2020.01.30【決定版】失敗しない!交流会、勉強会、セミナー、イベントの会場選びとは?交流会やセミナーなど、イベントを開催することになったらまずは会場を探さなければなりません。会場の広さやアクセスだけでなくイベントに必要な備品など、初めてイベント会場を探している方にとってはイメージしづらいですよね。そこで今回は、イベント会場の貸し出しを行っている当社だから分かったことや注意点をお伝えします。最後に会場の下見で使えるチェックリストを用意しました。印刷して使ってみてください。失敗しない、会場選びの流れ会場選びはセミナーや交流会を成功させる大切なステップです。当日になって「この会場、使いにくいかも・・・」とならないようにしましょう。会場を決めるまでの流れは以下の通りです。会場の雰囲気や利用料をチェックする前にしっかりと確認しておきたいのが「禁止事項」です。あなたが開催予定のイベントはどんな内容でしょうか?カジュアルな雰囲気の異業種交流会、ドリンクや軽食を用意したい講師による勉強会やセミナーで動画撮影をしたいなど、目的によって会場側に確認するべきことが決まります。貸し会場で多いのが「飲食不可」や「動画や写真撮影禁止」というルールです。ひとくちに飲食不可と言っても、ふたのついたドリンクは大丈夫だったり、お酒はダメだったりします。撮影についてはしっかり確認しておかないと、当日トラブルになる可能性があります。チェックポイント2.会場までのアクセス貸し会場は駅の近くにあることが多いですが、場所によっては分かりにくかったり繁華街の中にあったりします。イベントに参加する方にとって便利な場所が一番良いです。東京都内にて開催予定で全国から人が集まってくるならば、東京駅や新宿駅など大きな駅が分かりやすいですよね。駅だけでなく、駅からの道のりもチェックしておきましょう。理想は駅から徒歩数分で歩いける距離です。地図を見るだけでなく、下見にいくときに自分の足で歩いてみるとより良いですよ。貸し会場のホームページには「駅から徒歩〇分!」と書かれていますが、実際に歩いてみると遠かったりします。チェックポイント3.会場の利用時間、曜日イベントを開催する曜日は決まっていますか?平日は利用できるが、土日は利用できない会場などもあるんです。当社のイベント会場は平日でも土日祝日でも使えますが、近隣のシェアオフィスさんでは平日は利用不可だったりもします。利用時間についてはホームページを見れば分かりますが、時間によって利用条件が変わらないか問い合わせてみてください。チェックポイント4.収容人数や広さ会場の広さも重要度の高いチェックポイントです。イベントの参加人数を早めに決めるか、ある程度予想しておかないと会場を借りれません。当日までに増える可能性がある場合は、気持ち大きな会場を借りておくと安心です。「〇人限定」と借りたい会場の収容人数に合わせて参加者を募集するのが良いかもしれませんね。予算というのは会場利用にかかる費用のことで、会場を借りる料金だけではありません。会場利用料(立地、広さ、利用時間による)オプション料(モニター、Wi-Fi利用料など)フライヤーや資料の準備費がかかります。横浜駅周辺で借りれる会場の費用をまとめてみました。¥144,000~※会場を12時間利用した場合の計算です。¥186,000~※会場を12時間利用した場合の計算です。チェックポイント6.Wi-Fiや電源の有無ネットワーク環境も確認しておくと安心です。会場によって、Wi-Fiはオプションとして別途料金がかかる場合があります。無料で利用できる会場もあります。下見に行ったら電源の場所とWi-Fiはしっかりつながるかを書くにしておきましょう。当日電源の個数が足りなかったり、Wi-Fiの速度が非常に遅かったら残念ですので。開催する勉強会や交流会、セミナーはどのような雰囲気にしたいでしょうか?最低限、清潔感のある会場は選びたいですね。ホームページの写真はキレイな宣材写真ですので、自分の目で確認することが大切です。下見をするときは会場以外にもエントランスお手洗いもチェックしてみてください。チェックポイント8.飲食はできるか飲食不可としている貸し会議室もあります。軽食を用意したいという場合は飲食可能かも調べておきます。飲み物も自分たちで用意するのか?会場にあるのか?確認しておくと安心ですね。シェアオフィスやコワーキングスペースが併設された貸し会場では、フリードリンクが付いている場合があります。勉強会やセミナーを開催するならば、机とイスの数確認を忘れずに行いましょう。会場にあらかじめ机やイスが用意されている場所もありますし、追加料金を払えば机・イスを多く借りれる場合もあります。横浜駅付近でイベントを初めて開催するため、必要数が分からないという場合は当社にご相談ください。チェックポイント10.備品の貸し出しイベントで使う備品も書き出しておきましょう。事前にご自分で用意しておくものと、当日会場から借りるものと分けておくと良いですね。当社ではボールペンやメモ帳を含めた文房具の貸し出しを無料で行っています。会場によっては無料で貸し出してくれるところもありますし、そもそも貸し出しを行っていない場合もあります。チェックポイント11.プロジェクター、マイクなど設備セミナーを開催するならばマイクやプロジェクターが必要になりますよね。会場側で貸し出しを行っている場合が多いので、用意しなくてよいでしょう。ご自分で用意したものを使いたいなら会場に確認してみてください。プロジェクター、マイクの利用も追加料金が発生する場合もあるので、ご注意ください。チェックポイント12.セキュリティいまこの記事を読んでいるあなたを含め、運営側の方の荷物を保管して置く場所も必要です。適当に置いておくと紛失してしまう可能性もあります。できれば会場内でカギをかけれる場所があると安心ですね。会場選びを失敗したくない方へ。□プロジェクター・マイクは借りれるか□貸し出し料金はいくらかセキュリティ□貴重品を置いておく場所はあるかまとめ交流会・勉強会・セミナーイベントの会場を選ぶとき、気を付けたいチェックポイントをお伝えしました。会場を借りる前には必ず下見に行ってください。可能であれば、男性・女性数名で訪問しましょう。参加者に女性が多いなら女性、男性が多いなら男性が下見に行くと、参加者と同じ視点で会場チェックできるのでおすすめです。当社でもイベント会場の貸し出しを行っています。横浜駅付近で会場をお探しの方は、ぜひご相談ください。※イベントスペースは利用可能イベントスペース利用料:¥25,000/時間サービス例:wi-fi無料/電源あり/ドリンク飲み放題/プロジェクター貸出しetc>貸し会場のご相談はこちらからお問い合わせください※お電話でのお問い合わせも受け付けております。お急ぎの場合はお電話の方がスムーズにご案内できます。