365相談センターの五味です。11月に入り、だいぶ涼しくなってきましたね。私の周りでは風邪も流行り始めてきましたが、そろそろインフルエンザも気になる季節。熱かな?と思ったら無理せず病院へ。病院といえば、最近Teamsの導入事例が出てきていますよね。365の中でも特に最近アツい視線を集めているビジネスコミュニケーションツール「Teams」は、一般的な企業だけではなく、病院など医療、文教、行政など様々な業界で利用が始まっています。Teamsは自由に会話のスレッド(チーム、グループ)を作成出来るのが良いところなんですが、そんな自由さや便利さの裏にはちょっと管理者泣かせな問題もあったりするんですよね・・・というわけで今回は、Teamsの管理の問題と、それを解決できるかも?な新しい機能についてご紹介します。Teams利用時の問題点とは社内外問わず、ビジネス上のコミュニケーションのプラットホームとしてますます人気が出てきている「Teams」。365の管理者からはこんな悩みも聞かれるんですよね。"チーム"がどんどん作成され、どのチームを削除していいのかわからないチームの所有者が異動/退職して、Teamsのチームの継続しての利用可否がわからず、放置されているTeamsの"チーム"とは、まさにチームのことで、プロジェクトや部門単位の集まりとか、そういうまとまりのことを指します。あるケースとしては、プロジェクト単位でチームを作ったり、あるいは課単位などグループ単位で「チーム」を設けて、その中のプロジェクトごとに「チャネル」を立てたりすることが多いですね。...とまぁ、このような使われ方をしているTeamsなので、確かに上のようなお悩みが出てくることは想像に難くないのではないでしょうか。プロジェクトが終了したり、人がやめたりして使われなくなったチームの残骸(データ)だけが残り、無法地帯になってしまう...(そしてTeamsはSharePointの容量を食いますので、残骸がSharePointの残容量を圧迫していく...)では、そんな無法地帯化を避けるためにはどうしたら良いでしょうか?実は、とっても便利な機能があるんです。365グループの有効期限ポリシー)機能を使えるようになります。365グループの有効期限ポリシーを使えば...チームの有効期限を設定できる有効期限がきたら、「所有者」が「手動で更新」するこんなことが出来るようになります。管理者側で有効期限を設定しておくと、有効期限が来ると自動的にこんなメールが届くので、チームの所有者は手動で更新を実施します。これが出来るだけでも、チームが無尽蔵に増え続けて、使用後も残り続けてしまう問題は解決できますが...ちょっと問題なのは「所有者」による「手動で更新」をするという、手作業での運用が必要というところでしょうか...。グループの有効期限ポリシー2019年11月にはライフサイクル管理がもう少し便利に!「なんだ、結局人の手を介さないと無理なんじゃん...ていうか勝手に消えちゃうのかよ...」とちょっと残念に思ったあなた!諦めるのはまだ早いですよ。365グループ)機能が利用されていれば、自動的に有効期限が再設定(更新)されるようになるアップデートが近日実装予定です!今月11月にリリース予定となっていますから、もうすぐですね。このアップデートが実装されれば、「ユーザーにとってはめちゃくちゃ便利だけど、管理者にとってはちょっと厄介なアイツ」ことTeamsも、管理者が大手を振って利用を推進できるようになっちゃうかも?実装が楽しみですね。Preview!まとめいかがでしたでしょうか?今回は、Teamsのライフサイクル管理についてお話しました。今回の五味ちゃんワンポイントまとめTeamsはチームを自由に作れるのがユーザーにとって魅力的だが、プロジェクトが終了したり、チームの所有者が辞めたりして使われなくなったチームのデータの管理をどうすべきか、は管理者にとって課題。SharePointの容量も圧迫しかねない。365グループの有効期限ポリシーでは、チームの有効期限の設定ができる現在は所有者による手動更新が求められるが、今後は「使っていれば自動的に更新」されるようになる!管理者にとっては少し厄介なTeamsのチーム管理も、ライフサイクル管理の機能を使ってクリアしましょう!11月予定のアップデートで、管理者が手間を掛けずに簡単にTeamsを運用できるようになると嬉しいですね。365相談センターまでお気軽にお問い合わせください。※導入後のお問い合わせは、販売店さま、もしくは購入後の問い合わせ窓口までお願いいたします。365の専任スタッフが皆さまからのお問い合わせやご相談に丁寧に回答いたします。365の最新情報をご提供しています。365相談センターまでお気軽にご相談下さい。お問い合わせフォームツイート※こちらの記事は掲載時の情報となり、今後変更となる可能性がございます。最新情報や、ご利用ガイドのご紹介をしています。フェイスブックも更新中!※掲載の情報は、変更となる可能性がございます。C&S株式会社によって運営されています。