関するキーワード・プロジェクトなどいろいろなシチュエーションを想定しながら、振り分けルールを作って、処理の優先順位に従ったならびになるようにしたフォルダに振り分けます。次に、メールを処理する時間を決めます。これをするときには必ず「カウントダウンタイマ」を使って、時間オーバーしないように管理することです。それに従って、必ず時間内に処理を完了させます。処理が終わらなければ、次の予定まで放置すると決めておかないと、だらだらとメールを読む羽目になります。■緊急メールここまで、メールの処理ルールについて書いてきましたが、一定のルールだけで処理しようとすると、どうしても対応できないものがあります。これを「例外処理」と呼んでます。上記方式だと緊急メール(「30分後に打合せで〜す」みたいな)は処理できません。この場合の対応方法は2つ。・メール送信者に自分のルールに合ったメールの仕方に変えてもらう・自分のルールに例外を儲けるの2つです。私の場合、ひとつには相手に自分のルールを知ってもらう方法として・関係者に「メールはすぐには反応しないよ」と繰り返しアナウンスしておく・重要度「高」で送られてきたメールはポップアップするようにしておく関係者には、もし短時間で処理して欲しい時には、重要度「高」で送るようにアナウンスしておくそれでもたまに、メールで「至急メール」を送ってくる人がいますが(それもよく読まないと至急であることがわからないようなメール...)、そういう人は直前になって「メールを送ったんですが...」と電話をかけてきますので、その時に「オレの仕事はメールを見ることじゃない」とはっきり言います。ここはちょっとキツメに言わないと次に同じことをしてくれますので。ひとつは相手を変えられない場合です。これには、いくつか方法があって・上司または上司の上司からのメールだけはポップアップをするようにしておく※サラリーマンとして当然ですかね?・近くの席の人に、メールで急ぎで私が処理するべきのものがあったら、一言超えを掛けてもらうようにするということをやってます。最小の努力をして、それでもダメなものは「諦める」と。■残ってしまったメール優先度6以上(番号の意味については昨日の記事参照)メールはその日のうちには全部既読にするのが私の基本原則です。優先度の低いメール(優先度7番以降)は、大体1周間に2回程度しか見ません。優先度が高い(6番以下)のメールが残ってしまった時には、翌日は出勤時間を1時間早めます。残業してまで見ることはしません。効率が悪いですし、他の人は残業してでもメールを返信する場合が多いので、放置しておくと翌朝に自然解決していることがままあって、自分がやらなくても良くなるので...。■絶対に守りたいルールちょっとまとめておくと・メールを見る順番を機械的振り分けに助けてもらう・制限時間を設けて一気にメールを処理する(読む)・メールを呼んでいる時間は、アクションをしない・読んだメールは2度と読まなくていいようにしておく・優先度の高いメールは当日中に読んでアクションを決める・でも、多少の例外も考慮するということです。●時間を測定する過去記事でも紹介してますが、ドラッカーや様々な時間術の紹介でかならず必須と言われるのが、自分の時間の使い方を記録することです。ところが、これをやってみると、つけ忘れたり、適当に記入したりして、本当に精度は上がりません。昨日、レポートを書くのに、何時間かかったかなんて正確に覚えてはいませんし、見積もりに合わせたいという意志も働くので、多すぎるか少なくすぎるかのどちらかです。割り込みがはいって一時中断しようものなら、もはや記録した時..●チャージは大金でする私は週末に週次レビューをしてます。その時のチェックリストをEXCELで作ってますが、これを印刷して、毎週ノートに張って、ペンでチェックしながらレビューを進めてます。A4の四分の一サイズのノートです。いう縮小印刷ツールを使って、4段組印刷をして、これをチョキチョキ切ってノートのサイズにしてます。この時、チェックリストは10ページ位まとめて印刷します。これを一度に印刷して、全..●30秒で返信せよ!山のように送られてくるメール。気を抜くと、受信トレイには未読の山...メールの最適な処置は削除と返信とアーカイブ受信したメールを処理済としていい場合は大別して2つだけです。・必要な情報を抜き取って、もう不要になること・投げかけられた質問や依頼事項などに答えてしまうことこの状態にしてしまえば、そのメールはもうなくても構いません。タスクの実行結果としてのデータベースの役割は残っているので、ゴミ箱行きにはなりませんが、すでに「生きているメール」ではなく、..●メールはプルシステム3以前の記事にも書きましたが、1日に約300〜500件のメールが来ます。このためかつてはメールをチェックするだけで多い時で1日に3〜4時間かかってました。これじゃあ、会社にメールを見に来ているのか仕事をしに来ているのかわからない状態になってしまってました。メールの処理時間を効率化するメールというのは、そこに書かれている内容を読んで理解し、それに対してアクションを起こして、今持っている業務を前進させることが目的なのですが、自分が何かしなければならないメールは実際上はそれ..●メールはプルシステム2以前の記事にも書きましたが、1日に約300〜500件のメールが来ます。このためかつてはメールをチェックするだけで多い時で1日に3〜4時間かかってました。これじゃあ、会社にメールを見に来ているのか仕事をしに来ているのかわからない状態になってしまってました。メールの処理時間を効率化するメールというのは、そこに書かれている内容を読んで理解し、それに対してアクションを起こして、今持っている業務を前進させることが目的なのですが、自分が何かしなければならないメールは実際上はそれ..●メールはプルシステム1以前の記事にも書きましたが、1日に約300〜500件のメールが来ます。このためかつてはメールをチェックするだけで多い時で1日に3〜4時間かかってました。これじゃあ、会社にメールを見に来ているのか仕事をしに来ているのかわからない状態になってしまってました。ともに同じような内容です。調べてみると、どこの会社でもほぼ似たようなものですね。1.自己紹介をしてください2.過去×年のなかで、特に成果の高かった業務を2つ上げてください3.なぜその成果が高かったのですか?4.その活動の中で、どのような困難があり、どのように乗り越えましたか?5.あなたの強み、弱みを教えてください。テクニック)というのをごぞんじでしょうか?まぁ、簡単に言ってしまえば25分間は集中して仕事をし、5分間休憩する。それだけを繰り返す、というルールで作業をするようにするものなんですけど。非常にシンプルですが、意外と集中力が高まります。割り込みを入れてはいけない、というルールがあります。この間他のことをやってはいけないという意識が働くので、25分間だけがんばろう、みたいになります。それがいい..●成果を上げる5つの条件より高い成果を上げるためには、成果が出せる仕組みを作ることが大切です。その仕組とはどのようなものでしょうか?仕組み自体は、業態や担当している業務によって様々な形がありますが、必ず必要になるものは普遍的にあります。P.F.ドラッガーはこれを5つの条件としてまとめ、『経営者の条件』に記述しています。1.時間を管理すること2.貢献に焦点を合わせること3.強みを生かすこと4.重要なことに集中すること5.成果をあげる意思決定..●時間を創造する考える力は、他人が出した結論を見るだけでは絶対に付きません。自分の頭で考え、それを整理し、行動してそれをさらに最初の考えにフィードバックするというループによってのみ強化されます。本カテゴリでは、さまざまなテーマを設問としてご紹介していきます。そのテーマについて、ノートに自分の考えを書き出して、それから導き出される結論に基づくアクションを決定して行動してみてください。その結果自分の考えがどのように変わったのか、一度このノートをを見..●目標は自分だけが管理できる目標管理目標管理を採用している組織は多い。真の自己管理を伴う目標管理を実現しているところは少ない。自己目標管理は、ス口ーガン、手法、針に終わってはならない。原則としなければならない。P.F.ドラッガー著『マネジメント』ドラッガーは各種の著作で、以下のように述べています。●いま調べなさい、あなたの時間は無限ではない会議などで、「ちょっと確認して、後ほど報告します」「じゃ、宿題ということで...」なんていう会話がよくあります。済むことをあとでやるの?でも、よく考えてみれば、「確認すること」自体に時間がかかるわけではありません。「さんに電話をして聞く」とか「××ファイルに書かれたスケジュールをチェックする」みたいな作業が意外と多いんですよ。「7つの習慣」で学ぶ事をオススメします。http://123direct.info/tracking/af/620699/Fg9QE9Jf/Seesaaブログ。