史料館は研究にお使いいただくための施設。史料の情報を公開するのは必須だと思います。さん-まずはシステム導入のきっかけからお話しいただけますか?宮下さん:私は学生時代から、利用者としてここに来ていたんです。-へえ、「来館者」さんだったわけですね!宮下さん:ええ、加賀藩の史料がたくさんありますから、勉強に。当時は紙の目録で、探すのがなかなか大変で。便利に使えたらいいなと感じていました。システム導入の必要性を、まさにご実感になっていたわけですね。宮下さん:そうなんです。縁あって赴任したわけですが、働くうちにご利用くださる方々にわかりやすく情報を提供したいという思いが強くなりましてね。-導入から公開までがとても早かったのは、情報公開が第一目標だったからですね。宮下さん:そうですね。前任者が頑張ってくださって、館のホームページに史料情報が掲載されていたたことも大きいでしょうね。-すでにある程度は実現していたわけですね。宮下さん:当館は図書館の付属施設ですので、いろいろと制限もありますけどね。データは図書館のサーバに置いていただくしかない...とか。-データ量などで制限が発生しそうですね。宮下さん:そうなんです。絵図なら画像なんかも載せたかったのですが。-でも、導入から半年ちょっとで、もう2万点近くも公開されていますよね。すごいことだと思います。-さて、データを公開されてからの効果はいかがですか?宮下さん:来館される方が、事前にいろいろと調べてからお越しになるようになりました。画面をプリントアウトしてご持参になる方もいらっしゃいますよ。-ご質問があった際の対応が、グッと早くなりますよね。利用者の皆様も「その史料が館内にある」ことを確認してからお越しになりたいはずですしね。当館は、閲覧・学習していただくことが重要ですから、「有無」についての事前の情報開示は、とても大事なんですよ。職員の意識も高まりますしね。(前田育徳会)から戦後に寄贈された藩政史料があります。利用率はこれが一番高いですね。-所蔵していることが分かれば、安心してご来館になれますよね。県外からわざわざ来てくださった方に「ないです」と申し上げるのは、本当に心苦しいですからね。史料データの公開は本当に重要なんです。ところで、すべての情報を公開できるわけではありませんよね?宮下さん:ええ、公開していないものもありますよ。公開情報は担当が判断しているのですが、一見すると「この情報も?」というような項目も公開しているんですよ。どんな情報ですか?宮下さん:マイクロ番号や絵図番号といった情報ですね。これは職員向けの情報で、たとえば「これが見たいのですが」とプリントアウトして持ってきてくださった時に、それを見るだけで場所が分かる...といった類のものですね。Excelで管理していた貸出情報なども、一元的に管理できるようになりました。まれに他館からの貸出依頼が重なることもありますが、重複して受け付けてしまうこともなくなりましたね。一元管理はミスを減らしてくれると思います。-実物の管理自体、大変そうですものね。宮下さん:そうなんですよね。1点ずつ中性紙の袋に入れて、一緒にデータにも登録して、ミスなく出して、ミスなく戻す。一元管理は、こうした繰り返しの作業に役立ちますね。-間違って戻したら、それこそ見つけ出すのは大変そうですね...。これまでのご苦労が偲ばれます。今のところ、特に問題はないですね。