(1)archive2019年01月2017年03月2017年02月2015年12月2015年11月2015年06月2015年05月2015年04月2015年03月2015年02月2015年01月2014年12月2014年11月TwitterFacebookAboutMenuてらもとblogベンチャーで基本的にはバックオフィス業務をやったりしています。ベンチャー経営の裏側や、制度などをわかりやすく伝えていきます。業務とは離れた日常のことも書くかもしれません。2019/01/18決定版!ベンチャーがオフィス移転をするときに行うべきタスクまとめカテゴリ:総務コラムこれまで、会社のオフィス移転のプロジェクトを何度か行っています。3回目くらいから慣れてきて、引越完了までスムーズに実行できるようになったかなぁという感覚なのですが、初めてプロジェクトリーダーをやる場合など、戸惑う事も多かったりします。そこで今回は、オフィス移転をするときに行うべきタスクや考え方についてまとめてみたいと思います。※以前同様のエントリを会社のblogに記載をしていたのですが、いろいろ諸般の事情で無くなってしまっており、「あのエントリどこいったの?」と問い合わせを頂いていたのでその内容のサルベージと、その後も何度か移転をやったりしたので、その経験も踏まえ大幅に加筆した内容です。移転時期はどのように決めるかそもそも、いつごろ移転(および移転準備を)するかまずは決めなくてはいけません。ベンチャーだとメンバーがどんどん増えたりする会社さんが多いので、オフィス担当者は頭を悩ませます。候補になる物件を社長にプレゼンしたりすると、「このオフィスに入ったとしていつまで使えるの?」とか聞かれたりしますが、即答は難しかったりします。次のオフィスで想定する広さ・ビルの規模などから総合的に判断していくしかないかなと思います。今後の人員計画まず一番重要になるのは今後の人員計画です。検討する際は人事部門などと連携して、現状の人員数、今後の採用計画(どれくらいの人が、どんなペースで増えていくか)について精査する必要があります。このとき知りたいのは「必要になる座席数」なので、人員数については、いわゆる正社員のみではなく、業務委託・派遣などのメンバーも当然考慮する必要があります。ポイントになるのが、オフィスの限界座席数の見積もりです。会議室や共有スペースなど、座席を設置していないエリアは座席数という観点では余剰になります。いったエリアを潰して、これでもかくらい座席数を拡張すると現状のオフィスを延命できます。いった余剰が無い場合や、拡張する工事に費用をかけたくない場合は、現在の座席数が限界座席数になります。毎月の増加予定人数みたいな計算をすると、「今のオフィスは、あと○ヶ月使えるね」とかが計算できたりします。予算(数値)計画オフィスにかかる賃料や敷金などのキャッシュアウト、引越にかかるいろんな諸経費や新規家具などの大量購入は、会社の計画や財務諸表に与える影響がそこそこ大きいです。移転を計画上織り込んでいる場合などは問題ありませんが、そうでない場合、数値計画との兼ね合いや、財務状況の確認なども念の為担当者と連携しておく必要があります。現在入居しているオフィスの契約がいつまでか確認が必要です。タイミングによっては、契約期間満了までに移転を行った方が、更新にかかる費用などが発生せず、効率がいい場合があります。余談ですが、定借なのか普通借家なのかにもよるものの、契約の残存期間も考慮が必要となります。複数年契約期間が残っている場合は、本社移転は行わず、近隣に中小規模のサテライトオフィスを設けるなどの方が効率が良い場合があります。言ったりするのですが、大体6ヶ月〜1年くらいが相場だと思います。次に入居するオフィスが決まってないのに解約予告を出すのはなかなかリスキーです。家なき子になってしまう可能性があります。解約予告を(書面で)出すタイミングには、次の物件との賃貸借契約がまとまってからの方が安全です。これらを踏まえ、「解約予告を出すまでに新オフィスの選定を終え、契約内容をまとめておく」ためにはどれくらいの期間を要するかも考慮する必要があります。次のオフィスで想定する広さ・ビルの規模オフィスは賃貸借契約を締結した後即日引越を行えるわけではありません。賃貸期間に入った後に、会議室を作ったり、天井に照明を入れたり、エントランスを作ったり、配線をしたりなどの、内装工事を行って、オフィスを完成させてから入居になります。内装工事と言っても、必要な配線をしてあとは机を置くだけのようなものであればそんなに期間はかかりませんが、オフィスの広さが大きくなればなるほど、間取・デザイン・レイアウトの検討にそれなりに時間を要しますし、意匠に凝ったものを作ろうとすればするほど、その施工期間は伸びます。本当に小規模のオフィスで、短いものだと数日で工事を完了するものから、中規模だと3ヶ月、大規模であれば半年から1年かけて行うものもあります。次に入居するオフィスの広さによって期間は様々だと思うので、そのあたりは人数からオフィスの規模を逆算し、期間についてはゆとりを持って考えておく必要があります。新築のオフィスビルに入居する場合、各フロアで一斉に契約&入居工事が開始されるなどの事情もあり、通常のオフィスビルに入居するよりも余計に期間がかかるケースが多いので注意が必要です。どれくらいの広さのオフィスを借りたらいいか?さて、時期が決まったら次の問題はどれくらいの大きさオフィスを借るかの検討です。規模がまだ小さければ、現状+αくらいの人数が入る規模の広さにしておいて、狭くなった時点でまた移転などのフレキシブルな対応も可能ですが、オフィスは大きくなればなるほど、入居時にかかる費用が大きくなり、そうなると小まめに移転するわけにもいきません。一方で、ずっといられるようにとかなり余剰を持ってしまうと、入居時点で人数に見合わない賃料を抱えてしまうことにもなります。次に入居するオフィスで何年耐えるかについても事前に検討が必要です。毎月の増加予定人数みたいな計算をすると、「次のオフィスは、あと○ヶ月使えるね」とかが計算できたりします。この結果、1年とするのか3年とするのかは会社の考え方次第ですが、物件によっては契約期間が定まっている場合があるので、その期間そのオフィスで耐えうるかを実務的には計算していくことになります。ちなみにオフィスの坪数と収容人数の関係性ですが、以下がてらもとのだいたいの感覚です。物件のリストを見る際など、坪数÷2で収容人数の目算をしたりします。(一人あたり)2.5坪以上:贅沢なオフィスだなぁ〜。