今日から出来る、オフィスの経費削減アイデアコピー経費削減編どんなオフィスにも必ずあるといってもいいコピー機.・複合機そのコピーにかかる経費は莫大なものです。そのコピーに掛かる経費を少しでも削減できるアイデアの一部を集めました。これ以外にも様々なノウハウがありますが、代表的なものをいくつか挙げます。コピー機に関するご相談はこちらまで。保守メンテナンス契約は本当に必要か?カウンター契約をしている場合は一度、販売店やメーカーと価格交渉をしてみましょう。今は、競争が激しく、各メーカー顧客の囲い込みで必死です。月に3000枚以上使用される場合は、必ず値下げ交渉出来ます。共栄の姿勢が望ましいです。交渉次第ではモノクロ1円カラー10円以下になるかも・・・コピーをそんな頻繁に使用しない、故障なんて1年に1回するかしないか分からないといった場合には、カウンターの契約ですと損する場合もあります。カウンター契約には基本料金というものがあり、使用しても、しなくても払わなければいけないのです。「いざというときのために」というのはただの営業トークです。キット方式(トナー代に保守が含まれている)かスポット保守(その都度修理代を払う)の出来るメーカー(京セラ等)に切り替えたほうがいいでしょう。裏紙を使おう中古機でも結構使えるという掘り出し物はあります。オークションなどで格安で入手し、メンテナンスは近くの業者に依頼すればいいのです。契約さえすればメンテナンスのみしてくれる業者もありますし、その都度お金を払えば修理してくれる業者もあります。他にメリットとして節税対策にもなります。これはもう当たり前なっていますが、出来る限り徹底しましょう。コツは裏紙がすぐ利用できる環境かどうかです。プリンタ複数台もあるようなオフィスでは1台は裏紙専用機にする。裏紙の使い方マニュアルをコピー機やプリンタの近くに貼っておく。FAX受信用に使用する等。裏紙使用時の注意点は、どちらが裏紙かを分かるようにしておくことです。ボールペンでは、裏写りするので、蛍光ペンで裏面に×をつけるといいでしょう。複合機でオフィスのペーパーレス化を進めるデジタル複合機であれば、複数枚の原稿を1枚に集約する機能や自動両面コピー機能が付いています。カウンター代や用紙代の節約になります。保存、参照のみが目的の文書であればこれを利用したほうが、いいでしょう。A4のコピーをA3の左右に2面コピーして、真中でカットする方法もございます。デジタル複合機にはペーパーレスFAX機能、ネットワークスキャナ機能がついている機種もあります。文書をパソコンに取り込んで、データとして保存しておけば何百万枚という書類が、パソコンに収まります。用紙代の節約とファイリングスペースの節約にもなりますし検索や文書の加工、再利用がスピーディーになります。枚数によっては、印刷機を使用したほうが良い先ほど紹介したキット契約とはこういうものです。料金が一切発生しない。修理もトナー代に含まれているので無償で出来る。トナーが無くなれば、その時点でまた注文する。月々のコピー枚数にバラツキがあったり、あまり枚数を使用されない場合は、こちらの方がお勧め。やってくれないメーカーが多いです。キット契約の出来るメーカーは京セラミタ、コニカミノルタやシャープ。1枚の原稿を複数枚コピーする場合は、印刷機を使用したほうが安く済みます。損得分岐点は約5枚以上からです。用している所もあります。コピーよりか多少手間がかかる、画質が悪いという心配が懸念されてますが、最近の印刷機は全く心配ありません。デジタル印刷機であれば製版スピードも画質もコピー機に限りなく近いです。パソコンから直接プリント出来る印刷機も有りますのでコスト削減にお勧めです。前までIT革命という言葉が流行り各企業、時代に遅れぬよう我先にと、IT投資を行いましたが、結果は費用ばかり掛かって、業務も余計に複難しくなり、パソコンに振り回されているというのが現実ではないでしょうか?そこで、パソコンやIT技術に関しての無理、無駄、ムラを無くし、有意義なIT投資をしていただくためのアイデアをほんの一部ですが紹介いたします。電子ファイリングによるペーパーレス化この業界は保守契約や技術料という目に見えない費用で馬鹿儲けしている業者も多いです。一度、そんなに高い費用が必要かを相談してみて下さい。大きい企業になればなるほど、出張費や修理代、技術代が高くなります。中には出張費だけで5万円もかかるメーカーも有りますので、購入前に必ず保守の費用を確認下さい。技術レベルはどの会社もさほど変わりません。安くで、良心的に面倒を見てくれる業者もあります。複合機のところでもご紹介いたしましたが、現在オフィスでのペーパーレス化が進められています。コストだけでなく省スペース、環境にも優しいというメリットもあります。オフィス文書のペーパーレスで重要なのはスキャナと電子ファイリングソフトです。スキャナは市販の安いモノでもいいのですが、大量の文書を取り込むには不向きです。出来れば安くても自動原稿送り装置の付いたスキャナがお勧めです。ソフトは1万前後ぐらいで十分な機能をもったモノがいくつかご紹介できます。液晶モニタの導入で、電気コスト、スペースを削減パソコンの進化はとても早く、少し前まで新機種で高機能だったものがもう使い物にならないというケースもあります。価格も数年前なら30万したものが、現在では3万以下ということもあります。法定耐用年数も5年から3年に短縮され、もはやパソコンは備品というよりも消耗品と考えたほうがいいかもしれません。弊社でも格安のパーツを集めて4万円前後でパソコンを販売出来ます。修理代よりコスト削減できる場合もあるのでお勧めです。液晶モニタの価格が最近みるみる下がり、現在では、15インチの液晶でも1万円前後で入手可能です。LED液晶のメリットは、見やすい、省スペースということは注目されやすいのですが、実は電気代がブラウン管よりも約1/3で済むのです。1日8時間付けっぱなしで、1年間使用した場合、ブラウン管と液晶では1万円近く差が出ます。購入時多少高くても、液晶のほうがお徳ですし、3年保証してくれるメーカー(IOデータ、グリーンハウス、三菱)もありますので、おすすめです。ナレッジマネジメントパソコンが複数台ある場合は必ずネットワークがお勧めです。パソコン同士を接続することにより、データやプリンタなどの周辺機器が共有出来、各パソコンごとにコストを掛ける必要が無いのです。あまった周辺機器は別部署で利用したり、オークションなどで売ってしまえばいいのです。一人の人が作ったデータやノウハウ、いわば情報、知識を全社員で共有し活用する事を目指すことです。中小企業の大半は、これがなかなか出来てないです。これにより無駄な仕事を省き人件費の削減にもつながるのです。簡単な一例として、LANでファイルサーバ(1万円程度)等をたてる事により安価で実現出来ます。配線がぐちゃぐちゃだったり、OAフロアに多大なコストを掛けている会社は、無線LANがお勧めです。前は、高価で、速度が遅かったり、セキュリティの問題がありましたが、現在では価格も安く、速度も速くなり、安全性も高いので、有線LANとたいして変わりはありません。無駄な配線がいらないため、自由なレイアウト、無駄な配線を省くことが出来ます。これは、あのカーナビの技術とGPS付き携帯を使用した初期投資不要で、ランニングコストも格安のシステムです。位置などインターネットが出来る環境であればどこからでも利用できます。これにより、無駄な行動、日報の正確さ、効率の追求、迅速な顧客への対応が実現できます。インターネットを活用して広告、宣伝費を安く、効率的に過去の事例として、パソコンでの在庫管理システムの導入により在庫を徹底的に管理することにより、5%利益率が上がった企業も有ります。あと、不要な在庫を社員販売したり販促品として使用すれば販促費用の削減にもつながります。当社でも一時5千万円の無駄な在庫が有りました。インターネットでホームページを公開し宣伝費を節約。このサイトをご覧になられる方に説明するまでもない当然の事ですが、問題はやり方、ノウハウです。お金をかけずに良いページを効果的に運用する。これが、絶対のポイントです。当社ではSEO(ホームページを検索サイトでがんがんヒットさせる)という新技術、デザイナーによる本格的WEB制作、をたった¥10、000の格安ホームページ等を勧めており大変、好評です。インターネットはADSL、光、常時接続が当たり前!!現在、日本国内には5000近くのプロバイダがあります。その中で、自社に合い、価格も安いプロバイダに乗り換える事により、数千円とわずかですが、経費を削減出来ます。レンタルサーバも見直すことにより、安いところでもサービスがしっかりしているところもあります。逆に高いだけで全然役に立たないサーバもございます。「常時接続は高いから、ダイヤル接続で充分」と勘違いされている会社もあります。月約3000円あれば、プロバイダ料、通信費込みで3000円程度で実現出来ます。4〜5000円程度のルータで複数台のパソコンで同時接続も可能です。近のルータやセキュリティソフトは優秀なので安心です。自社のシステムを見直そう!!ASPとは、アプリケーションサービスプロバイダの略で、インターネットを通じてソフトウエアを賃貸するサービスの事です。代表的なものにサイボウズや先ほど紹介したGPSシステム等もASPです。業者に頼んでシステムを開発するよりもずっと格安です。円のパッケージソフトでも良かった。後悔されている企業さんも多いです。多額の費用を投資したシステムは融通が利きにくく、保守は高い。OSが変わるとソフトもバージョンアップが必要で、また多額の費用がかかる、データを他のアプリケーションで活用できない。等、何かと制限が多いです。今後も経費をつぎ込んでいくぐらいなら、一から安くて良心的な、ソフトを開発してくれる業者も紹介できます。我々のような第3者オフィスオピニオンのご相談ください。アウトソーシングの活用で人件費削減どの会社にも必ずあるといってもいいプリンタ、消耗品の経費は意外とかかります。そこで登場したのが、詰め替えインクやリサイクルトナーです。価格が断然安いですし、環境にもやさしいです。経費削減には欠かすことの出来ないアイテムです。購入の相談、メーカーとの交渉を全てアウトソーシングしてしまうという外転の発想です。当社でもオフィスコンサルティングという形態で、販売を目的とせず、お客様の立場で、オフィスの環境を改善していくサービスをしております。結果的にこの方が、安く、本当に自社にあったシステムの業務運用が可能になります。多彩になってきました。いてもコスト削減の検討は必須です。最近良く耳にするのが「IP電話です。いわゆるインターネット電話の事です。これにより、長距離電話や、国際電話が、驚くほどの安さで利用できる。実際にIP電話の導入方法によっては年数十万円の経費削減が可能になります。ソフトバンクやウィルコムを活用IP電話は比較的安価で導入でき、現状のビジネスホンでそのまま利用できるものもあります。同じ系列会社同士の通話なら何時間話しても無料です。国際電話も驚くほど安くなります。一時、言われていた通話品質も現在では良くなっております。実際に、当社で導入のお手伝いをさせていただいたお客様で、複数の支店間で導入し数十万円の通信経費削減をされたお客様もございます。ソフトバンクのホワイトプランやウィルコムもだれとでも定額を活用するだけでも通信コストは大幅に削減可能です。ひかり電話で基本料金削減いまどきビジネスマンならスマートフォンは持っているかと思いますが、アプリを活用すれば無料で社内連絡が行えますし、記録もきちんとのこります。取引業者とも協力すれば、お互いにコストを削減でき、効率良い連絡手段が構築できますし、関係もより密になります。古いので、当たり前になってますが、それでも調べてみれば未だにアナログやISDN回線を複数本使用している企業も数多くあります。ひかり電話の基本料金は525円〜基本料金が大幅に削減できるのでお勧めです。ビジネスホンは中古でも充分活用できる現在、多額の保守料を支払って電話のメンテナンスを依頼されている企業があれば、保守契約の解約を勧めます。自社で調べていただければ分かるのですが、電話機はパソコンやコピーのようにそう簡単に故障するものでは有りません。私のお客様で十数年使用して、一度も故障が無いというところもあります。壊れたときにすぐに対応さえしてもらえば問題ないはずです。先ほど、紹介したように電話機は耐久性が強いです。現在のより、一昔前の物はなかなか壊れません。溢れるようにあります。工事と保守だけ請け負ってくれる良心的な業者もありますので、そこに依頼すればいいのです。当社でも工事、保守は承っております。携帯電話のプラン見直し通史業界は詐欺まがいや、ボッタクリが多い業界です。素人には分かりにくい分野ですので、故障でもないのに、修理して多額の請求をしてくる悪徳業者もあります。ある電話工事業者などは「移設が一番儲かるんや」と豪語しておりました。このように、いくら最初の購入時に安い見積を出しても、修理代や移設費で儲ける業者も多いです。今の業者が、少し怪しいな、とか最近故障が多いなと思いだしたら黄色信号です。早めに、良心的で安くで工事できる業者に切り替えましょう。それだけでも、修理費や工事費の経費削減につながります。これが、最も重要で経費がかさばるのですが、案外見落としがちです。携帯電話の経費だけで数十万とかかっております。それだけに、徹底的に使用状況を調査して、最適なプランに変更するだけでも、数万円は経費削減出来ます。様々な割引サービスも利用できます。他には・一定額以上は個人負担にする・社内連絡はメールで徹底するなど様々なアイデアで経費を削減することが出来ます。小規模の事務所では、PACSIA�Uがおすすめ!!よくある話が、小規模で数台しか必要ないのに、業者に勧められて、分からないまま大掛かりなビジネスホンを導入し多額の工事代と保守を支払っている会社があります。このように、自社のオフィスに合ったビジネスホンの導入を信頼できる業者に相談し、最適な設備投資で無駄な経費を削減しましょう。ビジネスホンは故障が少ないので中古ビジネスホンでも低コストで長年使用可能です。電話回線が4回線迄で、電話機が8台迄の事務所なら、NTTのパクシア�Uが安くてお勧めです。これなら自分で工事が出来、専門知識が要りません。1フロアーの事務所にお勧めです。設定はパソコンで出来るので簡単!!。簡易CTIも標準搭載されておりますので、安価でビジネスホンと自社パソコンの顧客管理システムとの連動が実現出来ます。許す高コスト体質になりかねません。どんな社員でも必ず机の中に使用していないペンといった文房具が眠っているはずです。レイアウト変更による省スペース化オフィス家具はネットで探せばいくらでも安くて良い品が見つかります。弊社ではレイアウトを無償でご提案し、3Dで図面も作成します。ネットで安くて良いオフィス家具を仕入れ、御客様に提供いたします。結果、御客様は日本一安くて、快適なオフィス空間を手に入れることが可能になります。”レイアウトが変わると仕事が変わる””スペースもコストで費用がかかっている”というのが当社のモットーです。事務所のレイアウトの最適化により、無駄なスペースをなくし、仕事の効率化を追及してもらうという考え方です。当社では無償でオフィスの3Dレイアウトを作成いたします。社員全員、使用する文房具をリストアップして統一することにより、様々なメリットがあり経費削減にもつながります。・統一感があり、見た目がきれい。書庫もオフィスもきれい・社員の経費削減の意識が高まる・ロット、箱単位の購入で安くなる・使い回しが出来る・在庫管理しやすい今、いろんな企業で取り入れられているアスクルですが、デメリットもあります。カタログ通販なので、値引き交渉が出来ない、支払いサイクルを自社にあわせてくれない。そこで登場したのがOPです!。違うのが、今までの事務機販売業者が間に入りますので、配達は今まで付き合いのあった業者が来ます。価格交渉が出来、支払いサイクルも従来通りです。文具用倉庫やキャビネット、書庫などを設けて、担当者、あるいは仕入れ業者に在庫管理させることにより、無駄な消耗を減らす事が、可能になります。ファイルやホッチキス、ハサミ、FDD等リサイクル出来る消耗品、文具もあります。それ専用の書庫を作ってもいいでしょう。これにより無駄な購入を減らし経費を削減することが可能になります。削減には欠かせません。オフィス家具なら、別の会社で新たに購入いただいた場合、必ず古いものが出てきます。これを安くで買い取るのです。私たち業者も助かります。文具や用紙もリサイクルを使用して経費削減し、環境保護にも貢献しましょう。名刺はビジネスマンなら誰でも持っています。その名刺はたいてい印刷業者に依頼されているとは思いますが、その経費はバカになりません。名刺100枚3000円程度で印刷業者に依頼した場合、毎月300,000円の経費がかかります。そこで、当社の格安、スピード名刺をおすすめします。100枚1500円からで、それだけでも、経費は半分になりますし、即日出来ますので、急ぎの営業マンも安心です。一度価格を比べてみてください。チラシや伝票の印刷も多大なコストがかかります。当社では印刷業者に比べて、大きな設備投資を必要としておりませんので、格安で印刷することが出来ます。1枚からでも承ります、デザインなどの融通も利きます。小さい会社だからこそ出来るサービスです。御社の経費削減のお役に立ちますので、一度価格を参照してみてください。会社で使用する印鑑、ゴム印、個人印など、街の印鑑屋で注文すると時間がかかるし、意外と高いです。安い価格で提供しております。印鑑やゴム印をよく使用される会社は経費削減にもなります。当社では、お得意先様に対して、新しい文具・事務用品の購入管理システムを無償で提供するサービスを試作中です。このサービスが始まれば、お客様にとっても当社にとっても大変メリットのある、良い関係が築けます。パソコン、周辺機器、ありとあらゆるものを調査し、お客様だけのデータベースを作成し、WEB上で閲覧でき、発注も出来るというシステムです。・備品の購入状況、在庫が管理システムが導入できる・いちいちカタログから商品を選ばなくても良い・WEB上でマウスだけで商品の注文が出来る・自社だけのよく使用する商品が把握できるこれにより無駄な経費、時間の削減が実現出来ます。上記以外に今すぐ出来るオフィスの経費削減案をいくつかピックアップしてご紹介いたします。視点を変えるだけで驚くほどの利益をもたらす。先陣を切って経費削減に取り組む事です。事務所で当たり前のように使用している電気ですが、意外とその料金体系を知らない人が多いです。これを知ることにより電気代を大幅に節約することが出来ます。料金と使用量が毎月かかります。その基本料が意外と重要です。1600円前後で決まります。一年の中で最も使用した瞬間の使用量が反映されてしまうのです。無駄な基本料金を払わなくて済みます。携帯電話に様々な料金プランがあると同様に電気にも様々な料金体系があります。これが意外と知られておらず気付かない間に勝手に電気会社が決めたプランに沿って電気を使用している会社も多いです。公共の料金が値下げできるなんて感覚があまり無いからです。そんな事はありません。プランの見直しや契約の交渉をするなら今がチャンスです。自社に合った料金プラン、契約変更をしましょう。大幅な経費削減が実現出来るはずです。これらの事を調査し、電力会社に代行で交渉してくれるコンサルティング会社もありますし、当社でもサービスを始める予定です。コンサルティング会社は成功報酬で削減額の数か月分を報酬としていただきます。失敗しないためにも、プロに任せたほうがいいでしょう。電力会社の営業を呼んで、交渉し、シュミレーションしてもらう方法もあり、これでうまくいく場合もあります。ある程度知識がないといけません。電力会社との関係を悪くしてしまうと、経費の削減どころではなくなります。暖房は1〜2度下げる。クーラーは1〜2度上げる。これは、普段から節電を心がける、クセずけると言う意味です。パソコンの経費削減のところでも紹介しましたが、使用しない間、パソコンやモニタの電源を切るだけで年間数万円の電気代の節約が出来ます。これだけで、電気代は大幅に削減できます。温度を一定に保つ事により、冷暖房機器の急激な電力の消費を防ぐことが出来、基本料金の節約にもつながります。一度に大量の電気を稼動させないいくら節電を意識してもつい、”これぐらいは”という油断が命取りです。そんな、無駄をさせない、強制的に使用できる電力料を制限してしまう節電器も市販されています。効果が無いのに高価なものを取り付けたり取り付けたふりをして実は。契約内容を変更しただけという詐欺事件が多いです。インターネットでも詐欺情報は入手できます。業者選びは慎重に・・・コピー機等、消費電力が大きいものを複数台同時に使用したり、暖房器がフル稼働していると同時に大量のコピーを使用すると瞬間の消費電力が上がります。間の毎月支払う、基本料が決まってしまいます。1kh変わるだけで毎月1600円程度変わります。普段からなるべく一度に大量の電気を使用しない事を心がけましょう。報奨金を渡す事により、全社員の経費削減への意識付けが出来ます。経費を削減した分の半分をボーナスとして支給するとなれば、皆、必死で取り組みます。社長が”無駄使いするな”、といっても効果がありません。社員にやる気を持たせるのが経費削減の第一歩です。むやみやたらに社員を雇わずにアウトソーシングを活用してみましょう。社員は一度雇ってしまうと、基本的には最後まで面倒をみる必要があります。社員を雇うのは、会社にとって一番高い投資です。何年間も何十万という給料を払い続けなければなりません。それに人を雇うというのは、大事です。人は大切ですし、それだけに責任も重大です。雇う前にアウトソーシングやアルバイト、派遣社員の採用を考えてからでも遅くは無いはずです。研修も助成金が出る、人を雇うだけで助成金が出る助成金とは、融資とは異なりもらいきりで返済の必要がありません。条件さえあえば、当然もらえる権利があります。助成金のほとんどは税金から出ます。もらっていない企業は、もらっている企業にお金をはらっているようなものです。いったようなものが挙げられます。詳細はリースQ&Aでも紹介しております。労働者を雇う以上は、労働保険への加入が義務付けられています。労働省の助成金は、この労働保険料の一部が財源となっております。←と同様、もらっていない企業はもらっている企業にお金を払っているようなものです。いったようなものが、挙げられます。研修などの費用の一部も出る助成金もあります。業務をマニュアル化することにより、たいていの業務は誰でも早く出来るようになり、教育の時間、人件費を削減できます。一連の流れの決まっている業務は、出来るだけマニュアル化しましょう。それだけでは、マニュアルワーカーが増え人がロボットのようになってしまいます。そこで、工夫が必要です。経営者自ら交渉に踏み切ると効果は更に絶大です。これは、経営者が本気だと思わせるのがポイントです。我々販売業者も、普段、表に出てこない社長自らお願い事をされると、顔を売るチャンスなのでつい安くしてしてしまいがちです。ケチという意味ではなく、無駄を無くすという、経営者の姿勢が、全社員の経費削減への意識付けへと繋がるのです。TOP■必見!!今日から出来る、オフィスの経費削減アイデア事務機屋が教える経費削減のアイデア集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