自己申告とExcelによる手作業に頼っていた勤怠管理が一気に合理化。導入もとてもスムーズにできた!入金回収特化型システムソリューション「Victory-ONE」の提供を中心に、企業の入金周りにまつわる様々な課題を解決している株式会社アール・アンド・エー・シー様。それまではタイムカードもなく、自己申告とExcelによる手作業で時間をかけて勤怠管理していたそうですが、2016年、事業規模の拡大と従業員数の増大をきっかけに勤怠管理の合理化を決断。TIMEを導入して、勤怠管理態勢の一新に踏み切りました。導入前の課題タイムカードはなく手書きの自己申告による勤怠管理を行っていた。週報をもとにExcelに手作業で入力して管理する方式だったが遅刻や残業などの管理が満足にできていなかった。有休管理は従業員ごとにワークシートを分けて手作業でやっていたため、残日数管理や確認に大変な手間と時間がかかった。有休の申請では規定の書類に複数の承認印をもらって提出する必要があり、従業員の負担となっていた。従業員数の増大に伴い、勤怠管理をきちんとシステム化する必要に迫られた。従業員自身が勤務状況や有休・代休の確認ができるようになったため、有休や代休取得の計画が立てやすくなった。有休取得などは一度申請するだけで自動的にフローが流れる仕組みで、手続きが簡素化された。これまで曖昧だった勤怠管理のルールが改善された。従業員の勤務態度などに応じた勤怠評価が印象ではなく、数値で判断できるようになった。管理側の負担が大きく低減し、従業員からの問い合わせも減ったため、ほかの重要業務に集中できるようになった。勤務状況を正確に把握して工数管理ができるため、工数に基づく見積の評価がやりやすくなった。顔の見える範囲に従業員がいるので勤怠管理は曖昧だった。事業規模の拡大や従業員数の増大に伴い、きちんとシステム化して勤怠管理を改善しようと考えた。以前は今よりも少人数で顔の見える範囲に従業員がいたので勤怠管理も曖昧で、遅刻しても前日は遅くまで頑張っていたからまあいいか、くらいの対応でした。それぞれ個人個人の感覚で勤務時間を気にしている人もいるし、気にしてない人もいる状況でした。管理側のメンバーは9階にいるのですが、その他の従業員は3階にいるので勤務状況も詳細に把握できていませんでした。ところが、事業が拡大し、それに伴い従業員数が増大していくにつれ、それまでのように密接な人間関係に頼った体制ではだめだということになりました。勤怠のルールをきちんと決め、システム化して勤怠管理を改善しなければと。TIMEがありました。TIMEが入っていちばん大きかったのは毎月苦労していた有休管理が一気に楽になったこと。機能がいちばんいいという評価で導入もスムーズでした。以前は私が手作業でExcelに入力して勤怠管理していました。それもタイムカードがなかったので、各従業員が提出する週報に記入された勤怠時間などを入力するやり方です。給与の支払いも曖昧になりがちでした。TIMEを導入して以降は厳密なルールに基づいてきちんと給与の支払いができています。大変だったのは、有休管理です。従業員1人ごとにワークシートを作っていました。いつ入社して権利がいつ発生して、何日分使ってあと何日残っているのかなどを毎月手作業で更新して管理していたんです。これが時間もかかるし、精神的にも大きな負担でした。従業員からも自分の残りの有休がどうなっているのかという問い合わせが私に集中することにもなります。TIMEを導入してから何がよかったかというと、私としてはこの有休管理がすごく楽になったということがいちばん大きいですね。TIMEで一度申請するだけで自動的にフローが流れるのでみんなが楽になりました。TIMEの機能がいちばんいいし、コストの低さも満足できるものだという評価で導入が決まったと思います。導入もスムーズでした。試用期間の最初のころは何度かサポートダイヤルにかけたことはありますが、まったく問題なかったという印象です。本格導入でも、マスターをインポートして情報をパッと入れただけですぐに使えるようになったと記憶しています。ほかのシステムの導入に比べてぜんぜん楽でした。36協定に準拠した一般的な設定だったこともあり、ほとんど手直しすることなくデフォルトで使えたと思います。本番は思い切って指ハイブリッド認証で導入したところ、指をかざすだけなので打刻漏れが激減。勤怠評価や工数管理にも役立っています。営業メンバーは直帰などもあり、週報に「19時直帰」などと書いて出すだけだったんです。休日出勤などもたまにあると、それも書いて出すだけです。日次ではなく週次での報告で、それも従業員によっては月末に4週ぶんまとめて書く人もいました。月初の出退勤の時間などはもう覚えていませんよね。今にして思えば不適切だったと反省しています。無料トライアル期間はPCで打刻していました。生体認証があるということは知っていてキットも借りましたが、まだ生体認証はいいだろうと考えていたからです。PC打刻もそれぞれが使っている自席のPCでやっていたのですが、そうなるとぎりぎりで出勤したときに突然Windowsのアップデートが始まると遅刻になってしまう。打刻を忘れてしまいがちで、ときどき出勤と退勤を間違えてしまうこともある。いうものは後で木寺が修正するんですが従業員としても手間をかけて申し訳ないという気持ちがあるようでした。それで思い切って本番では指ハイブリッド認証を採用することにしました。今は出社した際に指をかざすだけなので打刻漏れは激減しました。導入のはじめのころ、弊社に担当の方がいらっしゃって、有休や代休の仕組みがどうなっているか、当社の勤怠管理の仕組みをヒアリングしながら、管理のパターン設定を一緒にやっていただいたことが印象に残っています。TIMEを導入したことによる問題というのは何一つありません。「ズル」はできなくなりましたけどね(笑)。従業員の勤務態度などに応じた評価を印象ではなく、数値で判断できるようになり、管理的な面での効果を感じています。生産管理の面でも役立っています。当社では出退勤以外に、この案件には何時間かけたという統計を取っているのですが、それを足し算したものと勤怠情報を比較することができるようになりました。勤務状況を正確に把握して工数管理ができるため、工数に基づく見積の評価がやりやすくなったのも大きいです。上がってきた見積を「これは甘いのではないか」などと判断しやすくなったのは大きいですね。サイトポリシーサイトマップ。