お客様の人生をお手伝いするために。開業TweetPocketコピー機が必要な業種の方が開業する際、どのようなコピー機を選べば良いのでしょうか?コピー機は高額ですから、慎重に選ぶ必要があります。私自身、今まで3台のコピー機を利用してきました。その経験をもとに、少し、考えてみたいと思います。※私が現在使用しているコピー機コピー機は慎重に選ぶべきです現在のコピー機は、コピー機能だけでなく、色々な機能が付加されています。(だから「複合機」なんて言い方をします)コピー機は、数十万円しますから、開業時のお金がないときは、慎重に検討する必要があります。コピー機の選び方について、考えてみました。現在の複合機には、どのような機能が付いているのか?業務用で販売されているコピー機(複合機)には、主に次のような機能が付いていると思います。コピー機能プリンター機能スキャナー機能ファックス機能これらの機能にも、色々な差がありますので、解説していきたいと思います。印字品質は、文字だけ印刷するのであれば、はっきりいってどこのメーカーも、そんなに変わりません。いった、文書を大量に印刷する業種であれば、入力した結果をすぐに書面で確認したいですから、「印刷速度」と「ウォームアップ速度」は重要です。印刷速度は、複合機メーカーのカタログに書いてありますので、そこを見ましょう。※富士ゼロックス様のカタログより私は、富士ゼロックス様の複合機を利用しています。※というのも、後でご説明するドキュワークス機能と連携しているからなんです。どのコピー機メーカー様のカタログもそうなんですが、1秒当たりの印刷枚数が記載されています。私は今まで、中古×2代、新品×1台の計3台のコピー機を購入して、使用してきました。その経験からいいますと、印刷速度のスペックは、体感的には次のようになるかと思います。1分あたり20枚・・・ちょっと遅い1分あたり35枚・・・ちょうど良い感じ1分あたり50枚・・・ちょっと速すぎるかな?1分当たり20枚ですと、仕事、作業に慣れてきて、どんどん印刷したいときには、少しイライラを感じます。1分あたり35枚くらいですと、ちょうど良い感じです。スモールオフィスの場合、1分あたり35枚くらいまでが、適正なんだと思います。※私も、1分あたり35枚の機種を利用しています。ウォームアップ速度も大切です。ウォームアップ速度とは「電源ボタンを入れて実際に印刷できるようになるまでの、機械の暖め時間」というものです。※コピー機では、熱でインクを紙に転写するので、ある程度の準備時間が必要になります。この時間も、先程の印刷速度の数値と比例しています。印刷速度が速ければ速いほど、ウォームアップ速度も短くなる傾向があるのです。1枚当たり35枚程度の印刷スピードの機種を選ぶと、ウォームアップ速度も結構速いです。気にする必要はないのですが、どうしてもこだわるのであれば、メーカーごとの違い(老舗ブランドのものは、やはり速い傾向にあります)を気にして、選ばれるといいと思います。最近のコピー機は、LAN(有線LAN・無線LAN)でパソコンとつなぎ、プリンターとして利用することができます。(これは、皆さんもご存じだと思います。)後は、そのコピー機ごに「縮小印刷」や「2in1(2枚を1枚に印刷する)」といった、細かな設定ができるものがあります。「自動カラー設定」にしていても、白黒だけの文書なら、カウンター料金を白黒としてカウントしてくれるメーカーが良いと思います。※現在、使っているゼロックス様は、ちゃんとそうしてくれますが、以前使っていた**メーカー様のものは、白黒でもカラーカウントされていて、ちょっと悲しくなりました・・・。この辺りも、メーカーごとにできることが違いますので、チェックしてみてください。(3)スキャナー機能スキャナー機能とは、コピー機で読み込んだ文書を、パソコンデータ(PDF等)に変換してくれる機能です。流行っている?のが、「ドキュワークス形式」によるデータ読み取りです。※ドキュワークスとは、富士ゼロックス様が提唱しているデータ形式です。ドキュワークス形式ですと、PDFよりもデータが軽く、かつ、1万円程度の専用ソフトで編集・上書きできますので、大変重宝します。※税務署に提出する「届出書」も、ドキュワークスで編集すれば簡単です。読み込んだデータを、最初からドキュワークス形式にしたければ、やはりゼロックス様のコピー機を選ぶのがベスト、ということになります。ドキュワークス形式を使わない方であれば、PDF変換機能は、ほとんどのコピー機についていますので、ご安心ください。※念のため、PDF自動変換機能がコピー機のスキャナーに備わっているか、確認してから購入してください。何かのニュースで読んだのですが、先進国で、今だにファックス普及率がここまで高いのは、日本だけだそうです。※とはいっても、海外でもまだファックスは現役です。最近、仕事の関係で、オーストラリアに国際電話でファックスを送りましたので・・・。老舗の取引先様、年配の方とのやり取りでは、いまだにファックスも多いですから、ファックス機能は必須です。最近のコピー機(複合機)には、もちろんファックス機能は付いていますので、あまり心配する必要はありません。ここで問題にしたいのは「ファックスを紙以外の方法で受け取れるか?」ということです。開業すると、どこで調べたのか分かりませんが、勝手に営業ファックスが送られてきます。それも、相当な枚数です。ファックス内容を紙でしか確認できませんと、わざわざ印刷して確認するので、紙・電気代の無駄になります。ファックス内容をプリンター本体で確認できるか、またはPCにデータとして自動転送してくれる機能があると、大変便利です。私の場合、ファックスを事務所内のPCに自動転送する設定となっています。このままですと、ファックスが来たかこないか、分からないときがありますので、次のソフト(指定フォルダ内にファイルが追加されたか、定期的に確認してくれるソフト)を入れています。※「フォルダ監視」ソフトの作者様のページです。ファックスを紙で印刷しない機能が付いている機種を、選んでください。カラーか、モノクロか?コピー機(複合機)で、カラーかモノクロか、迷われる方もいるでしょう。これは必ず「カラー」でお願いします。税理士業をされている方であれば分かりますが、税務申告書は白黒ではなく、カラーとなっています。カラーでないと申告書が印刷できません。他の業種(弁護士業・デザイン業等)の方も、最近はプレゼン資料・説明資料をカラーで作成することが主流です。先程のスキャナー機能も、モノクロですと、モノクロスキャンしかできないはずです。※最近は、カラーでスキャンできる機種もあるそうですが。本体価格で、モノクロ、カラーの差は、あまりありませんので、カラーを選ばれるようにお願いします。新品か、中古か?私の経験から振り返るに、最初は中古で良いと思います。※ただし、最初から大量に印刷されることが見込まれている場合は、新品の方が良い場合もあります。私は、1台目、2台目ともに、OAランドさんで買いました。※OAランドさんのホームページです。カラーの中古コピー機ですと、15万円くらいから探せます。保守体制ということになります。中古は15万円から探せますので、初期投資を抑えたい方にとっては、良いのではないでしょうか。これに対して新品ですと、安めの機種でも40万円~60万円程度からとなりますので、お高めになります。※ですが、最初から大量に印刷する予定の方は、次で説明するカウンター料金の関係で、最初から新品が良いかもしれません。新品コピー機の本体価格は、ネットでは公開されていません。いうのも、販売会社ごと、担当者ごとに、割引率が結構ちがうからなんです。本当に価格を知りたい場合は、実際に見積もりをとることになりますが、そうすると営業がしつこいので、ちょっと嫌だなぁ、ということになります(^^)(2)カウンター料金はいくらか?コピー機と普通の家電との違いは「カウンター料金」にあります。※現在使用しているコピー機のカウンター集計画面より。カウンター料金とは、要は「保守料金を使った枚数分だけ払う」ということです。「白黒1枚*円、カラー1枚**円」といったように、保守会社にお金を取られます。※ただし、原則としてスキャンしただけでは、カウンター料金はかかりません。印刷機能を使った場合のみです。中古コピー機だと高く、新品だと安い傾向があります。初期投資を抑えたい方で、かつ、あまり印刷しない予定の方は中古コピー機で。逆に、初期投資のお金がある程度あり、かなり印刷する方は新品コピー機で、ということになります。このカウンター料金ですが、ネットでは原則として公開されていません。私が経験したカウンター料金ですと、概ね、つぎのようになるかと思います。※コピー機の保守会社からの請求書より。・カラー1枚15円~25円このあたりは、コピー機のメーカーごと、保守会社ごとによって、全然値段が違います。交渉次第で減額交渉もできるかもしれません。毎月のランニングコストも考えて、機種を決定しましょう。上記には「最低料金」なるものが設定されています。1枚も使わなくても、毎月2,000円かかる、といった性格のものです。※ただし、2,000円には、通常、2,000円分のカウンター料金が含まれていますので、毎月2,000円分は印刷しないとソンということになります。このあたりも考えて決定しましょう。カウンター料金は最初に設定したら、その後は原則として変更できません。中古と新品では、保守体制も違います。中古ですと、原則として、その中古コピー機販売業者様の社員が保守点検に来ます。新品ですと、そのコピー機メーカーさんの社員が、保守点検に来ます。上記のカウンター料金を払っていれば、中古・新品とも、コピー機が多少故障しても、重大な故障でなければ、保守料金の範囲内で(カウンター料金の範囲内で)無料で修理を受けられます。中古ですと、細かな保守部品が揃わず、修理依頼しても部品の取り寄せ待ちということで、修理が遅れることがあります。これに対し、新品ですと、販売メーカーさんが保守担当なので、部品をすぐに用意して修理してくれる強みがあります。私の場合は、この点からも、現在は新品のコピー機を使うようにしています。たかがコピー機ですが、されどコピー機です。良いコピー機ですと、業務効率が違います!ですが、予算に限りがある方は、最初は中古コピー機でも良いと思います。コピー機にも、こだわってみてください。預金通帳は添付すべきか?相続税の計算では、相続税申告書に色々な資料を添付することになります。※概要は相続税申告書の作り方についてをご覧ください。「公証役場(こうしょうやくば)」というものがあります。公証役場を主に使うのは、弁護士先生や司法書士先生といった、法律家の先生方です。おかげさまで、今年も何とか確定申告を乗り切りました。弊事務所の確定申告の特徴は、つぎ...記事を読む東京国税局に行ってきました先週のお話ですが、用事があって、東京国税局に行ってきました。今日は、お客様のお使いで、事務所から歩いて、新富町の銀行に行ってきました。この辺りは、築地と八丁堀との間で、なかなか来る機会はありま...記事を読む相続税申告で、他の専門家に依頼した方が良い場合とは?相続税を計算するのは、税理士の役目です。相続税の計算は複雑で、かつ、金額も大きくなることがありますから、その計算結果について...記事を読む相続税の資料は、どうやって集めるのが効率的か?相続税の資料を集めるためには、色々な役所を回る必要があります。やって、効率的に資料を集めるのか、少し考えてみました。...記事を読む相続税の土地評価ソフトは、どれを選ぶべきか?税理士が相続税を計算する際に「土地評価ソフト」を使うことがあります。土地は、不整形地や近似整形地を上手く考えると、評価額が安くなり、...記事を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