総務部タナカ-------------------------------誰もが提出している申請書のうち、自分が出したものだけ【重要】というのは僭越だし、自分にとって【重要】ならば、家に帰って日記に書けばよい。お礼の返信を「全員に返信」することで、鬱陶しい人という評価が定着する。件名に【重要】をつけるのは賢明ではない。(金)リマインドメールに書くべき4つの要件リマインドメールに書くべき4つの要件1.時刻たいていのメールは「15:00~」のように書かれており、終了時刻が明記されない。終了時間を書かないの?と聞いたことがあるが「早く終わるかも知れないので」と屁理屈が返ってきた。終了時間を明記しない司会者はへぼだ。時間どおりに進める気がない。終了時間が書かれていない会議招集は、それだけでテンションが下がる。同じ部署の会議では書かれていないことがある。「となりの会議室に行ってましたよ(笑)」みたいな自虐ネタを遅刻者に言わせないために、これは書いて欲しい。3.会議の目的(主な議題)時間や場所は覚えていても、その日のスタートとゴールがイメージできている人は少ない。それこそ「リマインド」した方がいい。提出先は、その都度手元の資料にパス・URLを見に行かずに済むので、これを書いて初めて「リマインドメール」の存在意義があろうかというものだ。ある時、主催者に「パスを書いた方がいいよ」と進言したところ「パスを書くのはセキュリティ的に問題あると思いますので書いていません」と勝ち誇られてしまった。いまどき、pathとpass(password)の言葉の違いもわからぬやつには、それ以上、言えることがない。これら4つの要件は、いわゆる「5W1H」のうちの「4H」である1.時刻(開始、終了)→when2.場所→where3.主な議題(会議の目的)→why4.会議資料のパス・URL→whatリマインドメールに「who」「how」は要らない。誰がにあたる「who」は基本的には不要ただし、役職などの属性により招集される会議では「この会議は原価管理担当者が招集されているのだ」ということを明示するために、書くことが望ましい。なかには、何度も会議招集メールを受け取っておきながら「メールは来ていたけど、自分は関係ないと思った。主催者はメールさえ送ればそれで仕事が済んだと思っているのか」と詭弁を弄する輩もいるからだ。会議をどのように進行して、時間内に結論を得るかは、主催者(司会者)の手腕にかかっている。実際にはそこが一番危ういのだが。(木)リマインドメールが必要な組織とは?今日もサトウさんに一通のメールが届く。----------------------------------------本日のミーティング(リマインド)----------------------------------------売上倍増プロジェクトメンバー各位お世話になっております。本日ミーティング開催日です。15:00~宜しくお願い致します。----------------------------------------サトウさんが入っているプロジェクトのリマインドメールだ。サトウさんは、この「リマインドメール」なるものを受け取る度に苦々しく思う。リマインドなんてされなくたって覚えているし・・しかし、リマインドメールは後を絶たない。皆、忘れているからだ。実際、開始時間に来ている人は半分もいない。サトウさんは「10分前行動」をモットーとしており、会議が始まる10分前には会議室に入っているが、当然、誰も居ない。数分して会議の主催者がやってきて、サトウさんの姿を見てびっくりされてしまう。「え?早いですね」おまえが遅いんだよと思うが、口には出さない。世間とはそういうところではないと長く生きてきて学んだから。「なに、してるんですか?」いったい、ここで何をしているのか?と問われることもある。見りゃわかるだろ、会議に来てるんだよと思うが、口には出さず神対応。10分前行動をモットーとしているもので・・すると「ヒマなんですか?」と言われたこともある。その時はさすがに、開いた口が塞がらなかった。時間にルーズなことが文化として定着しているような組織においては、リマインドメールは必要悪。出すのならば、ちょっと違うと思う。サトウさんが考えるリマインドメールの要件は4つある。