今回は「Workspaces」についてお話したいと思います。エッヘン!!表題に「メールに添付したファイルの行方、気になりませんか?」と書かせていただきました。取引先やお客さんとWordやPDF、パワポなどの資料を共有するとき、メールに添付するシーンもまだまだ多いのではないでしょうか?しかし、その添付ファイルが時間の経過とともに、どこに保存され、どう扱われているかなんて、使っているユーザさんは気にされたこともないかもしれませんね。気になる人は気になると思いまうす。いったセキュリティに関するルールは、企業ポリシーにもよるかなと思います。「〇〇の要件で、複数ベンダーに提案書を書いてもらおう。」とRFPを出す場合・・・そのメールで送ったRFP資料は各ベンダーさんで、どう扱われているのでしょう?特に、惜しくも落選してしまったベンダーさんたちが、どのように扱うか・・・気になりませんか?Workspacesを使ってファイル共有をすれば、そんな心配もなくなるのです!!Workspacesは、以前はWatchdoxと言うソリューションでしたが、BlackBerryに買収されてWorkspacesと言う名前になりました。人によっては、Watchdoxの方がピンと来る人もいるかもしれませんね。アセアセ当社のホームページにもWorkspacesの概要が、実は記載されています。概要説明だけでは、なかなか理解しづらいと思います。↓↓なので超簡単な使い方を例としてあげてみたいと思います!!(,,゚Д゚)∩ハイッ!!まず、メールを開きファイルを添付します。この時、画面右上の「添付ファイルを保護」を選択すると、添付ファイルにセキュリティをかけられます。設定できるセキュリティはこんな感じですね。下記のとおり、いろんな権限を付与出来ますよ!!■ウォーターマークいわゆる「透かし」ですね。送り先のユーザが添付ファイルを見れる期間になります。添付ファイルを見れるユーザを限定することができます。それで、受信先は受信したメール内のリンクから添付ファイルを見ることができます。オオオオちなみに、送信者は送ったファイルのアクセス状況を画面で確認することができます。※下の画面は東京で、送信1回と参照2回があったと言うことですね。アセアセこのWorkspacesですが、非公開の設計図、製品デザイン、映画のシナリオなど、間違っても漏洩できない情報の共有や、ファイル参照したことを確実に確認したい業種に使われているようです。技術的なことを言うとMicrosoftのRMSを使えば、これと近いことが出来ると思いますが、セキュリティ設定の簡易さや、組織外の人へのファイル共有に関しては、こちらの方が超絶簡単でお手軽なのでは?※個人的に、RMSは難しいっす。細心の注意を払って当社ウェブサイトに情報を掲載しておりますが、この情報の正確性および完全性を保証するものではありません。当社は予告なしに、当社ウェブサイトに掲載されている情報を変更することがあります。当社およびその関連会社は、お客さまが当社ウェブサイトに含まれる情報もしくは内容をご利用されたことで直接・間接的に生じた損失に関し一切責任を負うものではありません。