館内の誰も知らない情報でもすぐに見つけ出せる環境を20年くらい前の一度だけ展覧会に出品した素描、開館当時から所蔵している特殊な民具...。何千点、何万点もの資料情報を、細かいところまですべて記憶するなんて、どう考えても無理です。必要になった時、すぐに探せる環境こそ、館の業務に必要なのではないでしょうか。記憶の切れ端を手掛かりに、その情報までスムーズにたどり着けることが、専用の管理システムのチカラ。SaaS]の特徴のひとつです。一度指示すれば、あとは黙々と作業、単純業務こそ専用システムの得意分野たとえば美術館では、作品カードの履歴欄に、出品情報を記入しなければならないことがあります。ある展覧会で100点を展示すると「100枚のカードに同じことを書く」ことになるわけですが、こうした単純作業は、学芸員・職員でなければできないことではありません。SaaS]が最も得意とする分野です。展覧会への出品の情報なら、1回だけ入力すれば、あとはすべての資料に同じデータが自動的に登録されます。資料は、ずっと館内に留まっているわけではありません。展示や貸出など、別の場所に動く機会も少なくないものです。SaaS]では、「現在位置」を即座に割り出せる機能も用意しました。貸出中なら、いまは貸出先の館。他館から貸出依頼があっても、「ダブルブッキング」なのでNG。管理をほぼ自動的に行ってくれるなど、業務によってはまるで学芸員のアシスタントのように振る舞ってくれます。手間が大幅に軽減される分、学芸員は創造力や判断力が必要な業務に時間を割くことができるのです。