ビジネスハックや実際に役立ったビジネス書などを紹介します。サラリーマンとして会社で成功するために必用なのはマインドではなく上司から高く評価される技術(スキル)。マインドは必要ありません。努力して、ちょっとしたコツを身につけるだけで、あなたの成績は格段に向上します。このブログの記事の理論・理屈編として、シゴトコンパス〜サラリーマンの仕事の羅針盤というブログ記事も運営してます。抽象化した概念や考え方をご紹介しています。ご訪問をお待ちしてます。管理人にメールをくださるときは下記のリンクからお願いします。管理人にメール*このブログはリンクフリーですがリンクしたら一報いただけると嬉しいです*このブログのすべての記事は、現在務めている会社の所見とは無関係な個人的見解です。ウィジェット私は予定表を5つもっています。いっても、ことなる予定表アプリに予定表を入れているわけではなく、2つのアプリ、アウトルックとGoogleカレンダーにデータが入っています。アウトルックには1.仕事の会議スケジュール2.仕事のタスクスケジュールが入っていて、Googleカレンダーには3.私用で共有する予定(人と会う予定、誰かと出かける予定など)4.私用のタスクスケジュール5.家族・地域の予定・イベント「家族や地域の予定・イベント」は実際には細かく家族一人づつと共有できるようにしています。重要な予定はアウトルックとGoogleカレンダーで同期をするようにしていますので、実は同期用の予定表がもうひとつづつあるのですが、これは自動管理ツールを作っているので、実際にメンテしているのは5種類です。「ここを探せば絶対にある」という状態を作っておけば、失せ物はなくなります。同じようなものを違うところに保存したり置いたりすれば、「もしかしてこっちか?」とか「どこにおいたんだろう」ということになりますが、「ここにしかない」という状態であれば、探す必要はありません。そこにいけばかならずあるので。管理にしても私はこの原則に従って、自分が作ったファイルや参考ファイル(リンクのときも多いですが)はフォルダに分類せずに、決められたフォルダに全部保存してます。しておけば、このフォルダで検索しても見つからなければ、「ない」ということです。わかりやすいし、「探す」という手間も最小になります。一方で、予定表だけは「ポケット多数の原則」で動いています。これは、予定表に書く内容がひとつの扱いでは管理しきれないためです。会議スケジュールとタスクスケジュールをひとつの予定表に書いておくと、当然ながら1日中何かのタスクをやっているはずなので、スケジュールは埋まってしまいます。して全部の予定を埋めてしまうと、困ったことが起きます。その予定表を共有している場合です。だれかが「すぐに打ち合わせをしたい」と思っても、この先1週間位は予定表が会議とタスクで埋まっているので、空き時間を探そうとすると1〜2週間後です。電話をかけてきて、「どこか空いてない?」と聞いてくれればリスケできるものはわかるので、「いいよ、じゃ1時間後に」といえますが、そうでもなければ、「○○さんの予定が空いていないので、打ち合わせは○○日後に」とかなると、他の人のタスクを遅らせてしまいかねません。融通の効くスケジュール(特にタスク)は、別の予定表に載せて、公開されたスケジュールは空き時間にしておくわけです。緊急度の高いタスクや途中で邪魔されたくないようなタスクは、「この時間はダメ!」って具合に、会議があるように見せかけて公開しますが、全部に対して同じ優先度で作業をすると、組織や会社全体の流れを阻害しかねないわけです。それにスケジュールを全部埋めて、「オレは忙しいんだ!」って見せかけるっていうのも戦略のひとつかもしれませんが。いうことで、スケジュールに関しては、「ポケット多数の原則」がいいと思ってます。■複数のスケジュールを同時に見る複数のスケジュールを管理する上で重要なコツがあります。自分のスケジュールを見るときは、全てが同時に見えるようにしておくことです。これは予定のダブルブッキングを避けるためにどうしても必要です。報告会資料作成って入れてしまったら、実行不可能なスケジュールになってしまいます。これを間違えずに入れるには、「ポケット1つの原則」が重要です。いうのは実は得意だったりします。ほとんどの予定表を管理するようなソフトには、複数のスケジュールをまとめて表示する手段が付いています。カレンダーなら、何もしなくても同じ日同じ時間のスケジュールは同じところに表示されます。するだけで、同時に表示したり消したりできます。アウトルックの場合には、複数のスケジュールにチェックを入れた状態で、「重ねて表示」をコンテキストメニューから選べば、同時に表示されます。要は、データは目的別に「ポケット多数の原則」にしておき、表示は、「ポケット1つの原則」になるようにしておくわけです。■スケジュールは目的別に共有者を選ぶこうしておくと、スケジュールをプロジェクトの関係者と共有みたいなことも簡単にできるようになります。何かのNPO活動に参加しているとすれば、それの活動計画用に、ひとつ予定表を起こしてしまって、その予定表自体を全員で共有してしまえば、追加削除も簡単になります。自分の担当するタスクがおおければ、そこの子予定表として登録しておいて、公開したくない予定表は別の予定表に書けばいいわけです。これがひとつづつスケジュールを入れるたびに、共有するかどうか、共有者を誰にするかなどを考えないといけないとすれば、かなり大変ですね。私のようにタスクをスケジュールに書くような人は、スケジュールを編集するときが多いので、ミスって見せたくない計画を公開してしまうリスクが大(経験値)。細かくしすぎても失敗するので、まあ、管理できる程度にしておくのが良いですが。情報洪水のなかで書類や資料を保存し検索するには、従来の整理法では対処できない。「整理は分類」という伝統的な考えを覆し、「時間軸検索」という新しい発想から画期的な整理法を提案。一大ブームの火付けとなった。机の上は魔法のように片付き、「整理する時間がないほど忙しい」人に対する福音書。パソコンを用いた情報管理体系、アイディア生産を支援するシステムなど、知的活動の生産性を高める新しい方法論を提案する。クラウド検索等、若干現代テクノロジーにマッチしないところはあるものの、本書の考え方を適用すれば最高の情報整理環境が構築できる。新しいテクノロジーや時間管理についても続編で整理されている。●いつ終わるのかを言う依頼した作業の期限が近づいてきたので進捗状況を聞いたときに「いまやってます」「これからやります」みたいに返事をされる時があります。......やってなかったんだね......まあ、やってなかったものは仕方がないとして、この返事はすごく不満。終りがあるものタスクだけでなく、仕事と言うもの全てには「終わり」があります。打ち合わせなどでも、××をやるということだけを決める場合はほとんど例外で、××をまでにやるというのが基本ですよね。「の件って今どうなってる..●最強のカーソルキー割り当てキーの中で、おそらくいちばん使うのはカーソルキーとBS、ENTERキーではないでしょうか。ところが何もツールを使わずにキーを使っているとこれらのキーはキー配列の中で端っこの方にあってすぐに押せません。AutoHotKeyでリマップする一番良く使うキーを一番推しやすいところに持ってきておくと操作が素早くなります。キーの組み合わせで実現しているソ..●Excelのタブ切り替えをCTRL+TABにするタブ型ウェブブラウザを使い慣れていると、隣のタブに移動するにはCTRL+TABCTRL+SHIFT+TABって体が覚えてます。タブを切り替えるのにCTRL+PageUp/Downを使わないといけません。これがまた押しにくい。AutoHotKey。これでブラウザやExcelのタブ切り替え操作を共通化してしまいます。..●予定外の仕事を予定するツールタスク管理をするようになると、今日やるべきタスクがこなしきれないまま1日が終わっちゃうことがあります。見積もり時間が甘すぎて作業中に時間切れになるならまだしも、着手すらできずに1日が終わったときには、なんか「サイテー」な気分になります。予定外の仕事多くの場合、そのタスクの予定必要時間はやれるはずの最小時間です。オーバーするのが普通。こっちにもいろいろ問題はあるのですが、本日のお題は予定外のタスクで消費される時間です。これがどのくらいの割合を占めているか..●ノートを見返す習慣を作るノートや手帳、あるいはメモ帳でもいいですが、自分が書いたものを見返す習慣はありますか?過去記事でも、・取ったメモはノートや日誌に整理できるまで机の上に貼っておく・出来事を振り返る日次レビュー、週次レビューなど、書いたものを見直す習慣をつけるためのルールをご紹介しています。見返す習慣をつけるには本日ご紹介する方法は、上記のような強制力のある方法ではありませんが、これこそ習慣づける最大のヒントなのかもしれません。ケーブルのツメって結構簡単に折れますよね。扱いが悪いためになるのですが、コネクタ自体が樹脂なので機械的疲労もあるでしょうけど。ケーブルを使い続ける意味はあまりないのかもしれませんが、長いものだと百均では買えず、アマゾンなどで見ても千円近いですし、配線もやり直しは面倒。そこで、自宅でも会社でも爪の部分だけを補修するキットを使ってます。「7つの習慣」で学ぶ事をオススメします。http://123direct.info/tracking/af/620699/Fg9QE9Jf/Seesaaブログ。