職場の改善事例.comは実際に行ってみた改善提案事例をご紹介する業務改善専門サイト。いうと改善提案するところは無いと思われがちですが、どっこい事務所内でも改善するところはいっぱいあります。今回はペーパーレス化での職場改善事例をご紹介します。事務所では毎日、見積書や発注書など多くの伝票発行が行われています。その書類は今まで印刷してある程度溜まるとファイルにまとめて倉庫に保存していました。保存が必要な書類は毎日、50枚程度を発行しており、月の発行部数は1000枚を超えるほどでした。何かあると前に発行した書類を探すのも一苦労で探すための時間は月にすると10時間くらい要していることが分かりました。印刷しないようにPDF化を教育しどうしても紙にしなければならない書類はドキュメントスキャナーを導入し活用、FAXするのもいちいち紙を印刷しないようにプリンターのファックス機能をする教育をするよう改善提案しました。ドキュメントスキャナーとは紙をファックスのように読み込ませることでスキャンするスキャナー。PFU製スキャンスナップやキヤノン製のイメージフォーミュラなどが有名。1分間で数十枚の連続スキャンもでき、ボタンひとつで紙をPDFファイルに変換することができます。「改善に取り組む問題点」1.IT化するにも疎く積極的でない事務員で書類は全て紙が基本という既成概念で固められていた職場を変えなければならない。2.ドキュメントスキャナーを使うのが面倒というネガティブな意見。3.客先も紙で提出されるのが当たり前だと思っている。「改善取り組む問題の解決方法」1.ペーパーレス化することによりISO14000などの環境マネジメントの改善活動に貢献と説得。2.書類整理が無くなり、探す作業もいらないとペーパーレス化の改善効果を説明3.客先に説明し、どうしても書面で必要なものだけは紙にし、あとはPDFファイルでいいと了承をもらう。発行する書類は、PDF化した。ファックスは紙に印刷してからファックスしていた。プリンターのファックスドライバーを事務員のPCにインストールし使うように教育し、紙にせずPDFファイルにしてからPCから直接ファックスするようにした。月一でまとめて倉庫まで持って行き保管していた。外付けハードディスクを利用し共有化してPDFにした書類は全て外付けHDに保存。机上で行えるようにした。書類捜索トラブルがあると倉庫まで行き、書類を捜していた。保管量が多いため非常に時間がかかっていた。PDFファイルのファイル名を工夫し、すぐに目的の書類を探せるようになった。ABC01・130208」こうすることで、第3者でもすぐに見つけられるようになった。改善前の価格12,600円円-改善後の価格1,110円=11,490円/月(捜索時間は入れてありません)一ヶ月で11,490円の改善効果があり、年では137,880円の効果となります。この改善事例では倉庫スペースの削減や事務所の整理整頓の効果もあります。ISOなどの環境マネジメントの活動にも貢献しています。こちらの改善も改善前は操作が面倒とかいう意見がありましたが、元々難しい操作などは無く、慣れるのも早かったです。ドキュメントスキャナーが1台しかないので余っているPCをドキュメントスキャナー用にしてみんなで共有したことで余計な投資が省けたことも大きいです。事務所・オフィスのコスト削減事例として細かいアイデアも含めて掲載します。事務所内のコストダウンの参考にしてください。改善事例.comは実際に行ってみた改善提案事例をご紹介する業務改善専門サイト。職場の改善事例.comは実際に行ってみた改善提案事例をご紹介する業務改善専門サイト。