システムは、導入すれば何とかなる「魔法の箱」ではない。上手に運用していける環境づくりが重要だと思います。亜依さん−まず、システム導入の検討を開始されたきっかけからお聞かせいただけますか?平位さん:その前に、実は私は3月で退職することになりまして。今日は後任の藤井に業務を引き継いでいる最中なんですよ。?田中さん:システムは平位が担当していたのですが、そんな事情で、今日は私たちも同席してお話しをお聞きすることになりました。藤井さん:よろしくお願いします。-よ、よろしくお願いします。平位さん:システムの検討を始めた頃の話、でしたよね。実は、私は当時、当館の情報整理は「Excelのリストで十分」と考えていたんですよ。言うより、「収蔵品管理システム」の存在自体を知らなかったんです(笑)。「まずはちゃんとしたリストを作らないと」という意識のほうが大きかったですね。−では、システム導入の発案はどなたがなさったんですか?平位さん:前館長です。何かの会議に出席した時、他館でのさまざまな取り組みについて聞く中で「データベースの公開」というテーマがあったようで。−なるほど、それがヒントになって検討を始められたわけですね。専用システムにはどんな製品があるのかを調べようとしたのですが、ちょうどその時に早稲田さんから案内が郵送されてきたんですよ。−それはタイミングが良かったです。導入では、準備も大変だったでしょう?平位さん:そうですね。私としては、むしろExcelレベルでの情報整理が必要な段階だったので、リストができ上がった頃に、その時点の最新版のシステムを入れるつもりでしたから、戸惑いもありましたね。した館側のご苦労は、弊社もぜひ知っておかなければならないことですね。詳しくお聞かせください。−予算が通って具体的な検討を始めた時、各製品を比較検討されたと思うのですが。平位さん:はい、比較検討はしました。大手メーカーのご担当の方にシステムの資料を届けていただいて、ご説明を受けました。その時から、御社の営業の方は、他の会社さんとは印象が全然違いましたね。具体的にはどういう点が?平位さん:まず、説明が分かりやすかったです。コンピュータに詳しくない私にも理解できるように、わざわざ図を描いて持ってきてくださったりね。こちらは知識がありませんし、手探りの状態でしたので同じ質問を繰り返しましたが、何度でも丁寧に教えてくださいました。−でも、その時点での導入は「まだ準備が必要なのに」と思いませんでした?平位さん:いえ、「決まったからにはやらなくちゃ」と気持ちを上手に切り替えることができました。実は、SEの方にもかなり助けていただいたんですよ。-その時、主にどんな点で苦心されましたか?平位さん:仕様決定の部分ですね。「項目体系をどうするか」というところから壁に当たりましたので、それまでに作っていたExcelのシートをはじめ、当館の現状や考えをすべて議論のテーブルに置いて、SEの方と一緒に削っていくという作業を行いました。-日常業務と並行してのことですから、大変だったでしょう?平位さん:そうですね、やはり大変でしたね。SEさんは気長に何度も付き合ってくださいましたから。おかげでじっくり整理できましたが、いま思うと本当に申し訳なかったな、と。お役に立てたなら何よりですし、むしろとても嬉しく思います。帰社したら本人にも伝えておきますね。-ところで、今回のシステム導入は、データベースの公開が目的でしたよね。公開に至っていないようですが、まさか弊社の対応に何か問題が...?平位さん:いえ、それはないです(笑)。実は、当館側で方針の転換があったんです。当初は「何を所蔵しているのかが分かること」を優先的に考えていたのですが、説明文が記載されていないと利用者の方に分かりにくいのではないか、ということになりましてね。そこで、まずはデータの登録内容の充実を図ることにしたんです。-それは素晴らしいことだと思いますが、1点ずつ解説を入れるというのは、本当に大変なお仕事になりますよね。専門知識が必要でしょうし、点数も多いですし。基礎的な情報の入力や画像の登録はボランティアさんなどに手伝っていただいているんですが、説明文を起こすのが結構大変で。私も退職することになってしまいましたし...。藤井さん:私が後を継ぐ予定ですが、かなり大変な作業になりそうです...。-「全部登録」を前提にすると気が遠くなる作業なので、それなら段階的に公開していくという方法はどうでしょう?田中さん:途中段階のものを公開するということですか?-ええ。一度に満点を狙わなくても、「できたところから公開」でも問題ないと思いますよ。実際、そういう方法を採っておられる館も少なくないですし。それもひとつの方法ですね。平位さん:他の館の皆さんの事例は参考にさせていただけそうですね。