文書管理主任は、毎年3月31日までに、基準表を確定しなければならない。文書管理主任は、前項の規定により確定した基準表を1部、引継ぎ終了後、第39条第4項の規定により整理番号を記入した基準表を1部、それぞれ総務課長に速やかに提出しなければならない。文書管理主任は、基準表の提出後記載事項に変更があった場合は、変更理由を明らかにし、その旨を総務課長に報告するものとする。保管文書の貸出しを受けようとする職員は、当該文書を保管している保管単位の文書管理主任にその旨を申し出なければならない。文書管理主任は、毎月末に保管文書の点検整理を行わなければならない。文書の保管及び保存する期間(以下「保存年限」という。)は、次のとおりとする。文書の保存年限は、別表第2に定める基準に基づき課長等が定めるものとする。保存年限は、当該文書に係る事案の処理が完了した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。暦年により処理する文書についても、同様とする。年度に関わりなく使用する文書及び一定の期間継続する事業等に係る文書で、単年度で区分することが不適当と認められる文書については、移換えをしないことができる。前項に定める文書の保存年限は、移換えをすることが適当であると認められた日の属する年度の翌年度の初日から起算する。き続き保存を要する文書について、総務課長に引き継がなければならない。総務課長は、引継ぎを受けた保存文書を、保存年限別に整理して、文書庫等へ収納する。(様式第11号)により保管単位へ通知するものとする。文書管理主任は、前項に規定する通知に基づき、基準表に整理番号を転記するものとする。総務課長が第1項及び第2項の規定により難いと認めた文書については、課長等が、保管単位において保存するものとする。保存文書の貸出し又は閲覧を受けようとする者は、保存文書利用簿(様式第12号)に所要事項を記載し、総務課長又は課長等にその旨を申し出なければならない。総務課長又は課長等は、前項の規定による申出があったときは、保存文書を貸し出し、又は閲覧させるものとする。貸出期間は、原則として1週間以内とし、貸出しを受けた職員は、当該文書について、転貸、抜取り、取替え等をしてはならない。課長等は、事案の処理が完了した文書について保管又は保存の必要がないと認めるときは、これを廃棄するものとする。総務課長は、保存年限を経過した文書について、課長等と協議の上、これを廃棄するものとする。第39条第5項に規定する文書で保存年限が経過したものについては、課長等がこれを廃棄するものとする。総務課長は、前項の規定による協議の結果、なお保存する必要があると認められるものについては、更に年限を定めて保存することができる。と適宜協議の上、保存の適否を決定できるものとする。課長等は、第1項、第2項及び前項の規定により廃棄された文書については廃棄年月日を、第3項の規定により保存年限の延長された文書については新しい整理番号を、それぞれ基準表に記入するものとする。方法により適正に行わなければならない。この規程に定めるもののほか、文書管理に関し必要な事項は、別に定める。この訓令は、平成28年4月1日から施行する。この訓令の施行の日(以下「施行日」という。(昭和54年清水町規則第6号)(以下これらを「関係市町の訓令等」という。清水町から組合に承継された文書に係るものに限る。)は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。この訓令の施行の際現に保存されている文書の保存年限については、当分の間、従前の例(前項に規定する文書にあっては、関係市町の訓令等の例)によることができるものとする。則(平成29年3月15日訓令甲第4号)この訓令は、平成29年4月1日から施行する。訓令甲第4号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。