なごみExcelを20年以上使ってきた私が気を付けていることツイートシェアはてブLINEPocketExcelを使い続けて20年以上になります。約10年システム管理者をしていますが、その前は7年程Excel、Accessをひたすら使い、主に集計や帳票を作る仕事をしていました。この記事の目次Excel・Accessスキルを磨いた頃のことExcelを使う時、気を付けていること別ブログをつくりましたこちらもおすすめExcel・Accessスキルを磨いた頃のこと少しずつ上の仕事に就いたあえて派遣で短期契約を選択していました。上のスキルを身に着けるためです。経験を積んでステップアップしたかったのです。「本で学んで出来ることを一つずつ増やし、それが使える職場になんとか就く」の繰り返しです。新しい職場に入った時は、出来ると言って入っているので細かいことは教えてもらえません。分からなければ帰りに自分で調べる。ジュンク堂が私の先生でした。購入した参考書は山積みです。「チャレンジャーだったなあ」と思いますが、その経験は知識が要求される今の仕事に役立っています。スペシャリストだから人には聞けない新たな職場に行った時、Excel、Accessのスペシャリストとして仕事に就きます。どこへ行ってもまず、「やり方を教えてもらう」ことはありませんでした。「とりあえず集計元のデータがここにあります。作ってほしい表はこれです。(前任者が作った表がある場合もあるし、新たな作業の為ない場合も多々ある)やり方は考えてください。〇〇時までに出来る?よろしくね。」と、こういう感じです。そもそも出来る人がその職場にいないことも多々あります。「だから来てもらっているのよ」と言った感じです。やり方まで指示されたくないので、私にはその方が合っていました。手順を考えるのがパズルのようで楽しかったです。同僚のスタッフは皆がそうではなかったようです。中には「早く出来上がっても提出しないで、時間がかかったように振舞って欲しい。こんなに早く出来るものだと思われては困る。」と言う人もいました。Excelを使う時、気を付けていること今日は、Excelを20年以上使ってきた私が気を付けていることについてピックアップしてみます。思いつくことをダダっと書きますが、これは別ブログにてそれぞれ説明していこうと思います。いつでも引き継ぎができるファイルファイルは常にシンプルに分かりやすく。心がけていても複雑になりがちです。複雑な関数を書かない一つのセルに関数を盛り込みすぎない。数式の中に数式を入れ込むことをネストと言いますが、やりすぎると複雑で読みにくくなります。エラーがどこで出たのか分かりづらくなります。何か判別させて、その結果を元に次の結果を求める時には、いったん判別用の列を作成し、別の列でその値を使った関数を書きます。ブラックボックスにしないことが大事です。このファイルの見方(使い方シート)をトップに作る引継ぎをするつもりで1シート目に「このファイルの使い方シート」を作ります。実際にするしないに関わらず。自分が次に使う時にも役に立ち、全体として時間短縮になります。シートはデータ、集計、出力に分ける一つのシートに盛り込むと複雑になります。「シートごとに分ける」基本このスタイルと決めています。左側のシート(Sheet1)から右へ処理が流れていくように配置します。いつもそう決めているので私のファイルを見る人は分かりやすいそうです。データ:元データが格納されるシート。集計:ピボットや関数を作る計算のためのシート。体裁(書式)は気にしない。分かりやすさを重視する。出力:提出用のシート。近道を覚えていくゴールにたどり着くには、色んな道があります。最初は技が少ないから唯一自分ができる方法を使い、やっとたどり着く。技を身に着けるごとに、時間短縮ができてきます。地道から抜け道や高速道路を使う感覚です。最初は確実な道をひとつ覚える。慣れたら徐々に増やしていく。着実に積み重ねる貯金のようで増えると楽しいものです。ショートカットを覚えるこちらはおすすめの頻用です。他にも多数ありますが、必須のものをピックアップします。Explorerを開く覚えたいものがあればは慣れるまでパソコンに貼って覚えます。「移動はドラッグ」、「コピーはctrlを押しながらドラッグ」します。意外と知らない人が多いです。ピボット集計をマスターするシンプルなもので構いません。良いので基本的な集計をマスターしましょう。これだけで仕事が一気にはかどります。大げさだけど一生役に立つコスパ高いスキルです。なごみピボットで扱える表(データベース)のルールを覚えましょう。書式のコピーをマスターする←これです。このボタンはダブルクリックすると選択しているセルの書式をスタンプのように連続で貼り付けることができて超便利です。完成済の表をいじる時は、いったんシートをコピーして書式用としておいておきます。書式を気にせずコピー、貼り付けなどをした後、コピーした書式用シートから書式のコピーで書式だけ貼り付けます。すると書式を意識せず効率よく加工できます。別ブログをつくりました何を書くか「Excel、Accessの使い方のサイトなんて星の数ほどあるし、私が書くことはないのでは」とも思いました。体系的に学ぶなら専門書も色々あります。実践の仕事では、意外と皆知らなかったり、壁になっていることが多いです。説明するだけで改善されます。ほとんど、それ程難しい事ではありません。私が実践で使うときどういう心構えで使っているか、何に気を付けているか、心持ちのようなもの。これなら価値があるかもしれないと考えました。どなたかのお役に立てば嬉しいです。気軽に職場の後輩に伝えるような気持ちで書いてみようと思います。読者層の違い先日こんな記事を書きました。Excelが得意な方へ。次はぜひピボット、Access、VBA(Excel、Access)をおすすめしたい。その時リアクションがいつもの読者層と全く違い、驚きました。専門的になるなら別ブログにした方がいいなと思いました。分けたのはそのためです。実践で使うExcelとAccessの話ではまたお会いしましょう。カエレバ楽天市場AmazonYahooショッピング仕事パソコンExcel仕事ツイートシェアはてブLINEPocketfeedlyトムヤムペーストで簡単トムヤムクン鍋。酸っぱ辛くておいしいスープがくせになります。アイデアから行動に移せるようになった。モーニングページ4ヶ月目の効果。RECOMMENDこちらの記事も人気です。パソコン2018.11.28お名前ドットコムで申し込んだOffice365の使い方。Onedri...パソコン2017.10.42画面デュアルディスプレイにしたら作業効率が2倍に。リビングには圧迫感が...仕事2016.9.14Excelが得意な方へ。次はぜひピボット、Access、VBA(Exce...パソコン2017.2.26GoogleChromeだと拡大縮小がマウスで出来る。画面を見たままパパ...仕事2018.9.15システム管理者として大切にしてきたこと。災害やトラブルに見舞われて思うこと。MacBook2018.12.14MacとWindowsの連携をスムーズにする工夫。データのやり取り・写真...パソコン2018.12.8作業爆速化計画。パワフルPCと回転式の23.8インチモニター購入で大満足。損害額計算書テンプレート。:なごみのプロフィールtwitterで日々のことつぶやいています。写真・カメラ一眼レフの写真教室に通ったのをきっかけに写真が趣味になりました。お出かけが何倍も楽しくなります。年をとっても楽しめる趣味がいいなと思って始めました。