≪早く、早く、早く行動しましょう≫-2020.1.29No.1097≪Z世代の時代を生きる。96号-是正処置の記録の簡略化-建設業A社は、ISO9001の認証取得以来、初めての定期審査(サーベイランス審査)を迎えました。管理責任者が審査を受けています。員:各部門の是正処置と予防処置の実施状況を見せて頂きましたが、内部監査では全社で5件の不適合と5件の推奨事項が発見されていました。内部監査は適切に不適合を発見していると思います。通常業務での是正処置はゼロ件ですね。管理責任者:そうです。先日実施したマネジメントレビューでも社長から「こんなに社内に問題があるのに、1年間で改善した事例がゼロなのか!」と指摘をうけたところです。員:マネジメントレビュー記録にも、「ISOを使ってもっと積極的に改善すること」という社長からの指示が記録されていました。管理責任者:問題に対して日常の対処はやっているつもりなのですが、ISOの記録としては残っていないのです。員:是正処置の規定は作っておられますが、あの規定では上手くいかないのですね。管理責任者:そうです。規定はもっと具体的にわが社のやり方を書いてよいのですか?わが社のメンバーは勉強嫌いの者が多いので、あのような難しい言葉で書かれているとなかなか理解もできていないと思うのです。員:規定は皆様の使用するものですから、もっと具体的に書いた方が良いです。それから、記録の方法ももっとやり易い方法があるかもしれません。皆様のクレーム処理の方法は、クレーム内容はお客様を訪問して確認してきた担当者が、社長及び役員に対してメールで報告していますね。B氏邸のクレームについての報告メールを見せて頂きました。その内容を確認すると「どの様な不具合が発生しているのか」、「すぐにどのような対応をするのか」、「原因は何か」が書かれていました。この後どうするのか聞くと、「全体会議でクレームの発生状況と処置結果」を報告するとの事でした。実際に議事録を見ると、そのことが記録されていました。管理責任者:その通りです。今後同じ問題が再発しないように皆に周知するためです。員:記録の方法は今行っている方法を正式に明記したらどうですか?報告のメールや議事録もしっかり記録しているのですから。その後の再発防止策の検討や有効性の確認も会議で行なえば良いと思います。記録するのはムダな作業に感じますし、社員の皆さんもそう感じているのが記録が徹底できない原因のようにも感じます。管理責任者:今の当社のやり方で記録はOKと言って頂けるなら、それに越したことはありません。電子メールや議事録は紙では保管していませんがそれで良いですか?ハンコも押していませんし・・・。員:保管の方法は紙でなければならないことは一切ありません。皆さんの記録の管理の規定で3年間保管する事になっていますから、保管していて審査の時やマネジメントレビューの時に見れるようになっていれば良いでしょう。会議に参加して確認や承認を行い、確認者や承認者を議事録に明記しておけばハンコは必要ないですよ。管理責任者:早速、規定を見直し、現状の方法で運用してみます。員:やり易い様にどんどん改善を進めて下さい。改善活動は色々な場面で行っているけれど、ISOで規定された様式で記録されていないので「是正処置実績ゼロ」という企業が散見されます。今回は是正処置の記録について検討します。是正処置の記録は、会議議事録などを活用しましょうどの会社でも、クレームや不具合を報告し、対応する手順はISO導入以前からあるはずです。ISOの記録の実施についてはその既存の方法を活用しましょう。記録の保管・検索についてルールを決めましょう既存の書類を生かして記録を保管する場合は、誰でも記録の検索が簡単にできるように、社内で取決めましょう。templates!。