前回はドキュメントが持つ「4つの機能」のうち、「解析機能」についてご紹介しました。今回は「担保機能」を紹介したいと思います。質が保証出来る機能」と定義づけています。・働きをドキュメントが持っているということ。ここで「担保機能」を持った当社のドキュメントサンプル『お客様ニーズ聞き取り表』をご覧頂きましょう。このドキュメントは当日記でも何度か紹介してきましたが、お客様が要求する校正仕様を、具体的かつ明確にするための「打合せ資料」です。この『お客様ニーズ聞き取り表』を打合せの場所で広げ、当社の営業マンは資料の項目を順にお客様へ聞き取りをする。それが一通り埋まったら、お客様が要求している校正の仕様が明確になるのです。資料を埋めていくだけで当社が校正業務を請け負うためにハッキリさせたい内容が自ずと確保出来るという訳。「担保機能」についてイメージ出来ましたでしょうか。お気づきになった方もいらっしゃるでしょう。「解析機能」にも通ずるのですが、ドキュメントを埋めるという行為さえ出来れば、特別な力量が無くても、お客様と校正仕様の打合せが出来るし、その出来映え・質もほぼ同じになるんです。ドキュメントって凄い!ちなみに、当社の営業マン新任教育では、「校正仕様の打合せの仕方」ではなく、「打合せで使用するドキュメントとその使い方」を教育します。次回は「記録機能」と「伝達機能」についてご紹介しましょう。