スタディストは、創業間もない頃、表計算ソフトに手入力で行う交通費精算が、忙しい社員のストレスになっていた。交通系ICカードと連携し、経理部門にデータを送る「kincone」の導入が、そうした手間を削減。事業が拡大した現在も、同社の業務効率化に大きく貢献している。Biz』を開発・販売する会社です。一般的な紙のマニュアルは読みにくく、また研修やOJTによる業務知識習得は、教える人により内容が違う、いったん教わった知識も忘れてしまうといった弱点があります。Bizは、スマートフォンやタブレットを使い、ふだんの仕事の流れを記録し、画面で注意すべきポイントを書き込んだり音声でキャプションを追加するなどして簡単にマニュアルが作れます。「弊社が創業してしばらく、まだ社員が6〜7名の頃は、一人ひとりの業務範囲が広く、効率的に業務を進めていく必要がありました。そのなかでポイントの一つとなったのが、営業で外出する社員が交通費を精算する作業です。当時は社員それぞれが自分のスケジュールを確認しながら、電車の利用区間や運賃を表計算ソフトに手打ちで入力し、経理に提出していました。交通費精算の締日である月末近くは、この作業に1時間近くかかる場合もあり、本来業務に使うべき時間がこうした作業に費やされ、社員にとってストレスになっていました。実際の利用区間との相違、転記によるミスもゼロではありませんでした。業務を優先するあまり、交通費精算申請ができないままになってしまうケースも少なからずありました。「こうした課題を解決するため、執行役員が自らサービスを検索し、交通費管理ソリューション『kincone』の導入を決めました。決め手となったのは、交通系ICカードから経路と運賃が自動的に読み込まれる仕組みを、利用者1アカウント当り200円で使えるというコストパフォーマンスでした。安さに、他の類似サービスとの比較する時間すらもったいないと即断したそうです。実際、一人当り1時間の作業量がかかっていたものを200円で代替できるのであれば、その費用対効果は明らかです。弊社では社員のBYOD端末にインストールした交通系ICカード機能での運用を行っております。「導入の効果は絶大でした。社員はこれまでの手作業での交通費申請から解放され、クラウドのサービスにログインして内容をチェックし、CSVファイルに出力して経理に送るだけでOKとなりました。経理部門も表計算ソフトを開き確認する手間がなくなり、工数が削減されました。事業の拡大とともに社員数も急増しましたが、従来の仕組みをそのまま続けていたら、経理部門の負荷はかなり大きなものになっていたと思います。関根さん「交通費精算は、どんな会社でもありうる必須の作業です。kinconeは、弊社が6〜7名の小さな会社だった頃から従業員数が大きく増加した現在まで、一貫して使い続け効果を実感しております。低コストでのスモールスタートも可能なので、現在手作業で交通費精算作業を行っている会社であれば、規模にかかわらず導入の効果を実感できるのではないでしょうか。業務効率化を推進するプロダクトを取り扱う弊社にとって、こうした自社内の生産性向上を実現する仕組みを取り入れることは必然であり、これからも魅力的なサービス、ソリューションがあれば、どんどん採り入れていきたいと思っています。事例に関連するアプリkincone出退勤の打刻時に交通系ICカードをタッチするだけで、勤怠情報と交通費を同時に登録できます。多彩な打刻方法があり、働き方改革に対応した様々な就業形態管理が可能など、豊富な機能を実装しています。サイボウズ社のkintone、コラボフローと連携すれば、複雑なワークフローの構築も可能です。交通費精算では、出退勤時に交通費が自動登録されているので、月末の面倒な登録作業が訪問先を入力するだけで完了します。Googleカレンダー、Outlook、サイボウズ社のGaroonなどの予定表と連携することで、訪問先を自動入力することも可能です。CSVエクスポートも可能でお使いの会計システムとの連携も可能です。