「整理収納アドバイザーは自宅以外でも役に立ちますか。」「職場での整理や収納にも利用できますか?」こんなご質問をいただきました。整理収納アドバイザーの片付けは、自宅以外でも活用できます!自分のデスク周りがすっきりしてれば、気持ちよく仕事が始められそう。職場の環境づくりは、仕事の効率アップにも直結します。整理とは、必要なものと不必要なものを分けること。これが整理収納アドバイザーの基本理論です。職場のデスクを思い浮かべてください。こんな状況や経験はありませんか。・書類を出して、と言われてもすぐに見つからない。・使っていない文房具が、デスクに置かれている。・引き出しの中に何が入っているか分からない。・書類が積まれている。・デスク周りや足元に物が置かれている。思い当たることがあれば、これらは確実に仕事の効率を下げていそうです。探し物は生産性をこんなに下げている!あなたは、職場で探し物をされますか。仮に一日のうち5分の探し物をしたとしましょう。100名×5分×200日=1666.6時間これは、従業員100名の会社で、一人5分の探し物を、会社での稼働日を1年間で200日とした場合の計算式です。1年で1666.6時間も、探し物に時間を費やしたことになります。探し物は、会社にとって生産性のない時間ですから、その損失はいかにムダかということですね。会社の生産性が下がると、お給料やボーナスも下がってしまう??これですっきり!デスクまわりの整理術フロー1要るものと要らないものを分ける整理とは、要るものと要らないものを分けること。あなたのデスク周りをチェックしましょう。」「このカタログは、まだ使うかも。」「この書類はどうだろう。」このように、いざ、要るものと要らないものを分けようと思っても、なかなか難しいのではないですか。それは明確な判断基準がないからです。2「使うか、使わないか」で判断する要るものと要らないものの判断基準は、「時間」。職場では、1ヶ月以内に使わなかった書類の約90%が、その後もずっと使わないという調査結果があるそうです。あなたの身の回りの書類や備品はいかがでしょう。時間を基準に、まずは次の3つに分類してみてください。今使う文房具や、電卓、パソコンなど。ルーティンの作業で使う書類や、現在進行形のプロジェクトの資料など。いつか使う商品のカタログ、半年前の会議の資料など。使わない終了案件の資料。期限の終了した展示会の案内など。3「いつか使う」の判断基準を明確にする3つの分類の中で、いちばんやっかいなのが、「いつか使う」というものの仕分けです。社内で保管期限のルールが決められているものを除いたとしても、あなた自身が管理する資料や書類はたくさんあることでしょう。必要な書類=使っている書類ということになるのですが、使っている書類をカンタンに見極める方法をご紹介します。次の図のように、書類(ファイル)を取り出して、仕事をしたら、その後は一番左側にもどしていきます。これを1週間も繰り返していると、よく使っている書類(ファイル)が、自動的に左側に集まります。右側にある書類は、要らない書類ということになります。この書類はこれからも使うことはない可能性が高いでしょう。はいっても、職場の資料は、思い切って捨てることはなかなかできませんね。しても心配なものは、紙ではなく、スキャンしてデータとして保管しておくのもひとつの方法です。4使うものをさらに使いやすく仕分ける使うものは、さらに細かく分けていくと、より使いやすくなります。分け方の例には次のようなものがあります。用途別に分けるどんな用途で利用するものなのかで、分ける例です。一つの作業をするときに、あちこちに散らばっている物を取り出したり、探したりしていては、時間のムダになります。(切手、送り状、紐、テープなどをまとめて)伝票電卓セット(伝票と電卓などをまとめて)会議セット(プロジェクター、ケーブル、リモコンなど)いちセットにした物は、透明なファイルや箱など、中身が見える状態にしておくとわかりやすいよ。使用頻度別に分ける使用する頻度別に分ける例です。毎日つ使うものを、取り出しやすい位置に置くのが鉄則!毎日使う週一程度で使う月一程度で使ういち使用頻度が異なるものが一緒になっていると、探し物も増えるよ。机の上のレイアウトは次のようなものが理想です。右利きの方の場合は、左に電話、中央にパソコンや書類、右に筆記用具やメモを。作業の動線を考えると、この配置がベスト。いち左利きの方は、これを反転させてみてくださいね。机に上に出すのは、今手がけている仕事の資料のみと心がけていくと、集中力もアップします。文房具や、進行中仕事の資料。文房具は、あらかじめ入っているトレーを利用している方が多いと思います。実はあまりつかいやすくないかも。そんなときはお菓子の箱などを利用して仕切っても楽しいですよ。奥行きの浅い引き出しは、現在進行形の仕事の書類の指定席にしてみては。会議で席を外すときにも、さっとしまっておくと良いですね。わたしは仕事柄、プラン中の図面を入れる場所としています。使用頻度別に並べて取り出しやすく。A4のファイルを入れるための引き出しは、使用頻度を意識して使って。3で紹介した、「使った書類を左にもどす」を応用して、前にもどしてみましょう。後ろは使わないファイルということになりますね。バッグなどの私物スペースにも。下段もファイルの保管用ですが、バッグや参考図書など私物のスペースにしても良いですね。できれば少し余裕を持たせて、スペースを確保して。足元には、ほんとうは置かないほうが良いですが、どうしてもという最終手段として。キャスター付きのワゴンを一つ用意しておくと便利です。6共通認識で探し物ゼロ職場は、公共のスペースなので、「〇〇さんがいないと、書類の場所が分からない」では、NG!どうしたら、共通認識ができるのかを工夫しましょう。わかりやすいのは、視覚効果を利用することです。ラベル管理(写真)収納されている物の写真を撮影し、ラベルとする。穴あけパンチや、裁断機など、共通で利用するものの形をマークしておく。物の置き場所を決めておく。以上が、デスク周りの整理術のフローです。職場がきれいに整理整頓され、環境が整うと、モチベーションも上がります。気持ちよく仕事をすすめることができそうですね。整理収納アドバイザーは、自宅だけでなく、職場でも同様に利用することができます。探しものは、人生でいちばんムダな時間だとか。笑顔になれる」住まいづくりのための情報を発信しています。年間120件以上のリフォーム収納相談、プランニングをこなす。続く働く女性のためのおうちと思考の整理術。