書類電子化ツイート書類を電子化にした時にどのくらい便利になるのか?是非みて頂きたいです。ご利用された方が一番感動される部分です。書類を電子化(PDF)したデータはCDもしくはHDDに納品する形になります。この電子化したデータをどうやって探すのか?書類を電子保管した場合の探し方(CD編)CDにて納品する際は1「管理ファイル」2「管理番号が付与された電子データの入ったCD」を納品いたします。電子化したデータをCDに入れますが、CDには700MBまでのファイルしか入りません。大量の書類をPDFにした場合、CDが十数枚~何十枚にもなったりします。そんな大量のCDから探すの大変ですよね?そこで弊社では「管理ファイル」も納品しております。管理ファイルを使うことで、どのCDになんの資料が入っているか?一発で見つけることが可能です。クリックすると、青枠のような項目が出てきます。「田中」と入力すると、田中に関連する資料が出てきますので、「OK」を押しましょう。手順4:すると「田中」に関するデータだけが表示されます。起案資料」は”管理番号A1”CDのNo2のファイルということが分かります。手順5:管理番号A1が印字されたCDを探して、パソコンに挿入しましょう。以上がCDに保存したデータを迅速に探す方法です。文章にすると長く感じるかもしれませんが、実際に作業すると1~2分程度で完了します。書類を電子化しても、探す時に労力を費やしては意味がありません。弊社サービスは業務効率化として非常に有効です。資料はいつ、どこで使うか分かりません。継続的に書類を電子化し続けることで、事務所全体が業務効率化を実感頂けます。書類を電子保管した場合の探し方(HDD編)つづいてHDDに保存したデータを瞬時に探す方法です。HDDの場合は更に簡単です。起案資料」を探したければ「田中」と入力しましょう手順3:すると下記図のように、「田中」に関連するファイルが出てきます以上が書類を電子化した場合の資料の探し方です。どこに何が入っているかが便利なだけではありません。PDFにしたデータの中から必要な情報も一瞬で見つけることが出来ます。vividのスキャニングサービスは全てのPDFが通常料金にOCR機能が搭載されています。OCR機能を駆使して大幅な業務効率UP通常PDFは表示されている文字を絵として捉えていますが、OCR機能はそれをテキストデータとして認識します。PDFの中で文字検索をすることが出来るのです。実際に図にしてみてみましょう。PDF内で「CTRLキーを押しながらFキー」を押してください。すると検索窓が出てきます。黒枠のように検索したものに色が付きます。これが全部で100ページあったとして、「書類」という文字が95ページ目にあったとしたらそのページまで自動で飛んで表示してくれます。今までだったら書類をめくりながら時間を掛けて探していたものが、OCR付のPDFなら一瞬で探し出せるのです。vividが使っているスキャナーは国内ではトップのスキャナーを使っておりますので、OCRの精度も非常に高いです。OCR機能を駆使することで、今まで書類を探す時間に割いていたものがほとんど必要なくなります。まとめ書類をデータとして保管しておくことで、驚くほど業務が効率化出来ます。これが全従業員単位で効率化に繋がりますので、事務所全体で大幅な時短に繋がります。書類を電子化で保管することで、目に見えるコストダウンも可能ですが、それ以外にも残業代削減などにも間接的に関わってきます。様々な魅力的なメリットに対して、僅かなデメリットしかない書類電子化サービスを是非ご検討下さい。書類電子化のメリットデメリットについては下記リンクを御覧下さい。2017弁護士の事件ファイル電子化なら株式会社vividへ!。