会議の際に作る議事録は、通常は正式なビジネス文書の範疇には含めませんが、ビジネス文書を書く上で重要な要素が詰まっています。メモ以上レポート未満のビジネス文書です。ここでも基本は、5W3Hを押さえることです。出席者、会議の日時と場所、テーマなどです。「誰の発言か」は、絶対に押さえなければいけないポイントです。意見を付け加える場合テーマと結論を忘れないやはり他のビジネス文書と同じように、テーマと結論は強調すべきです。議事録におけるテーマは、議題です。参加者が何について議論をしているかは、当たり前のようで忘れやすいことなので注意してください。会議の中で議題が移り変わることも多いので、「今、何について話しているのか?」を常に意識して議事録をとりましょう。結論は、あいまいになりがちなポイントです。その日の会議で何が決まったのかを明確にメモをしましょう。意見を交わすだけで、結論がないまま終わってしまう会議は少なくありません。そんなときも、「結論は出たのだろうか」と意識していれば、一定の成果が得られるでしょう。議事録のフォーマットあらかじめ議事録のフォーマットを作っておくと、メモを取りやすくなり、漏れもなくなります。ICレコーダーなどで会議音声を録っておくのもいいでしょう。発言主、そして結論です。長い文章にはせず、ポイントを箇条書きでまとめても問題ありません。会議議事録の文例(画像=伝わる!電話、メール、ビジネス文書の仕事活用術)point議事録にはビジネス文書の基本が詰まっているテーマと結論を明記するフォーマットを用意しておく近藤珠實(こんどうたまみ)現代の社会生活にマッチした作法を提唱するマナーのエキスパート。