1号)の全部を改正する。この規程は、別に定めるもののほか、文書の管理について必要な事項を定めるものとする。この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)であって、組織的に用い、保有しているものをいう。3号)に規定する会計室をいう。文書を集中管理する組織の範囲であって、主務課等及び総務課長が特に別に設けることが適当であると認めた施設等をいう。文書を活用するために、当該文書に係る事案の処理が完了した年度及びその翌年度において保管単位で管理することをいう。保管期間が経過した後においても活用することが予想される文書及び証拠として残すべき文書を総務課又は保管単位が管理することをいう。現年度の保管場所から前年度の保管場所に移すことをいう。文書を保管から保存へ移すことをいう。起案した文書で決裁前の文書をいう。文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務能率の向上に役立つよう処理しなければならない。文書は、個人情報の保護に留意し、かつ、住民の利用に役立つよう適切に管理しなければならない。総務課長は、各保管単位における文書の取扱いに関し、必要な調査を行うとともに、その指導及び改善に努めなければならない。課長等は、常にその所管に属する文書の適正かつ円滑な取扱いに留意し、その促進に努めなければならない。8号)の規定に基づく文書の開示・不開示区分を定めなければならない。文書管理に関する事務を指導し、及び改善させるため、各保管単位に文書管理主任を置く。文書管理主任は、庶務担当の係長(庶務担当の係長のいない主務課等にあっては、課長等が指名する職員)をもって充てる。文書管理主任は、課長等の命を受け、次に掲げる事項を処理しなければならない。文書の審査に関すること。文書の処理の促進に関すること。文書の受理に関すること。文書の保管、引継ぎ及び廃棄に関すること。文書事務の指導及び改善に関すること。その他文書の管理及び取扱いに関し必要なこと。文書管理主任を補佐するため、主務課等に原則として文書取扱員を置く。文書取扱員は、課長等が所属職員のうちから指名する。文書取扱員は、文書管理主任の指示を受け、次に掲げる事務を処理する。文書の収受及び発送に関すること。文書の整理に関すること。その他文書の取扱いに関すること。法規文書は、次のとおりとする。令達文書は、次のとおりとする。公示文書は、次のとおりとする。一般文書は、次のとおりとする。経由すべきものとされている申請書、願書その他書類を他の機関に送り届けること。前項の一般文書は、次のとおり対内文書及び対外文書に区分する。公示文書にあっては1月1日から12月31日まで、一般文書にあっては4月1日から3月31日までとする。公示文書のうち総務課長が特に認めたものは、4月1日から3月31日までとすることができる。総務課に到達した文書の受付及び配布は、次に定めるところによるものとする。到達した文書は、原則として開封しないで主務課等に配布するものとする。特別送達による文書にあっては、特殊文書受付簿(様式第1号)に記載し、主務課等に配布するものとする。2以上の主務課等に関係のある文書は、その関係が最も深いと認められる主務課等に配布するものとする。配布すべき主務課等が明らかでないときは、配布すべき主務課等を定めるものとする。郵便料金の未払又は不足の文書がある場合は、総務課長が適当であると認めるときに限り、その未払又は不足の料金を支払って受け付けるものとする。前条の規定により主務課等に配布された文書及び直接主務課等に到達した文書の収受は、次に定めるところにより処理しなければならない。文書は、即日開封し、当該文書の余白に収受印(様式第2号)を押すとともに、必要に応じて、文書収受簿(様式第3号)に記載するものとする。刊行物、ポスターその他これらに類する文書及び課長等が指定した文書は、前号の規定にかかわらず、収受印の押印を省略することができる。文書管理主任は、収受印を押した文書を課長等に提出しなければならない。課長等は、前項の規定により提出された文書を速やかに査閲し、収受印の横に認印し、その処理について特に上司の指示を受ける必要があるものは、先にその処置を行い、その他のものは、次に掲げる処理に必要な指示をして、文書管理主任に交付するものとする。第11条の規定により配布を受けた文書及び主務課等に直接到達した文書中に、当該主務課等の所管に属さないものがある場合において、転送すべき主務課等が明らかなときは直ちに転送し、転送すべき主務課等が明らかでないときは直ちに総務課に送付するものとする。電磁的記録の受信は、通信回線を利用して行うことができる。主務課等において受信した電磁的記録については、その内容を速やかに出力し、紙に記録するものとする。前項の規定により電磁的記録の内容が記録された紙は、直接主務課等に到達した文書とみなし、前2条の規定による処理を行うものとする。受信した電磁的記録のうち課長等が認めたものは、紙に出力することを省略することができる。主務課等は、事案の処理に当たって、原則として処理内容等を記録した文書を作成しなければならない。文書の起案者は、起案に当たっては、即日着手することを原則とし、事案の内容により調査等に相当の日数を要するときは、あらかじめ課長等の承認を得るものとする。文書の起案は、起案用紙(様式第4号)を用いて行わなければならない。次に掲げるものについては、この限りでない。起案に当たっては、前項ただし書に掲げるものを除き、文案のほか起案理由その他決裁の参考となる事項を記録し、必要な書類(電磁的記録を含む。)を添付するものとする。起案に当たっては、次に掲げるところによらなければならない。4号)の定めるところによること。定例又は軽易な事案を除き、準拠法令その他参考事項を付記し、起案が収受文書に基づく場合は、関係書類を添付し、起案の根拠理由等を明らかにしておくこと。一般文書にあっては、「駿」及び別表第1に定める記号を付するものとする。発送を要しない文書については、この限りでない。「指令」の記号を付するものとする。前2項の規定により難いときは、総務課長と協議の上、別に定めることができる。消防署長名を用いるものとする。職名を用いることができる。電話番号を記録するものとする。起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議するものとする。起案文書(第17条第1項ただし書に規定する起案文書を除く。)は、原則として主務課長等の回議を受ける前に、文書管理主任の審査を受けなければならない。文書管理主任は、起案文書の審査に当たっては、第18条から第20条までの規定に基づき審査し、起案者に対して必要な指示を与え、又は当該起案文書を修正することができる。回議書で、他の部課に関係のあるものは、次により決裁を受けなければならない。同一の部内で他の課等に関係があるものは、関係課長等の合議を経て、主管部長の認印又は決裁を受けること。他の部課に関係があるものは、主管部長の認印又は決裁を受けた後、関係部課に合議すること。合議を受ける責任者は、課長等及び部長とする。回議書は、原則として関係係長(課長補佐を置く課にあっては、関係係長及び課長補佐)を経由するものとし、特に審査又は記帳を要するものについては、係員を経由するものとする。第1項の規定にかかわらず、他の部課に関係のある事案であっても、あらかじめ、他の部課において異議のないことが明らかであるもの又は既に承知されているものについては、合議を省略することができる。次に掲げるものの起案文書は、総務課長を経て、消防部長に合議し、審査を受けなければならない。起案文書の回議又は合議を受けた者は、速やかに完了するよう努めなければならない。起案文書の内容が秘密を要するもの、特に急を要するもの又は重要で異例に属するものは、課長等その他の責任者が持ち回り、回議し、又は合議しなければならない。起案文書の内容について修正をしたときは、修正者は、修正箇所又は適当な箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。起案文書の内容について回議又は合議の結果重大な修正が行われたとき、又は廃案になったときは、課長等は、回議済み又は合議済みの関係部課長にその旨を通知するものとする。起案文書について決裁がなされたときは、起案用紙の所定の欄に決裁年月日を記載するものとする。2号)の規定に基づき専決した文書には、専決者を明確に表示しておかなければならない。電子計算機処理により作成する文書については、「*」で表示することができる。規定に基づき代決した文書には、代決者は認印し、「代決」と朱記するものとする。文書の浄書は、主務課等が行うものとする。浄書した文書は、決裁文書と照合しなければならない。7号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。定例又は軽易な内容にあっては、「(公印省略)」の記載をして、その押印を省略することができる。文書には、次に定めるところにより文書番号を付するものとする。軽易なもの及び契約文書、賞状その他文書番号を付することが適当でないと認める文書については、この限りでない。一般文書にあっては、保管単位ごとに文書起案・発送簿(様式第5号)により、年度ごとの一連番号を付する。同一事案に係る往復文書に付する文書番号については、当該事案が完結するまで同一番号とし、「の2」、「の3」の順で用いるものとする。法規文書にあっては、総務課所管の例規簿(様式第6号)により、暦年による一連番号を付する。令達文書にあっては、総務課所管の令達簿(様式第7号)により、暦年による一連番号を付する。公示文書にあっては、総務課所管の告示番号簿(様式第8号)により、暦年による一連番号を付する。第1号の規定にかかわらず、対内文書については「事務連絡」と、対外文書のうち軽易なものは「号外」とすることができる。文書の発送は、消防本部及び会計室にあっては総務課、消防署においては消防室等で行う。組合管内に発送する文書は、職員により直接送達させることができる。前項の規定により送達する文書で特に重要なものは、文書送達簿(様式第9号)により、受領印を徴することができる。郵送は、料金後納郵便扱いにより発送する。これにより難いときは、郵便切手又は料額印面の付いた郵便葉書を使用することができる。電磁的記録の送信は、通信回線を利用して行うことができる。文書は、必要に応じ、速やかに取り出せるように系統的に整理し、各保管単位において保管するものとする。文書は、執務中を除いては、自己の手元に置いてはならない。電磁的記録は、別に定める方法により、適切に管理しなければならない。廃棄について管理者が別に定める様式により、必要な事項を記録しなければならない。