労働・社会保険の手続き代行業務などの漏れのない正確な遂行を通じ、御社に最適な「社会保険労務士だからこそできるコンサルティング」をご提供。[2012.10.01]残業時間削減のアプローチ、全21項目の内、第20項目についての説明の2回目です。【業務の効率化】さて、今日は本題の「業務の効率化」の進め方についてです。基本的には、次の5つのムダを無くすることを視点に進めることです。1)探すムダ資料、データを探す時間のムダを削減しようとするものです。共に電子資料として共有化し(共有化データベースの拡充も行い)、誰でも容易に検索できるようにします。秘密書類に関しては、プロテクトをしっかり行います。ISO等の関係で紙保管が必要な秘密書類に関しては、施錠が可能な保管場所に納め、、出入りの管理を行います。2)移動のムダ出張などの移動時間のムダ削減です。第一は、本当に行かなければならない出張なのかの確認です。真の必要性の確認です。最近では、一般家庭でもPCでテレビ電話ができる時代です。このようなもので済ませられないのかを考えることです。3)情報伝達のムダメールの受発信やその確認のムダを削減しようとするものです。送られた相手は、このメールの内容確認に時間を取られてしまいます。添付ファイルがあると更に開く手間も増えます。本当に必要があるものだけのファイル添付に限定すべきです。必要な図表はファイル添付せずにメール本文に貼り付けた方が、まだ、手間が省けます。できるようにする手段もあります。このようにすれば、メールの誤発信による情報漏洩が防止できる効果もあります。ルート等のムダの削減です。1やめる:例えば、重複作業の廃止、優先順位化による業務の選別(整理整頓)などで業務自体をやめる。2やり方を変える:システム化等のツールの活用、業務の統合、順序の組み替え、人員配置の見直しなど実施方法・体制を変える。3担当の変更:社内の部門間の役割分担および外注化などで担当を変える。削減および手順の標準化、マニュアル化などによる業務ルールの設定。5)ミスのムダ手直し、フォローのムダの削減です。ミスを出すとお客様に迷惑をかけ、信頼を失うことがありますので問題なのです。ミスを発生させると対応にミスを発生させた以上の時間を、しかも急いでかけなければなりません。この対策には、上司が適宜、部下の進捗を管理し、具体的な指示や指導、アドバイスを行うことが重要です。