:15記事で解説】みなさんの会社の営業部では「取引先の連絡先がすぐに見つからない」「商談に行った後のフォローが漏れてしまった」ということがないでしょうか。上手くできていないことが原因の一つと考えられます。・売上が上がらない原因を突き止め、改善策を立てる・どのフェーズで、どのくらいの数字を達成すべきかを予測するなど、営業の機会を逃さないようにするためには必要不可欠なものです。する目的に合わせた、効率的な管理方法を3つご紹介いたします。一般的な方法を見ていきましょう。メリット・デメリットも合わせてご紹介していきます。1Excelで管理Excel管理の方法は至ってシンプルです。管理したい項目を決めてシートを作成、あとは営業メンバーに適宜、入力してもらいます。管理する項目については、以下をベースに、自社で営業活動に必要な情報を追加してみていただければと思います。Automation:営業支援ツール)では、営業活動に関する情報をデータ化し、蓄積・分析することで、営業活動の効率化や売上のアップが見込めます。ここでは、マツリカが提供する「Senses」を例にとって、説明したいと思います。〜現場活用の14シーンを徹底解説!〜・取引先管理...主に取引先企業の基本情報を管理します。社名を入力すると、企業データベースに登録されている情報が自動で反映されるので、1分程度で取引先の登録が完了します。※企業データベースはSenses特有の機能です。(画像:SFAツールSenses)・進捗管理...営業プロセスの中でどこまで進んでいるのかを管理します。テレアポ→ヒアリング→営業(訪問)→クロージング→受注という営業フローがあります。(画像:SFAツールSensesの案件ボード画面)・アクション管理...今までの営業アプローチでどのような情報が得られたか、また次回アクションはいつになるのかということを管理していきます。(画像:SFAツールSensesのアクション画面)・売上目標設定(会社/部門全体の)...案件管理で得た売上額をもとにして次期目標を設定していきます・売上目標設定(営業個人の)...会社の売上目標をもとに個人のノルマ設定を行います。そのとき、Excelに記載されている顧客への営業履歴を参考にすることで、体感ではなく数値に基づいた反省を行うことができ、ノルマ達成につながります。(画像:SFAツールSensesのファネル分析レポート画面)・モチベーション管理...ノルマの達成、未達者への賞与やフォローを行うことでモチベーションの維持を行います。Management:顧客関係管理)は、売上や利益に貢献する優良顧客を増やして、長期的な関係を構築することで利益の拡大を図るためのツールです。SFAでは営業メンバーを管理することで顧客に対するアプローチの仕方を管理しますが、CRMでは顧客の購買行動に沿った行動・思考・感情を明確にして、商品やサービスを購入するまで管理します。(これを、カスタマージャーニー・マーケティングといいます。)具体的には、以下のような流れで管理をしていきます。セミナー申し込み、問い合わせなど、何をコンバージョンにするのかは会社によって異なります。どのフェーズでメールでのアプローチをするのか、営業にパスするのかは自社の商品やサービス、顧客に合わせて設定しましょう。▼ツール内でカスタマージャーニーを設定する例えば、イベント案内のメールを開封したら商品案内のメールを送る、といったような感じで、顧客が取る行動を予測し、それに対するアクションを設定します。選ぶ際のポイント管理方法がわかったところで、次は、どの方法が自社に合うのかを考えてみましょう。ここでは、選択する時に考えるべき5つのポイントをご紹介します。1どんな情報が必要かどんなことでも「小さい・少ない」よりも「大きい・多い方」がいいと言われますが、この情報に関しては、必要最低限のものを集める・管理するのがベストです。あれもこれもと大量に情報を集めても処理しきれないですし、そうなれば活用することもできません。個人情報漏洩のリスクも高まります。ポイントは、顧客管理の目的に合わせた情報だけを収集・管理すること。請求書の発行のためだけにしか使わないのであればExcelで十分です。予算、営業のアプローチ履歴を管理することが必要になります。この場合は、SFAやCRMシステムを導入することで管理がスムーズになり、成果に結びつけやすくなります。2他のツールと連携するかどうかマーケティング活動から営業活動、さらに長期的な顧客の管理までを行う場合、SFAとCRMの連携が必要不可欠です。ここで気をつけたいのが、情報がきちんと紐づくかどうかという点です。それぞれのツールに手入力しなくてはならないとなると、作業時間や労力が増えてしまいますし、入力ミスなども起こりやすくなります。営業活動をExcelで管理していて、後から顧客管理のためにCRMを導入する時にも注意が必要です。Excelのデータを自動でツールに反映させることはできないからです。他のツールと連携できないことを踏まえた上で、それでもCRMを導入するのか、それとも営業活動はSFAで管理することにしてCRMと連携させるのか。どの方法が一番、業務を効率的にできるのかを考えて選ぶようにしましょう。3閲覧、入力は誰がするのか顧客・取引先の情報は、全員が同じ情報を共有することが望ましいです。自分に関係ない情報が大量に溢れてしまっていれば、情報を探すのにも手間がかかりますし、必要な情報を見逃してしまうことにもなりかねません。した事態を回避するには、情報を閲覧できる人、入力できる人を設定し、必要ない情報にはアクセスできないようにしましょう。Excelの場合には、ファイルにパスワードを設定したり、読み取り専用にすることで、閲覧や入力を限定できます。SFA・CRMの場合にはツールの機能で細かく権限を設定することができます。4複数の人が同時に入力するかどうか自分だけが使うものなのか、それともチームや会社全体で使うものなのかによっても、どの管理方法を選ぶのか変わってきます。チームで使う場合には、複数の人が閲覧することが前提になるかと思います。そこで、同時に一人ずつしか入力できなければ、仕事の効率はどんどん下がってしまいます。小規模なチームであれば、Excelの共有設定やスプレッドシートで問題ありませんが、使用する人数や情報が増えるとファイルの動作が重くなったり、壊れてしまったりする可能性が高まります。そのため、4〜5名以上で使う場合には、SFAやCRMの導入を検討してみた方がいいでしょう。5外出先から閲覧・入力するかどうか社内のパソコンからだけで閲覧・入力するのか、それとも外出先でスマートフォンやタブレットなどからも閲覧・入力できるようにするのかについても、考えておきましょう。社内だけに限定した場合はセキュリティ面も安心ですし、管理手法もExcelで事足ります。外出先で資料が閲覧できない、会社に戻らないと入力できないとなると、営業メンバーの負荷は相当大きくなってしまいます。この点を考慮にいれて、どうすべきかを判断しましょう。外出先からも閲覧・入力できるようにする場合には、画面や入力方法が自動でスマートフォンやタブレットに最適化されるSFAやCRMが便利です。SFAとCRMの違いとは?どちらを導入すべき?|比較表付き顧客・取引先管理ツール・テンプレートここまで3つの管理手法をご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。Excel管理に使うテンプレートと、SFAとCRMのツールを徹底比較した記事をご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。目的に合わせて選ぶことが大切だとお伝えしてきましたが、あと2つ、重要なポイントがあります。・規模に合わせた管理方法を選ぶSFAやCRMはたしかに便利なツールですが、使うユーザーが2〜3名など、ごく少人数であれば、Excelで十分な場合もあります。・社員のITリテラシーを考える多機能なものは操作が複雑で、使わないメンバーも出てきてしまいます。自社の社員がどのくらいのITリテラシーを持っているのかを見極めると同時に、できる限りシンプルに使えるものから管理を始めてみるのがいいでしょう。記事の中でお伝えした、管理する目的に加えて上記も踏まえた上で、どの管理手法がいいかを検討してみてください。SFA/CRM徹底比較8選SFA、CRMを導入したいけど、ツールの種類がたくさんありすぎて、それぞれの特徴や自社に合ったものがわからない...という方向けに、SFA/CRMツールを8つピックアップし、それぞれの特徴をまとめてみました。