勤怠管理タイムカードICカードエクセル2018.07.06最終更新タイムカードの集計は、従業員の給与を計算するために必要な業務です。タイムレコーダーで記録した勤務時間を集計し、従業員の給与を計算します。タイムカードを集計する方法は、無料でおこなう方法と有料でおこなう方法の2種類あります。今回は、タイムカードを無料で集計する方法と、有料で集計する方法をご紹介します。目次1|無料でタイムカードを集計する方法1-1|エクセルのテンプレートを使って集計する1-2|フリーのWebサイトを用いて集計する2|有料でタイムカードを集計する方法2-1|集計機能付きタイムレコーダーを用いて集計する勤怠管理システムを用いて集計する3|このような場合どうする?タイムカードを集計する際に覚えておきたいこと3-1|タイムカードの残業時間15分単位の切り捨ては違法3-2|5分の遅刻を30分の遅刻と同じ扱いにして給与計算することは違法4|まとめ1|無料でタイムカードを集計する方法タイムカードの集計は自分でおこなうことが可能です。コツさえ掴んでしまえば、すぐにできるようになる計算方法もご紹介します。給与構成について時間内労働と時間外労働をそれぞれ集計して給与をまとめることになるので、ダブルチェックがしやすい手法であるともいえるでしょう。1-1|エクセルのテンプレートを使って集計する無料でタイムカードを集計する方法には「エクセルのテンプレート」を用いて集計する方法があります。テンプレート内に関数やマクロが設定されているので、従業員に入力作業だけをしてもらえれば、あとはその結果を集計シートにまとめていくだけで、書式の統一と部署ごとの集計を容易になります。利用時における注意点としては、Excelの関数入力欄を誤って操作して、マクロを壊して集計ができなくなる事態や従業員のシートからの転記ミスがあげられますが、ダブルチェックや経理におけるExcel記入欄の共有を通じてミスを防ぎましょう。分けて算出することが可能です。通常勤務に加えて、その他の勤務も発生しそうな業種においては正確な残業時間を把握することに適したツールとなっています。休憩時間も自動的に控除できる設定となっているのでいちいち時間を再計算する必要はありません。昨今の過重な労働による従業員の自殺や残業時間の徹底管理が働き方改革で訴えられている中で、有用なツールといえます。1-2|フリーのWebサイトを用いて集計する無料の方法には「フリーのWebサイト」を用いた方法もあります。あったか、また遅刻の有無を計算することができます。有料のツールを使うことで、より簡単に、正確にタイムカードを集計することができます。2-1|集計機能付きタイムレコーダーを用いて集計する有料ツールの代表例としてはタイムレコーダーによる時刻記録と自動集計があげられます。機械を購入し対応するタイムカードを活用するだけで印字と集計が可能になる機能がついています。発展したタイプでは、給与計算ソフトと連動して印字した後に給与ソフトへ勤怠データが入力され給与計算も自動でおこなうものもあります。タイムレコーダー給与計算連動モデル:TimeP@CKIII100(AMANO)引用:AMANO株式会社このタイプのタイムレコーダーは打刻された勤怠データの取り込みから集計までパソコンと連動させて作業することが可能です。1台で100名までの打刻と記録ができ、複数の締日にも対応できます。万が一打ち間違いや打ち忘れが発生してもCSVデータを出力できるので後日修正可能です。拠点が分かれていてもSDカードとCDで入力データのバックアップが可能で後日人事部でまとめて集計が可能となります。値段が張ってしまうのが難点ですが、コストに見合った集計とデータ保管をしてくれるので費用対効果は高いといえるでしょう。価格:89,420円(税込)勤怠管理システムを用いて集計する会社の規模が大きくなるに連れて、タイムカードの集計はツールを使ったとしてもかなりの時間がかかってしまうことがあります。集計をするツールに金額をかけるのであれば、タイムカードの代わりになる勤怠管理システムを利用するのも1つの方法かもしれません。打刻から、集計、給与計算ソフトとの連携まで自動でおこなうことができるので、タイムカードを利用する以上のメリットがあります。クラウド型勤怠管理システム:jinjer勤怠(ネオキャリア)引用:jinjer勤怠|株式会社ネオキャリアjinjer勤怠は、マルチデバイスに対応した勤怠管理システムです。エクセルへの入力業務」などに長時間、労力をかける必要があります。jinjer勤怠を活用すれば、タイムカードの集計のみならず、人事担当者の管理業務を一貫しておこなうことができます。場所を選ばないスマートフォンやタブレットを活用した打刻でも位置情報を管理し、簡単な申請作業を導入することで、不正打刻を防止することも可能です。※jinjer勤怠について詳しく知りたい方はこちら!▶スマホで簡単に勤怠管理|jinjerの価格・活用事例を徹底解説3|このような場合どうする?タイムカードを集計する際に覚えておきたいこと最後に、タイムカード計算の実務面における留意点を紹介します。意外と見落としているポイントがあるので、足元をすくわれないようにしましょう。毎日発生する時間外労働に対しての四捨五入や切り捨ては違法です。労働基準法にて労働で働いた時間への対価として賃金を払うことが原則となっており、かつ時間外労働に対しては割増賃金を支払うルールとなっているからです。深夜労働に対して、割増賃金を支払わなければならない」では、実務的にどうすればよいかというと、集計後に1ヶ月間の時間外労働の合計時間が30分未満であればそれを0分とし、30分以上であればそれを1時間として計算する処理が可能となります。事務の利便性を上げるための例外措置として、割増賃金計算における端数処理で次の取扱いをすることが認可されているからです。繰り返しになりますが、残業時間の端数処理の基本は15分ではなく、30分ということを留意しておきましょう。割増賃金を支払わないと、罰金30万円(労働基準法24条規定)と未払い賃金をまとめて支払うことになってしまうので注意しましょう。何よりも重要なのは、従業員に過重な時間外労働を強制しないホワイトな職場作りであることも念頭に入れましょう。3-2|5分の遅刻を30分の遅刻と同じ扱いにして給与計算することは違法25分の労働時間カットは労働基準法24条に違反するので、違反となります。遅刻に対する制裁として減給制度を設けるのであれば、労働基準法91条の制限内であれば可能です。・1回分の減給額が平均賃金の1日分の半額を越えてはいけない。・減給の総額が賃金支払い時期(月給)における賃金総額の10分の1を越えてはいけない。遅刻に対する減給にも限度があることを留意しつつ、ルールを整備しましょう。4|まとめタイムカードの計算について、有料・無料のツールと自分でできる集計方法をまとめました。手間はかかってしまいますが、Web上にあるエクセルのテンプレートを有効活用して、自前で集計することができます。ツールを使えば、早く手間も掛からず労働時間と時間外労働を集計することも可能です。タイムカードの集計方法を決める際には、それぞれのツールの利点と自社の実情が合っているかを点検することが重要です。10人未満の少人数なのに何万円も掛かってしまうツールを導入するのはコスト的に見合わないでしょう。費用対効果高くかつ迅速に従業員やパートのタイムカードを集計できるか考えるといいでしょう。本記事をご覧頂き、タイムカード導入の比較検討時における1つの視点として頂ければ幸いです。NOTE編集部にジョイン。NOTEで公開している。働き方改革に興味があり、生産性が上がるテクノロジーやサービスを常に探している。