ビジネスハックや実際に役立ったビジネス書などを紹介します。サラリーマンとして会社で成功するために必用なのはマインドではなく上司から高く評価される技術(スキル)。マインドは必要ありません。努力して、ちょっとしたコツを身につけるだけで、あなたの成績は格段に向上します。このブログの記事の理論・理屈編として、シゴトコンパス〜サラリーマンの仕事の羅針盤というブログ記事も運営してます。抽象化した概念や考え方をご紹介しています。ご訪問をお待ちしてます。管理人にメールをくださるときは下記のリンクからお願いします。管理人にメール*このブログはリンクフリーですがリンクしたら一報いただけると嬉しいです*このブログのすべての記事は、現在務めている会社の所見とは無関係な個人的見解です。ウィジェットメールの受信ボックスが魔窟になってませんか?まだ読んでないメール、メルマガ、通知メールなどなど。振り分け設定して、フォルダに分割されている方もみえると思いますが、未読件数2000件って、「後でほんとに読むのかよ」と思ってしまったりします。■受信ボックスのなかで生活しない受信したメールと返信したメールが同じフォルダにあると、どれが返信済みなのか、どれが未処理なのかわからなくなって、時間を見つけては未処理のメールを探すことになります。その果ては、今日出席する会議や、やらなきゃいけない仕事なども受信ボックスのなかにたまったままになっていて、一日の始めが「さて、放っておけば火を噴くような懸案事項はなかったっけ」と、受信箱の捜索から始まっているようなら、それは「受信箱の中で生きている」のも同然だと、ある方が言ってました(私が直接聞いたわけではありませんが)。どんなに仕事が出来る人でも一日の「時間」と「注意力」には限度があります。その有限のリソースをメールチェックで埋め尽くさないためにも、メール管理自体を逆の発想で行ないましょう。はぎ取ってさくさくと消すか・アーカイブするという発想のアプローチです。■メールを処理するGTDでいうところの「処理」とは、その事象から次に取るべき行動を抜き出すことです。すべての必要なメールに返信することではありません。リストなどといった別の場所に格納した上で、メール自体は消すかアーカイブしてしまうということを指しています。具体的には次の5つのステップを実行します。�@消去・アーカイブ:そのメールに対してとるべき行動がないなら、即座に消すか、とっておきたいならアーカイブしてしまいます。アーカイブ先はたった一つのフォルダにすることが原則です。フォルダを整理しているひまがあるなら、次のメールの処理に入ったほうが効率的です。あとで必要になった時には、メールソフトの検索機能や、GMailならラベル機能に期待しましょう。経験的にですが、1週間後に必要になるメールは全体のメールの1%にもなりません。�A転送・デレゲート:転送するメールなら、即座に転送して、メール自体はアーカイブします。返事待ちになるなら、「返事待ち」のフォルダに移動するかGmailならラベルして、やはりアーカイブしてしまいましょう。�B返信:その場で返信できるなら即座にやってしまう。返信はなるべく簡潔に。画面からはみ出すような返信は避けるようにしたいですね。長文の返信が必要だと思ったら�Cへ。�Cあとでやる:2つのパターンががあります。ひとつは、何かを調べたり何かのアクションをしたりする必要があるもの。これは、そのメールにフラグを立てましょう。Gmailならあとでやるのラベルを張って、アーカイブします。一つは、長文の(説明の長い)返信が必要な場合。これは、返信ボタンを押して、本文に返信の時に書く内容のポイント(キーワード)だけを書いて、閉じてしまいます。すると自動的に草稿箱に入ります。1つのメールに2分以上かけないことを目安にやりましょう。�DDo:その場で2,3分でできることなら、やっつけてしまい、メール自体も消すかアーカイブする。メールがスケジュールなどに関することなら、カレンダーに転記した上で、やはりメールは消すかアーカイブします。カレンダーに転記する場合には、スケジュールを書くのは当然ですが、本文もスケジュールのテキストに書き写しておきます。アウトルックでは、左側のスケジュールのアイコンにメールをD&Dすると、本文を引用した形でスケジュールを作ってくれます。スケジュールが参照されては困るときには、非公開にすること。誰が見るかわかりませんので。■要はGTDと同じ—アクションを剥ぎ取れ要するに、GTDの処理ステップと同じ事をメールでさっさとやります。しておくと受信ボックスには未処理のメールだけが残るので、残りの件数はほぼゼロを保つことができるようになります。大切なのは、メールという仕組みから、必要なデータを抜き取りながら、自分のアクションをする仕組み(Todoリスト、カレンダー)に情報を移動すること。これを「アクションを剥ぎ取る」と言うそうです。アクションを剥ぎとったメールは、もうすでに抜け殻ですので、安心して消してしまっても問題ありません。アウトルックはサーバに大量のメールを貯めていると処理が遅くなるので、オフラインファイルに移して、普段はもう参照しないようにするのがいいです。私の場合は、MailStoreというソフトに移動してしまって、アウトルックからは参照しないようにしてます。このソフトは以前の記事でも紹介しましたが、検索が非常に高速。10万件のメールでも、10秒前後で検索できます。Gmailの場合なら、アーカイブしてしまいます。Gmailは検索機能とラベル機能が強力なので、あとからメールを探しだすのに困ったということはほとんどありません。会社で使えないのが難点ですね。■自動受信はOFFメールが着信するとつい見たくなりますよね。したプロセスを回すのに、いつもこのプロセスを要求されると、際限なくループしてしまいます。・可能な限りメールから離れて一日に少ない回数でまとめてやる・返事する必要のないメーリングリストなどはフィルターを使ってはじめから処理しなくていいようにしておく・繰り返しの多い文章はテンプレートをなるべく作ることを上げておきます。詳細はまたそのうち、思い出したら書くかもしれませんが、一つだけ。...とたどると設定できます。■いまたくさんのメールが受信ボックスにある人とりあず、全部のメールをアーカイブしてしまいましょう。しても必要な物なら、そのうちまた請求がありますって。2回も3回もそれをやると、怒られるので、徳政令は1回だけだよ。メールの受信ボクスがゼロになると、すごく気持ちがいいですよ。!GTDの手法はシンプルであるがゆえに誰でも実践することができる。GTDを実践するだけで日々のストレスは激減し、ゆったりとした気分で仕事ができるようになるだろう。●メールはプルシステム1以前の記事にも書きましたが、1日に約300〜500件のメールが来ます。このためかつてはメールをチェックするだけで多い時で1日に3〜4時間かかってました。これじゃあ、会社にメールを見に来ているのか仕事をしに来ているのかわからない状態になってしまってました。Done)などの「仕事」や「やるべきこと」の管理ルールはあるものの、実際にタスクを作ってみると「管理するのはは難しい」と感じてました。用語が難しいので、以下、GTDの規則に従って複数の活動をまとめたもの=プロジェクト1回の作業で終わるもの=タスクと呼ぶことにします。新規事業を起こすというプロジェクトがあったとします。こ..●お礼を言うこのところどうも気になるのが、ちょっとした声掛けができない人が多いこと。・朝会社に来て、黙って席についておもむろにパソコンを立ち上げる・帰りにパソコンを閉じて黙って帰る・上司から指示や指導を聞いて、「はい。」とだけ返事をするまぁ、「時代なので仕方がない面もあるだろうし、しかたがないのかな」とも思うのですが、コミュニケーション術のビジネス書や若い人向けのビジネス関連入門書などにはきちんと・挨拶をする・お礼を言う・復唱するということが書いてあるので、私の感覚だけが時..●メールの返信テンプレートを作るメールにいつも書いている文章って、多分ありますよね。私の場合、さん(私の名前)です。いつもありがとうございます。:::よろしくお願いします。基本パターンはこんなかんじですが、返信内容によっていろいろ異なりますし、相手によってもさん(私の名前)..●ファイル名に全角文字を使わないかつてMS-DOSなどがパソコンのOSだった頃を知っている人から見ると、いまのWindowsやMAC-OSなどの世界は隔世の感がありますね。すごく使いやすいですし、日本語も普通に使えます。これらのOSは英語圏で開発されたものなので、英語だともっと使いやすくなってます。そのうちのひとつが、エクスプロラーなどを開いた状態で、キーを押すとその文字に対応したファイルやフォルダにジャンプする機能。※これなんていう機能なのか知りません。OSは英語で出来..●enthumble再び以前の記事でenthumbleというソフトを紹介しました。このソフトは、常駐して「無変換」キーとアルファベットキーを同時に押すことで、別のキーにすり替えてくれるソフトです。素の状態では、カーソルキーしか定義されていないのですが、定義ファイルで好き勝手にキーの変更ができます。これの改定をしましたので、ちょっと紹介します。Appキーキーボードを見るとわかるのですが、右クリックメニュー(コンテキストメニュー)を出す「カタカナ/ひらがな」キーの横にあるキーです。|この記事へのコメントコメントを書くお名前:メールアドレス:ホームページアドレス:コメント:※ブログオーナーが承認したコメントのみ表示されます。「7つの習慣」で学ぶ事をオススメします。http://123direct.info/tracking/af/620699/Fg9QE9Jf/Seesaaブログ。