~世間の話題は、働き方改革で一色です。残業減や有給休暇取得率など個人の働きやすさが注目を集めていますが、マネジメントからすれば業務改善による労働生産性向上がいかに達成されるかが関心事であると言えます。この経営課題にITがどのように貢献しうるのかヒントを差し上げるのがCORRESSAのスマートメールソリューションです。業務はデスクトップで完結するものでなく、他者/他社とのやりとり、つまりコミュニケーションでなりたっています。コミュニケーションと言えば、日本では狭義のフェイス・ツー・フェイスという対面的なものと捉えがちですが、ここでは電話/ファクシミリやITツールなど、広義の意味です。昨今では、ビジネスSNS・チャットツールを活用した、イノベーティブな仕事の仕方を模索する企業や業務ユーザが増えてきています。総務省も「働き方改革×チャットツールのビジネス活用」をテーマとしたメルマガを配信するなど、新しいコミュニケーション手段にチャレンジする機運も強まっています。コミュニケーションという人間臭い手段が、まだ完成していないこと、潜在的な課題も残っていることを物語っているのではないでしょうか。当社が注目するのは、代表的なコミュニケーションツールである電子メールです。企業システムにおいて、電子メールは有用性を疑われることもなく、不動の地位を築いてきました。業務ユーザが一日に受診する電子メール件数は個々人の処理能力を大幅に超え、更には役職が上がる程に受信件数も増える傾向にあるという調査結果も発表されています。ビジネスコミュニケーションのツールとして、ビジネスSNS・チャットツールが電子メールに全面的に取って代わるというような単純な話しではないようです。電子メールは何の課題もない、万能の存在なのでしょうか?コミュニケーションは全般的に目に見えるものではないことから、業務改善のテーマとはみなされにくい現状があります。他者/他社と日々コミュニケーションを繰り返しています。企業間コミュニケーションで当社に相談の多いお悩みに加えて、自らが実践する業務改善例を、以下に紹介します。課題:読むメールが多すぎて、大事なメールに気付くのも後回しに。スマートメール「CORRESSA」で、プロジェクト毎に情報を集約。読むべきメッセージにも優先度付け。断捨離を!あなたが1日で受信するメールは、平均何通でしょうか?3桁という役職者にお会いすることも珍しいことではありません。非常に大量のメールを効率良く処理出来るように、元メールと返信メールの関連を後から読み解けるように、受信メールをフォルダ分類されている方も多いのではないでしょうか?私自身もその一人ですが、実はショックなことに、大量の受信メールを分類することはかえって非効率的なのだそうです。フォルダ分類の代わりに、検索エンジンがあれば良いのでしょうか?個人データベースを肯定する意味で、個人最適化としては及第点の対応かもしれませんが、標準化などシステマティックに、組織全体での知的生産性向上を目指す場合には、全体最適となる他のアプローチを模索する会社が多いようです。プロジェクト型の事業を営む当社では、プロジェクトを情報の集約単位と定めています。施設建設のプロジェクト、製造工程でのコンサルティングプロジェクト、GMP(製薬QMS)での教育プロジェクト、東南アジアへ進出する本邦製薬企業のマーケティング支援プロジェクト、海外現地法人の管理部系業務のプロジェクト、等々。複数プロジェクトを掛け持ちする我々が、いかにして大量そして多種多様なコミュニケーション情報を捌けているか。その秘密の一つは、当社自社開発のスマートメール「CORRESSA」にあります。どのコミュニケーション情報から優先的に読み、処理すべきか(「どれを後回しにすべきか」の対局)が簡単になれば、コミュニケーション効率が改善されるものと考えられませんか?課題:他社へ依頼した業務は、いつも遅れがち。放置されていないか心配です。スマートメール「CORRESSA」で、スケジュール管理を自動サービス化!コミュニケーションには、F2Fの打ち合わせ、電話/ファクシミリ、電子メールのような手段での分類もあれば、通知/依頼/照会/など、情報の内容による分類もあります。プロジェクトで重要になるポイントは、確実に相手に伝えることと同時に、確実に指示/依頼事項を期限通りにやらせるということです。「○○のように、ドキュメントを更新してください。期限は○月○日です」のような内容です。旧来のプロジェクト管理では、斯様な依頼事項の数々をどう管理していたのでしょうか?多くのプロジェクトマネージャーは、電子メールとExcelでやりくりしていたのではないでしょうか。電子メールの場合、指示/依頼事項の内容をテキスト本文に書いてしまえば、それで終わり=言いっ放しです。テキストですから、読み飛ばされてしまうことも多かったのではないでしょうか。纏めたExcelファイルを手作業で作成して、遅れに気付けば都度、連絡をするというような具合でした。指示/依頼も言いっ放しでなく、対応を完了するまでフォローしてゆくべき、というのが発言者であるプロジェクトマネージャーの責任であり、プロジェクトマネジメントを生業とする当社の基本的な考えです。個人の備忘録(ログインユーザとしてしなければならない業務指示)としての位置付けもさることながら、当該プロジェクトに関与する自社全員のタスクを一覧化、管理してゆくことも、当社自社開発のスマートメール「CORRESSA」で可能になります。複数プロジェクトを兼務し、社内外に業務指示する立場にある役職者が、タスク対応状況をリアルタイムに把握し、遅延を催促するようなことで、従来の電子メールに頼り切ることは最早、困難ではないでしょうか?相手に情報、考えを伝えるコミュニケーションのツールも、その性質により使い分けるべきであると考えております。ビジネスSNS・チャットツール、従来の電子メール、スマートメールと、それぞれのコミュニケーションツールの特徴を踏まえた使い分けを知っていることが、適材適所を実践して行くことが、各社の情報戦略にとっての差別化となるのではないかと考えます。