カテゴリー大掃除を行いました。3万件以上と膨大な数に膨れ上がった記事を、一気に整理整頓するのは大仕事になってしまいます。そこで、手始めに自分の所属する「デザイン戦略室」の記事に対象範囲を絞って取り掛かることにしました。」と安易に呼びかけてしまうと、各自の「使い方ルール」「分類ルール」「想い」の違いから更なる混乱を生みそうだったので、元からあったカテゴリーを微調整し、最初に片付けルールを決めておきました。具体的には、下記のように分類しました。カテゴリーの曖昧な表現は避け、中にいれるべき記事を内容を限定し、該当しない記事は「ポエム」に集約する形へと落ち着きました。次に「カテゴリー」の使い方をチームに共有します。カテゴリーの役割を明示化したことによって「残す記事」と「移動すべき記事」がはっきりしました。一人一人にお願いをする大掃除は年が明ける前に行うもの!という強制力をもって、大掃除タスクをToDo化しました。基本的に記事のカテゴリを編集するだけなので簡単です。呼びかけてから数分以内に完了する猛者も現れ、予想以上に大掃除が進みました。良くなったこと「散らかっている」を自覚するようになるカテゴリー大掃除をすることで「やだ、私、散らかっている...」と気付くきっかけになります。カテゴリも無作為に付けているような事案が散見されます。傾向として上記のような記事が多い人は「ポエム」へ移動される投稿が多いようです。記事を書くことによる「発散」も大事なのですが、発散して当人の気分は晴れても、未整理状態のesaは効果を発揮できません。定期的な掃除により、書きっぱなしの記事は削除され(または移動)、資料価値がある記事はきちんとカテゴリ分けされ残ります。重複記事が見つかるリアル部屋の掃除でもあるある「掃除してたら同じ本が2冊出てきた!」のような、「同じ内容の記事を書いていた」状態です。esaカテゴリーが整理されていないと、アップデートごとに記事を増やしてしまいます。掃除により、同一内容の記事は統廃合されました。あまりに古い記事はアーカイブするスタートアップの成長は早く、1年前と今とでは状況がまったく異なります。ワークショップの議事録、当時の個人の気持ちを書き綴ったような、時期が過ぎてしまった記事は「必須で読む記事」から外し「過去ログ」へ移しました。新しく入ってきた人も、サマリーを読めば会社情報を把握できるようにesa内の整理が始まりました。メンテナンスは習慣づけよう今回は年末大掃除として実施しましたが、年に一度ではなく数か月毎に整理したほうがよさそう、と改めて思いました。組織コミュニケーションに有効なツールですが、記事やカテゴリーを定期的に整理することによって、さらに有益なコミュニケーションツールになります。アウトプットすることも大切ですが、その後も整理整頓を定期的にすることで、記事の有効性が維持・向上されます。「何のため」「誰のため」の記事なのかを意識し、「読みやすい記事」「探しやすいカテゴリー」をちょっとだけ目指してみてはいかがでしょうか。最後にマネーフォワードでは、整理整頓が好きなデザイナーを募集しています。ご応募お待ちしております。