2020株式会社電通デジタルは、電通グループにおけるデジタルマーケティングの中核企業です。機能も併せ持つことでデジタルマーケティング促進をワンストップで提供しています。導入プロジェクトがスタート。ヵ月で社内コミュニケーションの質とスピードの改善に成功しました。導入プロジェクトをリードしたのがコーポレート部門情報システム部企画グループマネージャーの橋本訓(さとし)さんです。設計と、デジタルマーケティング企業ならではの工夫がありました。導入前の同社では「コミュニケーション環境整備が不十分だった」という橋本さん。当時はメールが主なコミュニケーションツールでしたが、そもそも宛先に追加した人にしか情報が共有できないばかりか、誤った宛先を追加することで発生する情報セキュリティリスクがあり「事故を予防する環境にシフトする必要があった」と橋本さんは振り返ります。含むさまざまなチャットツールが部門によって個別に使われていたため、組織横断でのコミュニケーションにも課題がありました。橋本さんが実現したかったのは、メールを送る時の宛先・件名・あいさつ文入力や送信前確認にかかる工数削減のほか、誤配信・配信エラーを減らすことで、セキュリティを向上しコミュニケーションの質を上げること。活用されていることを知ったのです。導入プロジェクトがスタートしました。段階に分けて設定しました。現状理解のフェーズです。「個人的にここに一番力を入れた」という橋本さんは、普段交流のなかった部門と密にコミュニケーションし、現場のニーズを把握していきました。使い方設計やガイドライン策定から組織・プロジェクト別のユースケース検討まで行いました。チャンピオンに対してワークショップを実施し、ポジティブな変化を進めていくスーパーユーザーとなるよう育成。広める役割であると同時に、ユーザー代表としてプロジェクトにアイデアやフィードバックを出す存在でもありました。チャンネル設計の際にはチャンピオンたちを集めてアイデアソンを実施。社内にどんなコミュニケーションが存在するかについて、さまざまな部門から集まった彼らと洗い出していくことで、共通する課題や気づきが得られ、現場のユーザーが本当に使いやすいように設計することができました。導入に注目するようになりました。使い始めのハードルを下げるため、ローンチ前にランチフォトコンテストを実施。慣れてもらうことができました。導入後も別のパターンのポスターやデジタルサイネージを展開し、「メールをする時間が減った!」「会議の時間が削減できた!」などの具体的なメリットや実際のアンケート結果を訴求。上でトイレの空き状況を確認できるようにもしました。使う」状態が実現したのです。電通グループの人が参加するものに分かれています。このように参加メンバー別にワークスぺースを分けたことにより、セキュリティを心配することなく情報共有が行えるようになりました。各ワークスペース内では目的別にチャンネルを活用しています。(レスキュー)」チャンネルは、質問を投稿すると部門を問わずさまざまな回答やアイデアが返信されるというもので、非常に盛り上がっているそうです。(ナレッジフォー)」チャンネルは社内専用と電通グループのワークスペースにまたがるチャンネルでナレッジ共有に活用されています。部門の間で活発にコミュニケーションが行われています。上でのライトなやり取りがエンゲージメント向上につながっているようだ」と橋本さんは話します。アプリ連携も積極的に活用しています。上のステータス表示を自動同期。することで、カレンダーを見に行かなくてもメンバーの状況をすぐに把握できるほか、自然とチームメンバーの業務を理解できるようになり、透明性アップにつながりました。チャンネルで対応できるようにもしました。関連の問い合わせ履歴はデータベースから手作業でデータを抽出していましたが、データが一元管理されてレポート機能がすべて自動化したことにより、問い合わせからクロージングまでの一連の対応を大幅に効率化することができました。名にアンケートを実施。「チームカルチャー、コミュニケーションが改善された」と回答し、チームの連携スピードと質の両方が改善されたことがわかりました。チャンピオンだけに留まりません。ヵ月経ったタイミングで全社アンケートを実施したところ、「反応スピードが向上した」「やり取りの心理的ハードルが低くなった」「情報が把握しやすく、探す手間が省けるようになった」「部門横断のコミュニケーションのスピードがアップした」などのポジティブな反応が得られました。導入によって会議の役割も変化。意見を出し合っておくことで、会議は「決定する場所」になりました。このサイクルが定着したことで会議の質が上がり、意思決定スピードアップにもつながりました。導入で問い合わせ対応をさらにスピードアップさせるほか、勤怠管理などのワークフローもどんどん自動化していきたいと考えている橋本さん。実現したいことは尽きません。