書類電子化ツイートこんにちは、東京神奈川のペーパーレス会社vividです。ペーパーレスを実現したいなら、文書のライフサイクルを理解し、きちんとした文書管理規定を定めることが大切です。文書のライフサイクルとは?文書のライフサイクルと呼ばれるものがあります。文書を1作成(入手)2処理3保管4保存5廃棄この1~5のながれを文書管理規定に従い適切に管理を行うことを言います。ちなみに、1~3を活用期3~5を低活用期と定義しています。3の場合は、どちらにも該当するということですね。簡単に言うと文書が発生してから捨ててなくなるまでの流れです。一つずつ確認していきましょう1文書の作成・発生このフェーズでは文書の分類、作成者、キーワードなど、その文書に関する情報を付与する。発生した文書をどのように保管するか?を決める必要があります。電子保管するのか?原本保管なのか?作成した書類なのか?もらった書類なのか?それを分別して名前付けする必要があるのがこの工程です。決済したり利用にあたって編集することを言います。例:会議資料のため、分かりやすく内容を改変する。文書を必要に応じてすぐに探せる状態を保持する。数か月から1年間くらいの間は見返したりする機会が多いです。4保存このフェーズでは保管期間(数か月~1年間)を終えた文書を長期保存へ切り替えることを言う。保管と保存の違いは、保管は再利用時のために一時的(1年以内)に置いておくこと。保存はそれ以上の期間別の場所(倉庫など)に置くというイメージです。定めた保存期間が終了したらルールに基づいて文書を破棄する。破棄するべきものと、保存期間を延ばすものと、永久保管するものと湧ける必要がある。文書管理規定を定めることで、社内での書類管理を統一化をすることが出来ます。実際経営者は文書管理規程をしっかり作って、文書管理を統一化したいと考えている方が多いです。簡単に言えばあなたの会社専用の文書管理の説明書です。実際は文書管理規定があってないようなもの!という会社も多いとは思います。うちには規定があるのに、なんで書類の管理が適当なんだろうか?なんで紙書類がたまるのだろうか?このように感じる方も多いです。その理由として、文書管理規定を定めた時は上場申請やISOなどの取得条件に入っております。そのための規定として作られたものであって、本当に文書をしっかりと管理したいという気持ちで作っていないからです。大切なのは、文書をどのように管理したいのか?それを明確化して、更に誰が見ても分かるような文書管理マニュアルを作成することです。一時的に文書を電子化してなくしたとしても、文書管理の規定が社内に浸透していないとまたすぐに書類だらけになります。文書を電子化するタイミングで、社内で今後どのように書類を管理するのか?しっかりと考える必要があります!ではどのように文書の規定を考えればいいのか?そのコツを下記記事でご紹介します。2017弁護士の事件ファイル電子化なら株式会社vividへ!。