PCの中も整理しよう!ファイル・フォルダをすっきり整理・管理する方法|マナトピ学びのトピック、盛りだくさん。特集ライフシゴトお役立ちブレイク生涯学習のユーキャン2016.11.18PCの中も整理しよう!ファイル・フォルダをすっきり整理・管理する方法PC内のファイルやフォルダの整理は、作業効率の向上につながります。時間をかけずにファイル・フォルダを整理するコツは、自分なりのルールを決めること。今回は、PC内のファイル・フォルダをすっきり整理・管理する方法をご紹介します。【方法1】ファイル名に日付をつける1つ目は、ファイル名の先頭または末尾に日付をつけることで、フォルダ内のファイルを日付順に並べて管理しやすくする方法です。ファイル名の先頭に日付を入れれば、全ファイルが日付順に、ファイル名の末尾に日付を入れれば、同じ種類のファイルが日付順に並びます。日付はファイルを作成した日でも、そのファイルを使用する予定日でも構いませんが、日付通りに正しく整列させるためには、日付の桁数をそろえる必要があります。「20161101_○○様請求書」のように、1桁の日付でも、前に0を入れて2桁表記に統一しましょう。【方法2】内容がひと目で分かるファイル名をつける2つ目は、ファイルを開かなくても内容が把握できるファイル名をつける方法です。ここでいうファイル名とは、【方法1】の日付の後に続く部分を指しています。この部分に「○○株式会社様10周年キャンペーン企画書」や「○○様店舗リニューアル提案書」のように、内容が推測できる情報を入れることで目的のファイルが探しやすくなります。表記は日本語あるいは英語に統一しましょう。日本語のファイル名は内容を把握しやすく、英語のファイル名はOSの違いによる文字化けを避けられるなど、それぞれメリットが異なります。場合によって使い分けましょう。【方法3】フォルダに整理記号をつける3つ目は、フォルダ名の先頭に番号あるいはアルファベットをつける方法です。「01見積書」「02請求書」「03領収書」のように、作業工程に沿った番号を割り振ることによって、フォルダが順番通りに並んで見やすくなります。数字の代わりに「a見積書」「b請求書」「c領収書」のようにアルファベットを用いても構いません。【方法4】フォルダの階層数を3つまでにするフォルダの階層数は少なすぎても多すぎてもデメリットがあるため、注意が必要です。階層が少ない場合、ジャンルの異なる大量のファイルが混在する状態となり、目的のファイルを短時間で探すことが難しくなります。逆に階層が多い場合、ファイルへアクセスするまでに何回もフォルダを開く手間が掛かります。したデメリットを回避するためには、3階層を目安にするのがオススメです。第1階層を「文書の種類」、第2階層を「相手先」、第3階層を「時期」とすることで、すっきりと整理できます。【方法5】よく使うフォルダはショートカットを作成5つ目は、頻繁にアクセスするフォルダのショートカットを作成する方法です。階層が深くなるほど、フォルダへのアクセスに時間が掛かってしまいます。このデメリットを克服するため、よく使うフォルダについてはショートカットを活用しましょう。作成したショートカットは、アクセスしやすい場所に配置します。OSのFinderでは「よく使う項目」など、ファイラーのサイドバーなどに配置しておくとスムーズにアクセスできて便利です。ルールを決めて定期的にPCの中を整理しよう今回は、ファイルやフォルダの整理方法についてご紹介しました。PC内を管理しやすい状態に保つためには、一定のルールにしたがって定期的に整理することが大切です。日々の作業に取り入れ、効率的なファイル・フォルダ管理にお役立てください。意外に知らないExcelの機能と使い方PC内のファイルやフォルダの整理ができたら、次はビジネスの必須スキルであるExcelの操作を学びましょう。効率的に、正確に、仕事を進められるようになるかもしれません。仕事が出来る人が作る資料は、要点がまとまっていてわかりやすいもの。伝えたいことが簡潔にまとまっていて、自然とポイントが絞られ、訴求力もUPしているから。ここでは、そんな魅力的な資料をパワーポイントで作成する際に、押さえておくべき4つのポイントをご紹介します。企業が求めるエクセル・ワードの利用能力を証明。就職・転職でのアピールに!この記事が気に入ったらフォロー1日たった3分で、滑舌を良くして印象を上げる「言葉の体...断捨離で後悔しない!みんなが捨ててよかったモノ&後悔...文字の書き方であなたの性格が丸わかり!文字の『癖』に...元「片付けられない女」が教える!片付け上手になるため...今さら聞けない「簿記」の資格。心理テストで性格診断!その結果からぴったりな講座をご紹介。保護と取扱いについて。