契約書の管理(締結済み契約書編)無事締結に至った契約書の管理は、きっちりやっていないといざというとき(上場することになったとき、投資を受けることになった、訴訟を提起されたときなど)に大変な(というか、悲惨な)思いをすることになるので、地味ではありますがなかなか重要な仕事です。・法務部は管理しない(購買系の部署と営業管理系の部署で2元管理)・法務部は管理しない(締結した部署でそれぞれ管理)・法務部が一元管理と、それぞれ異なる方法で管理していました。上記の3つの方法は、それぞれ異なるメリット・デメリットを有していますが、やはり管理のクオリティということでいうと、法務部門の一元管理が一番優れていると感じます。その理由は、以下の5つです。・必要になったとき、探し始めてから取り出すまでのスピードが速い・契約書が行方不明になりにくい。その代わり、法務が一元管理した場合、契約(自動更新つきなど)が終わったかどうかを把握できないので、各契約が現に有効かどうかを管理対象にするのが困難なのが難点ではあります。法務部門が現に契約書の管理に携わっていない場合、特に部門責任者が法務の仕事を増やすことに否定的な立場をとることが多いのも現実にはネックになってました。(全社的な視点から見れば「何いってんの?」という感じですが、慢性的な人手不足に陥っていることが多い法務部では、新たに契約書管理も担当するのは避けたいという発想になり易いのが現実だと思います。原本が必要なとき以外はすべてpdfで処理といった仕組みにしました。過去、ACCESSで管理DBを作ってみたり、ファイル管理システムの導入を検討してみたこともあったのですが、契約管理のような単純なデータベースに関しては、エクセルとファイルの直検索の組み合わせが一番効率がいい感じました。※ファイルの検索にあたっては、QTTabbarのインクリメンタルサーチを使ってます。すごく便利!なお、勤務先のかつての管理方法では、契約の有効期間や契約金額なども一覧表に書くようにしていましたが、そもそも契約条件に関する情報が必要になった場合に一覧表の記載を全面的に信頼するわけにも行かず、結局原本にあたっていたので、記載内容は検索キーとして使える最低限の要素に絞ることにしました。依頼時に割り振った番号と紐付けることで、この契約書が締結される際のすったもんだ(上からの無理難題とも言う)をすぐ引き出せるのも便利です。ここまで書いたところで出社の時間になってしまったので、続きは次回で。09:56Kataさん、こんにちは。今の会社に私が入社したとき、契約書は、「あのファイルにあるかも知れないし、このファイルにあるかも知れないし、そこの山の中にあるかも知れない」というような混沌の中にありましたので、契約書を探し出すだけで数時間かかるような有様でした。この1年間で、一応全て整理したのですが、やはりどのような管理方法を取るかは悩みましたね。現在はExcelで概要だけ記録しているのですが、Access管理にしようか、PDF化しようか、どの情報を記録しようか、などと悩みは尽きません。そんな中、kataさんの貴重なお話。天からの恵みのようです。続きを楽しみにしています。15:02こんにちは。おやつの時間にお昼休みを取ることになってしまって涙目のkataです。ACCESS管理は、取引先データとの連携等を考えているとか、しょっちゅう状況レポートを作成する必要があるといった特殊な事情が無い限り、やめておいた方がいいと思います。PDF化は、後のことを考えるとすごくお勧めです。あの契約書持ってきて、といわれることがなくなりますから。私もまだまだ暗中模索の状況なので、hiroさんのお話もぜひお聞かせ願います。21:41Kataさん、初めましてベンチャー企業で法務っぽいことをしております。私も放置プレイだった契約書を片っ端からOCRでPDF化(Namazuで検索とか)して、管理台帳はExcelで管理しています。3ヶ月前とかのシートを作って期限チェックしたりもしています。この記事を読ませていただいて、自分の管理方法に足りない点に気付くことができて参考になりました。今後もKataさんのblog記事を楽しみにしております。現在取り組み中の管理方法が90%近く、kataさんの方法と同じ感じだったので、すごくすごく嬉しいです!暗中模索〜と言う感じでとても不安だったのですが、進めてゆく勇気が出てきました。一人で取り組んでいるので、まだまだ時間はかかりそうですが・・・。依頼番号って、とても良いアイディアですね。契約書の完成までの経緯をどう残してゆくか課題だったので、早速来週から取り掛かってみようと思います。購買系の取引先台帳との関連付け・・・という課題もあり(この場合はACCESSのほうが良いのでしょうか?ちょっと苦手・・・)先は長そうです。09:39GLH2さん、こんにちは。満了日の管理も法務でやってるのはすごいですね!サービスとしては、「期限切れますけど、延長or更新拒絶は不要ですか?」なんてことをプッシュできたら、たしかに現場は助かりますねぇ。09:45momoさん、こんにちは。他の台帳と紐付ける場合、ACCESSの方がそれっぽいDBができるのは確かですが、他の台帳の主キーを契約書管理台帳に記録しておくだけでも十分目的は達成できると思います。ACCESSは、レポートの作成を自動化する必要がある場合や、不特定多数が入力する(入力方法を制限する必要がある)場合以外に利用するのはまったくお勧めできません。10:27おはようございます。面白い話題だなと思ったので、こちらのblogで僕の経験した範囲のことを書かせていただきました。トラックバックもさせてもらっています。ごらんいただければ思います。個人的には、手の込んだことをすると永続しないような気がするので、簡単な方法でとにかく続けられるようにしておくことが重要な気がしています。21:41Kataさん、コメントありがとうございます。満了日の管理も法務でやってるのはすごいですね!というか誰かがやらないと誰もやらないもので・・・(ゾクゾク)契約書管理していなかった時は探すのが本当に大変でした。PDF化してからはスパっと出せるようになったので気持ちも軽くなります。どこまで管理するかは会社の業務実態によっても様々ですからどこまで管理するかは必要性から判断していくしかないですよね。一元管理を任され右も左もわからず、いろいろ検索した結果、こちらのブログにたどり着きました。ACCESSやらDocuworks文書管理など設定が難しそうなソフトがある中、シンプルにエクセルで管理するのが一番!という意見を見て、なるほどぉ〜とそういう手があったのですね!と感動しながらコメントを拝見させてもらっています。日付を見るともうこちらの内容についてのコメントは終了してしまっているようで、今更ながらでコメントさせていただくのは大変恐縮ながら、当たって砕けろっで書いています。イメージはできるものの、お勧めのQTTabbarなどは存在すら知らなかったので是非使用してみたいと思うのですが、いまいちよくわかりません。22:05なっかんさん、こんにちは管理表の作成についてですが、まずはあまりこだわらず、契約書を特定できる最低限のところからスタートして、必要に応じて拡充するのがいいと思います。09:57Kataさん、コメント有難うございます!とにかくまずは、実際に表を作成してみます。手元にある契約書を当てははめていくところから始めてみます♪エクセルも初級レベルなので、サクッと検索できる機能を完成させるのはかなりハードルが高そうですが、とにかく形にしてみないと始まりませんもんね。