効果を把握するのは簡単ではない。SUMMITを導入することで会計システムを一新し、業務効率を飛躍的に向上。数値目標として掲げ、目に見える効率化を実現している。手作業で行っていた会計システムと関連する業務システム間のデータ連携を自動化して、会計業務の負荷を軽減したい。手作業で会計システムに連携していた作業が自動化され、会計業務が大幅に効率化された。IFRS対応、ステークホルダーへの情報開示を迅速化したい。会計システムの更新を機に、会計業務のフローを見直し、抜本的な効率化を図りたい。新システムの設計過程で現状の会計業務フローを洗い出し定量的に分析、効率化の数値目標を設定。稼働半年後に達成度を検証しギャップを分析することで業務を抜本的に見直し、解決策を見出すことができた。国内のあらゆる産業分野にわたり、また納入品は単価数円の部品から、数千万円のシステムまで多種多様だ。本社、4支店、37営業所、そして東部は埼玉県、中部は愛知県、西部は大阪府下に主要物流拠点を構え、即応・即納体制を敷いている。中国、タイ、ベトナムに現地法人、インドネシアに駐在員事務所を開設し海外展開にも力を入れる。同社会計部門が抱える課題は、3点あった。1点目は、会計部門の人材に関する課題で、増員がなかなか難しいこと。配属された社員を一人前の経理マンとして育て上げるまでに多くの時間を必要とすることだ。大島教弘氏はこう語る。個別のシステムで、また給与計算は外部に委託しておりシステムが分断されていました。そのため各システムのデータを会計システムに反映するために、いったん各情報を紙に打ち出し、それを見ながら会計システムに手入力する作業が発生していました。手入力にはどうしてもミスが伴うのでチェック作業が欠かせません。したリスクや負荷を低減させる必要がありました」。手入力連携という状況だった。3点目は、頻繁に改正される法令・税制への対応と、監査法人監査のレベルアップ、投資家からの決算情報開示要求に対し、いかに正確かつ迅速に応えるかなど、外部環境への対応である。「経理部門は課長を含め6名で、取引件数や売上規模に比して十分ではありませんでした。それに加え、システムの連携が十分でないため、単体決算及び連結決算作業に大きな負荷がかかっていました。その結果、常に多忙な状況にあり、経理担当者のスキルを上げ育成する余裕、外部環境に対応する余裕がなかったのです」と大島氏は語る。SUMMITを採用これら課題を解決するために、同社は会計システムの適用範囲を拡大するとともに、新システムへの入れ替えを経理業務一新の好機ととらえ、会計に関わるすべての業務を一から見直し、業務の手順とシステムの最適化を図ることにした。2014年4月、同社経理部は次期会計システムの選定作業にとりかかった。SUMMITの2つだった。選定にあたっては、13の評価項目を定め、点数評価を実施。とチェック内容は詳細である。大島氏はその理由をこう述べている。SUMMITは優れたシステムであると判断しました」。システムの発展性の観点から、「会計システムの評価では、システムの性能や、今後の拡張性も重要と考えました。SUMMITは、例えば管理会計の入力データの集計においても柔軟な設計になっていて、進化していくシステムであると思われました」と語る。債権管理は営業系の基幹システムを引き続き使用するため除外。各現場からは、Excelとの親和性が高い点、経営ダッシュボード機能に対する評価が寄せられました。これらも有力な採用理由となっています」。同社は2014年11月にシステム選定作業を終え、翌月、要件定義に着手。翌2015年4月から設計工程に入る段階で現行業務のフローを作成し、所要時間を洗い出した。新システム運用後の業務フローを作成し目標とする所要時間を設定、数値目標を掲げ業務効率改善に取り組んでいる。銀行振込関連作業である。これらの作業について現行所要時間を積算。一方で、新システムを稼働後、同作業を何時間に短縮できるかの想定目標を立てている。システム選定時の点数評価と同様に、数値で評価しようという取り組みである。大島氏はその狙いについてこう述べている。「せっかく新たにシステムを入れ替えて業務の効率化を図るのであれば、現行の業務を一から見直し、ムダを発見し、目標数値を掲げてみよう。新システムを運用し、現行と目標のギャップを埋めていく過程で、まったく新たな視点で会計業務の効率化に取り組んでみたらどうか。SUMMITは、従来のシステムによる従来の業務処理方法に慣れた我々に、そういうモチベーションを与えてくれるシステムだったともいえます」。新システム導入チームの理解度をチェックシステム導入のプロジェクトチームの理解度をチェックするアンケートの実施も、今回の導入において特筆される有意義な取り組みといえる。そのタイミングは、設計工程が一段落した段階だった。実施の経緯について大島氏は、次のように振り返る。「設計工程の各段階でメンバーに、『次に進むが、これで大丈夫か』と念を押していました。その場の雰囲気から、もう少し踏み込んだ確認が必要ではと思っていたところ、富士通側からも同じ意見が寄せられ、急遽アンケートを実施して理解度を確かめるべきだとなったのです」。従来の業務を新システムで処理した場合、業務・運用の実際がどう変化するかの理解度を5段階で答えるこのアンケートは、計3回、マスタ作成・登録、運用テストなどの段階で実施された。「当初の予定にはないアクションでしたが、アンケートを実施することで、運用開始後によくある『こんなはずではなかった』といった事象はほとんどありませんでした」(大島氏)。導入効果は、新システムによる業務効率の数値目標の達成率からうかがうことができる。システム導入前の業務所要時間から、運用開始後6か月の時点での同所要時間の差分は、経理課の主要業務が1か月あたりマイナス17.2時間、財務課が同18.9時間、総務課が同5.8時間である。経理課の現行業務所要時間と目標所要時間の差分29時間は、当初目標の削減時間の約60パーセントという結果だが、営業系システムのマスタデータの更新方法を改善することで十分達成が可能であるという。「経理課業務の多くを占める仕訳入力では、じつは顕著な導入効果を得られています。その要因は、システムの採用理由の一つであったExcelとの親和性の高さ、そして仕訳辞書機能の使いやすさにあります。仕訳辞書で科目を分けてExcelの一覧表にしてアップロードする方法で仕訳業務が一気に進むのです」(大島氏)。財務課の、目標の13時間減を大きく上回る18.9時間減の効率化は、裏書譲渡手形の管理を紙ベースからシステム化に移行したことが大きな要因とされる。総務課の目標14時間減については、検証月が固定資産税の申告時期と重なったための結果で、通常月においては少なくとも想定した効率化の達成は確実と見られている。5分の1程度に圧縮できる見通しだという。SUMMITではシステムから簡単に出力できるので、劇的な時間短縮になるのです。資料作成などの事務作業から解放され、経営層を支える情報分析等に取り組めるようになったことは経営企画課にとって、極めて大きなメリットだといえます」(大島氏)。さらなる効率化のために導入実績に裏付けられた助言を業務効率化の目標を、達成するべき削減時間として数値化して掲げ、数か月のタームで実績を検証し、目標時間に達していない業務フローについてその要因を探る。対策を講じて効率化策を求めるという同社の業務改善サイクルは、今後も続けられるという。SUMMITの機能をどこまで活用しているかといえば、まだ50パーセントに届いていないでしょう。これまでの業務効率化を継続すれば、会計業務全般に余裕が生まれます。その余力を、IFRS対応などに振り向けていきたいと考えています」。その上で大島氏は、富士通にこう期待する。SUMMIT導入を機に、会計業務全般について一から見直し、具体的目標を策定し、そこに向かって着実に歩みはじめました。富士通には、その節目ごとに常に寄り添い、豊富な導入実績をもとにしたアドバイスをいただき助かっています。さらなる効率化に向けた助言、提言を期待しています」。富士通はこれからも、成長を続ける株式会社日伝様の会計部門を支えるパートナーとして力強いサポートを継続していく。日伝様新会計システム構築プロジェクトに参画させていただき、大変光栄に感じております。データの有効活用を目的とされておりました。そのため経理部様では、日常業務もございます中、要件定義フェーズを長めに設定し、時間をお掛けいただき、大変なご苦労であったと思います。同時に、真剣に取り組む経理部様を粘り強く、しっかりとサポートした当社SEに感謝しております。その甲斐があり、無事稼働し、効果も出てこられているということで、まずは一安心しております。仕入れ、単品・システムで生産現場に供給。FAシステム等の知識とノウハウをもとに自動化、省力化を提案するほか、また加工品製作までトータルに提案、サポート。SUMMIT本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は掲載日現在のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。当社はセキュリティ保護の観点からSSL技術を使用しております。当社はセキュリティ保護の観点からSSL技術を使用しております。