2.5坪:共用スペースなどもあり、まだ結構ゆとりがある状態。狭くもなく、広くもなく。1.5坪:そろそろ限界が近いですねこのオフィス。状態1.5坪以下:下がるにつれて、窮屈感を訴えるメンバーが出てくる。酸素が薄いなど社内から苦情が出る状態。※あくまで個人の感想です。移転プロジェクトの登場人物さて、移転時期などが大体見定まったら、今度はチーム編成をする必要があります。以下は移転にまつわる社外の登場人物を記載しておきます。手始めに不動産担当者から始める感じですが、会社のスタンスによって、複数やりとりをする場合や、最初から仲介1社で行う場合など様々です。デベロッパーの営業の方などです。物件を探す上で協力してくれます。ビル管理:入居するオフィスビルの管理会社さんなどです。ビルに紐づくのでこちらで特に選べません。ビル側で施工管理を行う「B工事」についてのやりとりや、入居後の清掃業務の依頼、共用部分の利用方法などについてやりとりを行います。PM会社:移転プロジェクト全体をマネジメントしつつ、会社側に立って管理をしてくれる会社さんです。デザイン会社:オフィスレイアウトやデザインなどまさにオフィス全体をデザインしてくれる会社さんです。※PMとデザインは同じ会社で行える場合もありますが、規模が大きくなると大体個別にお願いすることになります。お願いをする際、事前にコンペを行ったりするとその分プロジェクト期間が伸びます。行うべきタスクまとめ前置きが長くなりました。だいたい上記が整えば、さぁいよいよプロジェクトスタートです。タスクを以下にジャンルごとに書き出します。モレがあるかもしれませんが、大体網羅できていると思います。PMの会社さんと契約する場合、大部分のタスク及びスケジュール管理についてはフォローをしてくれるというかやってくれます。プロジェクトマネジメント会社ですからね。メンバーのコンセンサス(社長や経営陣などと新オフィスについて合意。提出(ビルに出す場合や、消防署に自ら出す場合など様々。移転パーティーをやるなら準備と実行(正直移転プロジェクトメンバーはヘトヘトなので、移転日にやらないほうがよい)タスク管理していく上でのポイントポイントその1:優先順位は、通信系>それ以外ITがこれだけ発達した世の中ですので、ベンチャー企業にとってはネットワーク命です。極端な話、それ以外はどうとでもなります。机が無ければ床に座ればいいし、電源コードとかが足りなければ電気屋さんに走ればいいし、空調が効いてなければ着こめばいいのですが、ネットワークが無いと何にもなりません。入居段階ではスッカスカなオフィスでも、1年後にはギューギューみたいなこともありがちなので、常駐の人員が増えまくってもいいような設計にしておくこともオススメです。通信量が多くても途切れること無く、早い通信がいいですよね。ネットワークまわりについて明るくない場合は、社内のインフラ担当やそのあたりに詳しいエンジニアなどに協力を要請して任せてしまったほうが安全です。あと、地味に忘れがちな郵便局への住所変更&転送届。これをやっておかないと、請求書などの重要な郵便物が迷子になってしまいます。ポイントその2:入居前と後でやることを分ける時間も無い中で、入居前にやっておかないといけないことと、移転後にやればいいことを明確に分けておくことも重要です。「社内のメンバーがどれだけ最短で通常営業に復帰できるか」が最も大事と考え、そこから業務への影響がある場合=入居までに完了、ない場合=移転後できるだけすみやかに。みたいな感じで分けていくなどが考えられます。会社の規模によっては、バックオフィス人員が限られていることが多いかと思うので、やること、やらないことを仕分けしておくことは大事かと思います。ポイントその3:個人デスク荷造の説明には力を入れる荷物の中で、一番量が多く、かつ、メンバーそれぞれに作業をお願いしないといけない部分です。ここでトラブルが続出すると、荷造りをする日にてんてこ舞いになったりします。引越し業者さんが決まったあと、荷造りのマニュアルがもらえたりします。そのマニュアルをもとに、資料を作って社内にガイダンスを事前に行うなどを行うとスムーズです。ポイントその4:社内協力は必要に応じて引越日2週間前くらいから、バタバタ具合が増してくるのですが、そんな時に、「手伝いましょうか!」とありがたい言葉をかけてくれるメンバーが現れます。本当にありがたいのですが、一方で、アサインしまくっていると、「次何やったらいいっすか!」「次何やったらいいっすか!」「次何やったらいいっすか!」の嵐となり、そっちへの対応で逆に大変になったりもします。一方で、「これ、こんな感じで処理しといたらいいっすか?」みたいな具体的なHOWの質問と共に手伝ってくれるメンバーは超ありがたかったりするので、周囲はそういった心構えを持つと、移転担当者は泣いて喜びます。いうわけでいかがだったでしょうか。オフィスが新しくなることは、なんだか気分も変わっていいものです。移転はそこそこ大変ですが、そういった思いで気分をドーピングして、楽しみながらやると辛く無いです!ちなみに私はお腹いっぱいなので、しばらくやりたくないです。追伸)前のやつの魚拓ありました以前のエントリは、以下の魚拓がありました。興味あればご参照下さい。