相手への挨拶メールの書き方。お役立ちコラムメルマガ配信・一斉メール配信サービスの【配配メール】お役立ちコラム初めての相手への挨拶メールの書き方。確実に開封&返信してもらえるコツとは?初めての相手への挨拶メールの書き方。タグによる動画の再生に対応していません。メールで最初に目にする「件名」は、開封や返信率に大きく影響します。送信したメールを確実に読んでもらうために、押さえておきたい件名作成の基本のポイント3点を確認しておきましょう。挨拶メールの基本や例文、NGポイントの例文もあわせてご紹介します。確実に読まれるメールは「件名」が大事!メールの件名を一目見た際に、どのような内容なのか伝わらない、特に目を引く文言が記されていない件目だと、返信率や開封率が低くなります。それだけでなく、件名から内容が読み取りにくいメールは、迷惑フォルダに振り分けられてしまう可能性も出てきます。ビジネスメールだと、メール確認がスムーズにいかないことで、仕事にも支障をきたします。会議に関するメールの場合、「明日の会議について」という記載だけで送信したとしましょう。これでは、明日は何月何日なのか、何の会議なのか、そもそも会議の何を伝えるためのメールなのかが全く伝わりません。内容が伝わりやすく工夫された件名だと、相手も一目見ておおまかな内容を確認できるため、開封率や返信率が高まります。具体的にはどのような件名を作成するとよいのか、その詳細を解説していきます。押さえておきたい作成のポイントメールの件名を見たときに内容が伝わりやすく、目を引く件名を作成するためには、まずは基本のポイントから見ていきましょう。明確に伝わる件名を作成することが大切ですが、長くなると受信リストにすべてが表示されずに途中で切れてしまいます。文章のように前置きや挨拶を含めてしまうと、文字数がオーバーするだけでなく、結局、何のメールなのかが把握できません。適切な文字数は、20文字程度を目安とし、件名全体を確認できるように作成しましょう。簡潔にまとめた件名から、メール本文の内容を具体的に伝えるには「いつの用件」「何の要件」「どういう概要なのか」の3つの要素を含めることがポイントです。その3つについて詳しくチェックしていきましょう。1.「いつの用件」セミナーの開催や締め切り日など期日がある場合は、件名にその情報を記します。「第2回」、「9/10厳守」、「No.3」などを入れると、「いつ開催する、いつまでに返事が必要」と特定できます。入れると用件が伝わり、相手もメールを確認する優先順位がつけられます。3.「どういう概要」このメールの目的や、メールの読み手にどうしてほしいのかを明記すると大まかに概要をチェックできます。「~のご案内」、「~のご連絡」、「~のお願い」と入れると件名の具体性が高まるので、メール本文の内容もより理解がしやすいでしょう。基本ポイントと併せてプラスの要素を取り入れることで、20文字程度の簡潔な件名にバリエーションをつけられます。件名にカッコ、特に墨付きカッコ【】をつけると目につきやすく、その中にメールの用件や概要などを入れます。お知らせ】という明記を件名の冒頭に入れると、件名を見てすぐに必要な情報が目に飛び込んでくるので、相手も優先度や内容把握がよりしやすくなります。相手に初めて送るメールや顧客へ送るメール、挨拶メールなどは「どこの誰が送ったものなのか」を明記するのがマナーです。会社名や所属部署、名前などを含めることで信用性が高まり、快くメールを確認できます。山田)」と自分の素性を記入するといいでしょう。伝えたい用件が複数ある場合には、その旨を件名に含めておきましょう。「【確認】○○と○○の件について」や「画像添付のお願い/○○の形式についてご確認」と明記すると、内容だけでなくて確認すべきことがいくつあるのか把握できます。件名を作成する際のポイントを踏まえた上で、基本やプラスの要素を含めたメールの件名の例文をご紹介します。届いたメールに対して返事を送る場合ですが、基本的には件名に「Re:」をつけて返信します。一目見て返信メールであることがわかり、それを見た相手が「あの件に関しての返事だ」と判別できます。メール本文の内容によっては、一言添えるだけでより相手に伝わりやすい件名になります。「Re:○○会議の詳細につきまして」の冒頭に文言を足して「10日了解しましたRe:○○会議の詳細につきまして」と変えると、意図をよりわかりやすく伝えられます。メールの主題が変わってきた場合には?メールのやり取りを何度も行っている中で、当初とは用件が変わってくるケースもあるでしょう。その場合には、やり取りしている内容に応じて件名も変えておくことをおすすめします。新たに件名を変えることで、後で内容を確認する際に、「どのメールに内容詳細が書いていたかな?」と探す手間が省けます。相手に挨拶メールをする場合、件名はもちろん本文にも気を付けなければなりません。ここでは、挨拶メールのおさえるべき基本と例文をご紹介していきます。件名と同じように、挨拶メールの本文は簡潔にまとめるよう心がけましょう。書かれたメールの開封は後回しにされてしまう場合もありますし、相手の手間を取らせない為にもわかりやすくまとめることが大切です。敬語や「てにをは」の使い方に間違いがないか、送信前に再度確認することも大事です。内容がまとまっていても誤字や誤用によって、相手に不快感を与えてしまうかもしれません。できれば自分の目線からの確認だけで終わらせるのではなく、同僚や先輩などに客観的な目線で確認してもらってから送信することをおすすめします。送る挨拶メールの基本を踏まえた上で、読みやすい本文の例をご紹介します。例)突然のご連絡で失礼致します。△△様よりご紹介いただきメールさせていただきました。××部にて営業を担当しております、〇〇と申します。△△様より、弊社で取り扱っておりますサービスにつきまして貴社がご興味を持っていただいているとお伺いしました。弊社のサービスの詳細や導入におけるメリット・費用などをご説明させていただきたいのですが、いかかでしょうか。貴社に直接お伺いしたいと思っておりますので、早速ではございますが、下記の日程の中でご都合はいかがでしょうか?ご検討のほどよろしくお願い致します。定型文による挨拶も大切ですが、相手の状況を考えて気持ちが伝わるようなメール作成を心がけることも重要です。メールの作成完了後には、一度件名と本文を併せて読んでみましょう。内容に相違がないか、件名は本文をわかりやすくまとめた内容になっているか、という点を再度確認するとミスの防止に繋がります。注意点や避けたいNGポイントメール内容がより把握しやすい件名や本文の作成についてご紹介してきましたが、クオリティを上げるためには、注意点やNGポイントなどを押さえることも大切です。受信したメールの中には、【重要】や【緊急】のワードが件名の冒頭に含まれているものを目にすることがあります。これはメール確認の優先度が高く、相手に早く開封・返信を促す際に用いられます。実際にメール本文の内容を確認したとき、さほど重要性や緊急性が感じられないこともあります。そのような場合、相手に不快感を与え、信頼性を下げかねません。期日が迫っている、すぐに確認してほしいものでない限りは、使用を控えましょう。機種依存文字は使用しない意外と気づかずに使用してしまう機種依存文字ですが、PCの環境によっては正しく表示されず、文字化けし、意味不明な文字に変換されることがありますので注意しましょう。件名と内容に相違がないか注意する複数の人に対してのメール作成を同時に行っていると、テンプレートや本文の引用を行うと効率よく作成することができます。前述した通り、不注意によって件名と本文の内容にズレが生じてしまうことがあります。前に送信したメールや返信メールを引用すると、本文は変更したのに件名は変えずにそのまま送信してしまうケースもありますので、必ずチェックを行いましょう。件名を工夫して開封率&返信率アップにつなげようビジネスメールで取引先の相手や、顧客とやり取りをする際に押さえておきたい件名や本文の作成ポイントについてお伝えしてきました。メールを受け取った相手は、件名を見てこれがどのようなメールなのかを把握します。多忙で日々大量のビジネスメールを受信している人にとって、件名を一目見てメールの内容や優先度が理解できることで、仕事の進行もスムーズになります。メールの件名1つにも相手のことを配慮して、でプラスの印象を与えるようにしましょう。(土日祝日除く)メルマガ配信・一斉メール配信サービスの【配配メール】お役立ちコラム初めての相手への挨拶メールの書き方。本番環境そのままのサービスをぜひお気軽にお試しください。※無料トライアルで登録可能なアドレスは100件迄となります。お申込みはこちら資料請求・お問い合わせ機能やプランの詳細から運用のご相談内容まで、営業担当がお答えします。お問い合わせはこちらガイドブックダウンロードこれからメールマーケティングを始める方に最適な、実践的なガイドブックを無料でダウンロードできます。配配メールの最新情報をお届けするほか、メール配信にまつわる実践に役立つ情報をお届けします。メールアドレス※ご登録いただいた方は、「個人情報の取り扱いについて」に同意したものとみなします。レンタルサーバーサービス22,826社、のべ59,426社のご契約を頂いております。