マッキンゼー流『ブランク資料』の作り方。マッキンゼー流『ブランク資料』の作り方。かっこいい資料をサクッと作って、ほかのことに時間を使いたいものですよね。現実には、夜遅くまで時間がかかってしまったり、満足に仕上がらないままプレゼン当日を迎えざるをえなかったり、なんてこともあるはず。そんなときにぜひ使ってほしいのがブランク資料を作るという方法です。ムダを削ぎ、クオリティ最高の資料を効率的に作ることができますよ。資料作成が終わらないのかそもそも、資料作成が延々と続いてしまってなかなか終わらないのはなぜなのでしょうか。多くの場合、資料作成のやり方そのものに原因があります。具体的には、資料作成の手順が悪いがために、生産性が上がらないのです。資料作成には、大きく分けて3つのステップがあります。情報を収集する全体構想を決める実際に作成し、何度か修正する皆さんは、何に最も多くの時間を割いていますか。多くの方は往々にして1の情報収集に時間を割いているのではないでしょうか。「情報は多ければ多いほどよいはずだから、とりあえず集めよう!」と。本当にそれでいいのでしょうか。集めた情報は全てスライドに反映されていますか。集めてみたものの結局は使わなかった情報も意外と多いのではないでしょうか。作成しているうちに重要な情報の抜けに気づき、再度情報収集に取りかからなければならなかった、なんてこともあるはず。多くの人の情報収集は、決して効率的とは言えないのです。これは簡単に言えば、詳細な情報が書かれていない空の資料であり、最終的なアウトプットの大雑把なイメージを、作業のごく初期段階で完成させてしまうのです。その結果、先ほどの資料作成の手順は以下のように置き換わります。実際に作成し、何度か修正する(=ブランク資料に値を埋める)一見すると理解できないかもしれませんが、これにより、資料を完成させるために最低限必要な情報がわかり、集めるべき情報の量と質を把握できます。その結果、先ほどのように、ゴールが見えないままやみくもに情報を集める必要がなくなるのです。それ以外のメリットも情報収集の効率化以外にも、ブランク資料作りには以下の2つのメリットがあります。完成形が通常よりも早い時期でできているので、修正を存分に行なうことができ、資料のクオリティを上げられるブランク資料を作る過程では、「どのようなグラフや図が必要なのか」「そのためにどのようなデータを知っていなければならないのか」を嫌でも考えなくてはいけません。ブランク資料ができた段階で上司に確認を取れば、上司のイメージと乖離したまま作業が進んでしまうことを防げますし、特に新人にとっては、こうした資料を用いて報連相を行なえば、上司をハラハラさせずにも済むのです。人間心理として、苦労して集めた情報ほど使いたくなるものですが、そうした情報も見るほうにとって必要がなければ、ただのノイズになってしまいます。ブランク資料では、集めるべき必要最低限の情報が事前にわかっているため、無駄な情報を削ぎ落としたスマートな資料を作ることができるのです。ブランク資料の作り方ブランク資料は、はじめに資料の大きな骨組みとして見出しを作り、次に各見出しに対する中見出しを作成します。それが終わったら、中見出しに沿って実際の資料のイメージ図を作成していきましょう。実際には以下のようなものをイメージしていただければよいかと思います。具体的な数値や情報など、調べなければわからないことは空白でかまいません。ちなみに筆者は大学院の研究でもまったく同じことをしています。学会発表ではA0のポスターで結果発表をしなければならないのですが、はじめに手書きでざっと必要なグラフや表を作ってしまいます。本格的な実験を開始する前に得たいアウトプットをイメージすることで、あとはそのグラフや表に取ってきたデータを入れていくだけであるため、とてもスムーズに研究を進めることができるのです。ひとつの注意点として、ブランク資料を最初の段階で作ったものに固定化してはいけません。いうもの、はじめに作ったブランク資料は、所詮は第一稿です。上司やチームメンバーとディスカッションしているうちに、資料に載せるべき新たな要素が出てくることもありますし、自分で情報収集をしているうちに、別の大事な情報に行きつく可能性もあります。資料のアウトラインであるということは忘れずに、必要に応じて適宜修正を加えていきましょう。大手コンサルティングファームのマッキンゼー・アンド・カンパニーで活躍した伊賀康代氏も、自身の著書『生産性』において、コンサルタントにとってブランク資料は必要不可欠なものになっていると述べています。作成、皆さんもぜひ取り入れてみてくださいね。マッキンゼー流『ブランク資料』の作り方。「寝てない自慢」に価値がない理由を科学的に説明。トヨタ社員が大事にする2つのキーワード。寝る前15分間でさくっと書ける「3行ポジティブ日記」が最高。60日でTOEIC920点。1日1時間の時短学習でTOEIC295点アップ。パーソナルトレーナーとの90日の軌跡20年ぶりの英語学習。大成功の秘訣は、課題への科学的アプローチ。TOEIC®も200点以上UPの810点獲得。「英語を読むスピードを上げるためにプロトレーナーが取った戦略は「音読」だった。科学的理論に基づくパーソナルトレーニング体験談。受験勉強のアセットを活かして「練習」にフォーカス。CONSULTANT】英語学習の専門コンサルによる課題解決で、最短ルートの英語力アップ。TOEIC®も940点に。SMART」をコンセプトに、学びをもっと合理的でクールなものにできるよう活動する教育ベンチャー。COMPANY」を運営。HPはこちら東京・京都に校舎を構える個別指導の予備校。勉強に過度な精神性をもちこまず、生徒1人1人に合理的な勉強方法を提示することで「東大・医大に合格できた!」「3ヵ月で偏差値が15上がった!」などの成果が続出。HP(京都校舎)はこちら就活や仕事で英語が必要な方に「わずか90日」という短期間で大幅な英語力アップを提供するサービス。プロのパーソナルトレーナーがマンツーマンで徹底サポートすることで「TOEIC900点突破」「TOEIC400点アップ」などの成果が続出。Reserved.スターをつけました引用をストックしましたストック一覧を見る閉じる引用するにはまずログインしてくださいログイン閉じる引用をストックできませんでした。再度お試しください閉じる限定公開記事のため引用できません。