当サイトはSecureCore社によって認証されている安全なウェブサイトです。各種最新情報を配信中!ぜひ、ご登録ください。会社の大元となる「総務」を革新すれば、すべての事業部に影響を与え、顧客志向になり、驚くほど業績が伸びる。経営者が着手すべき、「成長支援部づくり」を指導。パソコンでデータを保存する時、今はあまりデータ容量を気にしなくてすみます。動画データを大量に保存する時はそれなりの容量をとるので、時には整理することも必要ですが、ワードやエクセルで作った資料などは「これって何バイトなの?」と検証するまでもなく、バンバン保存しています。この点は技術進歩の中でも貢献度の大きい項目です。大きなスペースがあれば、あまり分量を気にすることもありません。もらった資料などを「取りあえず捨てずに取っておこう」という方も多いのではないでしょうか。昨年、起業当初からお世話になっているクライアントさんが事務所を移転することになりました。私も月1~2回、その会社にお伺いしていたので、キャビネットを一つお借りして、勉強会やセミナーでもらった資料や仕事で必要な本などの一部を保管してもらっていました。そこで、移転を機に保管してもらっていた書類を自社で引き取ることになったのです。段ボールにして7個!「取りあえず捨てずに取っておこう」と思った書類も9年以上になるとそれなりの量です。年末にかけて、要る書類と要らない書類を仕分けして、要らない書類を廃棄したのですが、思ったよりもかなりの時間がかかりました。会社で保存すべき資料の中には決算書のように法律で保存期間が決まっているものもあります。それ以外にもお取引先との契約書や申込書など会社の活動を続けていく上で保存しておかなければならないものもあります。これらについては、一定のスペースを確保して7年間なら7年、きちんと保管しておく必要があります。5年前に参加した時のセミナーの資料はどうでしょうか。その時は「これは勉強になった!」「後でまた参考にしよう」と思って保管してあったとしても、結局その後1回も見直すことなく、ファイルに挟んだままというご経験は少なくとも一度ぐらいはあるかと思います。パソコンやサーバーに保存した資料は検索すれば比較的簡単に見つけることができます。容量を気にせずに保存し、保存名を後から分かりやすい形で決めておけばOKです。仮に分野毎に分けて、これは営業関係、これは経理関係ときれいに整理して保存しても、必要な資料をすぐに見つけ出すのはけっして簡単なことではありません。何よりも目に見えて書類の量が増えていくので、過去の書類はどうしても埋もれてしまいます。「後でまた参考にしよう」と思って保管していても、その後1年間で一度も見ない資料は、今後も振り返らない可能性が大きいです。会社として、書類を捨てるルールを予め決めておくことが必要です。法定で保存期間が決まっているものや取引の関係で保存が必要なものは別にして、「6ヵ月経った資料は原則としてすべて捨てる」、「どうしても必要なものは電子化して保存する」、というように最初に決めておかないと書類は必ず増え続けます。必要な時必要な資料を見つけるために貴重な時間を浪費する結果になるのです。あまりにも書類が多いとそれを保管するスペースが必要となります。事務所が手狭になってきた理由の一つとしては、社員数が増えた以外にも、保管している書類が増えて収納スペースが足りないということがあります。それは事務所の家賃や倉庫での保管料という形で会社の収支にも影響を与えます。私も年末に断捨離したのを契機に書類の保存量を一定にすることを今年の目標の一つにしました。スペースを作らない限り、新しいものは入ってきません。下記よりメールアドレスをご登録いただくと、更新時にご案内をお届けします(解除は随時可能です)。お名前E-mail関連のおすすめコラム値決めこそ経営。あなたの会社の商品価格は、あなたの会社の真の価値を表しているか?ケーススタディから考察、ギフト商品開発で絶対押さえるべき5つのポイント。2020年、令和2年。ミレニアム世代を迎える時代に、押さえておくべき2つのこと。日本のECたった5年で1.6倍に。18兆円をこれからも無視し続けますか?贈答文化は社会を写す。共感・応援されるギフト新時代へ。https://www.heeze.co.jp/当社の関連商品を販売しています。忙しい社長が30分で要点をつかめる、JCPO社長のためのエッセンスブックシリーズ。自社に適していて、...詳細はこちらコンサルタント名鑑・エッセンスブック社長が上手にコンサルタントを使うための5大ポイント忙しい社長が30分で要点をつかめる、JCPO社長のためのエッセンスブックシリーズ。先日、ベンチャー支援をしている方の話を聞く機会があり、腑に落ちたことがありました。先日、同業の仲間と食事をしているときに、この話題になりました。コチラより動画をご覧いただけます。他社との差別化よりも大切なこと今日はこのテーマで話ししていきます。最近、よく耳にする言葉がある。それが「SDGs(エスディージーズ)」だ。「Sustai...顧客をリピート化できていない場合に、チェックすること。ネット通販会社N社長は、事業モデルの改革に取り組んでいました。お金・承継...当サイトはSecureCore社によって認証されている安全なウェブサイトです。各種最新情報を配信中!ぜひ、ご登録ください。