決まった時間に決められた会議室に集まり、事前に用意されたPowerPoint資料を印刷して共有する――。そんな会議風景が変わりつつある。紙を使わない、場所を選ばない、時間を定めない。ペーパーレスでいつでも、どこでも会議がスタートできる環境こそが、会議室の新基準だ。Board会議準備にかかる時間を削減するもの作りをはじめとしたクリエイティブな業務は、得てして長時間労働が慢性化しがちだ。大手広告代理店の博報堂グループ企業である博報堂アイ・スタジオも、過去にその課題を抱えていた企業の一つだ。デジタル領域全般の企画、開発、運営からコンサルティングまでを手がけている。そんな同社が働き方改革に取り組み始めたのは約2年前のこと。労働時間の長さが問題視され、その労働環境改善の一環として会議の効率化に取り組み始めた。当時の会議の様子について、同社の成田拡明氏は次のように振り返る。「大きな課題として、会議に必要な資料を作成し、それを印刷する準備時間が膨大になっていることがありました。当社ではWebサイト製作も手掛けており、社内会議ではそのWebサイトのスクリーンショット画面を印刷して、それを共有しながら改善項目の意見を出し合っていました。ホワイトボード」(以下、IWB)だ。PCの画面を表示できるタッチセンサー搭載型の大型ディスプレイで、表示した内容に手書きで書き込んだり、その内容を保存したりできる。「最初にオフィスのオープンなミーティングスペースに2台設置しました。すると従業員が数人集まって、ホワイトボードのように使いつつ意見を出し合うなど、すぐに活発な利用がされていました」と成田氏。その使いやすさと活発な意見交換が促進される効果から、全ての会議室にIWBを導入されることが決まったのだという。スムーズに手書きできて、議事録共有もしやすいと評判のIWB。40%カット会議にIWBを活用する効果として、同社の野中智也氏は「まずPowerPointで資料を作成することが減りました。従来は打ち合わせの前の資料作成に30分を要し、それを印刷する時間なども必要でしたが、いまでは打ち合わせや会議で話す内容のメモを作っておき、ディスカッションしながらIWBに手書きしていくだけで良いのです」と語る。IWBに手書きしたメモはPDFに変換できるため、議事録としても残して共有できる点もメリットだ。印刷費は導入前と比較して40%削減され、1日平均17分/日割かれていた印刷作業の負担も解消されるという大きな効果を上げている。成田氏は「IWBは日々機能拡張を続けており、シンプルで使いやすい機能性はそのままに、最近ではデジタルサイネージとしても使えるようになっています。現在でもミーティングスペースにIWBを8台設置しているのですが、例えば災害時にはIWBで情報を流して、従業員に周知できる環境なども整えていきたいですね」と語る。同社ではIWBの導入と同時期に、内田洋行が提供する会議室予約システム「SmartRooms」を導入し、会議の効率化だけでなくスペースの有効活用にも取り組んでいる。「会議室の空予約が問題となっていたため、設定した利用時間に人が来なければ自動でキャンセルして、ほかの会議室が利用したい従業員が使えるようにしています。会議終了予定時刻と、その10分前にアラーム音が鳴るように設定されており、会議の長時間化も防止しています」と野中氏。現在はIWBに表示する資料をPCから有線で使う活用がメインになっているが、バルコ製の無線対応プレゼンテーション機器「ClickShare」を一部の会議室に導入するなど、さらに柔軟な会議が行える環境作りを、働き方改革と平行して取り組んでいく。無線対応プレゼンテーション機「ClickShare」はPCにつなげてクリックするだけでIWBにPCの画面を表示できる。博報堂アイ・スタジオの会議室の前には、SmartRoomsの端末が設置されている。設定した時間内に利用者が「入室」ボタンを押さなければ自動的に予約が取り消しになり、空予約を防ぐ。博報堂アイ・スタジオデジタルクリエイティブ全般を担う博報堂アイ・スタジオでは、会議の効率化のためインタラクティブホワイトボード(IWB)を導入。印刷費が40%削減しただけでなく、会議のスタイルも大きく変わった。会議予約システムSmartRoomsも合わせて導入し、会議室の空予約や、長時間の会議室利用を防いでいる。PCディスプレイからケーブルが消える日。