用語集ビジネスホンに関するよくある質問にお答えしています。ビジネスフォンの機能には、電話をかける・通話する機能が充実しています。普通の電話なら、受話器を上げて相手の番号をダイヤルして電話しますが、ビジネスホンならそんな動作も必要なくなることがあるのです。ここからは、ビジネスフォンの「外線・通話」にかかわる便利な機能をご紹介いたします。会社に電話がかかってきた時に担当者が不在だった場合、前もって登録しておいたその担当者の携帯電話やスマートフォンにその電話を転送することが出来る機能です。簡単に表現すると、「携帯電話やスマートフォンを内線電話のように使える機能」ということです。後からかけ直したりする手間が省け、業務をスムーズに行うことができます。本来、内線は同じ主装置に接続された電話機同士でなければできませんでしたが、インターネットの拡大によってこの外線間転送は可能となり、ここ数年で発売されたビジネスホンの機種の多くに搭載されている機能となりました。外線間転送は「外線自動転送」と「外線手動転送」の2つに分類されています。かかってきた電話を、事前に登録していた担当者の携帯電話や外出先の電話に自動で即座に転送する機能です。担当者に転送がつながらない場合、メールで相手先の電話番号と着信時間を伝える外線転送不成立メールが送信される機能がセットになっていることがほとんどです。この通話は、会社にある主装置を介して2つの外線を繋げますが、転送したあとの通話は、一定の時間が経過すると自動的に切断されます。する先が携帯電話や家庭の電話という点に違いがあるだけの従来の内線のことです。会社に電話がかかってくる電話を取った人が、保留ボタン押し、通常の内線と同様に転送先の相手の携帯を呼び出す相手が出たら、外線がかかっていることを伝えて転送するという流れになります。この機能が搭載されているビジネスホンなら、是非積極的に使っていただきたい機能の一つです。後からかけ直したりする手間が省け、業務をスムーズに行うことができます。会社で使用している回線がISDNなら問題はないのですが、もしアナログ回線であるならば、この外線間転送をするためには外線間転送ユニットというものを主装置に取り付ける必要が出てきます。電話機から発信させない特定の外線番号を設定する機能です。電話による営業活動やアナウンス業務を行っている企業では、情報提供は必要ないと言われた相手に再度連絡をすることは避けなければいけません。自分では管理をしていたとしても、社内の別の人が電話をしてしまうこともあり得ます。外線発信規制はこうしたトラブルを防ぐために、特定の電話に発信することができないようにする機能です。次のような設定をしたいと仮定して説明します。内線11は制限を一切行わない内線12~16の発信を許可する外線を1、2に限定する設定画面の開き方は次のとおりです。発信させない外線を指定しますこの場合、1と2以外の外線を全て指定します。ちなみに、デフォルトでは回線1と2に設定されている全外線を規制しない設定になっています。内線20と21で発信捕捉させない外線を設定する場合、PBX発信時捕捉外線の設定で発信捕捉させない外線のチェックボックスからチェックを外せばOKです。設定している外線は着信応答や保留応答することができます。設定は、内線11から16のみの設定項目になります。設定方法は、お使いの機種のマニュアルでご確認をお願いします。ハンドセットを置いたままで、内線通話【ハンズフリー機能】ハンズフリー機能とは、その名の通り、受話器を置いたまま通話できる機能です。ビジネンフォンには、基本的に電話機本体にスピーカーとマイクが装備されています。これによって、受話器を取らなくても通話が可能なのです。スピーカーからは相手の声が聞こえ、マイクを通して自分の声が相手へ届きます。ビジネスフォンの機種によって操作方法が異なることがありますが、基本的な操作方法は次の通りです。パーソナルハンズフリーハンドセット(受話器)を置いたままで内線通話をすることができます。相手の電話番号をダイヤル相手の方の声が聞こえたらビジネスホンのマイクに向かって話し、相手の声はスピーカーから聞こえます話しが終われば「スピーカーボタン」を押します外線ハンズフリーハンドセットを置いたままで、外線通話をすることができます。多機能電話機の「マイク」に向かって話しができ、相手の方の声はスピーカーから聞こえます話しが終われば「スピーカーボタン」を押しますほとんどの機種で内線と外線をハンズフリーで使用する場合の操作方法はほぼ同じなので、すぐに簡単に使える機能ですよ。「会議通話機能」は、ビジネスフォン(多機能電話機)でのみ利用可能な機能です。一般電話機ではもちろん利用できません。会議通話で同時に通話できる台数はビジネスフォン・PBXの種類やメーカーによって異なりますが、最大でおおよそ32台程度までの会議通話が可能です。会議通話は主に2種類あり、各々の電話から音声でのみ複数で通話するタイプと、ビデオ通話にて音声と映像で複数通話可能なタイプがあります。基本的な会議通話の手順は次の通りです。ビジネスフホンで外線通話するこの状態でビジネスホン会議ボタンを押して、通話の相手を通話保留状態にする会議通話に参加してもらいたい内線番号をダイヤルして内線呼び出しをする内線が通話状態になったら、呼出元のビジネスホンの会議ボタンを再度押します。特定の電話番号を登録しておくと、あとでその電話番号に電話をかけることができないようにすることが可能です。営業電話などで電話をかけても相手先から電話を拒否されることがあります。商品取引所法の改正(2005年5月~)に伴い、断られたお客様への再勧誘ができなくなっていますが、気がつかないうちに同じ所に再度電話をかけてしまうことがあります。それを防ぐための機能なのです。設定方法は、一般的には次の通りですが、機種によって異なりますので確認をお願いいたします。使用する回線数を制限することによって、呼び出し状態のまま相手を待たせるような事態を避けることができます。外線着信の本数よりも在席者が少ない1人しか在席していないので同時に複数本外線着信しても対応しきれない一時的に特定の外線のみ着信を許可したいなどのケースで回線使用制限を行います。呼び出し状態のままになってしまうと「休みなのか?」と思わせることもありますので、有効に活用したい機能ですね。通話モニタとは、通話中の別の電話機の通話内容を他の電話機でモニタリングする機能です。基本的にモニタリングするだけで、その通話に参加することはできません。モニタリングする側の音声が通話中の電話機から聞こえることはありません。内線1と内線2のビジネスホン同士で内線通話をします。別の内線10のビジネスホンから、内線1と内線2の通話をモニタリングするための操作を行います。内線10の受話器を上げる通話モニタ特番(#など)を押します。通話モニタを行う電話機の内線1を押します。内線10のビジネンホンから内線1と内線2の通話の様子をモニタリングします。まとめ日常仕事をする上で、外線や通話は当たり前のように使用している機能ですが、ご紹介した機能を使用すればさらに効率がアップすることは言うまでもありません。難しい操作もありませんので、是非、日常の業務で有効に活用していきましょう。