自社の利益拡大やCSRの一環として、パートナーとのコミュニケーションは今後も期待される分野なのです。解説/ノウハウ1112この記事では、企業のWebサイトが持つ役割を、対象とするユーザー(ステークホルダー)とサイトのビジネス目標の2軸に分け、それぞれのケースに合った事例と対策を具体的に紹介していきます。各記事の最後には、チートシート形式としてまとめたPDFファイルを掲載しています。全17パターンの業務に直結する実践的なノウハウの中から、あなたのサイトに合ったものをぜひ活用してください。[1]はこちらからどうぞ。[4])取り上げてきました。今回も同じBtoBですが、顧客企業ではなく、あなたの会社に対して商品やサービスを導入するパートナー企業(サプライヤー)に対するWebサイトの在り方を考えていきます。大手企業を中心に取り組み始まったばかりの領域ではありますが、将来的に重要な切り口になってくる分野だと考えられます。これから企業のWebサイトを担当していく皆さんには、ぜひ参考していただきたいと思います。[3]でお話ししたように、BtoBの世界では旧来の担当者同士のやり取りから、既存のつながりを越えたやり取りが求められるようになりました。背景には、オフィスのセキュリティ対策による飛び込み営業の防止やコンプライアンス意識に基づく契約関連の公平性・公明性の強化があるといえます。あなたの会社の営業担当者が、飛び込み営業できなくなったということは、あなたの企業にアポイントを取りたいサプライヤーの営業担当もなかなかリーチできずに困っています。これまでサプライヤー対応をしていた担当者のように人つながりで情報入手することができずにいる状況なのです。CSRの観点からも調達の透明性が求められていることや、以前に比べて随意契約を行わない企業が増えてきていることから、入札や相見積もりで提案してもらう企業を選定しなくてはならないのに、どういった企業に対して告知したらいいのかわからないという悩みを背景に、サプライヤーとのコミュニケーションに対してWebサイトで解決できる事柄が以前より広がっているといえるでしょう。経費削減や経営効率化、CSRとして透明性の高い購買取引が求められていることの一環として、分散していた調達業務をまとめ、営業部門などの社内の他部門から購買機関を独立・集約させる企業が増えているようです。部署ごと、事業部ごとに調達していた資材などを一元化することでスケールメリットを図ることと、互いの取引を前提になれ合いで行われてきた、不透明な購買活動を防止するという考えです。ここでネックとなるのは、サプライヤー企業の担当者名簿のクリーンアップです。サプライヤー情報はどのように管理されているのか......これらの情報が最新状態に保たれていないために、結果として適切な発注候補にアプローチできないのです。それぞれの担当部署が分散して調達している範囲であれば簡単に更新できる内容も、一元管理したために情報が膨大になりすぎて管理しきれないという新たな課題が生まれているのです。最近では、Webサイトの制作も購買部の調達業務の範囲としてコンペが実施されるケースがあります。これまで本業の材料や資材を調達していたものとはまったく異なる分野になるため、いったいどのような企業に声をかけたらいいのかわからないというお話しも耳にします。膨大なサプライヤー情報の管理と新たなサプライヤーへのリーチ。これら2つの課題に対する解決策が求められているのです。コミュニケーションチャネルとしてWebサイトを有効活用パートナー企業の調達業務を取り巻く課題を解決するために、Webサイトで出来ることが2つあります。円滑なやり取り(エントリー機能を用いたサプライヤー情報のクリーンアップ)いずれも、コミュニケーションチャネルとしてWebサイトを活用することで調達業務を効率化しつつ、サプライヤー情報を新鮮かつ有効な状態に保つことが狙いです。対象は、現在取引状態にあるサプライヤーだけでなく、今後を含めて可能性のあるすべてのサプライヤーを対象に考えます。公平・公明な調達姿勢を社内外に訴求するとともに、新規のサプライヤーに対して門戸を開く意義があります。調達業務効率化として有効なコンテンツそれでは、パートナー企業向けサイトにおける調達業務効率化のためのコンテンツについて、具体例をあげていきましょう。法令順守や適切な取引による信頼関係の構築など、すべての調達活動に関わる指針を表明します。重要視する社会規範などを提示するのが一般的です。最近ではグリーン調達を掲げる企業が多いようです。環境保護に有効な商材・資材を提供することをアピールしてくれれば考慮する、といった調達側の希望の表明ともいえます。取引の流れの掲載サプライヤー側からのアプローチや契約・納品までの一連の流れを、おおよそ図式化して掲載します。案件や商材によって個別に異なるとは思いますが、まずはどうすれば調達案件にエントリーできるのか、どういった評価がどのタイミングで生じるのかを明確に伝えることが重要です。調達業務に関しては、1件ずつ都度エントリーするものなのか、もしくはあらかじめエントリーされたサプライヤーに対して調達案件を告知するのか、企業によって手続きが異なる場合もあるので、具体的には皆さんの会社の購買担当の方に確認をしましょう。Interchange)紙の伝票で行ってきた企業間の注文情報や出荷情報などを電子化する仕組み。これまで専用線やVANなどのネットワーク上で利用されてきたが、インターネットの普及に伴いブラウザで閲覧したり通信自体にインターネットを利用したりする取り組みが進められている。調達したい(提案を受けたい)商材や資材について告知をします。この内容も、案件や商材によって掲載内容が大きく異なると考えられます。サイト上にフォーム形式で掲載する場合やEDI※のシステムを構築して情報提供する場合が存在します。企業情報をあらかじめ登録してもらう機能です。購買品目を閲覧してもらうためのアカウント発行だと位置付けられているものもあれば、連絡先や担当者管理の機能として考えられている場合もあるようです。発注側から調達を希望する案件を積極的に告知したい場合には、後者の思想で設計されていると効果的です。取引実績や経過が確認できる機能です。[4](法人向けサイトのサポート)でもお話ししましたが、アカウントが同一で部署が違うサプライヤーの管理方法がネックになると考えられます。企業間の取引のため、担当者個人に依存しないアカウント管理が理想だといえるでしょう。継続的な契約の場合は、担当者が交代したら初回の登録からやり直しになるということが起きないように注意します。調達に関する連絡先は、大代表電話やコールセンターとは異なる企業が大多数でしょう。コールセンターからのヒアリングでよく耳にするのが「売り込みの電話がかかってくる」というものです。コールセンターではノイズとなってしまう情報も、調達業務としては有効な情報になる可能性もあります。い合わせ方法などを明記しましょう。コミュニケーションロスを削減する意味でも効果的なコンテンツなのです。上記にあげたような有効なコンテンツを用意すればすべてうまくいくかというと、そんなに簡単ではありません。どこかに落とし穴が潜んでいるものです。Web担当者が陥りやすい問題点を挙げてみました。個別に詳しくみていきましょう。自社の調達活動をよく知ろう資材調達に関する取り組みは、比較的以前から情報システムの担当部署や開発ベンダーさんからのオファーとしてよくいただいていたテーマです。専用線やVANが前提のEDIの場合、どうしても契約が成り立っている企業間の商取引が取扱範囲となりますが、インターネットの登場によって契約関係にない調達段階の企業に対してもコミュニケーション対象を拡大しつつあります。Webコンテンツとしては目新しい調達業務も、企業活動としては古くから取り組まれているテーマなので、EDIのシステムがあなたの会社でも存在しているかもしれません。資材調達用のコンテンツを展開するにあたっては、購買担当部署と話をするだけでなく、自社のEDIがどのような状態にあるのかを確認するといいでしょう。調達業務効率化のために必要不可欠な要素を洗い出してみます。流れ購買品目......調達業務効率化のために必要不可欠なものこれまでの内容を踏まえて必要な要素を洗い出してみました。自社のサイトと見比べて漏れがないか確認してみてください。調達業務効率化のためのコンテンツ購買基本方針:全ての資材調達に関わる条件提示であるとともに優先したい事柄を表明する。取引の流れ:どのような手続きが必要になるか、条件やタイミングなどをあらかじめ開示する。購買品目:求めている資材・提案を受けたい事柄について告知する。:取引実績や経過が確認できる機能。企業単位で管理できると理想的。問い合わせ:調達専用窓口を明記する。利用者が欲しい情報を探しやすくするために取引中や取引経験あり、エントリー済み、取引先になる可能性ありなど区分に分けた情報を提供します。KPI広く企業全体の業務に関わるのが調達業務です。効率化が狙える業務のポイントにフォーカスして効果測定していきましょう。資材調達の窓口を明確にするだけで狙える、取り組みやすい施策です。一般消費者用のコールセンターや営業用の窓口に売り込みのアポイントがこなくなるだけでもそれぞれの業務が効率化されているといえます。コールやメールのミスコミュニケーション発生件数をカウントし、どれぐらい削減できるかを定めて効果測定してみましょう。サプライヤー情報のクリーンアップ膨大な量になったサプライヤーの情報を定期的に確認する作業は、工数換算するとかなりの金額になる企業が多いのではないでしょうか。そこで、エントリー制とアカウント管理を併用し、サプライヤー自らが企業情報を更新できる機能を実装し、作業負荷を軽減させましょう。サプライヤー側は「仕事が欲しい」という強烈な動機とモチベーションがあるので、多少高いハードル(更新作業)も越えてくれるというものです。古くから取引のあるサプライヤーだけでなく、新規に有効なサプライヤーが獲得できればビジネスとしての効果があり、企業活動としても健全だといえます。調達案件ごとに新規サプライヤーのエントリー数や発注実績を数値化し、購買部と傾向を検証できれば理想的です。新規に限らずサプライヤーのリストを社内に開示し、各業務担当部署に対してサプライヤーの評価をヒアリングするのもいいでしょう。ためのチートシート全体の流れを振り返って確認したいこれから企画書を書くときの参考にしたい社内の会議で参考資料として配布したい......などそんな時にはこのPDFを印刷して活用してください。1枚のチートシートにまとめて、さらに自社用にも書き込めるようにしています。今回は、BtoBの中でもサプライヤーに向けたWebサイトにフォーカスして紹介しました。次回は、企業を取り巻く地域社会に対するWebサイトの在り方を考えていきましょう。http://b.hatena.ne.jp/entry/https%3A%2F%2Fwebtan.impress.co.jp%2Fe%2F2009%2F09%2F07%2F6416。