中には個人で利用されているユーザーの方もいらっしゃいます。コミュニティリーダーでもある中島紳さんもその一人。どのように活用されているのか。使うメリット――本日はよろしくお願いいたします。中島さんのお仕事について教えてください。中島:土木設計の会社でエンジニアの仕事をしています。インフラ設計、公園設計などに携わっていて、現在は東北の復興関連事業をメインに手がけています。導入されたきっかけは何だったのでしょうか。アカウントに移行したのはサービスが正式リリースされた直後だったと思います。新しいサービスをためしてみたいという気持ちで使い始めました。いったこともあり、普通であれば会社の中の複数メンバーで運用するのが前提のビジネスアカウントを一人で使っています。――しかし、現在もビジネスアカウントを使い続けていらっしゃいますよね。個人でもビジネスアカウントにメリットを感じていただけているということでしょうか。具体的なメリットとしては、「個人ノート」と「ビジネスノート」を表示、検索するとき、視覚的に完全に切り分けられることですね。仕事関連のノートを参照しているときにプライベートで作成したノートが目に入ったりするのは避けたいし、検索結果に個人ノートがまじるのは一瞬でも早く欲しい情報にたどり着くことへの妨げになります。ビジネスアカウントですと、検索対象を「個人ノート」か「ビジネスノート」かをまず選択できるので、情報の絞り込みを最初からザックリとできるのが気に入ってます。――仕事とプライベートの情報をあえて分けずに使っているユーザーさんも多いのですが、中島さんは逆にきっちり分けておきたいということですね。上の資料を見ながら作業内容の説明をすることがあるのですが、たまたま子どもの写真などが出てくるのは恥ずかしくて。逆に自宅にいるときはビジネスノートの中を見たくないんですよ(笑)。――個人用のアカウントを二つ持つということは考えなかったのでしょうか。中島:それでもいいのですが、一つのアカウントの中で切り分けられるのがベストです。ノートブック」に入れて、そこから仕分けをしていきたいのです。複数アカウントですとすばやく切り替えることができませんから。――なるほど、切り替えのしやすさもポイントなのですね。中島:それから、仕事で終わったプロジェクトについては、ノートとしては残しておきたいのですが、検索結果からは外しておきたいんですよね。必要のないノートブックへの参加を解除すれば一時的に見えなくすることができます。――それではお仕事での使い方を教えていただけますか。中島:まずは設計基準のデータベースです。土木設計では、それぞれの項目において厳密な設計基準が決まっていて、道路の幅員や勾配などが基準から外れると最悪の場合、作り直しになってしまいます。図面を書いているときはつねにその基準を頭の中で確認しながら作業するのですが、基準自体も自治体でまちまちですし、たまにしか設計しないものも多く、すべてを頭に入れておくことはできません。おかげで今では紙の基準書を閲覧することは減りましたね。一度調べたことは次も調べることになりますから、紙の基準書で参照したページはその都度、写真に撮って保存しています。中を検索するだけで済むようになります。中島:もう一つの使い方はタスク管理の起点です。ノートブックに入れて、後から整理し、タスクとすべきものはリマインダを設定します。内でノートを各プロジェクトに振り分けていきます。ベースのソフトに自動的に入り、その日の「やるべきリスト」として設定されるのです。従ってやるべきことをこなしていくだけです。シゴタノ!の管理人である大橋さんが作られたタスク管理ツールです。内に始業時レビューノートを作ってチェックしています。送られてタスク化されるわけですね。使い方としてはもう一つ、仕事をすすめる上でのレシピがあります。頭の中でシュミレートした仕事の進め方を簡単なフローチャートにして一つのノートにまとめるのです。マルチタスクをシングルタスク化して脳のリソースを確保する――中島さんがここまでタスク管理を徹底されるのはどうしてですか?中島:脳のリソースを無駄遣いしたくないからです。私の仕事ではいろいろな現場があり、つねに複数のプロジェクトが走っています。一つの仕事に集中していても、他の案件の電話やメールが入るとついついそちらの仕事が気になって、資料を探してみるなど別の作業のために手を動かしてしまいがちです。このように、一度に複数のタスクをこなそうとすると思考がマルチタスク状態になってしまい、マインドフルネス(目の前のことに集中できている理想的な状態)を保てなくなってしまいます。タスクを管理することにより、「今日、何をどの順番でやればいいのか」を明確にしてやるのです。すれば、マルチタスクだったものをシングルタスク化することができます。――脳のリソースという考え方は面白いですね。中島:気づいていない方も多いのですが、脳にもリソースがあり、それは有限です。マルチタスク状態で、次に何をすれば良いかをその都度考えながら仕事をすると、気ばかり焦って、精神的に疲れるのです。仕事のレシピを入れておけば、一度考えたことを二度考える必要はありません。取り出せばいいので、頭の中に残しておかなくていいのです。「いま必要でない情報を安心して忘れていられる」というのは精神衛生上、とても大切です。そのためにも欠かせないツールなのです。活用する場面はありますか?中島:マウス代わりにペンタブレットを使っているのですが、電話がかかってきたときは手書きの機能を使ってメモをとっています。紙に書いて、それを写真に撮ったりするよりも、直接書き込めるので楽ですね。良さはどこにあると思いますか?中島:情報を一元化できることですね。整理されてなかったとしても、必ずそこにあって、検索すれば見つかるという安心感があります。つねに胸ポケットにノートとペンを入れている感覚に近いですね。生産性を向上させるだけでなく、「忘れていられる」ことで頭を空っぽにでき、ストレスを軽減してくれるツールだと思います。――ありがとうございました。皆様は、今年はどんな年にしたいとお考えでしょうか?もしかしたら、わざわざ計画など立てなくても毎年概ね自分で把握しているリズムというのがある方もいらっしゃるかもしれません。今回は、自分の例年のパターンを洗い出し、事前に自分で整理しておくことで悪い流れからの脱却と良い習慣の継続を図る手法をご紹介いたします。私たちは普段、他人に伝えていなくても多くのことを考え、感じています。今年はジャーナリングする(日記を書く)ことで、普段はそのまま消えていた思考を表現し、自己の振り返りや新たな自己発見をしてみませんか。紹介したいと思います。活用した個人デスクの片付け方法をご提案いたします。reserved.セキュリティ法務情報プライバシ。