西原萌様マニュアル代行プラン導入のきっかけは?社内導入の動きを知り、関心を持った2.1に依頼し、既にマニュアル整備をスタートしている部門から、「作成だけではなく、その後の運用まで力になってくれる」と聞いたことが、導入のきっかけでした。マニュアルに対し、作成のイメージはわくのですが、浸透を図るうえでは経験や知見がないと難しいと考えていましたので、プロのノウハウをお借りできる点を率直にいいなと感じました。決定打は、当社が組織コンサルティングを依頼している株式会社識学が導入されていること。「識学の考え方を前提にマニュアル整備が進むのであれば、良いものができるに違いない」。思えたわたしは実は、中山社長と打ち合わせをする前の段階で導入する気持ちを固めていました。当時、部署にはどのような課題があったのか?業務の属人化が成長のボトルネックになる懸念があった一番は、業務がスタッフに紐づいていること。今後、役職者が出た場合の引継ぎ資料も全くなく、すべてがOJTになってしまう点が課題と感じていました。そこで、『管理職マニュアル』の整備に至り、管理職が行うべき業務の可視化を図りました。取材が進むうえで得られた気づきは?手順が重複する業務やルールが定まっていない業務を発見できたいま話しているこの業務手順は、少し前に話したあの業務と重複している、といった発見が何度となくありました。これらが今まで別のものと捉えていた業務のフローを共有したほうが効率的では、といった気づきにつながり、業務が次々と整理されていきました。加えて、私が話すばかりではなく、そこから疑問点を拾って投げかけていただくことで、いままで何となくやってきた業務や手順が定まっていない業務が浮き彫りになりました。このようなあいまいな部分を明確にすることは、ルール化するうえで大切なことと認識しているので、自分では気づけない視点を持って取材していただけた点は、ありがたかったです。整備に充てる時間が確保できるわたしは、人事部の部長と人事課の課長を兼任しているのですが、整備をするまではどこまでが課長の業務で、どこからが部長の業務なのかが、頭の中で一緒くたになっていました。取材により、これらをどこで線引きすべきかが明確になりました。これは可視化したからこその効果でした。マニュアル整備を2.1にお願いすることにより、ある意味強制的に(笑)、マニュアルに割く時間が確保されたことも良かったです。これを社内で進めていたら、業務が差し込まれるたびに完成日が後ろ倒しになっていたでしょうから、オンスケジュールで進行できたことも大きなメリットになりました。マニュアル整備に期待する効果とは?会社全体の生産性向上を見据え、基本業務の完全遂行ができるようになることマニュアル整備により、目標に対し向かう方向を明確にすることの重要性を再認識しました。今後、教育するうえでも会社や部署の考えかたに沿った行動を促せますし、ミスや事故の防止にも役立つでしょう。教育を受ける側にとっても業務に取り組むうえでの自信になり、自立のスピードが上がると考えています。これらはすべて生産性の向上につながります。当部署においては、これらを前提に新たな役職者がマニュアル通りに業務を進めることで、基本業務の完全遂行ができている状態を目指したいです。今後の2.1への期待は?組織の変化にともなうマニュアルの見直し時も頼りにしたいたとえばですが、今後組織が大きくなるにつれ、業務フローの変更や、別部署への業務の移管が生じることも想定されます。いったタイミングにおいても柔軟にフォローしていただけるととても心強いです。マニュアルの浸透には時間をかける必要があると思っていますので、長期的な視点で寄り添ってくださるとありがたいです。業務が属人化することのリスクに気づきながらも、「今が大丈夫だから、大丈夫」と後回しにしていると、いざ何かが起きたときに部署にひずみが出てしまいます。スタッフに要らぬ負担をさせ、成長スピードのブレーキを踏まないためにも、マニュアル整備を進めてみてはいかがでしょうか。これらに限らず、所属長の判断基準を浸透させ、業務のクオリティを高めるためにもマニュアルは効果的だと思います。最近のマニュアルトレンド「RPA導入支援マニュアル」メールマガジン成果・売上を倍増させ強い会社を作るマニュアルの作成&活用術無料メール講座「マニュアル整備術7つのステップ」を学べます。マニュアル作成講座開講!大変高評価をいただいている弊社代表取締役の中山によるマニュアル整備や活用に関するセミナーを開催中!マニュアルの概念が覆されます!セミナー申込受付中お問い合わせご不明な点がございましたらお気軽にお問合せください。人気のセミナー情報や最新の事例、成果・売上を倍増させ強い会社を作るマニュアルの作成&活用術を定期的にお届け。7ステップ」をまとめた小冊子を無料で差し上げます。社長ブログ学べる動画お問い合わせebookお知らせ採用情報プライバシーポリシーマニュアルによるマネジメント支援の株式会社2.1©Nitenichi,INC.。