カレンダーで勤務シフトを作る。労務管理のツボをギュッと押す方法を考えますスマートフォン用の表示で見る労務管理のツボをギュッと押す方法を考えます会社で起こる労務管理に関する悩みやトラブルを解決する方法を考えます。17のギモンお問い合わせ2014-11-18実例で解説。カレンダーで勤務シフトを作る。利器を使ってラクをしよう。予定を管理するだけじゃモッタイナイ。文明の利器を使ってラクをしよう。カレンダーで勤務シフトを作成する方法を案内しましたが、あの内容を書いている時は頭の中のイメージでしたので、実際にどんな形になるか厳密な内容までは検証していませんでした。カレンダーを使えば勤務シフトを作成しやすいと書いたので、私が言い出しっぺですから、今度は実例を示しながら説明します。口で言うのは(話していないので文字でしょうか)誰でもできますが、「実際にどうなんだ」という部分が現実では重要ですから、今回は実際にGoogleカレンダーを使って勤務シフトを作成するとどんな感じになるかを紹介しましょう。実例のための前提条件。志村エンジニアリングとしましょうか、その会社で勤務シフトを作成する管理者が1人いるとします。この管理者は、志村さんとします。社長が勤務シフトを作るの?」と思うかもしれませんが、まぁハナシを簡単にするためでもあり、小さい会社を例に挙げますので、社長が社員の勤務シフトを作ることにしましょう。この志村エンジニアリング、社員数は3人です。社長がいて、社員が3人。ここで「なんて小さい会社なんだ、、」と思わずに、気軽に読み進めてみてください。木村さん、遠藤さん、田村さん。この3人が志村エンジニアリングの社員さんです。何歳ですか?」などと言いたいでしょうが、お好きに設定してください。全員を女性にしてもいいし、男性にしてもいい。若い人だけで構成してもいいし、熟練の中高年だけでメンバーを作ってもいい。ここは好きにしてください。予定を管理するだけじゃモッタイナイ。登場人物が揃いましたので、次は作業の手順です。PCを用意してください。今流行のスマホでも今回の方法を試すことは可能ですが、PCの方が操作しやすいですので、こちらをオススメします。1,志村さんがベースとなる勤務シフト表を作成します。志村さんのGoogleカレンダーから新しいカレンダーを1つ作ります。カレンダーの名前は、「勤務シフト表」などで良いでしょう。志村さんがここで行う作業は、新しいカレンダーを作り、名前を付ける。2,次は、3人の社員さんが自分の希望する勤務シフトを志村さんに送ります。送ると言っても、紙に書いて渡すんじゃないですよ。チャンとGoogleカレンダーを使います。社員さんそれぞれが自分のGoogleアカウントを使い、Googleカレンダーで新しいカレンダーを作ります。ここは志村さんと同じですね。カレンダーを作り、木村さんの場合ならば、「勤務シフト11月_木村」という名前のカレンダーにすれば良いでしょう。木村さんがカレンダーを作成する画面。カレンダーを作るときに、自分の勤務シフトを書いたカレンダーを管理者である志村さんと共有します。「このカレンダーを共有」というタブがあるので、これをクリックすると共有関連の設定ができます。作ったカレンダーを志村さんと共有する。ここで志村さんのGmailアドレスを入力します。「特定のユーザーと共有」というメニューがあるので、ここに志村さんのGmailアドレスを入力し、閲覧権限を設定して追加します。志村さんのアドレスは勤務シフトカレンダーを作ったアカウントのものを入力します。これは志村さんがあらかじめ社員さんに教えておけば良いでしょう。ここは『閲覧権限(すべての予定の詳細)』を選んでおけば良いでしょう。この設定は、志村さんが木村さんの勤務シフトを閲覧するだけの設定で、編集することはできない内容になっています。あとは、自分のカレンダーに希望する勤務時間を入力します。10時から16時30分までを希望するならば、予定の入力時に「10:00-16:30」と入力すると自動的に時間を把握し予定に組み込まれます。カレンダーに希望する勤務時間を入力していく。『(タイトルなし)』と表示されますが気にしないでください。上記の作業を、木村さん、遠藤さん、田村さん、3人が行います。