働き方改革が声高に言われているが、我々仕事をする側としてはちょっと微妙な心境だ。仕事量を減らしてもらうのは無理なので、結局のところ時間的な効率を上げて作業をするしかないのが実情。効率化の工夫が求められるのだ。今回は、TODOを利用したセルフ働き方改革の手法を紹介していこう。備忘録は使い方次第よく考えれば、働く時間を短くするのが働き方改革だ。仕事の量を減らすのはとても難しく、また、現場レベルで決められることではない。そこで効率化が求められるのだが、結局のところ自分で細かな工夫を重ねていくしかないのだ。僕としては、そんな工夫は20年以上前からビジネス書に書いてきたので、得意中の得意というわけだ。今回は、TODOを利用した自分の働き方改革の方法を紹介しよう。TODOは「備忘録」とも呼ばれ、作業を忘れないために使う。簡単に言ってしまえばチェックリストで、終わったことを終了にしていく。古くからあるビジネス管理ツールの定番なのだが、使い方をちょっと工夫するとなかなか役立つようになる。Windowsでは、Webブラウザーと専用アプリで使える。使いやすいならどちらを選んでもよいだろう。利用にあたっては、Microsoftのアカウントが必要。365などで利用しているアカウントで大丈夫なはずだ。機能はどちらもほぼ変わらないが、使い勝手はアプリのほうがいい。お試しならWebブラウザー上で利用して、本当に使いたいと思ったらアプリをインストールすればよいだろう。普段使っていないPCでもWebブラウザー上から利用できるのは嬉しいところだ。To-Doはストアアプリも提供されている。Webブラウザーでもほぼ同様の機能が利用できる。3仕事のカテゴリーを働き方で仕分けできるように作っていく。4必要なら期日を指定できる。作業分類は働くシーンで分けるTODOアプリとしての基本機能は一般的だ。カテゴリー分類の機能がほどよく、働き方改革に役立つ。一般的なTODOのカテゴリー分類は、重要度に応じて分類したり、顧客ごとや仕事内容で仕分けすることが多い。アプリによっては複数を組み合わせることもできるが、普通のユーザーはそこまで多くの作業が複雑に絡み合うことはないだろう。いつでも」などとカテゴリー分けにする。(図3)タスクが発生した時点で、どこで作業するべきかを考える。ポイントは、あらゆる作業がいつでもできるわけではないことだ。書類の印刷なら会社で行わなければならない。語学学習は会社ではちょっとはばかられるだろう。このような条件だけで働くシーンが決まるだけではない。顧客に電話するなら、移動中の空き時間を使えば効率的だ。企画のネタは電車の中や自宅でも考えられる。前向きに時間を使うために仕分けをするのだ。通勤時間が長い人は「電車内」というカテゴリーを作ってやるべきことを分類してもいいだろう。カテゴリーを作ればいい。作成してみて、うまくいかなければ徐々に改修する手もありだ。作業が発生した時点で、どこでするべきかを考えてカテゴリーに分類し、必要に応じて締め切り日やアラートを設定する。これで、作業をうっかり忘れることなく、しかも、空いた時間を無駄にしない仕組みができあがるはずだ。効率化のためには、移動中や自宅などでも必要に応じて作業をしたいので、PCだけで管理するのはナンセンスだ。To-Doは、モバイルでも利用でき、同じ情報を扱えるようになっている。Android、iOSの両方で使えるのでインストールしよう。(図7)同じMicrosoftアカウントでログインすればOKだ。PCで入力したTODOがきちんと表示される。5こちらは、アラートを設定したのでうっかり忘れが防止できる。6時間があったら、いつでもやりたい作業を定義しておくこともできる。7画面はiPhone。今日やるべき作業がタップ一発でリストアップできる。8こちらはAndroidスマートフォン。タスクをスライドして、今日するべき作業に登録しているところだ。iPhoneと機能はほぼ同様だ。決まった時間に作業を見直す入力を終えたら、毎日決まった時間に作業を見直そう。おすすめは朝の通勤時間中だ。期日を今日に指定した作業は、「今後の予定」に表示される。それだけではなく、各カテゴリーの作業をチェックして、今日やりたいと思うものをピックアップするのだ。作業は簡単でそれぞれの作業を右にスライドすればOK。これだけで、今日の予定に追加される。終わったり、できないとわかったら、「今日の予定」で再びスライドすればよい。朝、5分も使えばその日にやるべきことが整理できるはずだ。その後は、「今日の予定」の右に表示されるヒントマークをタップすると、やるべき作業が一発で把握できる。To-Doを見てみよう。今日移動中にやるべきことが見つかるはずなので、頑張って終了させるようにしよう。To-Doのメリットは、実施すべき作業を仕分けして、場所やシーンに縛られずに効率的にこなしていけることだ。会社でお客さまに電話をかけたことによって、作成すべき資料が完成せず、移動中には作ることもできなくてもイライラする——といった非効率な仕事が解消できる。重要なTODOにはアラートを設定して、うっかり忘れないようにするという王道の使い方も可能だ。その際にもスマホが役立つのは言うまでもない。いつでもどこでも、作業のうっかり忘れを教えてくれるわけだ。PCディスプレイからケーブルが消える日。