電話のかけ方もビジネスマナーの基本ですが、ひとそれぞれに個性やクセが出てしまうものです。電話をかけるときの相手への気配りは欠かせません。ビジネスの現場で活躍している方も、ぜひ電話のかけ方を見直してみましょう。電話をかけるときは、会社名と名前を名乗りますが、いきなり「ひまわり商事の鈴木ですが・・・」だけでは、ぶっきらぼうで礼儀知らずという印象を与えてしまいます。挨拶の言葉を添えましょう。挨拶はビジネスマナーの基本ですから、自分の挨拶のスタイルを作っていきましょう。「いつもお世話になっております。「毎度ありがとうございます。「ひまわり商事の鈴木と申します。「おはようございます。挨拶を忘れるようでは、ビジネスパーソンとして疑問符(?)を付けられてしまいます。挨拶やお礼は、ビジネスだけではなく、人とのお付き合いに欠かせないものであることを忘れないようにしましょう。●相手が不在のとき電話をかけた相手の不在のときは、いつまで不在なのかを尋ねましょう。伝言を依頼する、電話してもらう、こちらから電話をかけ直すなど、状況に応じて対応するようにします。いつまで不在なのかを確認します。「出社のご予定はいつになりますか」いつまで不在なのかに応じて、伝言、電話をもらう、こちらから電話する等を判断して伝えましょう。「・・・・と、お伝えください」などの表現を使いましょう。「明日の朝、9時頃に改めてお電話いたしますので、その旨お伝えください」などの表現を使いましょう。●用件を伝える前に、相手の都合を確認する。電話の相手が電話口に出て、用件を伝える前にどのくらいの時間がかかりそうなのか時間の目安を相手に伝えましょう。「(ご多忙中恐れ入ります。相手にも都合があります。相手の都合が悪い場合には、改めてかけなおすようにしましょう。「では、3時にお電話をさせて頂きます。電話は、相手の都合にお構いなしに割り込んでしまいます。相手の仕事に割り込んで、仕事を中断させていることを忘れないようにしましょう。相手が忙しいときに用件を無理やり伝えても、ちゃんと話を聞いてくれないのではないでしょうか。相手の都合のいいときに用件を伝えたほうが、ビジネスにとってもプラスですね。相手の都合を確認してから用件を伝えるようにしましょう。●面会の申し込み−アポイントをとる商談を進めるためには、まず、電話での面会の申し込み、アポイントをとることが不可欠です。数等を伝え、相手の都合を確認しましょう。「お会いして、新しく発売になりました○○をご紹介したいのですが、30分ほどお時間を取っていただけないでしょうか。「ありがとうございます。それでは、明日の午後1時に、私と課長の山田がお伺いして、1時間ほどご説明させていただきます。目安を復唱して相手に伝えましょう。●問い合わせをする不明な点やがある場合には、都合のよい解釈をせず、必ず相手に問い合わせをしましょう。「商品が値段を確認したいのですが、よろしいでしょうか」また、回答に時間がかかりそうであれば、電話をかけ直してもらうようにしましょう。その際、何時までに回答がほしいのかを相手に伝えましょう。「急いでおりますので」の部分は、「人を待たせておりますので」「作業が止まっておりますので」など、状況に応じて相手に伝えましょう。このように念を押しておけば、相手も察してくれるはずです。早く回答が欲しくて、焦っている場合でも「早くしてください」などと愛想の無い言い方は避けるようにしましょう。相手も快く思わないでしょうし、スムーズな仕事は期待できなくなってしまいます。お互いが気持ちよく仕事ができるように心掛けましょう。●用件が伝わったか確認する電話は言葉だけで用件を伝えなければなりませんので、簡潔に説明する必要があります。一方的に用件を伝えるだけではなく、用件が伝わったかどうかを確認するようにしましょう。「少々込み入っておりますが、ご理解いただけたでしょうか」また、具体的に「○○の部分に関しましては、内容が細かくなってしまいましたが、お分かりいただけたでしょうか(ご理解いただけたでしょうか)」などのように、特に気をつけて頂きたい内容に関しては、その内容を特定して用件が伝わったかどうか尋ねるようにしましょう。