ビジネスハックや実際に役立ったビジネス書などを紹介します。サラリーマンとして会社で成功するために必用なのはマインドではなく上司から高く評価される技術(スキル)。マインドは必要ありません。努力して、ちょっとしたコツを身につけるだけで、あなたの成績は格段に向上します。このブログの記事の理論・理屈編として、シゴトコンパス〜サラリーマンの仕事の羅針盤というブログ記事も運営してます。抽象化した概念や考え方をご紹介しています。ご訪問をお待ちしてます。管理人にメールをくださるときは下記のリンクからお願いします。管理人にメール*このブログはリンクフリーですがリンクしたら一報いただけると嬉しいです*このブログのすべての記事は、現在務めている会社の所見とは無関係な個人的見解です。ウィジェット■業務が増えた職場が変わったり、人員の入れ替えが合ったりすると、今まで経験のない仕事の担当になったりすることがありますよね。いう時に困りモノなのは、「どうやったらいいかわからないし、教えてももらえない」ということがちょくちょく。■実際の仕事を優先する本来であれば、業務の引き継ぎは、「手順書(業務指示書)」があるのが最善ですし、それが業務を指示する側としての義務なのでしょうけど、普通の会社では結構ない場合があります。いって、手順書をわざわざ作っていたら実際の業務が回りませんので、まずは仕事をこなすことを優先せざるを得ません。結局なれてしまえば手順書はいらなくなって、結局永遠に作られないまま...。新しい仕事でさらにきちんと引き継ぎ資料もないと、どうしても手探りでやり方を考えていかないといけないので、なかなか素早く進められませんね。いままで他の仕事をやった経験からすると効率が悪いことこの上ない。そのうえ、失敗もし易いので、「これ違ってるだろ!」と怒られることも。そんなの、教えてもらってない!といっても、「それはお前の仕事だろう」と言われてチョン。■品質が優先、効率はあとからまず意識の問題として、仕事の品質が悪ければ、何度もやり直しになったり、仕事の結果そのものが受け入れてもらえない事態になりますので、品質を上げることを優先すると考えたほうがいいです。・やることリスト・注意事項チェックリスト・ステップファイルが主なものです。■やることリストこれは、前任者が話してくれた概要を書き並べたものです。今ならyuhuyuhu0708さんの頭のなかにあるレベルのもので十分ですので、それを時系列にそって書き出しておきます。5分も掛ける必要がないくらいで書いておきます。次に、実際にやるときに、このリストに従ってやっていきます。例外などがあれば気付くたびごとに、そこにコメントを追加していきます。10回もやると結構しっかりした作業手順書になります。私は、PC操作が多いので、PCでテキストファイル作り、デスクトップショートカットを作って、そこにどんどん書きこんでいきました。Excelなど使うと綺麗に整形できるのですが、テキストファイルの方がレスポンスが早くてストレスにならないので。:コメント、注意事項、例外みたいに表現してました。上下関係があるものは「空白文字」で段付して。このファイルへのショートカットをデスクトップにおくと、キーボードショートカットが登録できます。CTRL+ALT+Jなどでワンアクションでこのリストが開くように設定できます。これで、思いついた瞬間にファイルを開いて編集できるようになります。Windowsだとキーボードショートカットが付けられるのは、デスクトップにおいた時と、スタートメニューにおいた時だけみたいなので、デスクトップがゴチャゴチャして嫌なときは、スタートメニューのちょっと階層の深いところに置くとじゃまになりません。■注意事項チェックリストこれも上記のやることリストに追記していくのですが、これは「やること」ではなく主に「やってはいけないこと」を書きます。これの追記タイミングは、「失敗(ミス)した時」です。失敗して怒られた時でも、単に「すみません」だけではなく、再発防止のための姿勢を見せれば、あまりしつこく追求されることも少ないみたいです。実際にチェックリストに書いてあれば、次からは事前にチェックできるようになりますので、失敗はだんだんと減っていきます。上記2つが新しい仕事を覚えるために私がやった方法なのですが、手戻りが少なくなる分、仕事も早く、正確になります。逆にこれらのことを頭のなかだけでやろうとすると、抜け漏れがでたり、抜け漏れを心配するあまり2重チェックをしたりして効率が上がりません。一気に作れるわけではないので、紆余曲折をしながら徐々にしか良くなっていきません。一気に改善する特効薬ではないですが、最終的には、次の引き継ぎの時にも使える業務手順書にもなりますので、作ってみてください。■ステップファイルこれは『すべては「単純に!」でうまくいく』という本に書いてあった方法です。この方法をPCにも応用しています。長くなったので、これについては別記事で。立ち読み可どうしてあなたは、単純なことを複雑に考えてしまうのか...。シンプルにすれば、ストレスがみるみる消えて、仕事も人生もとてもラク。人生をすっきり生きるための33の方法。ほんの一部を読むことができます。●今日の仕事のゴール、言えますか?ある長いプロジェクトだと、目標は上司や顧客から与えられます。仕事が遅い人というかギリギリまで放置しておく人のパターンとして、仕事が分解できないということがあるようです。与えられた仕事を今日のタスクにまで分解する分解の方法については、過去記事で書いてますので、そちらを参考にしてください。ピクニックに行くタスクの分割と自動化WBSを作るスケジューリングの7つのコツタスクの分割単位は大きくていい仕事効率を上げる基本ルールいろいろな手法があります。どのよ..●バブルマップノート:今日やることは常にデスクトップに置く先日、バブルマップノートをご紹介しました。このバブルマップノートについて、ちょっと使いかたのヒントを追加。アタマのデスクトップ目標達成のために、今、自分が持っている課題を意図的にアタマの隅においておき、お風呂の水が流れるとか、りんごから気が落ちるといった一見全く関係のない現象を目にした時も、すぐに課題と関連付けられるようにしておくと、目標達成..●リスクは上げるより見直す1:リスクは上げるより見直すプロジェクトマネジメントにはリスク管理はつきものです。ところが、ウチの会社では、「今回のプロジェクトにおけるリスクは何ですか?」と聞くと、「現場と意見が合わない」「シミュレーション環境が構築できない」とか、過去に起きた問題をリスク視する情報はあまり上がってきません。P仕事の段取りを考える上で必ず意識したいことは、先をイメージして、想定の範囲を広げるということです。ここまでご紹..●定型業務をカイゼンしなさい業務を効率化するにあたり、ときどき「なにか勘違いしているなあ」と思える場面に出くわします。効率化とは、結果を変えずに投入工数を下げることです。単純に投入工数を下げることではありません。ま、そこは本題ではありませんが、この前提は強調しておきます。比較対象は「以前の工数」で、本題ですが、「投入工数を下げること」とはどうやって確認できるでしょうか?投入工数が下がったかどうかは、以前の投入工数以後の投入工数の2つ..●やることリストとやらないことリストいろいろな作業を経て完成する仕事(GTDではプロジェクトと読んでますね)があった時に、よく「作りなさい」問われるのが、計画化と「やることリスト」です。これはベースになっているのは、「やることリスト」であって、それを時系列に並べたものが計画です。みなさんはやるべき作業をどのようにまとめていますか?上司の指示、クライアントとの打ち合わせでできた宿題、自分自身で解決..●フェニックスチェックリスト:適切な質問は発想力を刺激する質問というのは、課題を解決していくための重要な要素になります。「×××をしてはいけません」ではなく「どうしてそうしようと思ったのかな?」「どうして、そうする必要があると思いますか?」相手になにか考えさせ、そこから答えにたどり着いてもらおうと思うのであれば、どうしてもこういう「問いかけ」を多用することになります。質問されると、思考をその質問の方向に持っていかないと答えが出ません。「どうして」質問されれば、「なぜなら」..●仕事の4条件のスコープを決める段取りという言葉の通り、仕事を段階的にステップアップさせていくのが段取りの基本になります。:それにはまず、期間を決めることです。全体像を把握するにしても、いつ終わるのかというお尻が見えないと、延々と続く仕事になってしまいます。ここで肝心なのは、何をどこまでやれば仕事は完了なのか?という作業範囲について明確にすることです。業務が増えた職場が変わったり、人員の入れ替えが合ったりすると、今まで経験のない仕事の担当になったりすることがありますよね。いう時に困りモノなのは、「どうやったらいいかわからないし、教えてももらえない」ということがちょくちょく。実際の仕事を優先する本来であれば、業務の引き継ぎは、「手順書(業務指示書)」があるのが最善ですし、それが業務を指示する側としての義務なのでしょうけど、普通の会社では結構ない場合があります。..●ステップフォルダ(ステップファイル)で進捗を見える化するステップファイルこれは『すべては「単純に!」でうまくいく』という本に書いてあった方法です。あるステップに従って仕事をこなすときに、そのステップごとに独立した色のクリアファイルに書類を入れ、複数の書類で同じステップのものをまとめて処理できるようにすることと、どこまで進んでいるかを簡単にわかるようにする仕掛けです。複数の仕事が平行して走るような場合に、間違が少なく時間にやれるようにするすごくいい方法だと思ってます。ステップファイ..●成果が倍になるコマ割り時間術スケジュールを考えるときに1時間単位とかで考えてません?もしそうなら、これを30分単位にするだけであなたの能率や成果は倍にできますよ。打ち合わせ時間打ち合わせって、基本的な流れはこんなふうです。・前回までの宿題の確認・今回の打ち合わせ内容の確認・本題・まとめ、ラップアップようは、多くの人はこの打ち合わせのテーマに関わることばかりをやっているわけではないので、アタマをこのテーマに切り替える時間が必要なんですよ。「7つの習慣」で学ぶ事をオススメします。http://123direct.info/tracking/af/620699/Fg9QE9Jf/Seesaaブログ。