利用(その3)マイナンバーのリアル今回のマイナンバーのリアルは、税関係の帳票へのマイナンバーの記載についてです。「平成28年分給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を見てみると、「給与支払者の法人(個人)番号」「あなたの個人番号」及び控除対象配偶者等の「氏名及び個人番号」を記入する欄ができているのが分かります。マイナンバー(個人番号)の記載が必要」と告知してきた通りであり、この原則は今でも有効です。扶養控除等申告書には、いつから従業員等のマイナンバー(個人番号)を記載してもらう必要がありますか。https://www.nta.go.jp/mynumberinfo/FAQ/gensen_qa.htm#a11赤枠で囲った部分に「個人番号」を記載する欄ができたところが国税庁は2016年5月17日、「平成29年1月1日以後に支払を受けるべき給与等に係る扶養控除等申告書については、給与支払者が従業員等のマイナンバー等を記載した一定の帳簿を備えている場合には、その帳簿に記載されている方のマイナンバーの記載を要しない」という回答をFAQに掲載しました。マイナンバーを記載しなくてもよくなったのです。従業員等のマイナンバー(個人番号)の記載が必要ですか。(平成28年5月17日追加)https://www.nta.go.jp/mynumberinfo/FAQ/gensen_qa.htm#a13-1この告知に多くの企業は胸をなでおろしました。一方で「マイナンバーは機密に扱え」と言っておきながら、一方で回収の過程で多くの人の目に触れる可能性のある書類に「マイナンバーを記載せよ」という矛盾に企業は困り果てていたからです。マイナンバーを電磁的記録として備えるための条件そして2016年9月9日、「この帳簿を電磁的記録として備えることができるか」というFAQが掲載されました。マイナンバーの記載を不要とするために備える帳簿については、電磁的記録による帳簿も認められる」というものでした。これも実務を踏まえた良い変化です。企業は、紙書類に頼ることなく、何らかの電磁的記録を帳簿として備えることが認められたということです。注意しなければならないのは、「電磁的記録による帳簿を備え付ける場合には、あらかじめ所轄税務署に対して『国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書』を提出し、承認を受けることが必要」だということです。この承認申請書は4ページの長さをもっており、記入すべき事項も多岐にわたっています。準備にはそれなりの時間が必要です。1つ重要なポイントがあります。この承認申請書の提出期限が「備付けを開始する日の3カ月前の日まで」と定められていることです。具体的には「2017年1月給与支給日の前日の3カ月前まで」に提出しなければなりません。毎月25日が給与支給日である企業は、2016年10月24日までに承認申請書を所轄税務署に提出しなければなりません。9月9日に出されたばかりの告知であるわりには時間がありません。支給日が25日より前の企業にとってはなおさらでしょう。マイナンバー管理を提供しているサービサーの多くは、マイナンバーを電磁的記録として保管しているはずです。万が一、本手続きが未着手であれば、連絡を取って準備を進めましょう。