機材関連費まとめ研修、セミナー、会社説明会やキックオフ、表彰式、周年イベントなどの企業イベントを企画運営されたことはありますか?おそらく、ほとんどの方がイベント担当者、イベント運営経験がないと思います。上記のような企業イベントを企画・運営しなくてはならなくなった場合、社内にもイベント運営経験者がいないとなると、企画コンテンツにかかる費用計算や、イベントの費用対効果がどれほどあるか、などの計算判断は難しいでしょう。本記事では企業イベントを運営する際に重要となる制作コストについて、4つのポイントに注目して解説していきます。1.イベントの費用構造イベントを制作する場合「いつ、何を、どこで、どのようにどれだけやるのか?」といった企画を立案しなければなりません。集まる展示会や説明会まで種類や参加者人数は様々ですが、どの場合にも必要不可欠なのが「場所」「人」「モノ」です。焦点をあてて説明していきたいと思います。季節(繁忙期・閑散期)この3つの条件によって大幅に変わってきます。参加者100名規模のセミナーの場合は、一般的な価格帯は15万~30万円程度と言われております。このように、どのようなイベント・セミナーを開催したいかによって条件も変わってくるため、金額が大きく変動していきます。具体的な費用を知るには、参加者人数と開催日時を使用したい会場へ連絡し聞いてみるのが一番ですが、ここで注意をしなければならないことがあります。それは、会場費はイベント本番に使用する時間帯だけにかかるものではない、という事です。会場を予約する際に「1日利用した場合の会場費はおいくらですか?」と聞いて「30万円です。」と答えが返ってきても、その金額が会場を準備する時間を含めたトータルの料金なのか、またはイベント本番のみに掛かる料金なのかによって大きく金額が変わってくるため、必ず確認する必要があります。会場がホテルの場合は会場費に別途サービス料が加算される場合があるので気をつけなければなりません。会場を予約するタイミングについて補足させて頂くと、イベント実施計画のごく初期段階で会場を予約するというのが一般的です。使用してみたい会場があれば、6ヶ月前には仮予約をいれると良いでしょう。1年後に予約をいれようとしても、そもそも予約が出来ない会場が多くあります。詳しくは弊社ブログ「企業イベントは「会場選択」が重要!失敗しないイベント会場の探し方」を参考にしてみて下さい。運営費も会場費同様、イベントの目的・参加者人数などの規模により変動しますが、イベントを進行する上でイベント運営スタッフは欠かせません。イベント運営スタッフは大きく「運営関係」と「進行関係」の2つのグループに分けられます。オペレーションを行うポジション進行関係:司会進行、司会サポート、登壇者アテンダント、ステージアシスタントなど主にステージ関係でのオペレーションを行うポジション受付や各種誘導、接客などの運営関係であれば、イベント運営経験のない自社スタッフでも対応可能な業務範囲ですが、進行関係はイベント運営経験者でないと対応が難しい業務です。進行関係の業務対応が難しく外部にお願いする場合は、運営費としてスタッフを用意する必要があります。依頼する場合は、スタッフの人件費1人あたりおよそ25,000円から35,000円程の費用となります。運営スタッフ・進行スタッフが効率的に動くために指示を出すディレクターが必要になり、運営ディレクターは35,000~50,000円の人件費となります。大規模なイベントになるとそのディレクターを統括する統括ディレクターが必要になります。企業イベント?プロが教える見積内容と費用感」に詳細を掲載しておりますので、御覧ください。2-3.講演費関連イベントによっては自社代表や自社講師だけではなく、外部講師への講演依頼をする場合も多くあります。一般的な講演の相場は、おおよそですが5~10万円程の費用となりますが、絞られている、限られているジャンルの権威者であったり業界で有名な方になると、20~30万円、さらにテレビや雑誌などで有名な方をゲストスピーカーとして呼ぶ場合は、50~200万円と、認知度が高さ、講演者のランクによって大きく金額が上がります。講演費の内訳は、謝礼金だけではありません。講演費には、交通費(宿泊が必要な場合は宿泊費)などの諸経費は含まれていない事が多く、仮に海外から講師を招聘する場合は渡航費用まで加算し想定しておかなければなりません。注意が必要なのが、講師の知名度や費用だけで直感的に判断してしまうとイベント全体の満足度が下がってしまう可能性があります。有名だから、といって高い金額を出して有名な方をゲストとして呼んだとしても、イベントとセミナーのテーマに合わなければ、主催者が望む効果的なイベントを開催することはできません。その人物に講師を依頼する目的をはっきりとさせ、「イベントの目的」「参加者に伝えたい点」などを伝えて講演者を選定しましょう。機材関連費イベントを運営するのに欠かせないもの、それは音響や映像の機材手配です。イベントの内容によってあらゆる機材が必要となってきます。スモークをたきたい、スポットライトを設置したい、などイベントで実現したいコンテンツの演出によって必要な機材が変わってきます。以上のような機材が必要になる場合、機材に必要な電源を工事して設営しなければならない可能性などもあるので注意しましょう。レイアウト図面の作成費、設営が夜間になる場合に必要なスタッフの宿泊費や出張費、交通費なども必要になってきます。まとめイベント会社ニューズベースには「どういった実績があるのか」「準備の進め方は誰がどのように行うのか?」「打ち合わせは今後何回ぐらい実施する?」などといった問い合わせが多く寄せられています。企業イベントについてのお悩みがある際にはお気軽にお問い合わせ下さい。Twitterでつぶやく記事をシェアする関連記事2019.11.14知っていると挨拶が楽になる。時間はセミナーのごく一部ですが、セミナーへの期待感を高める冒頭のプログラムとして重...2017.05.10企業イベントは「会場選択」が重要!...イベント成功の可否は「会場選び」にかかっています。イベント実務担当者が会場を選ぶ上で押さえるべき5つのポイントをご紹介致します。2018.09.14何が必要?イベント運営に欠かせない...イベント担当者の悩みにノウハウの蓄積不足があります。当社がこれまでお手伝いさせていただいた様々なイベントの実施プログラム事例をご紹介。し、コンテンツ例とご予算をご案内しています。当社がこれまでサポートしてきた企業イベント事例をご紹介しています。様々な業種の企業イベント事例の中に貴社のイベントにも当てはまる成功のヒントがあります。