Feedly2014.07.22~メルマガ第63号~【今号のお題:管理組合が「ぶれない」運営をするために必要なこと(9)】このコラムでは、中~大規模マンションの管理組合運営の課題と改善提案について、これまでの経験を踏まえたコラムを書いてみます。多すぎる役員の定数を減らしたり、役員の任期や交替の仕方を変えることが重要である。・理事会役員の人数や任期を改善したら、今度は理事会の継続性向上や活性化のための仕組み作りが必要である。◆捨てられる!せっかくの議事録がゴミ箱にさて、前々回、前回と議事録の重要性について書きました。将来のために適切な記録を残すことを主眼においたものです。一方で、この議事録を「多くの住民と情報を共有するツール」として機能させることができるでしょうか?答えは残念ながら「NO!」です。翌日集合ポストに設置されたゴミ箱へ捨てられる、、、といった虚しい経験を大規模マンションの理事さんの多くがお持ちだと思います。◆議事録は「伝わる」手段ではない。一般の住民への広報活動はとても重要です。あなたのマンションで、広報の手段として「議事録の全戸配布が行き渡っている」とお考えでしたら、おおいに問題あり、と考えてください。会合の際に出された参考資料の添付すらないことがほとんどです。多くて7~10枚はざらです。95%の住民は読まないでしょう。管理にとても興味のある5%の住民には、確実に伝わります。熱心に読んでくれる方は必ずいます。この5%の方は大抵が総会に出席して意見されるのですぐにわかります。この関心の高い5%の方のために議事録を全戸へ広報するのは非常にもったいないですね。希望者に配布するか、管理事務室(フロント)で渡せるようにするか、ITツールを使い閲覧できるようにするかで十分です。少なくとも紙代の節約にはなります。議事録は、「伝わるための道具」ではありません。後世に記録を残し、何か問題があったときに振り返るための拠りどころなのです。総会で紛糾して採決できず、、、といったことは防ぎたいですよね。『伝える』『広める』ツールは何になるでしょうか?やはり『広報紙(チラシ)』と『インターネット(SNS)』になります。当社では、理事会顧問契約の中に『広報紙案の作成』がセットになっています。理事会が取り組んでいることが少しでも伝わり、多くの理解者を増やすべく広報は必須業務としています。時には手書きを入れる、紙の色を変えるなど、思わず手にとっていただけるように工夫することで、認識率をあげることができます。自然と目立つチラシが作れるようになります。広報のどこかに『詳細は議事録をご覧下さい』と詳細が知りたい方にも行き渡るようにします。大規模マンションでは、住民の管理に対する当事者感覚が低く、どうしても『情報を取りにいく』意識に乏しいのは避けられない事実です。ただでさえ情報量の多い世の中で、マンション管理組合の運営にどれだけ関心を持ってもらうか、、、非常に悩ましいところです。・ITツールの活用方法などなど、色々とあります。株式会社メルすみごこち。