あれこれお問合せ講演・研修・セミナー・取材のご依頼ホームコンサルティング無料コンテンツお客様の声プロフィールブログお問合せ2020/02/03入社時に必要書類を出さない社員への対応はどうする?企業は採用選考において、選考のため必要となる適正な書類を、応募者に求めることになります。採用決定時には、会社の手続きで必要ないろいろな書類の提出を、追加して求めるのが通常です。就業規則のコンサルティングのなかで、「採用選考時の提出書類」と「採用決定時の提出書類」をきちんと分けておきましょう、といったことをお話ししていると、先のようなトピックをお伺いすることがよくあります。そこで今回は、採用選考時と採用決定時の提出書類の区別に触れながら、採用決定(入社)時に必要書類を提出してこない社員への対応について、確認していきましょう。健康診断書は、応募者の適性と職務遂行能力を判断することが目的です。健康診断書の内容は採用選考のため、合理的かつ客観的にその必要性が認められる範囲に限られます。行わないよう指導しています。採用選考時におけるセンシティブ情報の収集について、個人情報保護の観点から原則として認められません。労働組合への加入状況なお、こういったセンシティブ個人情報の収集は、一切禁止されているわけではなく、「特別な職業上の必要性があり、その他目的達成に必要不可欠」であって「収集目的を示して本人から収集する場合」は許されています。採用決定時に会社が社員に求める提出書類は、労働社会保険や所得税、給与計算の手続きに関わるものだけでも、ざっと次のようなものが挙げられます。(被扶養者がいる人のみ)賃金の口座振込に関する同意書このように、社員の個人情報には、収入や家族関係などのセンシティブ情報も含まれています。個人情報保護法が保護する個人情報には、会社内部の社員の個人情報も含まれますので、その取扱いには特別な配慮が求められるのは言うまでもありません。所定の必要書類を正当な理由がないにもかかわらず会社に提出しない、というのでは話は別です。入社してから決められた期日内に提出しないことは、手続きの遅延を招くなど会社に迷惑をかける不誠実な行為であり、社員としての適格性を疑われる事態になりかねません。健保組合の家族調書などの必要書類を提出しなかった、試用期間中の社員を解雇した件について、「必要書類が提出されない場合、会社と社員の雇用関係に重大な支障をきたす」ものとして、解雇の有効性を示した判例もあります。手続きができないので会社の担当者に迷惑をかけるだけでなく、本人にも不利益をもたらすこと会社生活のスタート段階で会社のルールを守らない(会社の命令・社員としての義務を果たさない)ということなので、誠実さに欠ける行為と言わざるを得ず、社員としての適格性が問われる。このまま必要書類が提出されなければ、会社との信頼関係の維持は難しくなる。これらのようなことを客観的かつ冷静に伝えたうえで、書類の提出を促したいところです。すると社員にも何かしらの事情がある(入社したてで言い出しづらかった?)かもしれないので、ケース・バイ・ケースの対応(提出期限を延ばす、支障のない範囲で一部の書類提出を免除するなど)を心がけたいですね。高島あゆみ「互いを磨きあう仲間に囲まれ、伸び伸び成長できる環境で、100%自分のチカラを発揮する」職場づくり・働き方をサポートするため、社会保険労務士になる。150社の就業規則を見る中に、伸びる会社と伸びない会社の就業規則には違いがあることを発見し、「社員が動く就業規則の作り方」を体系化。クライアント企業からは積極的に挑戦する社員が増えたと好評を得ている。編集トップへ戻る閉じる。