Teamsショートカット集/saved保存済みのメッセージに移動。マウスでやるとアイコンクリック→保存済みをクリックするしなければならず、誤クリックも多いのでショートカットキーを重宝Ctrl+1,Ctrl+2,Ctrl+3それぞれ、最新情報・チャット・チームに移動。マウス動かすのが面倒な時に利用するが、チームなんかはその後必ずマウス選択が必要になるので、あまり使わない。Ctrl+1はよく使う。E上部の検索窓に移動。誰かとチャット始める時はここから人の名前を入力すると捗る。X新しい会話を作成ボックスモードで開始。基本的に、拡張ボックスモードでしかTeams会話しないので個人的には必須。Xを押すと必ず作成ボックスモードになるのでユーザビリティ的にもよい。V隠しショートカット。クリップボードにコピーした文字列を書式情報なしで張り付けることが出来る。WordやExcel、Webの情報をペーストする時におかしいフォントになってしまうのを防げて便利。G)チームまたはチャネルに一発で移動できるが、候補のチームが表示/非表示構わず出てくるのでマウスの方が早いし、移動した後結局マウスで会話を選ぶので無意味。うまく使いこなせば便利かも?と思ったが、そもそもスレッドにフォーカスを当てないとRが効かないし、それならフォーカスを当てるタイミングで返信開始すればよいので非効率。会議と通話系のショートカットいろいろと揃っているが、そもそもTeams会議の開催自体が1日に1回くらいなので、マウスで十分。M(ミュート実行/ミュート解除)は、ミュートで会議に参加していて突然話しかけられた時に、素早くミュート解除するのに使うくらいか。↓(or↑)も評判が良いが、個人的にはそこまで使用頻度ない。全てのショートカットは/keysまたは以下のページで見れます。表題の通りdecode19のPR06というセッションに参加したのですが、個人的にはあまり得るものがなくtwitterを見ても同じように感じた人が多かったようです。医療現場からじゃあどういうセッションだったら満足だったのか?俺は(みんなは)Teamsについて何が知りたかったのか?と少し考えてみました。セッションへの期待とギャップセッション内容は2つの医療団体がMicrosoftTeamsを採用し、医療の働き方改革を進めました、というアウトライン。これに対して私が抱いた期待を振り返ってみると...医療現場でどういう風にTeamsが利用されているかを知りたい例えば、手術現場の写真を撮影し、Teamsで撮影しているのか?医療現場という、自分がよく知らない業界への興味24時間の業務もありそうだし、顔を合わせてコミュニケーションを取れない中での情報の残し方などのノウハウ導入の成功事例とされる法人は、上手くTeamsを使いこなしているに違いないからノウハウを持って帰りたいwikiとかOneNote、何をどう使っているの?単純に、使っているツールに興味あり。Teams導入の効果(割と浅め今までは電話とメールしかなかったのが、チャットでメッセージを残せたそれってビジネスチャット導入したら普通に発揮される効果だよね...。ここらへん、セッションのモデレーターであるマイクロソフト社の社員さんが、Teams利用率を高めることがミッションのカスタマーサクセス担当者だったので、「Teamsの利用率がUPした後の”利用のされ方”は注視しない」というスタンスだったの...かもしれません。俺達はMicrosoftTeamsをまだ使いこなせてないという気持ちが強いのではないか、と思いました。ビジネスチャットの中でも特に多機能なTeams。タブを追加したりコネクタを追加したり、自由に拡張できる。それなのに、自分のチームは”一般”チャネルで会話しているのみ。Plannerを入れてみたけど、浸透せずに終わってしまった。俺にうまいTeamsの使い方を教えてくれ!みたいな。私の考えTeamsの利用について誰かに答えを求めるのは間違いかな、と思えてきました。PR06に何を期待していたのか、自分自身でも反省し振り返ると、たとえ医療現場での利用方法を知ることが出来たとして、それをSIerの業務にそのまま適用できるのか?は否であるし、結局、答えは自分(組織)の中にしかないのかな、と思いました。活用例ああいうのをみんなが求めていたのかな、と感じました。自社の”集団行為”を分析する例えば自社がエンタープライズ向けのウォーターフォール側プロジェクトが主な場合、ウォーターフォール型のプロジェクトの業務を分析する。Teamsの構成を決め、誰かが旗を振る1と2を参考にTeamsの構成を決める。プロジェクトフェーズ毎にチームを作る、というやり方もありだし、顧客毎・案件毎でもよい。メモはwikiではなくOneNoteを使うルールとし、既定で存在するwikiは削除する。課題管理は顧客と共有するからExcelで実施する、などPowerPlatform界隈なども「自社の業務を分かっている人がアプリを作るべき」という論調が強いですし、MicrosoftTeams界隈も「自社の業務を分かっている人が自社のTeamsの構成を決めるべき」なのかなぁと感じました。人数も、ユーザーも分かる機能利用の選択プライベートチャットは強制的に既読が有効になるため、チームチャットの既読動作について選択できる。なしここでまずユーザー選択可能は選んではいけない事を主張したいです。前のエントリで既読機能に対して、違った解釈が発生するのはリスク既読機能の使い方はルールを決めてつかうべきと書いた通り、チームによって既読がつく/つかないが変わる場合、組織全体として統一された動作にならず、ルールも文化も統一されないからです。事実上の選択肢は以下3つ。×無効それぞれについて評価してみます。人数しか分からない))この場合ですが、実質パターン2みたいなものじゃない?と思います。10人程度のチームで5人が既読をつけても、誰が既読したかが分からないので何も判断できない。一般的にチャットと違ってチームは多数のユーザーが所属するものであり、全体のユーザーと比較してアクティブなユーザーは少ない。プロジェクトに関わりそうな人をチームに追加したが、今アクティブなのはシステム構築メンバーのみ、のようなパターンだと、40人中7人が既読、33人が未読、みたいな状態がありうる。チームチャットがLINE型で実装された場合は、チームチャットをオンにするメリットはないため、オフにするのがよいと思います。人数も、ユーザーも分かる))一番シンプルな形。ユーザーの混乱は少ないですが、チャットもチャネルも既読が有効になって息苦しいかもしれません。Teamsの動作は統一されますが「Teamsは既読機能が有効になってて嫌だ!」という理由でメールが使われ続けるリスクもあり...。チームチャット(×無効)プライベートチャットは既読が有効だが、チームチャットは無効な構成。パターン1-2ほどシンプルではないですが、混乱する設計ではないと考えます。チームチャットの既読機能が無効なため、平穏に過ごせます。外部ユーザーをチームに招待しているパターンなどは、この構成がいいかもしれないですね。欠点は、プライベートチャットがチームチャットの上位機能になってしまうため「チームチャット使わずに、プライベートチャット使おうぜ!」勢が生まれそうなこと。これを欠点とするかは会社によりますが、仕事に関するコンテンツが個人ではなくチームに保管されるべき、という観点で、原則チームチャットでコミュニケーションするべきだと僕は考えています。よってこの構成では仕事のコミュニケーションは原則チームチャットプライベートチャットの使いどころは在籍確認や電話で不在だった時の伝言メモ程度あるいは、仲のいい個人での業務外の会話程度という文化の形成が大事かな、と思います。ユースケース最後に、ありそうなユースケースと利用例を考えました。相手が自分のメッセージを読んだか、確実に確認したいこの場合はパターン1系の通り、チームチャットで既読機能を有効にするのがよいと思われます。人数しか分からない」場合、誰が読んだか分からないのでこの目的は達成できないです。そもそも、このようなケースでは個人チャットでメッセージを送れば既読が有効なので、チームチャットの既読機能を有効にするまでもないかもしれません。業務時間外にTeamsを読んでいる事を知られたくない例えば、BYODの私用スマホにTeamsが入っていて、ついつい通知が気になって見てしまった、けど返信は会社でしたい場合。これは既読通知をオフにするのがいいですね。社外にいるメンバーがちゃんと仕事をしているか確認したいこれをTeamsの既読機能で管理するのはナンセンスでしょう。既読をつけるだけならスマホからでも出来るし、逆に真剣に仕事する時はTeamsを見ずに集中するので、全く当てにならないと思います。メールよりも気軽なコミュニケーションツールとしてTeamsを使いたい“気軽”の定義にもよりますが、既読機能が”気軽さ”の足かせになるなら無効にするべきでしょう。メールに慣れた年配の方にTeamsを使ってもらう時に「既読通知があるから、返信するための時間を確保してからじゃないとメッセージを読まない」と敬遠されるのはもったいない事です。既読だけついて返信がなければ”了解した”という文化を形成したいなんか一見良さそうですが、メッセージの送り手が気を付けないと誤解が生まれそうです。来週のミーティングの資料を××に保管したので、みなさん必要に応じて追記してくださいのようなアクション内容があいまいなメッセージや昨日購入した××社の製品ですが、かなり高性能で市場に受け入れられそうです。つきましては、どこか時間のある場所で説明させていただいたのち、××社にフィードバックを行いつつ、拡販を進めていこうと検討しております。ような多様な内容が含まれるメッセージに対して、既読だけで理解の有無をジャッジするのは無理です。この場合、メッセージの送り手が、読み手に期待するアクションを指定する、例えば「問題ない場合は”いいね”をお願いします」や「賛同いただける場合はコメントで候補日時をください」などとする必要があります。コミュニケーション能力が高い、あるいはチャットコミュニケーションに慣れているメンバーが多くないと、既読機能を使いこなすのは難しいのでは?と思いました。2019/5/23現在、既読機能は未実装ですが、予告されたロードマップから仕様を推測しています。人数も、ユーザーも分かる詳しくは前エントリを参照MicrosoftTeamsの既読通知機能を有効にすべきかどうか問題(用語の整理)Teams以外のビジネスチャット開発会社のスタンス考察にあたって、先行する各ビジネスチャットの既読機能の有無と主張を確認しました。まとめると既読機能を肯定する内容は少なかったです。理由としてはいかが考えられます。既読機能がないのは、「自分のメッセージを相手が読んだことがわかるので、安心する」というメリットに疑問があるからです。ビジネスコミュニケーションにおいて、「既読がついた」という事実だけで安心できるでしょうか。本当に重要なのは「伝わったかどうか」です。私たちは、既読がつけばメッセージを読んでくれたと思いがちです。既読がつくことでわかるのは、「そのタイムラインを開いた」ということだけなのです。開いただけで、読んでいない場合でも既読がついてしまいます。(中略)既読機能で得られるのは「自分は伝えた」という安心感のみです。本当に大切なのは「伝わる」ことです。Chatworkすぐに返事をすることがメインのコミュニケーションツールと違い、Chatworkは自分のタイミングでメッセージを確認できるツールです。ビジネスチャットに既読は必要?今求められている機能とは立場によってもプレッシャーの感じ方は様々で、上司と部下、取引先への返信など、既読をしているにもかかわらず返答が無いと相手に対して何らかの不快感を与えてしまう可能性が出てきますし、そういった不安を残したまま業務を行わなければいけません。WORKSは仕事用なので、業務連絡が誰に伝わったか、誰に伝わっていないかが分かるというのは、実は業務効率にすごく影響します。「了解です」という返事が来なくても、既読がついていれば「あ、この人は読んでくれた」とわかるから、送った方は「読みましたか?」って確認しなくて済むからです。この機能を活用して、既読がついていれば、「了解です」の返事をしなくて良い、というルールで運用している企業、聞いてるとけっこう多いんです。既読がつけば返事をしなくても良い、のメリットは2つあります。一つは単純に返事をする手間が省けること。多忙な業務の合間に返信する手間がこれで省けます。二つめは、これが実はけっこう重要なんですが、大人数のグループチャットで「了解です」の返信やスタンプを返すと、返事だけがひたすら連続するトークルームになってしまうんです。日本パーソナリティ心理学会の論文。高校生400名にアンケートを取ったところ、既読機能の存在により行動に制約を受け、ストレスとなることが有意に認められる。Books&Appsかなり痛烈に既読機能を批判していますが、ロジカルだったため紹介。本来、メッセージの処理は「受け手」に任されてきた。無視しようが、返事を返そうが、いつ反応しようがそれは、「メッセージを送る相手」に任されてきた。「返事を返さない、という返事」も選択肢として存在していた。その権利を、LINEは取り上げたのだ。「LINEはメッセージ送信者のワガママを叶えます!」そういうことだ。本来メッセージは「受け手」を中心に考えなければならないものである。コミュニケーションとはそういうものだ。それを壊し、「メッセージの送り手」のワガママを助長する。LINEはますますコミュニケーションの下手な人を増やすことを助長していると私は思う。組織所属メンバーのコミュニケーション能力に自信がない場合、既読機能はONにしない方が良い正直、今回いろんな記事を探すまではうまく既読機能を使えばコミュニケーションがよりスピーディーに、円滑に進むのではないかと思った。いったメリットよりも、既読機能のデメリットの方が大きく作用しそうに思えます。リスク1:既読機能に対して、違った解釈が発生する同じシステムでも、部署や事業所によって使い方が違う事はよくあります。文化の違うチームメンバーが混ざった場合「うちのチームでは”既読”がついたら”了解”のニュアンスだった。」「いや、うちのチームは”既読”は関係なく、明示的にレスポンスを返すルールだった。」など、混乱が発生する可能性があります。相手の事を考えずに話に割り込んでくる、いつでもすぐに電話をかけてくる、相手が納得したかを確認せず言いっぱなしでその場を去る、などコミュニケーション能力に問題がある人は既読機能をメッセージの送り側が都合の良いように解釈する可能性が高いと考えます。なると、既読機能反対派が懸念する問題が発生する可能性が高いと思われます。以上の2つの理由より、ユーザー属性がばらばらである、あるいは組織規模が大きければ大きいほど(確率的にコミュニケーション下手なメンバーが存在する確率が高くなり)既読機能を使うのは難しい、と言えるのではないでしょうか。半面、スタートアップなど数人の会社なら、既読機能の解釈もブレにくいでしょう。図にするとこんな感じでしょうか。既読機能をオフにしようとしても、個人チャットは強制的にオンになっちゃうぽいですし、困りますね...。宣言するだけではなく徹底させなければいけないため、組織規模が大きいと大変そうです。既読機能を都合の良いように解釈するメンバーがいないこと管理者が宣言したルールを破る人がいた場合、ルールを破られた周りのメンバーの不快感が非常に大きくなるため、既読機能の利用は停止したほうがいいでしょう。いうことで、次のエントリでは既読機能を使う前提として、Teamsでの既読機能の構成を考えていきます。MicrosoftTeamsの既読通知機能を有効にすべきかどうか問題(通知機能の選択)2019.05.24MicrosoftTeamsの既読通知機能を有効にすべきかどうか問題(用語の整理)そもそも既読”通知”機能とはメッセージを表示(=開封する/読む)すると、会話相手に分かるよう、通知が行われる機能です。代表的なものはLINE。この機能には2種類の表示タイプがあります。既読にした”人数”だけが分かるもの例えばLINE。10人のLINEグループがあるとして、既読が5人になってもだれが既読になったか分かりません。画面ショットは8人のグループで7人が既読なので、みんな読んでいる事が分かります。既読にした”ユーザー名”まで分かるものビジネスチャットによっては、既読した人がリストアップされるものもあります。WORKS上記ページから写真を引用させていただきます。Teamsでは”いいね”がこのタイプですね。赤枠のように”いいね”した人が分かる。MicrosoftTeamsの既読通知機能MicrosoftTeams(以下Teams)の既読関連機能を整理します。機能の中には未リリースのものもあるため、後で変わる可能性があります。Teams管理画面から設定できる「開封確認」機能この管理機能は現在動作しておらず、何を管理するものなのかは2019/5/23現在分かっていません。いえ、機能2を考えると、これはチームチャットの開封確認を管理するものと予想されます。ロードマップでリリース予告されている「プライベートチャットの開封確認機能」https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/roadmap?filters=&searchterms=51552全文を転載し、日本語訳も掲載します。プライベートチャットで領収書を読むチームとのコミュニケーションの透明性を高めます。あなたのチームメイトがあなたのメッセージを見たかどうか不思議に思いますか?プライベートチャットの開封確認メッセージを受信者が読んだときに送信者は知ることができます。この機能は2019年6月にリリース予定で、現在開発中となります。不明ここまでの推測より、チームチャットもプライベートチャットも、既読機能が有効になると思われます。どちらの機能も、既読表示タイプは分かっていません。既読”管理”機能との違いTeamsでは、自分自身の管理のために、チャット・チャネルメッセージの未読・既読を切り替えることが出来る。一度読んだメッセージを”未読”に戻すと、画面のように未読状態となる。自分専用の”しおり”的な機能だと理解すると分かりやすいです。本ブログの一覧の議論ではこの機能は扱いません。構成2:自社メールシステム(IP特定可能)から、自社Office365や他社へのメール送信EOPの仕組みポイント大別すると、EOPは以下の2つの観点でスパム判定を行っている。メールの送信元まず接続フィルターMicrosoftブロックリストSpamhausで、不正なIPからのメール送信ではないことを確認する。不正なIPからでなくても、短時間に大量のメールを送信するようなメール送信元はここでブロックされることもある。送信元チェックを潜り抜けたメールはマルウェアフィルタースパムフィルターフィッシングフィルターの3つでコンテンツのチェックが入る。接続フィルターに送信元メールシステムのIPアドレスを記載することで、MicrosoftブロックリストSpamhausを回避できる。メールの中身ルール(トランスポートルール)に送信元メールシステムのIPアドレスを記載することで、スパムフィルターフィッシングフィルターを回避できる。マルウェアフィルターは回避できない。まとめ以下のようなメール経路が、最もスパム判定されない経路である。接続フィルターの代わりに受信コネクタを作成するExchangeエンジニアの中には、受信コネクタを作成する事で、Microsoftブロックリストを回避できると案内を受けた人もいると思う。私もその1人であるが、受信コネクタはそもそもMicrosoftブロックリスト回避のための機能ではないし、どちらにせよSpamhausは通ってしまうので、確実にスパム判定を回避できるとは言えない。Onlineエンジニアの間で言われる引き込みの法則という副作用により、冒頭の2の構成で、他テナントへのメールも自テナントに引き込んでしまう動作となる(2,3年前の話。仕様が変わってなければ今も)受信コネクタがさまざまな条件でメール送信元を指定できるのに対して、接続フィルターはIPアドレスしか指定できない弱点があるが、確実な回避・引き込みの法則を避けるという点で、IPアドレスが判明しているなら、受信コネクタより接続フィルターを利用するのが良いと考える。Onlineに着信するので、SPFレコードを記載し、スパム信頼レベルを下げる(=信頼できるメールである可能性を高め、スパム判定されにくくする)施策は有効である。SPFレコードはメールの信頼度を高める手段の1つであり、SFPレコードを登録してもその他の要因によってスパム判定されてしまう可能性はないとはいえない。確実にスパム判定を回避するなら、トランスポートルールの方が有用である。2019それを確認するには、自分がOutlookを使っている時間数を調べる必要がある。上記の本によれば一般的なホワイトカラーのOutlook利用時間は500時間/年であり、この場合に100時間/年の時短が出来る、とある。アウトルック最速仕事術」を読み込んで改善点を考えるOutlookを起動している時間を調べるRescureTimeというソフトをインストールする事で、PCで使用しているソフトの利用時間を計ることができる。以下、2019年3月の私のデータ。Outlookの使用時間は16時間12分。年間使用時間にすると194時間24分。これを100時間にするのは難しそうだが、50時間減くらいなら期待できそう。Teams:25時間45分(年換算:309時間)Excel:25時間1分(年換算:300時間12分)PowerPoint:24時間58分(年換算:296時間24分)なので、Outlookよりも上記ソフトの時短の方が効果があるのだが、以下の理由で時短が難しそう。Teamsアプリ自体がもっさりしており、満足なショートカットキーも用意されておらず時短しようがないので諦めます。マイクロソフト様、時短ハックできるTeamsクライアントをお待ちしています。年間約500時間もOutlookを利用していたことになる。これならマジで100時間くらいは時短できるかも。利用しているなら、MyAnalyticsという機能で自分が読んだメールの数・送信したメールの数をカウントする事が出来る。以下は3月第1週目の私のデータ。既読メール:1299通メール利用時間:21.4時間であった。時間は単純計算で、送信メールは1通につき5分、既読メールは1通につき2.5分、ただし、連続して既読操作、例えば10通一気に既読にしても2.5分加算となる。詳しい計算方法は以下参照。DocsRescureTimeの16時間42分に比べると少し多いが、メール1通を2.5分かけて読むことはないので、少しMyAnayticsの計算が過剰なように思える。アウトルック最速仕事術の紹介をするが、そもそも自分がOutlookを利用していないと意味がないので、事前に調査しておくのが良い。Teams時短ハックです。余談:RescureTimeについて上でも書いた通り、起動しているソフトウェア毎に起動時間を取得し、レポートしてくれるソフトウェアである。ブラウザでのアクセスの場合、アクセス先のサイト情報も取得してくれる。youtubeを見てしまう自分を戒めようと思い導入したのだが、生産的なソフトウェア(Outlook・Excel)、非生産的なソフトウェア(Chromeでyoutubeを見る、LINE)を分けて集計してグラフィカルに表示してくれるので便利。月毎の比較もでき「前月に比べてX時間生産的な時間が増えた」というレポートも出してくれる。PCのフロントウィンドウになっているソフトウェアの情報を取得しているだけなので、Excelを起動したまま離籍したり、youtubeを流したまま寝落ちするとその時間も加算されるのだが、絶対時間ではなく週毎、月毎のデータで比較する事で肌間隔的に分かる(今週は先週に比べて頑張ったな)ので、ひとまずいいかな、と。今後、ここで取得したデータを元に自分の行動を変えていけたら、と思っている。アウトルック最速仕事術は時短ハックの対象としてOutlookにフォーカスした本であり、その着眼点と内容もすばらしく、年間のOutlook利用時間が多いが特に使い方を工夫していないユーザー、また工夫しているがより良い使い方があるかを確認したいユーザーは購入必須である。私としては、自分なりにOutlookを工夫して使っており、Outlookを人に教える事もある立場であるため、あえて批判的な視点で本書のテクニックを確認していくが、本書の基本的なコンセプト「普段意識しないOutlookの使い方を見直し、時短につなげる」は大賛成であることは記載しておく。これを機にOutlook時短ハックブームが起こり、みんながOutlookの効率的な考え方についてあーでもないこーでもないと議論できる世の中になれば私も本望である(それはなさそう)本書のテクニック一覧と、私の評価2章:画面の使い方編Case1:予定表を固定する著者の意見メール一覧画面の右ペインに予定表を固定し、いちいち予定を確認するために予定表ビューに移動しなくてよいようにすべし私の意見ディスプレイが広い場合は賛成だが、狭い場合はメール一覧画面が小さくなって、「メッセージのプレビュー」機能による本文表示(≠閲覧ウィンドウ)領域が小さくなり、かえって情報量が少なくなる。タスクバーを立て置きにしている場合はなおさら。メールの一覧画面に表示するかを検討すべし。下に比較画像を配置した。タスクバーメール一覧画面の情報量が少ない気がする。私の添付ファイル付きメールの送信数を調べたら月に20通くらいだったので、仮にこのテクを利用してもあまり時短は望めないように思えた。本文を書いて添付ファイルをつけるなので、2の時点でこのテクニックは使えない。このテクニックを使うには、自分のメール処理のプロセスを変える必要がある。反映されるのはクリップボードのテキストだけであり、添付ファイルはペースト出来ないのが欠点。Qで空の予定表アイテムを起動ペースト(.msgファイルがペーストされる)が最速の手段となる。.msgファイルを新規アイテムに張り付ける”入れ子のメッセージ機能”はメッセージそのものを完全に保管できるので結構優秀。場合、30入れ子までの動作をサポートしている。余白が多く、無駄である。私は「メッセージのプレビュー」機能を利用し、2行ほど本文を表示しサマリが分かるようにしている。全文を読みたい場合は、著者の意見通り、別ウィンドウで開いている。Case5:リボンは閉じる著者の意見ショートカットキーを使いこなせばリボンは不要だから閉じるべし私の意見メールの読み書きなら不要だが、予定表を利用するときはショートカットキーだけでは操作できない事が多いので閉じない方がよい。予定を「非公開」にしたり、公開方法を「空き時間」にするのはショートカットキーが用意されておらず出来ない。私からはリボンの代わりによく使うボタンをクイックアクセスツールバーに集約する事を提案したい。PC毎に設定が必要という欠点はあるが、これでリボンを表示させなくても済む。Teams会議開催ボタンをツールバーに追加したり。3章:ショートカット(基本編)この章のショートカットは知っていて当然レベルでマスターしたい。