ワークフローとは?意味や歴史、システム化のメリットを詳しく解説!|ITトレンド資料請求リストに製品が追加されていません。最終更新ワークフローシステムの製品一覧ワークフローとはどのような意味なのでしょうか。仕事の流れを指す言葉だとは分かっても、具体的に理解していない人は少なくないでしょう。上手くワークフローを回す方法を知りたい人も多いはずです。この記事ではワークフローの概要から多くの企業が抱える課題、それを解決する方法まで解説します。今週のランキング第1位は?ワークフローとはワークフローの概要を見ていきましょう。組織内の業務手続で発生する一連の流れワークフローとは、組織内で発生する業務手続の流れのことです。稟議でいえば稟議書の提出から上長による承認、そして申請者の手元に返ってくるなどの流れがあります。誰がどのような順番で担当するのかといった具体的な事項も、組織であらかじめ決められているでしょう。この固定的な手続きの流れがワークフローです。図形や記号を用いて分かりやすくワークフローを示したものをワークフロー図と呼びます。担当者や進捗状況などを視覚的に把握できます。稟議や申請業務において設計される一般的にワークフローは稟議や申請の手続きにおいて設計されます。稟議書は本来、意思決定を行う会議に先立って確認するための書類ですが、すべての事案について会議を開くのは非現実的です。そのため、書類の回付・承認だけで決裁が行われることも多く、その流れがワークフローとして管理されます。業務の流れを管理しようという考えが登場したのは1880年代後半ごろです。コンサルタントのヘンリー・ガントが業務フローの概念の生みの親とされています。ガントはガントチャートの考案者として知っている人も多いでしょう。彼らは当時、特に製造業において効率的に業務を管理する方法を研究していました。その後、労働環境が技術的に進歩する中で、業務フローに関する研究も深まり普及していきました。ワークフロー(workflow)という用語が初めて登場したのは1920年前後のことでした。業務の流れに対する最適化理論の適用も始まっていました。第二次大戦やアポロ計画の影響もあって、ワークフローへの関心はさらに高まっていきます。その後、1980年代にワークフローの考え方はさらなる脚光を浴びます。求められるようになったからです。その後もコンピュータの普及に伴って、業務の合理化が進みました。その高度化したワークフローをもっと幅広い業務に適用しようと試行錯誤が重ねられ、現在に至ります。現在では多くの企業がワークフローをコンピュータ上で運用しています。紙で運用している企業もまだ少なくありません。そのような管理体制にはどのような課題があるのでしょうか。承認や決裁の速度において、紙による運用はコンピュータ上での運用に比べて大きく劣ります。申請書に印を押す上長が出張などで不在の場合、その人が帰って来るまでワークフローが完全に停滞します。上長とオフィスが離れている場合は申請書を郵送するだけでも数日かかるでしょう。そのほか、手書きであることによるタイムロスもあります。手で書くこと自体にも時間がかかるうえ、わずかな書き損じでも全体を書き直さなければならず大きな手間がかかることになります。書類を整理するのにも時間がかかるでしょう。紙の書類には、常に紛失のリスクが付きまといます。ほかの書類に紛れて分からなくなることもあれば、誤って捨ててしまうこともあるでしょう。盗まれて第三者の手に渡る可能性もあります。盗まれたのか紛失したのかを判断しにくいのも難点です。データの改ざんや流出が起きた場合にも発見や原因の特定に時間がかかるでしょう。統一的な管理が難しいため、決定的な対策が立てにくいなどの点でも、安全性に課題があるといえるでしょう。紙の書類にはさまざまなコストがかかります。印刷するだけでも用紙やインク、プリンターにお金がかかります。離れた場所へ書類を回付する際には郵送費が必要です。決裁を終えた書類の保管も無料でできるわけではありません。ファイルやキャビネットだけでなく、土地にもコストが生じることになります。それらの手間にかかる人件費も考えると、見えないところでも大きなコストが発生しているといえるでしょう。課題を解決する「ワークフローシステム」とはコンピュータ上でワークフローを管理する際には、ワークフローシステムが使われます。これは、ワークフローの管理を効率化する機能を備えたITツールです。System」を略してWFMSと呼ばれることもあります。基本的に電子上の申請フォームと、それをあらかじめ設定した流れに沿って回付する機能からなります。申請者はシステム上で必要事項を記入すれば、あとは設定どおりに書類が回付されていくということです。上長による閲覧・承認もシステム上で行われます。すべて電子上で完結するため、紙に印刷する必要はありません。決裁を終えた書類も電子データとして保存されます。それらを探したいときは検索すればよいだけであるため、紙の書類と違って管理の手間はほぼありません。ワークフローシステム活用のメリットワークフローシステムにより業務がどのように変化するのでしょうか。システムを活用するメリットを4つ見ていきましょう。業務を効率化できる紙で運用するよりもワークフローの流れが早くなります。手書きで記入する手間がなく、修正も簡単です。時間や場所を選ばずに手続きできるため、地理的に離れていても問題はありません。書類を郵送するのにかかる時間も出張中の上長を待つ時間もかかりません。次は誰に回付すればよいのか分からず遅れるといった問題も回避できます。ワークフローシステムにあらかじめ流れを設定しておけば、利用者が次に書類を渡す相手を意識する必要もありません。現在書類が誰の承認待ちなのかといったワークフロー上の状況をリアルタイムで把握することも可能です。それらの結果、申請してから決裁されるまでにかかる時間を大幅に短縮できます。フットワークの軽い経営が実現し、ビジネスを加速できるでしょう。効率化するのは申請から決裁までだけではありません。紙の書類と違って管理の手間はかからず、書類を探したいときも検索すれば瞬時に見つかります。ワークフローシステムを導入すれば、ワークフローに関係するほぼすべての段階を円滑化できます。内部統制を強化できるワークフローシステムでは、書類が誰の手元にあるのか一目で確認できます。遅延を招いた場合はそれがすぐに露呈するため、各人が迅速に対応するようになるでしょう。イレギュラーな対応を防止できるのもメリットです。システムではあらかじめ決められたフローでしか承認できないため、個人の勝手な判断による変更はできません。何らかの事情でやむを得ずフローを変更したい場合は、権限に基づいて手続する必要があります。万が一データの改ざん・流出などの問題が生じた場合には、誰がそれをやったのか履歴から確認できます。二度と同じことが起きないように対策を立てられます。見える化によってコンプライアンスの強化を図れるでしょう。そのほかにも、自動的に現行の書式に統一されるなど、適正な手続きを実現する機能が豊富に備わっています。コストを削減できるワークフローシステムを使えば、ワークフローにおけるすべての作業が電子上で完結します。したがって、紙の書類を扱う場合のようなコストがかかりません。具体的には用紙代やインク代、郵送費、FAX代、管理費などを削減できます。手間が減るということは人件費も減るということです。見えないところでもコストカットできるため、それらを総合すると削減できる金額は侮れません。柔軟な働き方を提供できる紙でワークフローを運用する場合は、その紙が関係者の手元に物理的に渡らなければなりません。そのため、「本人がこの場にいないからどうしようもない」という事態が発生しがちです。その結果、営業社員が経費精算のためだけにオフィスに戻るような、大きな無駄が発生します。ワークフローシステムを使えばその課題を解決できます。電子上でワークフローが完結するため、関係者が必ずしも出社する必要がないからです。出張先からはもちろん、自宅からでも申請や承認が可能です。時間や場所にとらわれない先進的な働き方が実現するでしょう。ワークフローシステムを導入し、柔軟な組織を構築しよう!ワークフローとは、組織における手続きの一連の流れのことです。紙でワークフローを運用する場合、以下の課題があります。■書類の盗難・紛失リスク■保管・郵送のコストこういった課題の解決にワークフローシステムが有効です。そのメリットは以下のとおりです。以上を踏まえ、ワークフローの効率的な運用を目指しましょう。稟議書の電子化とは?メリットや注意点もご紹介!ワークフローシステムで稟議を効率化できる?メリットや機能も紹介!IT製品・サービスの比較・資料請求が無料でできる、ITトレンド。「ワークフローとは?意味や歴史、システム化のメリットを詳しく解説!」というテーマについて解説しています。ワークフローの製品導入を検討をしている企業様は、ぜひ参考にしてください。基本情報から選ぶ時のポイント、ITトレンドおすすめの製品情報をまとめてご紹介します。ActionPassportいま使用している紙の書類をそのまま再利用することで、ワークフローの電子化を実現するクラウドサービス。コンプライアンス強化のための決裁フローの可視化にも最適です。紙の申請・決裁業務をそのまま電子化する「Create!Webフロー」Create!Webフローは「紙」と「デジタル」のメリットをあわせ持つワークフローシステム。紙による申請・決裁の流れをシステム上に再現することで、業務プロセスの可視化・効率化を実現します。外出先や遠隔地で申請承認できて業務効率UP!プログラム知識不要で誰でも使えるからスピード導入を実現。少人数~大規模組織まで「Styleflow」は日本のワークスタイルに合わせたサービスです。システムの決定版楽々WorkflowIIすぐに簡単に導入できる「クラウド」や基幹システム連携対応の「パッケージ」など予算や規模に合わせて様々なワークフローを提供。クラウドワークフローfreeeクラウドワークフローで、簡単申請、どこでも承認。1つで一気通貫で対応することが可能です。可視化され、業務のペーパーレス化・効率化を実現します。Cloud紙帳票やExcelなどのデータを使用しておこなっていた業務をクラウド上で実現。手書きからデータ入力へ移行した感覚で使えます。X-pointWeb上で各申請フォームを簡単に作成でき、紙の書類イメージもそのまま画面に表現できます。入力頂いたデータは自由に活用頂けます。株式会社コラボスタイルwebとExcelで誰でも作れる直せるwebワークフローシステム「コラボフロー」コラボフローはWebとExcelがあれば誰でもワークフローを作成・運用できるWebワークフローシステムです。使い手を選ばない簡単な操作性と充実機能で刻々と変化する業務に迅速柔軟に対応します。販売管理システムを始めとした他システムとの連携も可能です。【迷わない!】2020年最新ワークフローシステム26選を比較2019年最新のワークフローシステム26選を徹底比...ワークフローシステムで稟議を効率化できる?メリットや機能も紹介!日本の企業の意思決定で重要な役割を担う稟議。...支払申請のワークフローを効率化するには?効果や必要な機能を解説!支払申請のワークフローを効率化するにはどうすれ...ワークフローとは?意味や歴史、システム化のメリットを詳しく解説!ワークフローとはどのような意味なのでしょうか。資料請求フォームはこちらplay_circle_outline0件の製品が資料請求リストにあります。すべての製品に資料請求するplay_circle_outline。