就業規則で書かなければならない事項は上で解説しましたが、それでは就業規則に書くべきでない事項とは何でしょうか?それは、制度として定まっていない、実態としてない(理想論)、今後頻繁に変わりうる、ような内容です。一度、就業規則として定めてしまうと、それは法的効力を持つことになります。労働条件を引き下げるような変更はかなり困難になります。後述しますが、特に、厚生労働省のモデル就業規則や市販のテンプレートを利用する際には、あなたの会社の実態に沿った内容になっているか、慎重に検討してから反映していくべきです。中で、見落としがちなのですが、意外と人事労務管理の実務を行う上で重要なのが「その他」の部分です。これは、就業規則と規程の関係性という問題になるのですが、専門家ですら間違えていることもあり、意外と理解されていない点です。最近の例だと、マイナンバー対策として求められる取扱規程と就業規則との関係で、インターネット検索すると、多くの間違った情報が流布されていました。詳しくは以下の記事で解説していますのでご参考ください。本当に就業規則は簡単に作れるのか?たまに、経営者の発言やインターネット上での記事で「就業規則なんて簡単に作れる」という情報を見ることがあります。そのような影響もあって、「就業規則は簡単に作れるのか」というご質問をいただくことがあります。シンプルに回答するなら、「はい、確かに簡単に就業規則を作ることはできます」となります。・・・という条件が付きますが。テンプレート」で検索すれば、多くの雛形(テンプレート)が出てきます。厚生労働省では「モデル就業規則」を配布していますし、テンプレート配布サイトでも正社員用の就業規則、パートタイマー用就業規則などを無料で利用することができます。このテンプレートに社名、就業時間などを記入していけば、就業規則は「簡単」、そして「無料」で作ることができます。・・・後になって取り返しがつかないことに気づき後悔することになります。厚生労働省が配布しているモデル就業規則は、各条文に関する詳細な解説があります。行政による解説なので、当然のことですが、正確な情報により構成されています。そのため、きちんと読んで理解した上で作成すれば、無料配布サイトや書籍についてくるテンプレートを利用するより格段にまともな就業規則になります。以下の記事で解説していますが、利用する際にはいくつか注意しておくべき点があります。無料サイトや書籍の就業規則テンプレート無料配布サイトや書籍についてくるテンプレートは、対応している法令の情報が古かったり、そもそも間違っていたりするので、絶対に利用してはいけません。書籍のテンプレートを利用する際には、少なくとも直近の法改正の情報を反映しておく必要があります。問題は就業規則に関係する労働関連法がほぼ毎年のように改正されているということです。無料配布サイトにいたっては、いつ作成されたのかすらわからないものがあります。リスクを抑えるために作成する就業規則で不要なリスクを負うのは本末転倒です。就業規則に関する書籍でよく間違っているのが管理監督者と残業代に関する規定例です。以下の記事で詳しく解説していますのでご参考ください。就業規則は簡単に作れる、コピペで良いと言われるのか?検索すると、膨大な数の、「就業規則の作成は怖くない!」、「この通りにすれば就業規則は簡単に作れる!」という記事がインターネット上で出てきます。こんなことが言えるのかというと、このような人たちは「あなたの会社の就業規則に何の責任もない」からそんなことが言えるわけです。私が「お金がないから無料で就業規則を作りたいんだけど、参考になるようなテンプレートはないか」と相談されたら、厚生労働省のモデル就業規則を紹介して終わります。最近は、そんな相談はそもそも無視しますが。別に、なにか問題が発生しても、私には関係ありませんし。正式な依頼であり、事務所として原案を作成することになれば、数回に亘るヒアリングを経て行います。依頼をいただいた会社で実際に人事労務上のトラブルが起き、納品した就業規則で解決できなかったら当事務所の名誉に関わりますから。就業規則は「簡単」、そして「無料」で作ることができます、ただし、何が問題になるかというと、「変更が簡単ではない」ということです。就業規則の変更について内容が不利益なものとなる場合は、労働契約法第9条に基づき、原則、労働者の合意が必要となります。これは個別の労働者に対して、つまり1人1人の同意が必要なわけです。「簡単」に作ってしまうと後で困るわけです。労働契約法第9条(就業規則による労働契約の内容の変更)使用者は、労働者と合意することなく、就業規則を変更することにより、労働者の不利益に労働契約の内容である労働条件を変更することはできない。ここで問題となるのが、いったい不利益とは何かということです。この不利益変更については数多くの判例・裁判例があります。それだけトラブルになっているということです。一つ一つ判例を当たって調べていけば大丈夫でしょうが、普通の経営者や人事担当者がそんなことをいちいちできません。平成28年には、この就業規則の不利益変更に関して大きな影響を与え、人事労務関係者がざわついた判例が出ました。賃金制度を変更するとき、例えば年俸制への変更なども要注意です。就業規則の変更をするときには、原則、労働者の同意を取るという方針でいた方が無難ということになります。これは原則なので、変更の内容によって不要な場合もありますし、この点は社労士や弁護士などの専門家に確認すべきです。それほど就業規則の変更というのは注意を要するということです。職業柄、数多くの就業規則を見ていますが、就業規則を見れば、一発で、その企業の人事労務管理状況を把握できます。そもそも50名未満の中小企業の場合、就業規則がきちんと整備されているだけでも個人的には驚きますが、大半は「助成金を受給するため」だけに準備されたものというのが実態でしょう。そのような場合は、テンプレートの就業規則を使って社名を変えただけ、といったものになりがちです。法令による作成・届出義務を守るため、という法令遵守意識の高い経営者もいますが、リスクマネジメントの根幹となる就業規則の必要性を理解していないと、なるべく安く作りたいという発想で考えてしまい、安く引き受けるような仕事のない社労士に依頼するため、質の悪いものができあがってしまうわけです。その他の就業規則の問題点としては、「労働者に周知していない」、「就業規則の内容と実際に行っている労務管理が違う」といったものが多くありますが、このような取り扱いは違法です。大事なものなので金庫にしまっていた・施錠していた」ということがありましたが、さすがにそれはまずいです。コンプライアンスを意識して就業規則を作っても、違法になったら無意味だと思いませんか???そもそも、スポーツでもプレイヤーが知らないルールは無意味です。労働者が知らない職場のルールなんて何の意味があるのかということです。就業規則がない・・・ここまで色々と書いてきましたが、就業規則はない、その必要性すらわからない、という企業の方がむしろ多い気がします。創業者が現役の会社、個人商店型の企業に多いのですが、社長が言うことがすべてルールになっている、というケースはよくあります。社長の言うことが一貫していればまだ良いのですが、その時々の社長の考え方や気分で変わってしまうとなると、社員は混乱しますし、優秀な社員たちであればあるほど「もう社長にはついて行けません」と離職することは大いにありえます(実際に相談例があります・・・)。変な就業規則があるよりはない方が、これから作っていけばよいのでましではありますが、10人以上の事業場で就業規則がなければ、もちろん違法になります。以前の会社の就業規則を使っている元サラリーマンの経営者によくあるのが、前に所属していた会社の就業規則を内容を理解せずにそのまま使ってしまうというケースです。就業規則というのは1度作って終わりというものではなく、その会社の企業文化に直結し、常に修正されています。大きな会社は人数が多いだけでなく、多様な人たちによって構成されているため、様々な意見や要望を取り入れられた内容になっています。いった就業規則を10人ちょっとの会社で取り入れてしまうと、法令で求められている以上の処遇を約束してしまうことになります。身の丈を超えた内容であっても、就業規則として定めた以上、それは社員との約束になるため実行しなければなりません。大企業では一般的な慶弔休暇も法定の義務ではありませんし、休職の付与も義務ではありません。社員に有利な条件となることは良いことなのですが、理解せずに大盤振る舞いしていたら、経営者は自身の首を絞めることになりかねません。就業規則を変更していないありがたいことに、就業規則の見直しに関するご依頼が最近は増えてきていますが、多くの場合、作成から全く変更したことがない、また法改正に併せて変更はしているが部分的な変更にとどまっているというものばかりです。法改正に対応した就業規則にしようとすると、毎年、少なくとも3年に1回は変更していなければ法改正対応済のものとは言えないものですが、なかには数十年変更していないという強者もいます。人事制度は変更したが就業規則は変更していないという理解不能な会社もありましたし、就業規則の変更までフォローしない(フォローできない)、私から言えば詐欺としか思えないコンサル会社の口車に乗ってしまった会社もあります。何が問題なのかという点については以下の記事で紹介している弁護士の指摘を読んでいただければわかりますのでご参考ください。就業規則の見直しのご依頼を受け、内容を確認しているときによく発見する間違い・落とし穴の代表例を紹介していきます。就業規則の中で、職種の定義がなされていない、未定義の職種の人が社内にいる、適用範囲が不明瞭というのは、かなり多いミスです。あなたの会社ではパートに退職金を支払っていますか?私のクライアントでは、正社員、パートといった雇用形態を問わず退職金の支給対象にしている会社もあります。多くの会社では、退職金の支給対象は正社員のみというのが実態でしょう。9年10月30日判決)もあります。残業代の計算方法が間違っている法定労働時間と所定労働時間の違い、その違いによって生じる割増率について理解していますか?本来控除してはいけない手当を勝手に残業代の計算時に控除していませんか?最近、当事務所ではM&Aに関する人事労務デューデリジェンスや上場を見据えた労務監査などを行っており、その一環で未払い残業代がないか徹底的に調査を行う機会が増えてきましたが、私がこれまで確認した就業規則の全てで残業代の計算方法に関する規定にミスがありました。割増率などの数字を間違えている就業規則(賃金規程)には具体的な手当の額などを記載していくので、数字には神経質になってください。あるミスが割増率です。常識的にありえないと思っても、常識外のリスクを予防するのが就業規則の役割です。規定については、私がこれまでご依頼いただいた全ての就業規則で問題を抱えていました。その理由は以下の記事で解説していますのでご参考ください。有給休暇を許可制にするのは法令違反であり論外ですが、申請方法が曖昧になっているケースは多くあります。事前申請制にするなど申請方法を定めておくのは、会社側だけでなく、実は社員間の公平性を保つ上でも重要でもあり、労働者のためでもあります。詳しくは以下の記事で解説していますのでご参考ください。振替休日の規定がない振替休日と代休を混同する方が多いのですが、この2つは似ているようで全く異なります。法的な考え方を理解すると、なぜ違いが生じるのかわかるはずですが、振替休日の場合は割増賃金が不要、代休の場合は割増賃金が必要です。振替休日を利用するためには就業規則で規定しておく必要があります。以下の記事で詳しく解説していますのでご参考ください。就業規則の作成または変更に際して、労働組合等の意見を聴かずに行った場合は、労働基準法第120条に基づき、30万円以下の罰金となります。まとめ私が最近ご依頼を受けた就業規則で「簡単に作った」ものはすべて問題を抱えていた状態でした。会社を守るべき就業規則によって、むしろリスクを抱えていたわけです。経営者の醍醐味は、すべての決定権が自分にあるということではないでしょうか?そして、就業規則というのは、手続きをきちんと踏めば、法的効力をも認められたルールとなり、経営者は自由に作ることができます。与えられた権利を放棄するのはもったいなくないですか?経営者として、社員にどのような働き方をして欲しいか、そこからスタートして考えていけば、本来は自由に作れるものです。それを、変にテンプレートを見て、縛られるように作成している会社がいかに多いか。その結果として、法律は窮屈だ、と感じている経営者や人事担当者が多いように感じてならないわけです。縛られるのではなく、武器として利用していくわけです。そのために専門家の力を活用するわけです。法律をそのまましか解説できないような専門家ではなく、法律の中身を解釈し、経営に活かすためのアドバイスができる真の専門家の力を活用できれば、就業規則づくりも楽しくなることは間違いありません。実際、私のクライアントの多くは、就業規則の見直し案を提示しその内容を解説すると、就業規則の効力を理解し、さらに変更したいとご要望が増えてきます。あなたの会社に既に就業規則があるのであれば、どのような内容になっているか改めて確認してみてください。就業規則を公開することで、いかに働きやすい会社であるかをアピールし、採用や広報の武器としている会社があります。公開するかどうかは別としても、社員のことをきちんと考えた会社であるかを採用説明会などでアピールすることができますので、参考になりますね。関連:就業規則を公開し採用や広報の武器としている会社がある!就業規則を作成する上で具体的に考えておきたい点として以下の記事もご参考ください。けに、公開型のブログでは書けない本音を交えて、人事労務に関する情報・ノウハウ、時期的なトピックをメールマガジンでお送りしています。過去の配信分は公開しません。情報が必要な方は、いますぐ、以下のフォームから購読の登録をしてください。同業の社労士の方も情報収集のために、遠慮なく登録していただいて結構です(^^)購読して不要と思ったら簡単に解除できますのでご安心ください。氏名の欄には、会社名ではなく、本名をフルネーム、漢字で入れてください。