このコラムでは電子ファイルの集中管理がもたらす好影響と、その発展形をご紹介します。会社の中を見回してみると、電子ファイルがあちこちにありませんか企業の情報武装は「電子情報を散らかさないこと」からはじまります。事務所の中には、個人個人のパソコンの中に、ワープロや表計算の電子ファイルがたくさんあります。置き場所が決まっていないことで電子ファイルはどんどん散らかっていきます。電子ファイルを散らかすことなくやりとりする「仕組みづくり」=「ルール化」は大きな業務改善です。業務改善はまずここからはじめ、電子情報を安心して活用できるようにしましょう。→大丈夫ではありません。そのうち電子ファイルの複製がたくさんでき、どのファイルが最新のものか判らなくなります。情報漏えいを防ぐ観点では、社外のメールサーバー経由で、社内の重要な情報をやりとりすることはまずやめましょう。→パソコンの持つファイル共有機能で、パソコン間でファイルのやりとりができます。これを「サーバー」と呼ぶ人もいます。「他の人がファイルを見たり消したり」できます。「隣のPCのWindowsを消す」ことさえできる設定を見たことがあります。電子ファイルも失う可能性があります。→業務の連絡手段である電子メールを安全に保管することはとても大切です。壊れたら見ることができません。過去のメールや添付ファイルを失うことになります。メールはグループウェアを利用し集中管理します。電子ファイルの集中管理には「ファイルサーバー」と「グループウェア」を導入します。電子ファイルを「集中管理」することで、以下の点を改善することができます。「最新の原本はここ」と決めることで、原本取り違えによる手戻りが少なくなり、業務は確実に改善されます。「あのファイルデータある?」「担当のパソコンに入ってるんだよね..」が無くなり、業務効率が良くなります。外連絡を電子メールと使い分けることで、社内情報の安全性が高まります。「ファイルサーバーとグループウエアに情報はある。」このルールの徹底で社内の電子情報のバックアップは「サーバー」だけでよくなります。「マイドキュメント」など事務所内の個々のパソコンの特定フォルダを自動的にバックアップすることは現実的には不可能です。電子ファイルの集中管理を実現する基本形は以下の形です。集約した電子データを、そのまま定期バックアップします。定期バックアップ先はもう一台のサーバーに設定し、サーバーそのものの障害に備えます。大きな会社は「サーバー」や「ホスト」を持ち、情報を集中管理しています。情報の電子化が進む中小企業にも同様の考え方が必要です。ファイルサーバーを導入することで、電子ファイルの置き場所が決まります。単純なことですが、このことが電子情報管理の入り口となります。情報置き場が決まったら、次に情報を誰が読み書きするかを決めます。サーバーでは、誰が電子ファイルを読み書きできるかを設定できます。プロジェクト共通など、業務単位に読み書きできる人を設定します。事務所間で情報をバックアップしたり、より安全なデータセンターにバックアップデータを預けることもできます。組織の活性化は情報管理から(その4)サーバー活用で進む事務所間接続インターネットが高速になり、事務所間を安価に安全に接続することができるようになりました。保管することで、複数の事務所から「同じ電子ファイルやスケジュール」を共有することができます。遠隔接続機能のあるパソコンを活用すれば、自分のパソコンをどこの事務所からでも呼び出して使うことができます。「本当に使うパソコンは一台だけ」とすることで、情報の一元管理が進みます。電子ファイル集中管理の発展形このような形態が実現すると、複数の事務所間での情報共有や、自宅やモバイルパソコンから最新の社内情報を利用できます。同様の仕組みで、在宅勤務も可能です。私の会社では、サーバーへの情報の集約を活用して、パート勤務の在宅化を進めました。出すことなく」在宅勤務が可能です。FOMA等の高速携帯テデータ通信を使って、出先で安全に社内情報を活用できます。散らかることはありません。サーバーとネットワーク活用実例(その5)この写真は、病院にあるレントゲン写真をホテルの部屋で見る仕組みを検証しているところです。レントゲン写真は電子ファイルそのものです。これまでは、このような容量の大きい電子ファイルを、安全に外部で参照することは難しかったのですが、インターネットの高速化により可能になりました。この例はホテルに持ち込んだネットブック・パソコンにレントゲン画像を表示していますが、従来の方式のように病院から電子ファイルをダウンロードしたものではありません。レントゲン画像の電子ファイルは「病院に置いたまま」です。テレビのように「接続したから(=チャンネルを合わせたから)今見えているだけ」です。このときの通信経路は暗号化されており、通信途中のデータを参照されても暗号を解くことは困難です。電子ファイルを集中管理することで、事務所内の情報を出先でも安全に活用することができるようになるのです。新しい情報技術を活用するためにこのような情報の集中管理が実現することで、SaaSやASPサービスなどソフトウエアの集中管理につなげることができるのです。い」即ち、「クラウドコンピューティング」です。「電子ファイルの集中管理」を入り口に、出先から社内情報を活用する「スモールクラウド」から取り組めば、業務効率は確実に改善します。近い将来具体化する新たなITサービスの活用と融合ができるようになります。