シフト管理ツール10選|クラウド化・一元管理することのメリットとは?FacebookTwitterはてブPocket健全に会社を運営していくためには、働くスタッフのシフト管理が重要です。一人ひとりのスケジュールの希望やスキルの差によって、日別・月別でシフトにバラつきが出たり、急な欠勤に対応できなかったりすることもありますよね。ジグソーパズルのようなシフト管理には、多くの時間と手間を割く必要もあり、管理者にとってストレスにもなってしまいます。終わりにシフト管理は大変すぎる?働くスタッフのシフト管理に悩まされている経営者やマネージャーは多いですが、実際にどのような面で苦労しているのかを調べてみました。200名を対象に行ったアンケート調査によると、シフト作成にかかる時間は6割の店舗で「1時間以内」と回答した一方、9%の店舗は「3時間以上」と回答しています。このうち約7割が11名以上のスタッフを抱えている店舗であり、スタッフの人数が多いほどシフトの調整に時間がかかってしまっていることが分かっています。学生のアルバイトが多い飲食業界では、試験やレポートなどのスケジュールがあるためシフト希望を尊重してシフトを組まなければいけませんが、それらの調整や希望のヒアリングなどにも時間がかかっているのかもしれません。シフト調整に時間がかかってしまうと、スタッフにシフトを開示するのがギリギリになってしまい、修正の希望があっても対応できないということも起こりえます。管理者にとっては、人件費とシフトのバランスも頭を悩ませるポイント。人件費を抑えるために最小人数でシフトを組んでいると、スタッフの急な欠勤が一人でもいれば対応できないことも多々あります。割増などの給与計算にも時間がかかってしまいます。飲食店.COMの調査によると、50.5%の店舗が紙ベースでシフト管理をしていると回答。43.0%がExcelなどのofficeツール、残り6.5%がシフト管理ツールを導入していると回答しています。2017年の調査なので、現在はもっと増えているかもしれませんが、いまだ紙ベースでシフト管理をしている企業も多いでしょう。先述のシフト管理のお悩みを軽減させるためにも、シフト管理ツールの導入は非常にメリットのあることです。スタッフは、シフトの希望を期限日までに提出する必要がありますが、シフト管理ツールであればアプリなどで手軽に提出することができます。出勤希望日やお休みの希望だけでなく、勤務可能な時間帯まで指定することが可能。プッシュ通知などで提出期限日をお知らせしてくれるため、希望を出し忘れることもありません。管理者側にとってもメリットがあります。スタッフのシフト希望をシステムで一括管理することで、シフト管理の工数を軽減。スタッフのスキルを登録しておけば、希望とスキルを基にしたシフトを自動的に組むことができるようになります。システムが人手不足の日や時間帯を判断してくれるため、アプリでスタッフにヘルプの要請を出すこともできて、もっと働きたいスタッフへ効率的に情報を共有できる仕組みが構築されるのです。他にも拠点がある企業であれば、他店舗への協力要請もツール上で可能。繁忙期でも慌てずに済むようになりますよ。今まではスタッフがメールや紙でシフト希望を提出していた企業も、クラウド化することで全スタッフのシフト希望を一括管理することができるようになります。希望シフトがそのまま自動でシフトに反映されるため、管理者はそこからスキルや忙しさなどによって調整するだけで済みます。シフト希望の提出期日を設定することで漏れもなくなりますし、確定したシフトはすぐにスタッフに通知されるためスタッフのストレスもなくなります。2.偏りをなくすツール内で仕事内容やスタッフのスキルなどを「人時」の単位で管理することで、日ごと・月ごとに必要となる人時も可視化し、偏りやムラのないシフト配置が可能になります。今まで能力の高いスタッフに負担が大きかった企業も、クラウド化することで全スタッフのスキルや希望が可視化され、モチベーションを高めるシフト管理ができるようになるのです。3.ヘルプの調整がしやすくなる人手が足りない日に「Aさん、○月○日に出られる...?」とスタッフに直接聞くのは、意外と管理者にとってストレスの溜まることです。シフト管理ツールを導入すれば人手が足りない日をスタッフへ通知できるため、ヘルプの要請が簡単。エリア内の他店舗へのヘルプ要請もできるため、自分の店舗へヘルプを送ってもらうだけでなく、人手が余ったときに他の店舗へ応援を送ることもできます。4.人的ミスをなくす紙やExcelでシフト管理をしていると、いざ当日になってから人手が足りなかったり、給与計算が間違ってしまったりするという人的なミスが発生しやすくなってしまいます。シフト管理ツールを利用することによってシフト作成や給与計算が自動化されるため、それらの人的ミスも防げるようになり、今まで修正などにかけていた時間や労力もなくなります。5.不正防止タイムカードで勤怠管理をしている場合、スタッフが勤務時間を偽装することは意外と簡単にできてしまいます。勤務時間を偽ることで給与が上乗せされてしまうため、店舗の人件費もかさんでしまうだけでなく、スタッフとの信頼関係もなくなってしまいます。そのような不正を防止するときにも、シフト管理ツールが活躍してくれます。打刻の方法が、GPS、ICカード、顔や指紋の認証、専用端末などにより、不正な打刻を徹底的に防ぎます。6.ペーパーレス化シフト管理をデジタル化することで、ペーパーレスにも貢献することができます。ペーパーレス化することでコスト削減やデータ管理の効率化にもつながり、働きやすい環境が実現するでしょう。time」は、2019年の富士キメラ総研調査で勤怠管理Saas市場における利用ID数が1位に輝いたツールです。スケジュールパターンを登録しておき、それを割り振るだけなので、スタッフの人数が多い企業でも効率よくシフトを組むことができますよ。【URL】https://www.kingtime.jp/function/shift/2.ジョブカン4万社を超える導入実績をもつ「ジョブカン」は、シフト管理だけでなく、出勤管理や有給申請管理など勤怠管理の幅広い作業が効率的に行えます。スタッフの希望シフトを自動反映させたり、人員の過不足を自動判定したりするため、シフト管理に掛けていた工数も大きく軽減されるでしょう。タスクごとの工数集計や超過労働対策などの機能もあり、管理者の手間を省きます。「jinjer勤怠」は、スタッフだけでなく管理者側のソフトもタブレットやスマホに対応しているシフト管理ツール。搭載されているAIがスタッフのエンゲージメントを分析することで、退職などを未然に防ぎます。シフト管理、打刻、集計が一括管理できることで、人的ミス防止や工数削減にもつながります。同社から提供されている人事、コンディション、労務などの他のツールを組み合わせて利用することで、人事データを一つのプラットフォームで管理できるようにもなります。【URL】https://hcm-jinjer.com/kintai/4.CLOUZAシンプルで分かりやすいシフト管理ツールの「CLOUZA」は、初めて勤怠管理システムを導入する企業や今まで多機能すぎて使いこなせなかった企業におすすめです。【URL】https://clouza.jp/5、Optamo(オプタモ)スタッフのシフト希望やスキルなどの複数の条件を統計解析の技術を使ってシフト調整してくれる「Optamo」。人手が不足しているときに空いているスタッフに募集をかけたり、他の拠点へ応援を要請したりできるため、人材を有効に活用できます。お問い合わせ【URL】https://www.optamo.jp/6.Shifteeシフト管理ツール「Shiftee」は、スタッフごとのスキルを登録することで店舗ごとの偏りをなくしたり、連続勤務や超過勤務スタッフにアラートを通知することで労務管理をしたりすることができます。スタッフごとのシフト希望と、店舗ごとの必要人数から、AIが自動でシフトを作成することも可能。シフト作成にかけていた工数を削減し、マネジメントに専念することができます。働き方関連の法律にも対応した機能を利用できる「マネーフォワードクラウド勤怠(MFクラウド勤怠)」。基本勤務制・シフト制・裁量労働制・フレックスタイム制などの就業形態に応じて、柔軟にシフト管理・勤怠管理をすることができます。マネーフォワードクラウド給与とのAPI連携で、給与の自動計算も楽に行えます。マイナンバー管理など、人事・労務に関わる業務を一括管理できる「スマレジ・タイムカード」。スマレジと連携させることで、売上金額や来店客数などから最適化されたシフトを作成できます。経営状況と勤怠状況を連動して分析することで、経営判断や経営分析に大きく貢献。利用したい機能に応じてプランも変更できるため、自社に合わせた運用が可能です。【URL】https://timecard.smaregi.jp/9.Rshift(アールシフト)特に小売業やサービス業で必要となる機能が充実している「Rshift」は、人時でシフトを考えることで無駄やムラをなくすことができるシフト管理ツールです。活用しているため、簡単に高精度なシフトを作成可能。店舗ごとの課金のため、お試しで数店舗から始めることも可能です。希望シフトが自動反映されたシフト表を管理者が調整するだけなので、シフト作成にかけていた工数を大幅軽減。【URL】https://www.sync-up.jp/終わりに今まで作成や調整に時間がかかっていたシフト管理も、クラウドツールを導入することで大幅に工数を削減することができます。紙やExcelでは見えてこなかったデータも可視化できるため、スタッフの勤怠を経営戦略にも活かすことが可能になりますよ。毎期目標達成する企業は、実は様々な営業改革を行っています。本資料は、そんな重要12項目を今すぐ営業組織を診断できるシートです。毎期目標達成する企業は、実は様々な営業改革を行っています。