Webサービスの開発・運営のノウハウを公開します。2012年11月08日ディレクターらしくルーティンワークを捌くための5つのステップカテゴリ:ノウハウディレクションTweetこんにちは、新規サービスのディレクターをしている川野辺(Nobe)です。最近、通常業務の中であるルーティンワーク(反復作業)を任され、それをチーム体制化し、最終的にはゴールである外部へ委託できる状態にまでフローを固めるという役割を担いました。これは、自分にとってルーティンワークとは何なのかを見直すきっかけにもなりましたので、ここに纏めたいと思います。ネガティブなイメージを持たれがちなルーティンワークルーティンワークという言葉を聞いてよい印象を持つ人は少ないかもしれません。誰にでも出来る例:数値表の記入やマッピング、日報、定期ほにゃらら・・・というイメージがあるためです。実際私が担当した作業は、1つの処理で2分ほどかかり、それが一日100件ほど(約3時間半)でした。今では200件オーバーの処理が必要となる成長案件です。(苦笑)この作業を貰ったときは、1つの作業でどれだけの時間がかかるかも分からず、途方に暮れたものです。「作業体制を誰かにすぐ渡せる状態にしておき、渡した人もまた、別の人にスムーズに渡せる状態にしておく」この作業体制を構築することが、業務の明確化と作業効率アップ、そして保険にもなると思いました。※追加で人が増える予定がなくてもです今回は、ルーティンワークを捌ける作業体制を作るための5つのステップを以下にご紹介します。自分で作業してみるまずは、ある程度慣れるまで実際に処理をしてみます。パターンの分類と集計Step1でのゴールは、1件あたりどの程度の時間がかかるのか、作業完了迄にいくつのパターン(手順)が必要かを割り出すことです。一日の対応件数が一定になったところで、Step2に移ります。本当に無駄な作業がないか、確認しながらフローを作っていきます。外部の部署とも連携をとる作業の場合、無駄なことをなくすための話合いで、その後の作業スピードがぐんと上がります。私の場合は、連携部署と週1回の定例ミーティングを行っていました。フローの作成には4つのポイントがあります。根本解決の方法それと同時に、作業をマニュアル化していきます。更新しやすくアクセスがしやすい社内Wiki等を利用し、マニュアル化するのが良いです。アウトプットの目標はもちろん、引き継ぐ時に「ここ見て」で済ませることができるマニュアル作りです。別(エクセル等)に管理します。これで他の人を巻き込む準備が整いました。処理必要数と、対応数(作業時間)を元に上司を説得し、人をアサインしてもらいましょう。人に引き継ぐ無事、メンバーがアサインされました!作業フローがマニュアル化されているために、人への伝達(教育)は楽なはずです。ある程度作業に慣れたところで、一日の目標値を伝達します。効率化出来るところを話し合う。別の人が作業に加わることで、更に効率化できる部分が見えてきます。根本解決に役立つような統計を取ってもらう処理の統計から、問題点が浮き彫りになり根本的解決につながる場合があります。自分も作業をするこれが大事です!ここでの目標は、その人が別の人へ引き継ぎが出来る状態になるということです。担当者からチームへ2人という少人数体制であっても、社内チーム化してしまうことがポイントです。毎日一定の数を処理しなければない業務だと尚更で、担当者としてしまうと、一人で処理しなければという精神的負担がかかります。チーム化するメリットには、以下の4つがあります。・メンバーの意識アップ・窓口が分散しない・だれかが不在でも、他のチーム員がフォローできる・チームとしての目標が設定できるチーム化の方法は簡単で、社内でそういう”体”を作ってしまうことです。チームとして自分たちも意識するなどの方法があります。フロー丸ごと別のチームへ引き渡しゴールです。ここまでで作業体制を引き渡す準備が完了していると思います。作業フローをまとめて別のチームへ引き渡しましょう。ディレクションは、”がんばり”が定量化できる業務ではありませんが、結果が数値化できる「ルーティンワーク」を業務に盛り込むことで、一定の評価を得られるのではないかと思います。Japanでは、ルーティンワークを華麗にさばくディレクターを募集しています。