時間術TwitterFacebook0はてブ2Pocket12LINE2019.07.22独立すると意外と時間が取られるのが事務です。どんなものがあるのかをまとめてみました。仕事がないのに時間がない独立当初、私に仕事はありませんでした。ブログという仕事はありましたが、売上にすぐつながるものでもありません。仕事がないから暇だと思いきや、それなりにやることはあります。売上がないのに時間がなく、焦りを感じたものです。その仕事をとるための営業に関する事務もあれば、純然たる事務もあります。独立前であれば誰かがやってくれていたもの、もともとあったものです。独立後は、それがすべて自分に降りかかります。人を雇って事務を任せることもできますし、外注することもできますが、そのぶんお金はかかりますし、ときにはストレスもあるでしょう。ここではひとりでその事務を何とかするという観点で考えます。ありうる事務には、次のようなものがあります電話・メール・問い合わせ電話・メール・フォームからの問い合わせなどに、すべて自分が対応しなければいけません。電話は迷惑営業電話もありえます。迷惑営業メールだとみるだけでいいのですが(それでもストレスは感じます)、電話だと確実に時間は吸い取られるものです。文房具が足りない、コードが足りない、ペンが欲しいなどといったときに自分で発注しなければいけません。パソコン関係も同様です。それらを選ぶ時間もかかりますが、発注しないと何もかわりません。発送するときも自分でやらなければいけませんし、受け取りも自分です。パソコン関係のトラブルもあり、すべて自分が対処しなければいけません。請求から入金確認まで、すべて自分がやらなければいけません。支払サービスを申し込んだり、請求書が届いたりしたら、その支払いをしなければいけません。自分が使った経費は記録して、レシートを保管しなければいけません。契約したり手続きをしたりするのも自分です。役所関係のめんどくさい手続きもあります。自分のスケジュールを管理し、やるべきこと=タスクを管理するのも自分です。何をやるのも自由なのですが、その自由には代償があります。自分でイベントをやる場合、すべて自分でやらなければいけません。セミナーやセミナーの懇親会、その他イベントすべてです。場所の手配から支払い、当日の運営まで、それなりの量はあります来客対応もし誰か来ていただいた場合にはその対応が必要です。お茶を出すのも自分です。掃除・ごみ捨て身の回りの掃除やゴミ箱のゴミを捨てるというのも自分です。オフィスを借りていると事業用のゴミの取り扱いをしなければいけない場合もあり、それなりの手間です。以上のような事務をなくすためにどういった工夫ができるか、今私がどうしているかについて、まとめてみました。電話・メール・問い合わせ今は、電話問い合わせを受けていません。電話番号も明かしていないので、迷惑電話もかかってこないので快適です。電話というルートは絶たれてしまうのですが、常に電話に出ることができるわけでもありませんし、かけ直しても先方の都合が悪い場合もあり、迷惑をかけてしまいます。電話を使うメリットより電話を使わないメリットのほうが大きいと考えているわけです。その代わりフォームは完備しています。一応、迷惑営業や意図しない依頼をいただかないようにバリアを張っているつもりです。日付選択・ラジオボタン・必須ラベル・入力例・送信ボタン・データベース・メッセージ・自動返信メール。EX-ITメールの件数もそれほど多くありませんので、対応できています。メールの件数は仕事の件数に応じて増えていくものと考えていますので、仕事の件数を増やさないことも大事です。メール魔、電話魔と距離を置くのも大事でしょうね。電話に命を削られないように。ヨドバシドットコムです。昔はアスクルを使っていましたが、発注方法がめんどくさいですし、今はアスクルが劇的に安いわけでもありません。ヨドバシドットコムだと、当日か翌日に届くので便利ですし、この2つを使っておけば問題ないでしょう。使うものを減らすと発注を減らすことができます。プリンターを使っていないので、インクや紙を発注する必要がありません。プリンタトラブルもありません。やっていますので、ボールペンのインクが切れたとかメモ用紙がないっていうこともありません。封筒も使っていませんので発注する必要はないのです。名刺も使ってないので発注しません。モノを減らせば発注自体も減りますので、ぜひ減らしてみましょう。発送は、めんどくさいものです。取りに来ていただくにも、対応しなければいけません。ゆうびんやレターパックを使っています。古きに対応(対抗)するIT。EX-ITExcelでレターパックの宛名ラベルを楽につくる方法。VLOOKUP関数・マクロ。EX-IT宅急便の伝票を書くのがめんどくさかったり、持っていくのが面倒くさかったりはするのですが、最近はこういったプリンターを使っているので楽になりました。