成長の機会に...クレーム報告書に書くべきポイント(画像=PIXTA)表現に凝らないここまでお伝えしたように、表題と結論を明確にしたうえで、文章を短くすれば、文書はかなりわかりやすくなるでしょう。レイアウトを工夫してグラフや表を追加すれば、大きな問題はないはずです。それでもなんとなく「物足りないな」「説得力がないな」と感じたり、そう指摘された場合はどうすればよいのでしょうか?一番避けたいパターンは、文学作品のように表現に凝ってしまうことです。ビジネス文書は、あくまで分かりやすいものでなければいけません。難しい表現や比喩を使っても、評価されることはないのです。基本を忘れないようにしましょう。物足りなさを感じた要因は、伝えたい内容がぼんやりしているからです。A社についてのレポートを書いたとします。十分に情報を集めて分析をし、明確に結論を書いたのに、説得力が感じられない。情報を羅列しただけで、「A社とはこういうものだ」という主張が際立たない。それは、比較が足りないからです。A社について述べるときに、「A社は......、さらにA社は......」と、A社ばかりについて書くと、味気ないレポートになってしまいます。なく、「A社は、B社と比較すると......」と他社と比較することで、A社の特徴がより際立つのです。比較する対象は複数あってもよいでしょう。そのほうがA社の特徴がはっきりとします。ある対象について書く場合は、ひとつの目線だけから書くのではなく、比較のように目線の角度を変え、複数の見方をすることも大切です。比較で表現を豊かにする【×】A社は本業界のトップランナーであり、規模も大きい。A社はBtoCを中心としてきたが、近年はBtoBにも進出している。【○】A社はB社の倍近い規模を誇る企業である。B社がBtoBで存在感を示してきたのと対照的に、A社はBtoCを中心としてきた。point内容が薄くても表現でカバーしようとしない別の対象と比較すると特徴が際立つ複数の目線から描くと分かりやすくなる近藤珠實(こんどうたまみ)現代の社会生活にマッチした作法を提唱するマナーのエキスパート。