株式会社トレタ請求業務の70%以上を削減できました。急増する請求業務へ対処しながらも、お客様にもっと良いサービスを提供したい。導入店舗数が急増するということは、それにともない決済に関わる業務も増加することを意味します。トレタ様の場合は2014年頃から約2年半、外部の決済代行サービスを活用することで、決済に関わる請求業務の負担を軽減していました。ところが請求業務を担当する管理部の田中安里沙様によると、多様な規模の飲食店に導入が進む中で、少しずつ課題が発生していったといいます。「当時使っていたサービスは、お客様のアカウント停止の条件が厳しかったんです。飲食店さまが支払い日を遅延してしまった場合、その時点で停止になることもありました。その結果、直接私たちが請求書の発行手続きをすることが増えていき、決済システムを導入しているにも関わらず負担がなくなりませんでした」(田中様)また請求業務の負担を削減することに加えて田中様が必要性を感じていたのが、コンビニ払いへの対応でした。「お客様の中には現金主義の飲食店さまも多く、銀行振込は面倒だという方や、口座振替は知らない間にお金がなくなるから不安だと思っている方もいらっしゃいます。コンビニで支払いができれば、飲食店さまの使いやすさが向上するだろうなと思っていました」(田中様)とはいえそれまで慣れ親しんだシステムを切り替えるとなると、多大なエネルギーが必要です。運用フローの変更や社内関係者への通知だけでなく、お客様にも連絡しなければいけません。事業拡大を見据えているからこそ、今決断を。実際のところ田中様も「確かに課題はあったものの、当初は既存システムからNP掛け払いに切り替えるつもりはなかった」と話します。それでも最終的に既存システムから切り替えて「NP掛け払い」を導入したのは、今後の事業成長を見据えてのことでした。「事業の拡大を目指していく中で、当時のシステムのままだと現状の体制では処理しきれず、いつかパンクしてしまうとわかっていました。どこかで既存の仕組みを変えて、新しいものを作っていく必要があったんです」(田中様)結果的に「NP掛け払い」を導入したことが、担当者である田中様ひいては決済に関わるすべてのステークホルダーの負担削減に加え、トレタ様が大切にしている「飲食店さまにとっての使い勝手のよさ」の実現にも一役買うことになったのです。「NP掛け払い」を導入した結果、「請求業務の負担削減で大きな効果があった」と田中様は話します。「導入前と比較すると、自社で発行する請求書の数を70%ほど削減することに成功しました。残っている30%は、締め日の都合で早く請求書の発行をして欲しいというお客様です。現在はNP掛け払いに締め日の変更に対応した機能もリリースされたということで、移行すれば、さらに特別な要望があるお客様を除いた5%ほどまで削減できると思っています」(田中様)2017年現在、請求書の発行業務をメインで担当しているのは、田中様ひとりだけ。1件あたりにかかる工数はそこまで多くないとはいえ、請求書の発行数を7割削減できたことで、1,2営業日分の時間を新たに創出できました。田中様は別の業務も担っており、削減した時間をそこにあてられるようになったそうです。「請求書の発行も含めて、入金のための効率的なフローを構築できたのは大きいです。NP掛け払いでは、お客様の入金状況を確認できます。その情報をもとに自分たちから一歩先にお客様とコミュニケーションをとることで、未入金を減らすことにも繋がっています」(田中様)また請求業務負担に関しては、わかりやすく数値で測れるものもあれば「心理的な負担」のように、目に見えづらいものもあります。実は以前使用していたシステムでは、請求書のデータをシステムにアップロードすると、必ずお客さんにメールで通知が届いてしまう仕様になっていました。ひとつの入力ミスが大変な問題を引き起こしてしまう恐れもあり、絶対に間違えられない。そのことが心配の種になっていたそうです。「もし間違えて取り消し、再アップロードをすると、2回、3回とお客様に通知が届いてしまい、混乱させてしまいますから。それが原因でトラブルになったことは今までありませんでしたが、精神的に大きな負担になっていました。毎月必ず発生するとても不安な作業だったので、NP掛け払いでその課題が解決されたことは良かったです」(田中様)さらにトレタ様には請求業務に関わる工数削減や精神的負荷の軽減と合わせて、コンビニ払い対応をはじめとする「顧客満足度の向上」も期待して「NP掛け払い」を導入いただきました。そちらにおいても一定の効果があったといいます。「実際にコンビニ払いを選択されるお客様も多いですし、メールや電話などでコンビニ払いの要望も複数いただいていました。元気な飲食店を増やすべく、成長し続ける「トレタ」の挑戦を支えるこのように「NP掛け払い」をうまく活用いただくことで、トレタ様の事業拡大に貢献できるかもしれない――ネットプロテクションズではそのような手応えを感じ、導入していただいた後も、より使いやすいサービスを目指して、日々改善を重ねています。毎年着実に導入企業数を増やし続ける「トレタ」ですが、今は一つひとつの飲食店様により満足してもらい、さらにサービスを深く活用いただくことにチャレンジされているそうです。そのためにも「決済周りでもお客様の要望にできる限り柔軟に応えていきたい」と、田中様は話してくれました。「せっかく営業メンバーががんばってお客様との関係性を築いてくれたのに、決済の面でトラブルを起こして解約につながるということだけは絶対に避けたいんです。金銭トラブルは信頼関係を大きく損ねてしまう可能性があり、一度でもめんどうだと思われると、お客様はすぐに離れていってしまいますから」(田中様)使い勝手の良いサービスを提供することで、クライアント様に少しでも満足してもらいたい――同じような想いをもつ私たちにも、大きな期待を寄せてくれています。「締め日の変更や支払い側の延長、請求金額の修正など、個別の請求書ごとに柔軟な対応ができるのは大きなメリットです。お客様が増えれば要望も多様化していきますから。今後さらに柔軟性が高くなることを期待しています」(田中様)元気な飲食店を増やし、日本の豊かな食文化の発展に貢献するために生まれた「トレタ」は、今後も飲食店に寄り添い、現場が抱える課題を解決していくでしょう。ネットプロテクションズとしても請求業務のサポートを通じて、トレタ様の挑戦を支えていきたいと思っています。事業を成長させていくためには、避けることのできない決済。決済の改善がサービスの使いやすさ、ひいては事業の拡大にも直結することもあります。それと同時に決済が、大きな負担となってしまい、心理的な負荷や事業成長のスピードを妨げる要因になり得ることも事実です。そんな“決済の問題”を取り除きながら、使いやすさの面で新たな価値を提供し、お客様の事業の成長に貢献したい――私たちはそう願いながら、これからもサービスを向上させ続けていきます。(3)事例を探すならCASESTUDY(ケーススタディ)営業支援サービスの事例をまとめています。事例の追加・修正・追加など問い合わせはこちらからお願いします。