生産性の向上とは?企業が今すぐに取り組むべき5つのこと働き方改革が国をあげて推進されていることもあり、「生産性を向上させる」「業務を効率化する」「日本の労働生産性は先進国最低レベル」など、生産性という言葉がビジネスの現場で、強く意識されています。実際に自社の生産性をどのように算出し、いかに向上させれば良いか、いまいちわからないという企業担当者の方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、改めて生産性向上の定義について考えた上で、職場の生産性を高めるために有効な施策とポイントについてご紹介していきます。生産性とは?生産性とは、「最小限の投資で最大限の成果を生み出すこと」を表す指標です。言い換えると、生産活動に使った時間や労働力などに対して、どれだけの価値を生み出すことができたかで測ることができます。いった3つの種類があります。職場の生産性向上を語る際、最も多く使われるのは「労働生産性」です。労働生産性とは、会社で社員1人あたりが生み出している成果を指標化したものです。一般に生産性と語られるときは「労働生産性」を意味することが多いですので、本記事における「生産性」は「労働生産性」と同義とします。ことを指しますので、覚えておいてください。生産性の種類が違えば、その測り方も様々です。計算式に基づいたものであり、「金額」で労働生産性が表現されています。参考:2017年の日本の時間当たり労働生産性(就業1時間当たり付加価値)は=47.5ドル(約4,733円)出典:日本生産性本部なお、上記は日本の1時間あたりの労働生産性の推移のグラフですが、時間単位ではなく1人当たりの年間労働生産性でデータを取っている例も見られました。生産性は物価の変動や技術の進歩など外的要因に左右されやすくもあるため、金額ではなく、物量を単位とする場合もあります(物的生産性)。このように、生産性は様々な指標で分析することができます。▼「生産性」と「効率化」の違い生産性と同じような意味合いで「業務効率化」という言葉もよく使われます。業務効率化とは、文字通り業務を効率化する作業であり、位置づけとしては生産性を高めるための手段です。個人の工夫でできることから業務フローや組織の在り方を見直す会社単位の大きな施策までいろいろな手段があります。仕事の無駄を省き効率化させれば、現状よりも低コストあるいは短時間で同じ売り上げを出すことができます。業務効率は、生産性向上に貢献する一要素な訳です。企業に生産性向上が求められる理由は「人材不足」と「国際社会とのパフォーマンス競争」どの企業も生産性を上げること、つまり売上を拡大しコストを抑え、投資金額を超える利益を出すことを目標にしていると思います。その利益により人材を雇用し、新しい事業分野への投資ができ、また社会貢献活動も拡充していけるからです。そのため生産性向上は、企業の命題であり永遠に取り組むべきテーマと言えます。加えて今後は、企業の生産性がますます問われる時代に突入すると考えられています。それには、以下2つの理由があります。生産性に重きが置かれるようになる要因の一つが、日本の深刻な労働人口(15〜64歳)の不足です。ここでは、有効求人倍率を指標として実態を把握してみます。有効求人倍率は、「1」を中間値とし、そこからの数値の振れ幅によって労働市場の需要と供給のバランスを表します。倍率が「1」より大きくなるほど「求人数が多く、働き手が不足している(=人材不足)」状態を刺し、反対に小さくなるほど「求職者が多く、企業にとってはよりどりみどり(=就職氷河期)」な状況を表します。日本における有効求人倍率は、2010年から8年連続して増加の傾向にあり、2017年は「1.50倍」、翌年2018年には「1.60倍」となっていました。これは中間値を大幅に上回っており、「求人数が求職者より多い」、つまり究極の人手不足状態であることが読み取れます。企業にとって事業を回してくれるリソースが足りていないことを意味するので、深刻な問題と言えるでしょう。これからの日本は少子化により労働力人口が急速に減少していきます。中堅・中小企業は労働者確保が困難になるという課題に直面しており、人手不足による倒産も増えています。日本社会での指標以外に参照したいのが、国際社会における日本のパフォーマンスです。2019」では、OECDデータに基づく2018年の日本の時間当たり労働生産性(就業1時間当たり付加価値)は46.8ドルで、OECD加盟36カ国中21位であることがわかりました。2019また主要先進7カ国でみると、データが取得可能な1970年以降、最下位の状況が続いています。マクロの数字であり、一般企業の生産性がすべて低いと言い切ることはできません。生産性向上への取り組みと言う観点から言えば、労働生産性の高い諸外国は日本より先行して生産性向上の施策を打っていることは否めません。▼例:アメリカアメリカでは2000年代以降、小売業などのサービス業でITシステムを積極的に導入し労働生産性を向上させたと言われています。▼例:フランス1998年に週35時間労働制を導入するとともにテレワーク、コワークの普及に力を入れています。働き方の多様化を推進し、在宅ワークやリモートワークができるように国内にコワーキングスペースを増やし、オフィスに通勤しなくても仕事が行える労働環境を整備しています。このように、課題を抱えながらも生産性向上に取り組んできた軌跡が伺えます。日本は周回遅れで対策が求められるようになったのが現状ですが、他国の成功と失敗を参考にできる立ち位置にあるとポジティブな見方もできるかもしれません。いずれにせよ、国際社会から遅れを取らないためには、生産性向上に向き合うことは避けられないでしょう。生産性向上でよく誤解されることここまで、企業の労働生産性を上げることの重要性を理解できたと思います。これからの時代においては、日本だけでなく国際社会で生き残っていくためにも、企業パフォーマンスを高めることは極めて大切だということです。一方で「生産性」という言葉には、いまだに誤解されやすい部分があります。そこで、生産性を高めることに対して多くの人が抱いている不安を払拭していきたいと思います。現在の働き方改革が「働かせ改革」と揶揄されることもあるように、生産性向上への取り組みそのものが誤解されているきらいもありますが、ここで正しい理解を深めていきましょう。生産性向上に対する不安1:かえって仕事が増えるのでは?生産性を高める施策に対してよく聞く不安の一つが、「生産性を上げると、かえって労働者の仕事が増えるのでは?」といった意見です。これは、生産性がアウトプットのみを指すと認識していると起こってしまいがちな間違いです。生産性向上とは、先述の通り「インプットに対するアウトプットの量」で測ることができました。本来は、重複している業務は統合し優先順位の低い業務はアウトソーシングするなどの業務効率化によって、一人あたりの利益率を上げることで達成されるものです。そのために企業が検討すべきことが、IoTやAIといった第4次産業革命に関連する技術の導入です。経理や総務業務をクラウド化したり、一連の業務にRPAを導入したりすれば、従業員はより価値を生み出す仕事につくことができるようになります。今まで移動や準備にコストを取られていたミーティングも、Web会議システム・テレビ会議システムを活用すれば、革命的な業務改善を期待できます。結果、業務量はむしろ減少するはずです。業務フローを見直さず、必要なITインフラの整備もせず、残業時間だけ減らすと単に現場に負荷がかかります。環境を変えずに一従業員が個人の工夫のみで業務を効率化し空き時間ができたところに追加の仕事をいれてしまうと、優秀な従業員に仕事が集中し疲弊してしまうリスクもあります。業務フローの見直しから着手する必要があるでしょう。生産性向上に対する不安2:休みが取りにくくなるのでは?次によくある不安が、「生産性を上げると休暇が取りにくくなるのでは?」といった疑問です。こちらも、「生産性の向上」と「生産量の向上」を誤解してしまった例になります。-技術革新と働き方改革がもたらす新たな成長-(2017年度)」では、労働時間が短いほど生産性が高くなることが報告されています。これは、OECD加盟国を比較して、労働時間の短縮が生産性向上に結び付いているデータを分析して出た結果のようです。働く側の自由度を高める方針です。そもそも8時間労働が先進国に定着したのも、米国のフォード自動車を中心とする企業がさまざまなデータを取り、9時間労働、10時間労働よりも8時間労働の生産性が高いという検証があって普及しています。過剰労働は短期的には生産性が上がっても、長期で見ると労働者が疲弊し、むしろ生産性が下がるのです。時代は大きく変わりIT社会となった今は、さらに労働時間短縮の方向に向かうことはあっても、労働時間が増えることは考えにくいと言えるでしょう。これらのことから、企業の生産性を高めることは、企業にとっても社員にとってもメリットの大きい取り組みであることは明らかです。コストの安い単純な業務をIT技術によってまかない、反対により創造的でイノベーションを生む仕事に注力できるような環境を構築しましょう。生産性を上げていくためには、業務を効率化し極力コストを削減し、従業員が付加価値を生む仕事に取り組んでいく必要があると説明しました。ここからは、具体的な対策案について説明していきたいと思います。コストを削減するだけでは限度があるため、新しい事業を創出したり、新たな市場に進出することが重要です。生産性を向上させるためには、業務の効率化が不可欠です。近年はさまざまなITツールも登場しているため、業務をデジタル化していくことでコストが削減できます。複雑な事務作業を自動化し効率化を図るRPAやクラウドシステムといったツールを活用することで、書類作成や承認、書類の保存管理のコストを削減することができます。単一部署だけのデジタル化はかえって社内の混乱を招く恐れがあります。全社的な業務プロセスを把握や見直しを行なった上で、業務のデジタル化を推進していきましょう。ワークスタイルの自由度を高める社内制度を導入するインターネットが整備されている日本では、PCやスマートフォン・タブレットといった端末とインターネット環境さえあれば、場所を問わずどこでも仕事をすることが可能です。近年は、法人用のコワーキングスペース、駅などに設置できるBOX型のワークスペースなど多様なサービスも登場しています。フレックスタイム制、リモートワークを導入することでワークスタイルの自由度を高めることによって企業の固定経費となっている通勤交通費や移動コストを削減することができます。働く側の自由度も増すため、企業に対する従業員の満足度も向上するでしょう。具体的には、以下の方法が考えられます。1フレックスタイム制の導入フレックスタイム制とは、「社員が1日の始業時間と終業時間を自分自身で決めて働く」という制度です。この制度を導入し活用していくことで、一人ひとりが持っている労働時間を効率的に使うことができるようになります。始業時刻を遅くすることによって、通勤ストレスからの解放や子供を学校へ送ることができ、社員のワークライフバランスの充実に繋がります。加えて、終業時刻を自分で決めることができるので、仕事の押し付けや無駄な残業を減らすことができます。長時間労働の改善も見込め、社員が高いパフォーマンスを発揮することが期待できるでしょう。長時間労働対策について詳しく知りたい方は、別記事「絶対知っておきたい!働き方改革の長時間労働是正を成功させる秘訣」も合わせてご覧ください。2週休3日制導入こちらはフレックスタイム制よりもさらに踏み込んだ施策です。限られた時間内で高いパフォーマンスをする必要があるため、メリハリのついた時間管理を行う能力も身に付くでしょう。休日が多いことによる従業員のモチベーションや職場への満足度も上がります。週休2日の企業とビジネスを行う場合、休日の日数違いによるコミュニケ―ションの齟齬が発生してしまうことはあるかもしれません。最近はフリーアドレス制の企業も増えています。日本マイクロソフトではWi-Fiルーターやモバイル1式を持って、オフィスの好きな場所で仕事ができます。業務連絡はクラウド上ですべて行えるようになっています。社員用のカフェ、レストランも充実しており、そこで打ち合わせも可能です。オフィス移転とともにワークスタイルを変革した結果生産性は下がるどころか26%向上したと公表しています。テレワークの導入テレワークの導入は、生産性向上には不可欠の施策です。テレワークは英語の「tele(離れた)」と「work(仕事)」を組み合わせた造語で、オフィス以外の場所で、いつでも・どこでも働けると柔軟なワークスタイルを指します。テレワークを導入すれば、生産性の向上が見込めることはもちろんのこと、多様な人材の確保や持続可能な事業の創出にも繋がるため、注目度が高まっています。オフィス勤務の場合は、予定していない突然の打ち合わせが始まってしまったり、繁忙期などは電話対応に追われて自分の仕事に集中できなかった、など想定外の事態が起こりえます。一方でテレワークが制度化されていれば、自宅やシェアオフィスなど、オフィスや同僚とは離れた場所でも仕事を継続できます。自分のペースで仕事ができるようになり、移動や外出準備にも時間を取られないことから、従業員のモチベーションの向上はもちろん生産性の向上も期待できることでしょう。※テレワークの導入にあたり、「コミュニケーションの取りづらさ」が問題になるケースがあります。この記事を読んでいる方の中で、同じような課題を抱えている企業担当者様がいらっしゃいましたら、「課題別に選べる!コミュニケーションツールまとめ」をお読みください。5,000社以上が導入!テレワークツール「V-CUBE」の資料をダウンロードする(無料)企業の生産性向上に繋がった成功事例3選それでは最後に、企業の生産性向上を実現した企業成功事例を、目的別にご紹介します。自社の参考としてみてください。出典:株式会社あしたのチーム人事評価のためのクラウドサービスを提供する人事コンサルティング企業、株式会社あしたのチームは、Web面接を活用した地方の人材採用に積極的に取り組んでいます。同社クラウドサービスのニーズは、人事を専任とした部門を持たない中小企業が中心であり、そうした中小企業は地方に多い特徴がありました。そこで、よりきめ細かなサービス提供を行うため、2014年から急ピッチで拠点展開を始め、2018年には全47都道府県での開設を果たしました。ミーティングでのWeb面接を採用しています。多い時には、なんと1日12名もの応募者(各30分)との面接が行われたそうです。対面での面接が標準化されていたならば、1日の就業時間(8時間)内で同ペースの実施は、明らかに達成し得なかったでしょう。時間やコストを可能な限り削減できるWeb面接システムだからこそ、こうした頻度でも問題なく採用面接を進めることができたと言えます。導入事例詳細は、「全国47都道府県に拠点拡大で採用も急ピッチに採用から人材育成までWeb会議をフル活用」をぜひ合わせてご覧ください。生産性の上がるオフィス設計|リラックススペースを拡充したGoogle社のオフィス出典:Google採用ページGoogleの個性豊かなオフィス、従業員の生産性が高まるように設計されていることで有名です。2021年度の公式採用ページに掲載されている上の写真では、女性社員が掘りごたつで作業している様子が紹介されています。仕事の合間のリラックスが、生産性向上につながることを示していると考えられます。実際に同社オフィスには、ビリヤードや卓球ができるリラックススペースも設けられています。社内ルールや制度、またツールだけでなく、オフィス空間と生産性の関係に目を向けることも大切だと気づかされる例です。出典:味の素HP大手食品企業である味の素は、2017年4月からサテライトオフィスを設置し、「どこでもオフィス」という名称での運用を開始しました。問わない、と設定しました。育児や介護を理由に、業務時間を分割することも可能としました。設置場所の基準には、従業員の自宅の近くであることを意識。その結果、2018年時点で、「どこでもオフィス」の総実施者数は2922名(全従業員の84%)にもなり、実施者の月平均実施回数は6.3回でした。本来であれば、全て移動や準備に消費されてしまっていた時間を、「どこでもオフィス」制度によって労働時間に当てることができており、まさに生産性向上の好例と言えるでしょう。「午前中は自宅で勤務し午後に英会話学校に通い、その後にサテライトオフィスで勤務する」人や、「朝夕は子どもと過ごし、早朝や午後、夜間に勤務する」といった柔軟な働き方を実現しています。味の素が取り組む「どこでもオフィス」の推進まとめ|生産性向上で企業のパフォーマンス改善を!労働生産性を上げるためには、企業内にあるムダな業務やまったく合理的でないプロセスなどを効率化していく必要があります。新規事業分野や研究開発に投資することも重要です。一般に明文化されたルールであれ職場の慣行であれ、決まっていることを変えるときには抵抗があるものです。新規事業開発についても社内の賛同が得られやすい会社ばかりではありません。「働き方改革」という一つの潮流を利用することで、古いインフラを見直したり、組織を変革したり、新規事業に進出することコンセンサスが得やすい面もあります。!空いたワークスペースを会議室として有効活用できる「テレキューブ」もしも今現在、自社で以下のような課題をお持ちであれば「テレキューブ」の導入を検討してみましょう。評価面談や1on1ミーティングなど、個人間の対話に適した場所が少ない誰にも話しかけられずに、業務に集中できるスペースが欲しい機密性が保たれたスペースで、周囲に聞かれずにWeb会議や電話がしたいテレキューブは、オフィスの空きスペースを活用しあらゆる場所に設置ができるスマートワークブースです。Web会議が利用できるPCが設置されており、セキュリティが保たれた静かな環境で業務に集中できます。大掛かりな設置工事の必要がなく最短1ヶ月〜から契約可能です。設置場所や利用シーンを問わず自社のオフィスに合わせた活用を検討しましょう。