ワークフローシステムで文書管理はできる?実現した事例を紹介!|ITトレンド資料請求リストに製品が追加されていません。最終更新ワークフローシステムの製品一覧ワークフローシステムを導入すれば、同時に文書管理もできると考えていませんか。確かに可能ではありますが、本格的に文書管理をするにはいくつか知っておくべきことがあります。この記事ではワークフローシステムの文書管理機能や、その機能で文書管理を実現した事例を解説します。最適な文書管理を目指す参考にしてください。今週のランキング第1位は?ワークフローシステムで文書管理はできる?ワークフローシステムでも文書管理は可能なのでしょうか。文書検索機能を使えば簡易的に行えるワークフローシステムには、文書管理用の機能として文書検索機能が搭載されています。テキストデータに存在する単語から検索するだけでなく、書類の作成日や申請日など、さまざまな観点から検索可能です。この機能を使えば、紙の書類よりも素早く目的の書類を見つけられます。書類の手続きを効率化するのに役立つでしょう。徹底して行うことは難しい上述したように、目的の文書を探し出すくらいであればワークフローシステムでも可能です。本格的に文書管理を行うには不十分といえます。企業が電子データを扱う際には電子帳簿保存法(令和元年9月30日施行)などの法律に従わなければなりません。具体的には、文書を管理するソフトウェアには改ざん防止機能や権限設定機能が求められます。ワークフローシステムはあくまでワークフロー上の書類の管理を円滑化するだけであり、そのような機能を備えていません。ワークフロー管理と文書管理を同時に行うには?では、ワークフロー管理と文書管理を同時に行うにはどうすればよいのでしょうか。ワークフローシステムと文書管理システムの連携ワークフローの管理に特化したワークフローシステムがあるように、文書管理に特化した文書管理システムも存在します。両方の管理を適切に行うには、この2つのシステムを連携しましょう。具体的には、ワークフローシステムで扱った書類を、文書管理システムで管理できる体制を整えなければなりません。手動でデータを移動させることもできますが、大規模な組織では難しいでしょう。人為的ミスが発生する原因にもなります。そのため、人の手を介することなく両システム間でデータをやり取りできる環境を技術的に構築しなければなりません。これにはITシステムに関する高度な知識が必要になります。どのようなシステムを使っているかが企業によって異なる以上、システムの連携方法はケースバイケースだからです。前述したように、一般的にはワークフローシステムだけで文書管理を行うのは困難です。近年は文書管理機能が優れたワークフローシステムも少なくありません。そのような製品を選べば、文書管理システムと連携させなくても充分な文書管理が実現します。具体的には、検索機能はもちろん、アクセス権限設定やバージョン管理機能など高度な文書管理機能を備えています。製品によっては導入後にカスタマイズで機能を追加することも可能です。1つのシステムで完結するため、2つのシステムを連携させる煩雑さはありません。複数のシステムの使い方を学ぶ必要もなく、一元管理できるため、書類の行方が分からなくなる心配も不要です。少ない負担で業務を効率化したい場合におすすめの方法です。ワークフローシステムで文書管理を最適化させた事例は?ワークフローシステムの導入により、どのように文書管理が改善するのでしょうか。導入に成功した事例を2つ見てみましょう。IT部門の負担軽減を実現した事例ある技術商社は、以前使っていたワークフローシステムに難を感じていました。文書管理システムをベースにした製品だったため、ワークフローの細かい設定が困難だったそうです。そこで、現場で自由にカスタマイズできる製品を導入。その結果、各現場が自分たちでワークフローを設計して使えるようになり、IT部門の負担が減少しました。海外展開を進めていました。ところが、当時使っているワークフローシステムは日本語にしか対応しておらず、検索機能も不十分でした。そこで新たな製品を導入。これは多言語に対応しているほか、全文検索機能も備えたものでした。その結果、海外拠点で扱う膨大な資料をうまく管理できるようになったといいます。ワークフローシステムで文書管理を行える製品の導入を!一般的に、ワークフローシステムだけでは文書管理を充分に行えません。搭載されている文書管理機能があくまで付随的なものだからです。この課題を解決するには以下の方法があります。■ワークフローシステムと文書管理システムを連携する■文書管理機能を強化したワークフローシステムを導入する前者は高度な知識を要するため、おすすめなのは後者です。自社に最適なシステムを導入してください。稟議書の電子化とは?メリットや注意点もご紹介!ワークフローシステムで稟議を効率化できる?メリットや機能も紹介!IT製品・サービスの比較・資料請求が無料でできる、ITトレンド。「ワークフローシステムで文書管理はできる?実現した事例を紹介!」というテーマについて解説しています。ワークフローの製品導入を検討をしている企業様は、ぜひ参考にしてください。基本情報から選ぶ時のポイント、ITトレンドおすすめの製品情報をまとめてご紹介します。紙の申請・決裁業務をそのまま電子化する「Create!Webフロー」Create!Webフローは「紙」と「デジタル」のメリットをあわせ持つワークフローシステム。紙による申請・決裁の流れをシステム上に再現することで、業務プロセスの可視化・効率化を実現します。ActionPassportいま使用している紙の書類をそのまま再利用することで、ワークフローの電子化を実現するクラウドサービス。コンプライアンス強化のための決裁フローの可視化にも最適です。外出先や遠隔地で申請承認できて業務効率UP!プログラム知識不要で誰でも使えるからスピード導入を実現。少人数~大規模組織まで「Styleflow」は日本のワークスタイルに合わせたサービスです。システムの決定版楽々WorkflowIIすぐに簡単に導入できる「クラウド」や基幹システム連携対応の「パッケージ」など予算や規模に合わせて様々なワークフローを提供。クラウドワークフローfreeeクラウドワークフローで、簡単申請、どこでも承認。1つで一気通貫で対応することが可能です。可視化され、業務のペーパーレス化・効率化を実現します。Cloud紙帳票やExcelなどのデータを使用しておこなっていた業務をクラウド上で実現。手書きからデータ入力へ移行した感覚で使えます。X-pointWeb上で各申請フォームを簡単に作成でき、紙の書類イメージもそのまま画面に表現できます。入力頂いたデータは自由に活用頂けます。株式会社コラボスタイルwebとExcelで誰でも作れる直せるwebワークフローシステム「コラボフロー」コラボフローはWebとExcelがあれば誰でもワークフローを作成・運用できるWebワークフローシステムです。使い手を選ばない簡単な操作性と充実機能で刻々と変化する業務に迅速柔軟に対応します。販売管理システムを始めとした他システムとの連携も可能です。【迷わない!】2020年最新ワークフローシステム26選を比較2019年最新のワークフローシステム26選を徹底比...ワークフローシステムで稟議を効率化できる?メリットや機能も紹介!日本の企業の意思決定で重要な役割を担う稟議。...支払申請のワークフローを効率化するには?効果や必要な機能を解説!支払申請のワークフローを効率化するにはどうすれ...ワークフローとは?意味や歴史、システム化のメリットを詳しく解説!ワークフローとはどのような意味なのでしょうか。資料請求フォームはこちらplay_circle_outline0件の製品が資料請求リストにあります。すべての製品に資料請求するplay_circle_outline。