電話を受けるとき電話の呼び出し音は2回まで電話の呼び出し音が鳴ったらできるだけ早く受話器を取ります。呼び出し音が3回以上鳴ってから取った時には「(大変)お待たせ致しました。」のひと言を添えます。第一声は社名や自分の名前を名乗る外線ならば「お電話ありがとうございます。相手を必ず確認する相手の会社名や名前を復唱確認する。名乗らない場合は、「失礼ですが、お名前を伺ってもよろしいでしょうか」と確認する。挨拶も忘れずに相手が社外の人の場合は、たとえ自分と直接関係のない相手でも「お世話になっております。メモは正確に相手の用件は復唱し、正確にメモする。数字は間違えないように。不明瞭な点や聞き取りにくい場合には、「失礼ですが」と聞きかえして、確実に用件を把握します。必要な項目を明記したメモ用紙を常に電話のそばに用意しておくと良いでしょう。