目次へファイル管理を使ってみようファイル管理の操作方法について説明します。ファイル管理とはファイルを閲覧するファイルをまとめてダウンロードするファイルまたはフォルダを検索するファイルを追加するファイルを更新するファイル情報を変更するファイルを移動するファイルを削除または復旧するフォルダを設定する添付ファイルを操作するファイル管理とはファイル管理でできること画面の見かたファイル管理でできることファイル管理とは、社内で共有するファイルを管理するアプリケーションです。各フォルダのアクセス権を設定できるのは、システム管理者だけです。ファイルを管理するだけでなく、次の機能も利用できます。フォルダの更新通知:任意のフォルダーに更新通知を設定し、ファイルの更新を随時チェックできます。ファイル編集中のロック機能:自分が編集している間、他のユーザーがファイルを更新できないようにします。現在のファイルから、指定する世代までのファイルを管理します。バージョン管理についてページの先頭へ画面の見かたファイル管理の一覧画面を例に説明します。ファイルの追加画面が表示されます。フォルダの追加画面が表示されます。フォルダの詳細画面が表示されます。フォルダの順番変更画面が表示されます。フォルダの削除画面が表示されます。更新通知の設定画面が表示されます。左側ペインのフォルダツリーを非表示にします。左側ペインのフォルダツリーを表示します。キーワードを入力し、[ファイル管理検索]をクリックすると、データを検索します。ファイル・フォルダの詳細検索画面が表示されます。Officeの組織情報を元に、自動的に作成されるフォルダです。(ルートフォルダ)直下にユーザーが任意に作成したフォルダです。チェックボックスで選択したファイルをまとめて削除します。チェックボックスで選択したファイルをまとめてダウンロードします。チェックボックスで選択したファイルをまとめて別のフォルダに移動します。ファイルの詳細画面が表示されます。ファイルをダウンロードします。ファイルの詳細画面が表示されます。ページの先頭へファイルを閲覧するファイル管理に追加されているファイルをダウンロードして表示します。追加されているファイルを直接画面に表示できます。追加されているファイルを編集または更新する場合は、一度クライアントパソコンにダウンロードする必要があります。Webブラウザーで直接ファイルを表示できません。一度クライアントパソコンにファイルを保存してからファイルを表示させてください。ファイルは、更新された順に時系列で表示されます。クリックすると、ファイルをソートできます。階層の最上位に位置するフォルダです。配下のフォルダに分類できないファイルや、全ユーザーの利用頻度が高いファイルを保存すると便利です。管理者が設定する組織に応じて作成されるフォルダです。組織単位でファイルを管理するのに便利です。ユーザーが独自に作成したフォルダです。表示される画面にしたがって、ファイルを保存します。表示される画面の文言は、使用しているWebブラウザーやバージョンにより異なります。「ファイルを開く」をクリックし、ファイルを閲覧する「ファイルの詳細」画面は次の画面からも表示できます。詳細をクリックファイルは、次の画面からも閲覧できます。トップページの最新情報パーツ「最新情報」パーツを操作するトップページのファイル管理パーツ「ファイル管理」パーツを操作する各アプリケーションの画面で、添付ファイル名横の詳細をクリック添付ファイルを閲覧する画面に表示されるアイコンについて「ファイル管理(一覧)」画面や、トップページの「最新情報」パーツに表示されるファイル管理のアイコンについて説明します。アイコン説明ファイルが追加されていないフォルダです。ファイルが追加されているフォルダです。サブフォルダの数を表します。アクセス権が設定されているフォルダです。更新通知が設定されているフォルダです。編集中のファイルです。他のユーザーが編集中のファイルは編集できません。古いバージョンのファイル名にカーソルをあわせてファイルを表示またはダウンロードすると、カーソルをあわせたバージョンのファイルを表示またはダウンロードできます。「ファイルの詳細」/「フォルダの詳細」画面に表示される「更新履歴」欄で、ファイルの更新日時やファイル情報の変更などを確認できます。全履歴を確認するをクリックすると、すべての更新履歴を確認できます。一度に表示する履歴の件数はシステム管理者が設定します。表示され、クリックすると別ウィンドウで画像が表示されます。トップに出すをクリックします。9.3.0以降のパッケージ版では、ファイルの一覧画面から、一度に複数のファイルをダウンロードできます。ダウンロードするファイルは、zipファイル形式でまとめられます。zipファイルの名前には、ファイルが保存されているフォルダ名が自動的に設定されます。ファイルをまとめてダウンロードする場合、ダウンロードにかかる時間は表示されません。ファイルのダウンロードに失敗する場合の注意ダウンロードするファイルの合計サイズが制限値(200MB)を超えている場合、ファイルをまとめてダウンロードできません。選択したファイルの合計サイズは、一覧の上部に表示されます。合計サイズが200MBを超えている場合は、ダウンロードできません。ダウンロードするファイル数を減らしてください。Webブラウザーのファイル保存機能を使って、ファイルを保存します。zipファイルに格納されるファイルの更新日時は、zipファイルをダウンロードした時点のサーバー日時です。まとめてダウンロードしたファイルの中に同一のファイル名があった場合、連番が付与されます。連番は更新された日時の早い順にファイル名の末尾に(2)、(3)、(4)...と順に付与されます。ページの先頭へファイルまたはフォルダを検索するキーワードや条件を指定し、登録されているファイル/フォルダを検索します。ファイルまたはフォルダの検索は、表示しているフォルダに関係なく、すべてのフォルダから検索します。検索するフォルダを絞り込む場合は、詳細検索で検索するフォルダを選択します。AND検索する場合は、文字列と文字列の間に半角または全角のスペースを入力します。詳細条件を指定する場合は、検索ボタン横の詳細検索をクリックします。検索結果に表示されるファイルまたはフォルダは、フォルダの表示順と同じ並びで「登録情報」の新しい順に表示されます。再検索する場合は、検索のテキスト欄にキーワードを入力し、ファイル検索をクリックします。ファイルやフォルダの検索では、追加されているファイルやフォルダの中から次の条件で検索します。次の項目にキーワードが含まれているかどうかを検索します。閲覧権のないフォルダは検索対象から除外されます。次の項目にキーワードが含まれているかどうかを検索します。閲覧権のないファイルは検索対象から除外されます。検索ボタン横の詳細検索をクリックすると、検索条件を指定し、検索対象を絞り込みできます。指定できる検索条件は、次のとおりです。検索するキーワードを入力します。検索対象のフォルダが表示されます。フォルダを変更するをクリックします。サブフォルダも検索する場合は、「サブフォルダも検索する」を選択します。検索対象とする項目を選択します。項目は複数選択できます。トップページで製品内検索機能を使用しても、ファイルまたはフォルダを検索できます。「ファイルの詳細」/「フォルダの詳細」画面は、検索結果からも表示できます。詳細をクリックページの先頭へファイルを追加するファイルを追加すると、ファイルを追加したフォルダに更新通知を設定しているユーザーに更新情報が通知されます。フォルダのアクセス権の設定により、ファイルを追加できない場合があります追加するフォルダを選択してから、ファイルを追加します。同じフォルダ内に、同じ名前のファイルは追加できません。ファイル追加時に、ファイルをバージョン管理するかどうかを設定できます。ファイルを登録したユーザー名が表示されます。登録者が複数の組織に所属している場合、所属組織がドロップダウンリストで表示されます。ファイルを追加する際に使用するユーザーの所属先情報を、ユーザー自身で設定できます。追加するファイルを設定します。ファイルのタイトルを入力します。タイトルを入力しなかった場合は、ファイル名がファイルのタイトルになります。バージョン管理をする世代を設定します。システム管理者の設定によって、バージョン管理機能を使用しない設定にしている場合、「バージョン管理」欄は表示されません。ファイルについてのメモを入力します。ファイルデータの利用についてファイル管理に登録されたファイルデータは、入力タイプが「データ参照(ファイル管理)」の項目が含まれているアプリと連携して利用できます。ファイルを追加するをクリックしファイルを追加します。バージョン管理についてバージョン管理は、現在のファイルから、指定する世代までのファイルを管理する機能です。バージョン管理機能は、システム管理者の設定により使用できない場合があります。過去のバージョンのファイル名のリンクが有効な場合、次の操作ができます。過去のバージョンのファイルを最新のファイルとして、ファイルを更新する。更新したファイルが壊れていた場合やファイルを誤って選択した場合に、指定する過去のバージョンのファイルと置き換えることができます。過去のバージョンのファイルを閲覧する。過去のバージョンのファイルをダウンロードする。保存しているファイルのバージョンが、バージョン管理で設定された世代数を超えた場合は、一番古いバージョンのファイルが削除されます。ファイルのバージョンを戻すページの先頭へファイルを更新する追加したファイルを更新したり、元のバージョンに戻したりします。ファイルを更新すると、更新したファイルが追加されているフォルダに更新通知が設定されているユーザーに、更新情報が通知されます。フォルダのアクセス権の設定により、ファイルを更新できない場合があります。他のアプリケーションに添付されたファイルも操作できます。添付ファイルを操作するファイルを更新するファイルのバージョンを戻すファイルのロック機能を解除するファイルを更新するファイルを更新する操作は、ロック機能の設定により手順が異なります。ロック機能を使用するかどうかはシステム管理者が設定します。「ファイル管理(一覧)」/「ファイルの詳細」画面で、○○(編集中)と表示されているファイルは、編集中のファイルです。他のユーザーが編集中のファイルは更新できません。バージョン管理機能を使用しない場合、更新されたファイルを元に戻せません。重要なファイルは、更新する前に更新前のファイルをダウンロードしておくこと推奨します。アップロードをクリックします。更新するファイルを設定します。ファイルを更新するユーザー名が表示されます。更新者が複数の組織に所属している場合、所属組織がドロップダウンリストで表示されます。ファイルを更新する際に使用するユーザーの所属先情報を、ユーザー自身で設定できます。ファイルの更新に関するコメントを入力します。入力したコメントは、「ファイルの詳細」画面の「更新履歴」欄に表示されます。ページの先頭へファイルのバージョンを戻すバージョン管理機能を利用し、古いバージョンのファイルに更新できます。バージョンを戻せる世代はファイル追加またはファイル情報の変更時に設定します。設定した世代より前の世代のファイルに戻せません。更新者が複数の組織に所属している場合、バージョンを戻す際に使用するユーザーの所属先情報を、ユーザー自身で設定できます。版から復活」と表示されます。ページの先頭へファイルのロック機能を解除する編集中のファイルのロック機能を解除します。他のユーザーが編集中のファイルはロック機能が解除されるまでファイルの更新または変更できません。他のユーザーが更新できる状態にする場合は、ロック機能を解除します。ロック機能を解除できるのは、ファイルを編集しているユーザーとシステム管理者だけです。ロック機能を使用できるかどうかは、システム管理者が設定します。「ファイルの編集」画面を表示するロック解除をクリックするファイルのロック機能は、次の操作でも解除されます。「ファイルの詳細」画面でロック解除をクリックし、解除する場合は、解除するをクリックファイルを更新するか、ロック機能を解除しないファイルは、ロック機能が設定されたままです。一定時間経過しても自動的にロック機能は解除されません。ページの先頭へファイル情報を変更する編集中のファイルは、ファイル情報を変更できません。ファイル情報を変更すると、変更したファイルが追加されているフォルダに更新通知を設定しているユーザーに更新情報が通知されます。フォルダのアクセス権の設定により、ファイル情報を変更できない場合があります。他のアプリケーションに添付されたファイルも操作できます。変更するをクリックする必要な項目を変更し、変更するをクリックするファイルの追加の設定項目タイトルを変更するか、コメントを書き込んだ場合は、「更新履歴」欄に更新情報が表示されます。メモやバージョン管理の設定を変更しただけでは更新履歴に追加されません。ページの先頭へファイルを移動するファイルを移動する手順を説明します。ファイルを移動すると、移動後のフォルダに更新通知を設定しているユーザーに更新情報が通知されます。閲覧のみ許可されているフォルダには、ファイルを移動できません。編集中のファイルは、ファイルを移動できません。掲示やメッセージなどに添付されているファイルも操作できます。添付ファイルを操作するファイルを1つずつ移動するファイルをまとめて移動するファイルを1つずつ移動するファイルの詳細画面から、ファイルを1つずつ移動する手順を説明します。9.3.0以降のパッケージ版は、ファイルの一覧画面から、複数のファイルをまとめて他のフォルダに移動できます。移動先のフォルダ内に、移動するファイルと同じタイトルのファイルがあると、エラーが表示され操作できません。タイトルが重複しないように、移動するファイル、または移動先のフォルダ内のファイルのファイル情報を変更してください。ファイル情報変更する「ファイル管理(一覧)」画面を表示する移動するファイルを選択し、移動するをクリックする移動先のフォルダを選択し、移動するをクリックするページの先頭へファイルを削除または復旧する閲覧のみ有効なアクセス権が設定されているフォルダに追加されているファイルは削除または復旧できません。編集中のファイルは、削除できません。ファイルを削除または復旧しても、更新情報は通知されません。公開していない添付ファイルは、削除すると復旧できません。9.3.0以降のパッケージ版では、ファイルの一覧画面から、複数のファイルをまとめて削除できます。削除するをクリックする削除する場合は、削除するをクリックするページの先頭へファイルを復旧する削除したファイルを復旧します。削除したファイルは、一定期間(1から10日)システムに保存され、期間内であれば復旧できます。ファイルを保存しておく期間はシステム管理者が設定します。期間を過ぎると、ファイルは完全にデータが削除されます。削除したファイルは、システム管理者の設定にかかわらず最低1日間はシステムに保存されます。削除から24時間以内であれば、ファイルを復旧できます。復旧するファイルがあったフォルダの「フォルダの詳細」画面を表示する「更新履歴」欄の復旧をクリックする復旧する場合は、復旧するをクリックするページの先頭へフォルダを設定するファイルを分類するフォルダを設定します。フォルダは、階層的に設定できます。フォルダごとに更新通知を設定し、設定したフォルダのファイルの更新情報を通知できます。階層の最上位に位置するフォルダです。ファイルを追加したり、更新通知を設定したりできます。ルートフォルダのアクセス権は、無制限に設定されています。管理者が設定する組織に応じて作成されるフォルダです。フォルダの下にサブフォルダを設定できます。追加したサブフォルダは、他のアプリケーションでは使用できません。ファイル管理で使用するフォルダです。他のアプリケーションでは使用できません。表示されている場合は、システム管理者によってアクセス権が設定されています。削除できない場合があります。閲覧のみに設定されたフォルダは削除および移動できません。閲覧のみのアクセス権もないフォルダは、フォルダ自体が表示されません。アクセス権の設定内容は、次の操作で確認できます。詳細を確認するをクリックフォルダを作成するフォルダの詳細を確認または変更するサブフォルダの表示順を変更するフォルダを移動するフォルダを削除するフォルダツリーの表示/非表示を設定するフォルダの更新通知を設定するフォルダを作成する追加するフォルダを選択してから、サブフォルダを追加します。「*」は必須項目です。フォルダ名を入力します。フォルダについてのメモを入力します。ページの先頭へフォルダの詳細を確認または変更するフォルダの詳細を確認したり、フォルダ情報を変更したりします。位置を移動するをクリックすると、「フォルダ位置の移動」画面が表示されます。変更するをクリックする必要な項目を設定し、変更するをクリックするページの先頭へサブフォルダの表示順を変更する同じフォルダ内のサブフォルダの表示順を変更します。組織フォルダの表示順は変更できません。組織フォルダのサブフォルダの表示順は変更できます。フォルダを順番変更するの順にクリックする表示順を変更し、変更するをクリックするページの先頭へフォルダを移動するフォルダの位置を移動すると、フォルダに追加されているファイルもあわせて移動します。組織フォルダやアクセス権が設定されているフォルダは移動できません。組織フォルダのサブフォルダは移動できます。位置を移動するをクリックする移動先のフォルダを選択し、移動するをクリックするページの先頭へフォルダを削除するファイルやサブフォルダが作成されているフォルダは削除できません。組織フォルダやアクセス権が設定されているフォルダは削除できません。組織フォルダのサブフォルダは削除できます。ルートフォルダは削除できません。フォルダを削除するの順にクリックする削除する場合は、削除するをクリックする「フォルダの削除」画面は、次の操作でも表示できます。削除するをクリック組織が削除されると、同名の組織フォルダもあわせて削除されます。(削除された組織名)」に移動します。(削除された組織名)」は自動的に削除されます。ページの先頭へフォルダツリーの表示/非表示を設定するフォルダツリーを表示するかどうかを設定します。フォルダツリーを隠すの順にクリックするページの先頭へフォルダの更新通知を設定するファイル管理の更新通知の設定は、フォルダごとに設定します更新通知を設定したフォルダに追加されたファイルの更新通知の設定を、個別に解除できません。ファイルの更新通知は、次の画面で確認できます。更新通知を設定するフォルダにサブフォルダが作成されている場合は、サブフォルダの更新通知をあわせて設定できます。サブフォルダもあわせて更新通知を設定する場合は、「サブフォルダの更新も通知する」を選択します。更新通知を解除する場合は、「更新通知の設定」画面で通知を解除するをクリックします。「更新通知の設定」画面は、次の操作でも表示できます。更新通知を解除するをクリックページの先頭へ添付ファイルを操作する他のアプリケーションに添付されたファイルを操作します。メッセージ、メモ、掲示の本文やコメントに添付したファイルは、ファイル管理に登録されます。ファイル管理内の隠された領域に保存されるため、ファイル管理から添付ファイルの閲覧や更新はできません。ファイルを添付したユーザー(メッセージまたは掲示の差出人や、メモを書き込んだ本人)は、ファイルを添付したアプリケーションの「ファイルの詳細」画面から、ファイルを更新、削除、または移動できます。他のユーザーはファイルの表示やダウンロードができます。表示され、他のユーザーもファイルを編集できるようになります。次の添付ファイルは、ファイル管理に登録されません。送受信メールに添付したファイルアドレス帳に添付したファイルユーザー名簿に添付したファイル申請データに添付したファイル報告書に添付したファイルプロジェクトの掲示に添付したファイル添付ファイルを閲覧する添付ファイルを公開する添付ファイルを閲覧するメッセージ、メモ、掲示の本文やコメントに添付したファイルの詳細を閲覧します。ファイル管理に追加されているファイルと同様に、添付ファイルもファイルの更新、削除、またはファイル情報の変更ができます。公開されていないファイルは、「ファイルの詳細」画面の「ファイル本体」欄に、「このファイルを編集および削除する権限はありません。公開していない添付ファイルが削除されると、「メッセージの詳細」/「メモの詳細」/「掲示の詳細」画面に「削除された添付ファイルが○個あります。ファイルを削除または復旧するページの先頭へ添付ファイルを公開する添付ファイルは、ファイル管理のフォルダに移動した時点で公開されます。添付ファイルを公開できるのは、ファイルを添付したユーザーだけです。添付ファイルを公開すると、ファイルを添付したユーザー以外のユーザーでもファイルを編集できます。閲覧のみ有効なアクセス権が設定されているフォルダには、ファイルを移動できません。有効にしてご覧ください。