文書管理ルールを作るときの5W1H文書管理ルールを作るときの5W1Hツイート文書管理のルールを作るときの切り口は、さまざまなものがあります。以前は文書のライフサイクルという切り口をご紹介しました。今回は5W1Hという観点で考えてみたいと思います。Whyなぜ文書管理に取り組むのか?これは文書管理を行う目的に位置付けられます。目的はメリットと同義と捉えて、これを全社員で共有することが大切です。文書管理の目的=メリットは、トップマネジメント・ミドルマネジメント・ロワーマネジメントなど組織の階層区分によって異なります。それぞれの階層区分の観点から打ち出すことが望ましいと考えられます。文書管理規程やマニュアルの冒頭に、文書管理の目的は必ず記載しましょう。文書や媒体、あるいは従業員など、ルールの対象範囲は明確にしなければなりません。文書管理ルールには「適用範囲」や「用語定義」などの条項を設けて記載するようにしましょう。Whereどこに保管や保存をするのか?紙であればキャビネットや書庫のロケーション番号、電子であればファイルサーバにあるフォルダの格納先など、「What」で定めた文書をどこに保管・保存するかをルール化します。このルールは規程等に文章で記載するというより、文書管理台帳として一元管理すれば、だれもがスピーディに文書を探すことが可能になります。When「いつまで?」「どのタイミングで?」正式文書を保管・保存・廃棄するのか?という観点です。作成して承認された文書=正式文書が、いつまでオフィスに保管され、いつまで書庫に保存され、やがて廃棄されるのか、これを文書ごとにルール化します。これを文書のライフサイクル管理といいます。これらの基準で定めた保有期間は、「Where」のところでご紹介した文書管理台帳で管理するとよいでしょう。How手法や仕組みに位置付けられます。文書の原則的な作成方法やワークフローの手続き、ファイリングの方法、廃棄の際に選別基準など、文書のライフサイクルごとに手順レベルで記載します。具体的な記載内容になるため、記載する先は文書管理のガイドラインやマニュアルなどがよいでしょう。今回は文書管理のルール作りを、5W1Hという観点で考えてみました。様々な切り口からルールを作成することで漏れの無いルールを作成することができます。参考資料が欲しいという方はこちらをどうぞ。相談してみる文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。手に入れてみましょうサンプル無料配布中です。文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。サンプルを請求する組織の知カラとは?文書管理の専門家が長年培ってきたノウハウを企業担当者に向けて配信するサイトです。文書管理の悩みを解決するのに役立つ記事やセミナーなどのお知らせを掲載しています。文書管理の問題を解決するサービスを紹介しています。お客様の各種事例を紹介しています。手に入れてみましょうサンプル無料配布中です。文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。Reserved.この内容で送信します。よろしいですか?キャンセル。