スマホ・タブレット対応のワークフローシステムを活用するメリット・デメリットとは?|ITトレンド資料請求リストに製品が追加されていません。最終更新ワークフローシステムの製品一覧ワークフローシステムは、各種承認や新請をブラウザなどの画面上で行うことができるようにするものです。紙書類の整理や対面でのやり取りが必要ない分、コスト削減や業務効率化につながります。最近では、外出先でもつかえるようにスマホ・タブレット対応の製品も登場しています。今回は、モバイル対応のメリットや注意点をお伝えします。今週のランキング第1位は?ワークフローシステムとはワークフローシステムとは、申請から承認までのフローを電子化し、承認手続きのスピード向上や効率化を実現するシステムです。システム活用していくことで、然るべき人しか承認フローに入れなかったりが出来るので、内部統制を図ることも可能とします。スマホ・タブレット対応のメリットワークフローシステムは以下のことが可能なシステムです。行えるこれらの機能がベースで、もともとはPC上でできるものでした。最近では、ワークフローシステムがスマホやタブレットに対応したことで、承認申請プロセスが、PC以外でも実行できるようになりました。これは業務の効率化に大きく役立ちます。主なメリットは以下の3つです。申請者が外出先・出張先から承認申請できる例えば、営業の方が承認申請のためだけに、帰社しなければいけないことはありませんか?そうなると、帰社にかかる時間や交通費が余分に発生します。スマホで承認申請が行えれば、毎回PC操作や印鑑をもらうために帰社する必要がなくなります。営業の方は、帰社の手間がなくなり、会社としても、交通費の削減にもなるでしょう。承認者も外出先・出張先から承認できる承認者が忙しく、会議や出張で離席していることは多いでしょう。モバイル対応のワークフローシステムなら外出先から承認ができるため、スキマ時間を利用して対応でき、重要な書類の承認までの時間が短くなります。近年環境への配慮やコスト削減と言った面から、紙資料をデータ化してタブレットで持ち運ぶケースが多くなっています。タブレット対応のワークフローシステムとも相性がいいでしょう。通知機能があるワークフローシステムには、プッシュ通知機能がついている場合があります。この機能は申請が届いた際端末のポップアップで知らせてくれます。承認申請書類を見落としてしまうことも減るでしょう。ワークフローシステムを起動しなくても、承認依頼が来ているかどうか確認できます。リマインダーが付いていることもあるので、期限を忘れてしまっても安心です。ワークフローシステムのメリットが知りたい方は以下の記事をご覧ください。できることは大きなメリットです。システム導入の際にデメリットとなることもあります。1.スマホ画面に対応していなかった場合これはマルチメディア対応と書かれている商品に多くみられます。確かに、スマホとタブレットでもワークフローシステムにおける電子書類を見ることはできます。画面の大きさをスマホに対応させていない場合、書類が非常に見ずらくなります。スマホも使うのであれば、画面サンプルを確認しておきましょう。2.対応していない端末があった場合スマホ対応のものでも、時に問題があります。対応できる端末が限られることがあるからです。スマホについては、一般的にiPhoneであれば対応可能なシステムが多いですが、一部Android(アンドロイド)に対応していないシステムもあります。導入前に必ず確認しましょう。3.紛失のリスクがあるスマホ・タブレットは、ノートPCに比べて小さく持ち歩くことが多いため、紛失するリスクが高くなります。その他のデータにも共通することですが、ワークフローシステムで管理する書類には、重要な書類があるために、第三者に見られると自社の損害になることも少なくないでしょう。スマホを紛失したとしても、ワークフローシステムにログインされなければまだ安全です。IDとパスワードを設定していれば、紛失しても簡単に見られる心配はないでしょう。実際にはIID・パスワードの自動入力を実行しているケースは多く、リスクが高い状態といえます。そこで、スマホ・タブレット対応のワークフローシステムを導入する際には、端末やパスワード管理などのルールも徹底するようにしましょう。スマホ・タブレットは会社で支給するべきか?スマホ・タブレット対応のワークフローシステムを導入するにあたり、自社で端末を用意するか、個人使いのものを利用するか検討するでしょう。統一した端末を導入している場合もしすでに社内で統一したデバイスを導入している場合は、自社の求める機能があるもので、導入済みの端末に対応しているワークフローシステムを選びましょう。一方で、会社で新しくデバイスを導入する場合、費用がかかってしまう上に普段は外出のない内勤の人からすると、個人のスマホ・タブレットを利用したいという声があがるでしょう。Management)を利用することを検討しましょう。MDMは、複数のデバイスの一元管理をすることができる方法です。万が一紛失した時も、遠隔でデータを削除できます。不正な使用がなされないように監視・制限することができるものです。MDMを使うことで、個人のスマホ・タブレットでも安心して使えるようになるでしょう。MDMについて詳しく知りたい方はぜひ以下の記事をご覧ください。≫スマホ対応!おすすめワークフローシステムここからはスマホ端末に対応したおすすめのワークフローシステムについて紹介していきます。株式会社Donutscheck社内のあらゆる申請に対応!スマホアプリからも申請・承認可能!check数千名規模の実績多数!高機能なのに、使いやすい操作感を実現!check業界最安クラス!初期費用も無料。Cloud株式会社エイトレッドcheck書類が大量に届く部署のマストツール。