お送りいただいた「申請書」についてご連絡します。申請書は申請先が提供する書式を、その都度、申請先から入手して使用するものです。申請経験者や、となりの人からもらうものでもありません。申請書は申請先の組織が、その申請案件に関する上位規程に則り運用しています。運用は日々、変化します。いいえ、変化すべきものです。上位規程の変更、状況の変化、効率のよい方法への変更こうした変化に応じて、申請書式は改訂されます。あなたが、過去に申請した際に使った申請書式を保管していて、それを再利用したとした場合、申請先が申請書式を変更していたら、そこに齟齬が生じます。それは些細なことかも知れませんが、上位規則の変更に伴う変更がなされていた場合、現行規則に合わないこともあります。鈴木さん、想像してみてください。あなたは役所に申請に行きました。その時、申請書が置いてある場所から「また、いつか使うかも」と言って、余分にがめて来ますか?がめて保管しておいた申請書を、次回、申請に行く時に使っていますか?これが宅配便の伝票ならば、予備をもらって来ても、再利用が利くかも知れません。それは「申請」ではなく「依頼」だからです。「依頼」を受けるサービス提供者は、たいてい、融通を利かせてくれます。「申請」と「依頼」は違うのです。「申請」を受ける組織が、融通を利かせていたら、ルールは亡きものとなります。申請が通らないと「融通が利かない」という申請者がいますが、それは「融通が利いてルールは有名無実な組織」で働くことが、どれだけ危ういかを想像できない人です。企業内における申請書は、エクセル、ワードなど電子的なファイルで作られます。これは、そこで働く人たち一人一人に会社からパソコンが貸与されているという前提があります。パソコンの方が記入がスムーズ。メールに添付して送ることができるので、送る手間、受け取る手間が省力化される。いった、効率重視の前提によるものです。その効率を逆手にとって、申請書の使い回しを「常識」とするのは、あなたの錯覚です。運用の本質を見つめましょう。あなた以外の大半の社員はルールに則っています。(木)エクセルの申請書を使い回す人たちサトウさんの会社ではWindows2000が出た頃から、ホワイトカラーの人たち全員に会社からパソコンが貸与されている。ある人はデスクトップパソコンであったり、ある人はノートパソコンであったりという違いはあるものの、基本的には、エクセルやワードが入っているWindowsパソコンであることには違いない。サトウさんは総務部に所属しているので、売上目標、ノルマといったものはない。サラリーマンである以上、事業計画には組み込まれているわけだが、仕事の性格上「たくさん仕事をとってこい」といったことはない。日々、心がけることと言えば、ムダを省いてコストを下げる。処理の効率を上げるといったことだ。そんなサトウさんには、日頃から抱えている課題があった。それが、社員から総務部へ届く「申請書」だ。社内の営業、開発、製作といった部門の社員が、総務部へ送ってくる申請書。昔は紙に手書きして、上司のハンコをもらうものだったが、パソコンが普及して、申請書がエクセルやワードで作られるようになってから、その課題は発生した。申請者が一度提出した申請書を自分のパソコンに保管しておいて、次の申請時には一部を書き直して提出する。「使い回し」をするようになったのだ。紙の場合、ボールペンで書いて上司のハンコをもらったものは、再利用がきかない。ところが、パソコンは「書く」「保管する」「削除する」「修整する」「保存する」といったことがお手の物。何度か提出する申請書ならば、再利用したくなる気持ちもわからないでもない。サトウさんの課題とはなにか。一つは、他人にも「使い回し」が広がることだ。Aさんが申請して承認された申請書があるとする。それを、Aさんが「こうやって書けば通るぞ」と言って、申請書のファイルをBさんに渡す。Bさんは、日付や名前だけを書き換えて提出する。これをやると、Bさんは「申請の意義」を理解しないことになる。申請書には「注意事項」や「規定」が記されているが、ろくに読みもしない。いう「自分はなにも悪いことしてないんだから、申請とかに時間をかけたくない」といった人が、実際には事故をやらかすのだ。した「使い回し」が起きていることは、プロならば容易にわかる。使い回しでは、申請理由の文面がまったく同じだ。なかには部署名、氏名まで同じ。「書き換え忘れている」ことすらある。2015.03.01あなたの周りにきっといる。2014.11.08誰もが難なくできることは、言われなくても卒なくこなす。2014.04.03根性が曲がっていることを、誰も責められない。2012.02.03年末調整を忘れた。確定申告で税務署に行ってきた。2012.01.22年末調整を忘れた。2009.05.22内部統制なんて、ろくでもない。2006.02.09参考にします。29携帯URL携帯にURLを送るRSSを表示するプロフィール@niftyが提供する無料ブログはココログ!。