≪早く、早く、早く行動しましょう≫-2020.1.29No.1097≪Z世代の時代を生きる。117号-二度手間にならない記録方法-建設業A社は、ISO9001の認証取得以来、2回目の更新審査を迎えました。管理責任者が審査を受けています。員:全体的にISOの運用は充実してきていますね。各部門や現場の代理人の対応もしっかりしており、ISOを理解していることが分かりました。管理責任差:ありがとうございます。毎月の勉強会で少しずつ理解させるように努力してきた甲斐があります。員:記録の取り方は少し検討されても良いのではないかと思います。員:例えば、工事が完成した時に発注者や施主による検査を受ける前に社内検査を行っておられますね。管理責任者:はい、工事では一番重要な検査です。当社では、社長と工事部長が行う規定になっています。員:今回は、民間工事のB現場に伺って現場の審査を行ったのですが、B現場では丁度、社内検査が終わったばかりの時でした。そこで、社内検査の記録を見せて下さい、とお願いすると「今、作成中」との返事でした。工事部長が検査で確認したことをメモしており、それをワープロで清書しているところとのことでした。社内検査の結果について口頭でお聞きすると、しっかり検査が行われていることが分かりましたが、記録を後で作成するというやり方は手間ではないでしょうか?管理責任者:社内検査は重要な記録ですし、しっかり記録する必要があると思います。員:たしかにそうですが、社内ではISOの記録の作成が大変という声は出ていないでしょうか?管理責任者:確かにそういう声はあります。ISOでは記録が要求されているのだからやらなくてはならない、と説明しています。員:記録は、その後の検証や改善活動に生かすために必要ですから作成して頂く必要がありますが、ワープロで清書した綺麗な記録を要求はしていません。先ほどの社内検査の記録の例ですと、工事部長が検査当日にメモしているチェックリストを少し改造して、当日その場で検査記録が出来上がるようにした方が良いと思いますが如何でしょう。指示事項や合否判定欄を加えれば検査報告書になると思います。すれば、工事部長はISOの為の記録作成から解放されます。管理責任者:検査のその場で記録作成も終わらせてしまうのですね。員:社長のサインまでその場でもらってしまえば、回覧の手間も省けて良いではないですか。管理責任者:今までは、記録をしっかり残すことに着目して管理してきましたが、今後は二度手間にならない方法で記録することを検討していけば、さらにISOが活用出来きていけますね。「ISOの記録はしっかり残さなくてはならない」という意識から、検査をした結果をメモした野帳を見ながら後から検査報告書を作成する、内部監査で確認したメモを見ながら後から内部監査チェックシートをワープロする、などの二度手間作業がまだまだ散見されます。二度手間が多いという事は、ISOが二重構造になっており上手く機能してないことを表しています。