「スケジュール作成よりも楽になったのはスケジュールの変更です。「5年間で1000万人を笑顔にする」をビジョンとして掲げるコアセプト様。動画を中心にしたコンサルティングをはじめ数々の制作プロジェクトを手掛ける中、制作工程のスケジュール管理が課題となっていました。その課題を解決するためにSMAGANNの導入を決めた同社。央光氏にお話を伺いました。弊社では制作物に応じて、様々なパートナーの方たちと制作チームを組んで各プロジェクトを進めていきます。お客様、パートナー、弊社スタッフなど多くの人がプロジェクトに関わるため、迅速なスケジュールの共有、修正はプロジェクトの進行においてとても大事な要素です。弊社では、お客様自身もこれからいつ・何をする必要があるのかの具体的なイメージがつくように、制作過程でどんな工程があるのか、できるだけ早い段階でスケジュールを共有するようにしています。そのスケジュールを作成するのに、毎回Excelを使い、日付や曜日の修正を手作業で行っていたため、1案件のスケジュールを完成させるのに最低でも30分は要していました。どんなに最初にスケジュールを確定させても、デザイン制作の過程ではスケジュールを組み直すことが非常に多くあります。関係者へのリスケの連絡、調整、さらに担当者が複数のプロジェクトを掛け持っていると、そのスケジュールの管理は極めて煩雑になるので、なんとか効率化したいと考えていました。ー選定のポイントは、”Salesforce上でスケジュールも一元管理できる”ことちょうどその時、SalesforceのAppExchangeでSMAGANNを見つけました。前職でもSalesforceを使っていたこともあり、顧客やプロジェクトの管理はSalesforce上で一元管理できるように、Salesforceのプラットフォーム上で動くものを使いたいという思いがありましたので、これだ!と思いました。いう点においても、当初探していたツールのイメージと一致しました。使い方も簡単なので、すぐに使い始めることができました。ーSMAGANNでスケジュールの作成・共有・変更にかかる時間を効率化SMAGANNを使い始めると、スケジュールの作成は非常に簡単に行えました。1案件のスケジュールを作成するのに、チェックも合わせても15分、もっと慣れればそれ以下で可能です。関係者の作業が複雑に絡み合って進んでいく制作スケジュールも、ガントチャートできれいに可視化され、チームメンバーが担当している各タスクの進捗も、SMAGANNで管理できるようになりました。作成よりも楽になったのはスケジュールの変更です。ドラッグ&ドロップで簡単に日付をずらすことができますので、リスケが発生するたびに、Excelの日付を1つ1つ変更するという手間を省くことができました。更新したスケジュールはメンバーみんなでリアルタイムに共有できますので、何度もスケジュールの変更連絡をしなくても済むようになりましたし、お客様へスケジュールを共有する時には、SMAGANNのExcel出力機能を活用しています。最新の状態を一元的に管理できるようになると、変更を連絡する時間やExcelに書き出す時間がぐんと減ります。プロジェクトが終わるまでに3回スケジュールを各所に送り直しているとしたら1回1時間として3時間になります。それが「SMAGANNを見といて」で済むなら1分以下です。スケジュールの管理が楽になった分、他のタスクに集中できる時間が増えるなど、スケジュール管理以外にもプラスの効果をもたらしてくれています。SMAGANNを更新しておけば、いつでも最新のスケジュールを把握できるようになったのは大きいですね。ースケジュール管理の手間を減らし、コミュニケーションに注力SMAGANNでスケジュール管理の時間を削減して、その分、お客様やパートナーの方とのコミュニケーションに時間を使っています。お客様とクリエイターと関係者の間できちんとコミュニケーションがとれることは、当たり前のようでとても難しいことです。