアルタイムで一元管理できます。各拠点でネットワークを使うということは、セキュリティ上のリスクが発生します。企業側がセキュリティ対策をおこなっていても、利用者がセキュリティの弱い無線LANでデータのやり取りをしたり、IDやパスワードを漏えいしたりすると、人事情報が盗まれるケースもあります。この事態を防ぐために、無線LANを有線LANに変えたり、IDやパスワードをしっかり管理したりする必要があります。モチベーション管理」に分けて、ご紹介します。【価格】80,000円/月~サービス名:ESI提供会社:株式会社ワン・オー・ワンURL:https://www.101s.co.jp/sai*reco|組織人事の情報を蓄積し、有効な経営情報としての活用を支援する【サービスの特徴】sai*recoが定型業務の効率化と情報収集の自動化を進め、作業の無駄を省くドラッグ&ドロップなど直感的に操作でき、施策・構想などのシミュレーションの結果を分かりやすく視覚化できる修正情報をそのまま保存でき、組織内の情報共有にも役立つ。まとめいかがでしたでしょうか。人事管理は、従業員を効果的に管理することで、企業の力を最大化します。モチベーション管理」の5つに分けることができ、各々のデータを連携することで、組織全体を数値化し、多角的に分析することができます。これまで数値化がしづらかった人事領域を可視化し、より芯の強い組織づくりにお役立ていただけたら幸いです。NOTE編集部マーケティングディレクター。現在は、新規事業領域のプロダクトのマーケティングを担当。記事などのコンテンツ作成から、LP作成、インタビュー取材、数値分析など幅広い業務をおこなっている。人事の方々に役立つ記事をお届けできたらなと考えています。