けの記事は、カテゴリ「公務員になるまで」にまとめています。役所のペーパーレス化を阻んでいるボトルネックとは?ここ数年、私生活で紙を使う機会が激減しました。ペーパーレス生活を意識しているわけではありません。自然と使わなくなりました。役所の中は今も紙だらけです。2020年に入って既に500枚はコピーや印刷で使っています。こっちは盛んにペーパーレスに移行するよう叫ばれているのに、全然変わる気配がありません。僕はガジェット好きで、職場から指示されずとも勝手にペーパーレスしていきたい派です。今のところ全然うまく進んでいません。僕の努力ではどうしようもない課題が横たわっています。紙の代わり(デジタルデータ)が超不便ペーパーレス化を進めるためには、紙の代わりとなる別の情報記録媒体を使わなければいけません。役所の場合はデジタルデータが最有力の代替手段です。役所は、パソコンをはじめ、デジタルデータを扱うための端末機器のスペックがものすごく低く、デジタルデータだけでは仕事が成り立ちません。僕のパソコン(メモリ2GBのVISTA世代端末に無理矢理win10をインストールした)だと、どんなに軽いPDFファイルでも開くのに数十秒かかります。パワーポイントとエクセルを同時に起動すると50%でフリーズします。こんな職場環境なので、デジタルデータに頼るのはリスクが高すぎます。データはいつ消えるかわからない、使いたいときに自由自在に使えるわけではない水物という認識です。紙は一旦印刷しておけば突然消滅しません。紛失にさえ気を付けていれば、いつでも好きな時に使えます。これだけで圧倒的に紙に優位性があります。ペーパーレスだと利用者が困るもう一つのボトルネックは、行政サービス利用者のデジタルリテラシーです。インターネット上ではペーパーレス・デジタル推進派の方が目立ちますが、現実はそうとは思えません。紙が無いとついていけないという方が、年代や社会階層を問わずたくさんいます。そのため、役所が提供するサービスは、どうしても紙中心にせざるを得ません。基本的に全て紙媒体で準備して、希望する方のみオプションでデータも利用化という形です。しないと「差別だ」と激しく非難されます。世間のペーパーレス化・デジタル化の流れは今更止められないでしょう。そのため役所も、遅々としてではありますが、変わっていくだろうと思います。今はその過渡期、とても長くてゆっくりした過渡期のスタート地点なのでしょう。して前例踏襲にこだわるのか?地方公務員に就職した直後、入庁前のイメージとのギャップがいくつもありました。前例踏襲もその一つです。前例踏襲は、役所や地方公務員の基本的性質としてしっかり定着しています。非常に評判が悪いです。罵倒・非難の常套文句でもあります。「役所といえば思考停止で前例踏襲」だとか、「前例踏襲しかできないのが地方公務員」だとか、現役職員なら月1くらいで耳にしているのでは?僕も入庁当初は、前例踏襲に対してネガティブに捉えていました。役所は必要に迫られて前例踏襲しています。前例踏襲しないとトラブルになる前例踏襲には、前例は正しいという前提があります。前例は正しい、だから踏襲するのです。正しい前提ならば踏襲する、とも言い換えられます。対偶をとると「踏襲しないならば、その前例は間違っている」になります。これは一見正しそうに見えますが、実際は間違っています。役所の施策や意思決定には、一つの絶対的な正解はありません。そのため、単純な論理式に落とし込めません。実際には、このことを理解してくれない、又はあえて理解しようとしない人がたくさんいます。「前例と違うということは、前例は間違いだったのだな!」と攻撃してくるのです。一定の条件を満たす法人に給付している補助金があると想定します。補助金申請の説明会を、例年は県内3箇所でやっているところ、今年度は4箇所に増やすことにしました。このとき、「今年は4会場で説明会を開催します。便利になりました」みたいな説明をすると非常に危険です。「これまで3箇所しか開催してこなかったのが間違いだと認めたな!謝罪しろ!」と鼻息荒く攻撃されかねないのです。前例が間違っている場合も実際あります。そのときは真摯に謝ります。前例よりもグレードダウンする場合は批判されて当然です。大半は、眼前の案件も過去の類似案件も、どちらの意思決定も正しいケースです。一見して似ている案件でも、全く同じケースは存在しません。少なくとも発生した時期が違います。色んな分野で激変が続く昨今の世の中、時期が少し異なるだけでも、意思決定に影響する要素の一つや二つ、簡単に変わってしまいます。したがって、過去の意思決定をそのまま引きずる方が不健全です。役所の過ちを指摘することが生きがいだったり、役所がミスしたことにしたくてたまらない人にとっては、そんなことお構い無しです。前例をあえて踏襲しない案件は、こういう方々の格好の餌になりかねないのです。役所は日々、「役所は前例踏襲ばかり!」という怒りの声だけでなく、「前例踏襲しないということは、前例は間違いなんだな!」という愉悦混じりの罵声も浴びています。後者のほうが厄介で、これを抑えるために前例踏襲をベースとしているのです。前例は隠すものこうしたトラブル回避のため、役所は極力「前例と違うことをした」とは言いません。前例と違うことをする場合には、前例の存在を隠して、全く新しい意思決定に見せかけます。前例の存在を明るみに出すのは、前例と異なることをする完璧な理屈がある場合と、前例踏襲する場合に限ります。前者は滅多にありません。そのため、前例踏襲するケースの方が圧倒的に多く見えるのです。役所の実務では前例踏襲はほとんどありません。費用対効果を考えるとむしろ無駄なのではと思えるくらいにエネルギーと時間を注いで、前例からの改善を追求します。対外的には決して「前例をベースに改善した」とは言いません。完全な新規施策として扱います。今の世の中、役所の無謬性を信じている人は誰もいないと思います。間違うことも許しません。PDCAを回すなんて言語道断です。最初から100点満点の対応を求めます。前例は100点満点で改善の余地なしということにしておかなければ、世間が許さないのです。意識の高い公務員がやらかしがちなミスとは?公務員でありながら地域活動にも取り組んでいる人を、本当に尊敬します。いう活動って、楽しくて自発的に取り組んでいる人もいれば、役所がやらないから渋々やっている人もかなりの数いると思っています。ある意味、アンチ公務員の集まりです。いうところに飛び込んでいく度胸。地域活動に熱心な公務員、中でも若い職員は、とあるミスをやらかしがちです。意図せぬ情報漏洩そのミスとは、他部局の機密情報をうっかり喋ってしまうこと。関係のない部局の情報であっても、同じ役所内にいると結構見聞きする機会があります。熱意ある公務員なら尚更、アンテナを張り巡らして、役所施策全般の情報を把握しようと務めているでしょう。情報自体は入手しても、その情報の管理レベル(既に公表されているのか/これから公表予定なのか/役所内限りの機密情報なのか)には無頓着なケースが多いです。そもそも、情報の管理レベルは、情報そのものよりも知りにくい要素です。自分の所属する部局の業務であればまだしも、他部局の情報の管理レベルは、それぞれの担当者に聞かない限りわかりません。職員向けの共有システム上のような、職員なら誰でも閲覧できる情報の中ですら、公表情報と非公表情報とが混在しています。そのため、未公表の情報をうっかり喋ってしまうという事件が後を絶たないのです。ありそうな例(フィクションです)公務員A氏がボランティアとして参加している農業法人が、野菜の即売会を開くことになりました。開催候補日としていくつかの案が挙げられると、その中の一つが、ちょうど近所のホテルで、とある学会の発表会が開かれる日と重なっていました。コンベンション誘致担当の同期職員が苦心の末に獲得した案件で、先日の飲み会で自慢気に語っていたので、A氏の記憶にも残っていたのです。その日に開催すれば、県内だけでなく全国からのお客さんに野菜を見てもらえます。成果を考えると、この日一択です。A氏は農業法人に学会の旨を伝え、この日に即売会を開催するよう提案しました。数日後、学会から役所にお叱りの電話が届きます。「発表会の開催日は、事実上決まっているようなものとはいえ、まだ学会内の総会で決議されていない。担当者は訳が分からず、学会から事情を聞き取ります。その結果、地元の農業法人から学会に対し、「発表会の同日に近所で新鮮野菜即売会をやる、レセプションでうちの野菜を使ってほしいので、ぜひ挨拶に行きたい」との連絡があったとのこと。農業法人からの聞き取りにより、A氏が漏洩元だと判明。良かれと思った発言が原因で、始末書を書く羽目に陥りました。世間に流出してしまった情報は、その後どうなるのか全くわかりません。公務員はいつでも誰でも「縦割り行政」というバッシングを浴びせられています。人間誰しも、批判されるのは嫌です。そのため、本能的に、批判を払拭しようとします。他部局の情報を喋りたくなってしまうのも、この本能の発露です。自分の所属とは関係のない部局の情報を披露することで、「自分は」縦割りの旧弊とは無関係であることを証明しようとしてしまうのです。住民のためという姿勢も大事ですが、それ以前に組織の機密情報を明かしてしまうのは、社会人としてNGです。公務員のような敵の多い立場の場合はさらに危険です。世の中、公務員の失言をネタにお金を稼いでいる人もいます。他部局の情報を役所外部の人間に提供したくなったら、事前にインターネットで検索して、ヒットする情報しか喋らないようにしたほうが無難でしょう。それか、面倒でも担当者に確認して、公表してもいいか確認します。窮屈だと思うなら、残念ながら公務員には向いていません。地域おこしに携わる方法は、公務員以外にもたくさんあります。他の選択肢を探すべきでしょう。役所特有の苦役?「非効率だけど無駄ではない」仕事とは?民間企業と比べて、役所の仕事は無駄が多く非効率だとよく言われています。民間企業の場合、最大の目的は「利益の最大化」です。無駄な仕事を減らすことで、人件費というコストを削減でき、利益を増やせます。民間企業には無駄な仕事を減らすモチベーションがあるのです。役所には、人件費を削減しようという意識が希薄です。それどころか、人件費をコストとみなす感覚すら怪しいです。そのため、無駄な仕事を減らすモチベーションが湧いてきません。......という趣旨の記事を過去に書きました。参考:なぜ地方公務員の管理職は「残業を減らそう」という意識が希薄なのか?この考えは今も変わっていませんが、今回はちょっと追記をしたいと思います。過去をひたすら調べるどんな仕事でも、役所では過去の経緯を重視します。過去の意思決定との整合性を確保するためです。新たな意思決定を行ったせいで、過去の意思決定が誤りだったと間接的に証明してしまうのを、役所は嫌がります。現在と過去、両方の意思決定を正しいものとするためには、過去を紐解くしかありません。公共施設の移転を決定したとしましょう。移転には多額の費用が必要であり、しっかりとした理由が必要です。この理由作りが難しいのです。「移転後の場所の方がアクセスしやすい」「繁華街にあり集客が見込める」など移転後のメリットを挙げるだけだと、反射的に「移転前の立地はアクセスが悪く集客が見込めない」と認めることになりかねません。いうか、マスコミや市民団体が「移転前の当初立地は間違っていた!失策だ!」と騒ぎ立てます。移転前の場所が今ひとつになってしまった理由(もちろん役所のせいではない外的理由)これくらいは整理しておかなければいけません。担当職員はとにかく徹底的に調べさせられます。倉庫の中はしらみつぶしに探しますし、他の行政機関にも出向いて家宅捜索させてもらいます。民間企業に乗り込むのは流石にやったことありませんが、僕が知らないだけできっとやっているのでしょう。過去の担当職員にも入念に聞き取りします。担当職員から得られる情報は貴重です。資料には残せない、当時の雰囲気がわかります。当時から絶望していたとか、反対に誰もが楽観していたとか。大昔の出来事だと、退職したOB職員に聞き取りするべく、自宅に伺うこともよくあります。十中八九すごく嬉しそうに語ってくれますが、あいにく大昔の話なので有益な情報はほとんど得られません。なんでもいいので情報量が求められます。あやふやな情報をどれだけ集めても使えないのでは?という疑問を抱きながらも、ひたすら集めなければいけません。過去調査より頻度は低いものの、役所は悪魔の証明にも果敢に挑戦します。悪魔の証明とは、ざっくりいうと、「存在しない」ことの証明です。とある施策で「都道府県初」のサービスを提供するとします。本当に他の都道府県でやっていないのか、少なくともインターネットを使って全都道府県の関連施策を調べます。時間の許す限り、電話でも聞き取りします。「まだホームページに載っていないだけで、実は近日中にリリースしたりしませんよね?」と確認するのです。都道府県職員であれば最大47調べればいいだけですが、市町村の職員はどうしているのでしょう?もしかしたら都道府県庁特有の慣習なのかもしれません。非効率だけど必要不可欠こういった仕事は何も生みません。