最近は、Facebook、Twitter、LINEなど、様々なツールを使ってメッセージのやり取りができます。これらSNSをパソコンやスマホで使いこなすことができれば、ビジネスメールも問題なく使えるかというと、それは全くの別物です。ビジネスメールには「ビジネス」という場で利用されるためのマナー・ルールがあるからです。SNSや携帯電話のメールになれているユーザーほど、SNSと同じ感覚でビジネスメールを利用し、大失敗を犯してしまう傾向があります。そこで今回、SNSはよく使うけれど、ビジネスメールには慣れていない。そんな方が失敗しがちな大きなミスを防ぐためのポイントを、5つに絞ってご紹介します。(1)件名を入れる、自分が誰かを名乗るSNSや携帯メールはお互いに相手を知っている状態で、メッセージのやりとりを行います。そのため、お互いに自分が誰かを名乗る必要がありません。チャット形式で会話が進んでいくので、メッセージに対して、件名を付けなければならないというものでもないですね。この違いを知らずにビジネスメールを送信すると「名乗りがなく、誰からのメールかわからない」その上「件名が空欄」という、大変失礼なメールを送信してしまいます。迷惑メールと判断され目を通さずに削除されてしまうかもしれません。(2)型に沿って書く宛名、挨拶、名乗り・・・ビジネスメールには、どの順番でどういった情報を入れるべきか、という型があります。この形式の通りに記載すれば、ビジネスメールを学んだことがない方でも、最低限のビジネスマナーを維持しメールを書くことができます。型と順番、各項目にどのような配慮が必要かについては、bizocean連載記事「ビジネスメールの型を身に付けよう」の、第2回から第11回を参考にご覧ください。ビジネスメールの型を身に付けよう【10】署名(3)顔文字・絵文字は使わないSNSを利用している感覚で、絵文字を入れても、パソコン上から閲覧した場合、絵文字は全く表示されない、あるいは正しく表示されません。先日も「OKです」の「OK」の部分を、絵文字にしたため「=です」と表示され、1番大事な用件が伝わらない、という事例がありました。文字を組み合わせて作成したいわゆる顔文字であれば、もちろん表示はされますが、ビジネスメール上、顔文字は利用しないということが基本です。(4)用件をしっかり伝えるメールを送るときは、相手にこの件について知ってほしい、返信がほしいなど、相手に対して何らかの「望むアクション」があるはずです。そのためには、なんのためにこのメールを書いているのか、用件を明確にし、伝えたいことをきちんと文章にまとめて記載しましょう。何度も無駄なやりとりが発生するときは、用件がまとまっていないとき。相手に伝われば「確認しました」も含めて、メールのやりとりは1往復半で終了します。チャット形式のように、何度もやりとりをすることを前提としないように、気をつけましょう。(5)メールでよい案件かどうかを考える急に仕事を休む、謝罪をしなくてはならない。そんな場面でビジネスメールを使って叱られた、というお話を最近よくお聞きします。メールを送ったのかをお聞きすると、「SNSではなく、ビジネスメールを使うことで、ビジネスシーンとして丁寧な対応をしているつもりだった」とのことでした。ビジネスメールはコミュニケーションツールの1つでしかなく、万能ではありません。内容、相手との関係性等で、電話や対面と使い分けるようにしましょう。ビジネスメールとSNSの共通点は「テキストで、相手に伝えることができる」という点ですが、その書き方、伝えるべきこと、配慮すべきこと、利用シーンなどは完全に別物です。パソコンのメールの操作ができることと、ビジネスシーンにそったメールを書くことは、全く別のスキルであり、SNSが使えるからビジネスメールも使いこなせる、という感覚でビジネスメールを利用すると、大失態を引き起こしかねません。このビジネスメール上のマナーは、1度学べば、身につく一生モノのスキルです。ビジネスメールに慣れがないようでしたら、ぜひ一度基礎から学んでみることをお勧めします。ビジネスメール協会」のセミナー情報はこちら。ビジネスメールの書き方、送り方、効率よくメールを使う上で役立つテクニックを学べます。ビジネスメールの基礎を身に付けたい方、スキルアップをしたい方にオススメです。社員など、さまざまな相手と、メールでやり取りを行ってきた経験から、メールの重要性を痛感。現在は講師として、講演や執筆などでビジネスメール教育の普及を行う。インタビューを通して、業務効率化やコスト改善など、取り組みを考えてみました。BOTと会話することで、手軽にビジネスドキュメントを作成できる新しいサービスです。スマートフォンからの編集・プレビューがかんたんに!スマートフォンに最適化したテンプレートを用意しました。スマホ、パソコン、ブラウザ上で履歴書がつくれる!自宅でも外出先でも、必要なときにいつでも履歴書を作成できます。法人リストを簡単に作成し、圧倒的に効率よく営業できます。初期費無料で、1ヶ月7000円(税別)からご利用いただけます。株式会社アイ・コミュニケーションビジネスメールの教科書は、株式会社アイ・コミュニケーションが運営するビジネスメール情報専門サイトです。ビジネスメールのマナーやルール、書き方や送り方、心の伝え方や活用術を公開しています。仕事でメールを使うビジネスパーソン、これからビジネスメールを使う学生や就職活動生に向けて、ビジネスメールの教科書では、テクニック集、文例集、調査データ集などさまざまなコンテンツを提供しています。ビジネスメールを学ぶのに最適な書籍やセミナー・講座もご案内しています。お問い合わせも承っております。