「スキャナ装置が原稿台と一体となったものに限る」という要件が廃止となり、事実上、スマートフォンやデジタルカメラの撮影による電子化が可能になりました。以前は、原稿台と一体型のスキャナに限られていたため、ハンドスキャナーも不可能となっていました。一体型スキャナは、操作の速度や機器の場所確保など、多くの問題を抱えていたのです。そのため、スマートフォンなどが可能になったことは、事務処理の効率化、経費削減にもつながっていると言えるでしょう。同じ2016年改正では、領収書を受領した本人による領収書電子化が可能となりました。改正前までは、不正の危険性などから認められていませんでしたが、受領者本人の電子化が可能になったことで、その効率上、スマートフォンやデジタルカメラの利用は必須であったと考えられます。その他注意点スマートフォンでの読取が可能になったことや、受領者本人が電子化できるようになったことは非常に便利なのですが、事務処理上の不正も心配されます。同じ領収書を2人が別々に撮影し、タイムスタンプを付与するという行為です。いったことを防ぐために、受領者は領収書などの書類に自書で記名し、それを撮影、また3日以内にタイムスタンプを付与させなければならないというシステムとなっているのです。スキャナ保存制度は、入力された領収書などの保存データについて、最低でも年に1回の定期検査が求められます。定期検査が完了した後は原本の破棄が可能になっていますが、監査が終わるまでは紙の書類も保管しておく必要がありますので注意しましょう。(画像データと元本を見比べる必要があるため)まとめ帳簿など書類の電子化は、システムを根本から理解することにも抵抗があり、また、社内全体の取り組みとして浸透するまでには難しい印象があります。システム理解のハードルも高そうで、なかなか本腰になれずに過ごされている企業も多いのではないでしょうか。膨大な書類の整理や保存、チェック機能を考えると、電子化によってかなりの効率化とチェックの高速化、簡易化が期待できます。今後はますます取引先の電子化も進んでいくことが考えられるのです。社内システムとともに自動化の構築なども可能になってきていますので、社員をたくさん抱える企業、もしくは少人数の企業であっても、書類の電子化を一度検討されてみてはいかがでしょうか。「経理プラス」メルマガでは、定期的に記事のランキングやおすすめ情報などをお届けしています。自動車関連の社団法人にて10年以上に渡り管理部門を経験。ーマとしたコンテンツ制作を幅広く執筆。最新情報をメールでお届け!メールマガジン経理に関する最新情報をお届けします。閉じる申し訳ございません。ページ上のフォームは、JavaScriptを使用しています。ご使用のブラウザにて、JavaScriptを有効として頂けますようお願い致します。※ご登録いただいた方は、「個人情報の取り扱いについて」に同意したものとさせていただきます。仕訳辞典テンプレート経理プラスは株式会社ラクスの登録商標です。