最近は就職活動の場面でビジネスメールのやりとりが増えているようで「1通書くのに1時間かかった」、「ビジネスメールが億劫で活動開始が遅れている」等、悲痛な声を聞くこともしばしばあります。そこで今回は就活メールが初めてのビジネスメール、という初心者の方に向けた重要なポイントをいくつか絞ってご紹介します。かたい言い回しをすることがビジネスメールではないそもそも「ビジネスメールとは」というところで、多くの方が勘違いをしている様子なのが、かたい表現をするメールが、ビジネスメールだと思っていらっしゃることです。「よろしくご査収ください」ではなく「ご確認をお願いいたします」でも構いません。「幸甚に存じます」とあえて難しくせずに「幸いです」、「嬉しく思います」で十分です。自分にとって自然な敬語で書けばよいでしょう。慣れないかたい表現を、ビジネスメールの場面で使うと、失敗したり、不自然な印象を与えることもありますので要注意です。件名は具体的に文字数は、20から30文字程度。重要なキーワードを前に持ってきましょう。【12月10日】面接のご案内、確認いたしました」、「【ご案内お礼】12月10日面接について」など、「メールがどのような内容か」ということが、タイトルから推測できるようにすることがポイントです。詳細は過去記事をご覧ください。ビジネスメールに必要なのはこれらの要素。毎回、これらが入っているか必ず確認をしてください。ビジネスメールに慣れていない人でも、書くことができるようになる、基本の形です。各要素に「具体的に何をどう書くか」を意識すれば、時間短縮にもつながるでしょう。複雑に感じる方は、電話と同じとイメージしてください。「(1)○○様でいらっしゃいますか、(2)お世話になります。(3)私○○大学の○○と申します。(4)本日○○の件でご連絡いたしました。(6)それでは失礼いたします」そして、最後に(7)署名で締めます。各要素の書き方ポイントは、「ビジネスメールの型を身に付けよう」の、第2回から11回を参考にご覧ください。「押さえておきたいビジネスメール」記事一覧テンプレート利用で注意すべきことネット上にあるテンプレートの利用自身は、悪いことではありません。受信側に「どの会社にも、このメールを使いまわしているのだろう」と思われると、マイナスです。文章をそのままコピーするのではなく、あくまで書き方の参考にする程度にしましょう。2通目以降、うまくテンプレートが見つからず、メールのレベルが大きく落ちてしまうこともあります。できれば1通目から、ビジネスメールの型や必須事項を理解して、自分の言葉で書きたいですね。ビジネスメールは奥が深い先ほど、件名についての基本をご紹介しました。上級者になると「お互いが認識できる固有名詞を書く、相手が後で検索した時に引っかかりやすいキーワードを盛り込む、相手に望む行動を書く、受信者が必要としている事柄を書く」等、「相手の時間を奪わない、惑わせないことがマナー・配慮である」という視点から、メールを書くようになります。挨拶一つでも、初めてのやりとりの場合、相手との距離感、これまでのやり取りの経過などで、使い分けます。ビジネスメールはコミュニケーションツールの1つであるため、とても奥が深いのです。社会人になっても、急にビジネスメールが書けるようにはならない当然新入社員になったからといって、短時間で完璧なビジネスメールが書けるようになるわけではありません。社員研修では「名刺交換や接遇」の研修はあっても、ビジネスメールのマナーや書き方を教えてくれる企業は1割に満たず(※)、自分で学ぶしかない状況です。(※)出典:一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2015」こうした事情からも、就活の準備の1つとして、ビジネスメールを最初からきちんと学ぶことをおすすめします。一度学ぶだけで、就活時点はもちろん、その後何十年と、あなたの社会人スキルとして役に立つことでしょう。ビジネスメール協会」のセミナー情報はこちら。ビジネスメールの書き方、送り方、効率よくメールを使う上で役立つテクニックを学べます。ビジネスメールの基礎を身に付けたい方、スキルアップをしたい方にオススメです。社員など、さまざまな相手と、メールでやり取りを行ってきた経験から、メールの重要性を痛感。現在は講師として、講演や執筆などでビジネスメール教育の普及を行う。インタビューを通して、業務効率化やコスト改善など、取り組みを考えてみました。BOTと会話することで、手軽にビジネスドキュメントを作成できる新しいサービスです。スマートフォンからの編集・プレビューがかんたんに!スマートフォンに最適化したテンプレートを用意しました。スマホ、パソコン、ブラウザ上で履歴書がつくれる!自宅でも外出先でも、必要なときにいつでも履歴書を作成できます。法人リストを簡単に作成し、圧倒的に効率よく営業できます。初期費無料で、1ヶ月7000円(税別)からご利用いただけます。株式会社アイ・コミュニケーションビジネスメールの教科書は、株式会社アイ・コミュニケーションが運営するビジネスメール情報専門サイトです。ビジネスメールのマナーやルール、書き方や送り方、心の伝え方や活用術を公開しています。仕事でメールを使うビジネスパーソン、これからビジネスメールを使う学生や就職活動生に向けて、ビジネスメールの教科書では、テクニック集、文例集、調査データ集などさまざまなコンテンツを提供しています。ビジネスメールを学ぶのに最適な書籍やセミナー・講座もご案内しています。お問い合わせも承っております。