「フォーム機能ってどう使うの?」Excelに慣れてくるときになるのがデータベース化。便利な機能が使えるようになるらしいですが、そもそもデータベースって何だろう?という方も多いのではないでしょうか?ここでは、データベースの基本的な作り方から、抽出等の便利なデータベース機能とおすすめのデータベーステンプレートを紹介します。始めに、データベースとはなにか、そしてデータベースの作り方についてみてみましょう。データベースとは?まずは、データベースとは何かからです。データベースとは「情報が集まったもの」を言い、特にコンピュータ上で扱うデータを指すことが多いですが、紙媒体である電話帳や辞書も「データベース」ということができます。「情報が集まったもの」すべてがデータベースではありません。データベースは「関連するものが整理・統合」され、「検索・活用」しやすくされたデータである必要があります。「関連するものが整理・統合」されているとはどのようなことでしょうか?例えば、日ごとの売上のリストがあり、それとは別に日ごとの仕入れのリストがあるとします。売上のリストには売り上げのデータのみが入力されており、逆もまたしかり、というのが整理の一種です。同じ列に売上金額が入力されている、というのも同様です。統合とは、ダブったデータがある時には一つにまとめられているということで、例えば同じ売り上げデータが2つないような状態にすることを言います。その他検索のしやすさ、活用のしやすさも考えてまとめられた表が「データベース」なのです。データベース化を行うのでしょうか?データベース化を行うと、次の機能が使いやすくなります。実際にやってみると分かるのですが、データが一定の規則に従って入力されていないと1~5の機能は使えません。これらをできるようにするために、データベース化が必要なのです。データベースの作り方では、実際にエクセルでデータベースを作ってみましょう。エクセルでデータベースを作る時には「テーブル機能」というものを使うと便利で、その際には3つ気を付けることがありますのでそれぞれ説明します。先頭行は項目名にするまず注意することの一つ目は「先頭行は項目名(タイトル行)にすること」です。最後にテーブル機能で行う「テーブル化」ではタイトル行が必要です。先頭行は必ずタイトル行にしましょう。二点目は「データは必ず1行1件にする」ことです。上の例のように一人に2つの住所があるからといって2行使ってはいけません。これだと、Noや氏名で検索をかけた時に2つ目の住所のデータが出てこなかったり、住所から検索したときにNoや氏名などが出てこなかったりしてしまいます。この場合には下のようにNoを新たに振り、名前や性別などのデータもしっかりと入れて別のデータとして登録することが必要です。一部の内容が違っていればデータのダブりにはならないと考えましょう。セルの結合や空白セルも同様の理由でやってはいけませんので、併せて注意しましょう。データベース部分は他と離す三つ目として、例えばタイトルやメモとして記録しているもの、表をもとに計算したデータなどはデータベース部分と離して作成することが必要です。テーブル化する時に不要なものがデータベース部分にくっついていると、適切な範囲を取得できません。データベース部分は他と離す必要があるのです。最後に、テーブル機能を使ってテーブル化を行います。データベース部分のセルのどれかにカーソルを合わせた状態で、「挿入」タブにある「テーブル」をクリックします。すると、自動でデータベース部分が認識されます。そのままOKを押すとテーブル化が完了です。テーブル機能を使うと、集計やフィルタリング、重複の削除などが簡単に行えるようになり便利ですよ。データベースをもとによく使われる機能を紹介!では次に、データベース化したデータをもとによく使われる機能を2つ紹介します。一つ目は、データの抽出(フィルター)機能です。先ほど紹介したテーブル化を行った場合にはすぐに使えますし、そうでない場合でもタイトル行のセルを選択した後「データ」タブの「フィルター」を押すと使えます。フィルター機能の使い方は次の通りです。(1)絞り込みをかけたい項目名にある「▼」をクリックする(2)表示させたいもののみにチェックを入れOKを押す(3)完了これでフィルタリング(絞り込み)ができました。次に、フォーム機能を紹介します。フォーム機能とはデータがフォーム形式で表示されるもので、大量のデータ入力などの際にとても便利です。フォーム機能を使えるようにするための手順は次の通りです。(1)「ファイル」タブを押す(2)「オプション」をクリックする(3)「リボンのユーザー設定」を選択し、任意の場所をカーソルで指定し「新しいタブ」をクリックするとともに必要に応じて名前を変更する(4)画面右側の追加したタブをクリックし、画面左側の「コマンドの選択」を「すべてのコマンド」にした後中央部分程度までスクロールし、「フォーム」選択後「追加」をクリックする(5)表のいずれかのセル選択後に新しく追加したタブをクリックし、「フォーム」ボタンを選択する(6)完了これでフォーム機能が使えるようになります。タブに追加するまでの(1)~(4)の作業は1回きりになっています。おすすめのデータベーステンプレートはこれ!最後に、おすすめのデータベーステンプレートのダウンロードサイトを紹介します。Officeテンプレートまずは「MicrosoftのOfficeテンプレート」からです。Microsoftではエクセルやワード、パワーポイントのテンプレートを無償で提供しており、個人用から業務用まで様々なものをダウンロードできます。情報を管理活用しやすい「顧客管理表」などがあります。※売上管理表の画面イメージその他本当にたくさんのテンプレートを入手でき、自分で一から作るよりも素早く使えるので、これを機に活用してみましょう!ダウンロードはこちらから行えます。エクセルカードHARI次に「エクセルカードHARI」も面白いです。エクセルカードHARIはフリー版で最大100項目、データ件数1万件を管理できるデータベースソフトです。入力はフォームがあって入れやすくなっています。一覧表は項目を選んで出力することができます。OSはWindows7/8/10対応、OfficeはExcel2010/2013/2016対応です。ダウンロードはこちらから行えます。まとめ以上、エクセルのデータベースについて、データベースとは何かとデータベースの作り方、データベースをもとによく使われる機能と無料でダウンロードできるおすすめデータベーステンプレートを紹介しました。データベースは始め分かりづらいですが、慣れるとエクセルが非常に便利に使えるようになるやり方です。ワカルニ関連記事エクセルExcel初心者でも簡単!INDIRECT関数の基本的な使い方と応用テクニックここでは、エクセルのINDIRECT関数の基本的使い方と目からウロコの応用テクニック3選を紹介します。これで簡単に参照先を切り替えることができるようになりますよ!エクセルエクセル上級者直伝!すぐに分かる拡張子の違いと知っておくべきポイントここではエクセルの拡張子について基本から応用の知識、困った時の対処法などについて、詳しく解説します。エクセルを適切に使いこなしたいと思っている人は絶対に読んだほうがいいですよ!エクセル初心者でも簡単!エクセルで日付から曜日を表示する方法と便利な書式設定ここではエクセルで曜日を表示する方法、またカレンダーで特定の曜日だけ色を変える方法を解説しています。この記事を読んで、エクセルで曜日を扱う方法をマスターしてください!エクセルエクセル上級者が教える簡単に行列を入れ替える3つの方法このページでは、エクセルで行列を入れ替える基本的な方法をはじめ、行列を入れ替えのショートカットキー、関数を使って行列を入れ替える方法に加えて、場面に合わせた行列入れ替え方法について解説しています。viewerの概要を解説し、代替できるソフトをご紹介します。コメントをキャンセルメールアドレスが公開されることはありません。運営者情報スポンサードリンクブログランキング。