文書管理のメンテナンス文書管理のメンテナンスツイート文書管理のルールとその実践方法は、定期的にメンテナンスをしなければなりません。メンテナンスをしないとせっかく作ったルールも徐々に形骸化していきます。今回は文書管理のメンテナンス方法についてご紹介します。文書管理体制の見直し文書管理には維持管理するための体制とその見直しが必要です。具体的に体制とは、中枢となる文書管理事務局と、各部署に配置された文書管理責任者といったものを指します。この体制は文書管理導入時に設けられ、文書管理規程などに権限や責任とともに明記された組織になりますが、定期的にメンバーを入れ替えることを推奨しています。同じメンバーでは「マンネリ化」してしまい、より良い手法や企画に関するアイデアも出にくくなります。数年に一度でも事務局や責任者の入れ替えを行うことは教育目的にもなり、文書管理に関する知識やスキルが組織全体に行き渡りやすくなります。文書管理に関する各種ドキュメントの見直し一度文書管理を取り入れた企業には、文書管理規程や文書管理マニュアルなど、ドキュメント化された文書管理のルールがあると思います。一度作ったこれらのルールが、オフィス環境(オフィス内のレイアウトやキャビネットなどの什器、情報システムなど)や業務とマッチしているかを見直さなくてはなりません。企業のオフィス環境や業務内容は時間の経過とともに変化します。それなのに文書管理のルールだけ不変ということはありません。オフィス環境の変化の面では、例えばワークフローシステムの導入があります。ライフサイクルに関わることなので、文書管理規程やマニュアルを見直さなくてはなりません。その他にもオフィス移転や什器の入れ替えなどがあった場合も同様です。業務内容が変化すれば、当然発生・収受する文書も変わり、それに伴ってその文書の作成要領や決裁フロー、保管方法や保有年数を新たに定めなければなりません。業務内容が変化しなくても、文書の保有年数は定期的な見直しが必要です。逆にエビデンスとして長期保存が必要な文書が1年保存などになっていれば保有年数を延長します。現在国でも、公文書の保有期間の見直しを検討しています。文書管理に関する教育研修を年1回くらいのサイクルで行うべきです。ルールをメンテナンスしても、それが周知されなくては意味がありません。実はルールを作ったり見直したりして満足してしまい、あまり周知されないというケースは結構多いのです。研修の講師は外部に委託する場合と、内部から選出する場合があります。文書管理に取り組み始めてからの経験が浅い企業は、外部のプロの講師に委託したほうがよいと思います。弊社でも研修メニューを用意しております。文書管理に取り組んでからある程度時間が経過した企業は内部から選出してもよいと思います。場合によっては各部に配置されている文書管理責任者が行うこともあります。各部の責任者自身が講師を行うことで自分への教育にもなり、参画意識が強化されるという効果も期待できます。部門長と各部の責任者、新入社員は必須、あとは任意で参加という形式でもよいと思います。研修内容は、主には文書管理規程やマニュアルなどのルールの確認です。ルールを読んでいくだけでは受講者たちも飽きてしまうので、プレゼンソフトなどを使って視覚的に伝わるような工夫も必要です。その他にも講師による座学だけではなく、現場で生じている問題や今後の課題、改善策などの情報交換やディスカッションの時間を設けてもよいと思います。文書管理キャンペーンとは、ルールに基づく文書管理の実践活動をイベント化したものです。ルールに従って文書がきちんと保管されているか、不要な文書や保有期限が満了した文書は無いか、机の上に機密書類を放置していないか等を各自がチェックし、きちんと実施されていなければ、イベントの期間内にルールに即した状態戻すメンテナンス活動を行います。現実には業務に追われ、ルール通りになっていない状態になってしまうことも多いため、このようなイベントを設けることで、短期間で一斉にルール通りの状態に戻すという取組みが必要です、またイベント開始時には、各部で目標やスローガンを設定します。各部の部署管理責任者が、所属部署における弱点を見出し、それを克服できるような目標やスローガンを掲げ、それをメンバーで共有してからメンテナンス活動に入ります。ルール通りに実践されているかをチェックする点検シートを事前に作成し、キャンペーンの前後に各部署へ巡回点検を行います。その点検シートの「Before」「After」でキャンペーンの効果を測定します。点検シートはなるべく数値化できるものにすることで、効果を測定しやすくなります。効果測定の結果が出たら、その数値を簡単に分析します。1キャンペーンの前後ともに数値が高い水準の部署、2キャンペーンの前後で改善率の数値が著しく伸びた部署、3キャンペーンの前後ともに数値が低い水準の部署、4キャンペーンの前後で数値が低下した部署、これらの4種類くらいに分類します。事務局は、1や2の部署には、成功事例の情報収集を目的としてヒアリングを行ない、3や4の部署には、うまくいかない理由や問題点の情報収集、改善策の提案などを行います。この巡回点検で得られた情報は、現状の課題を浮き彫りにし、その後の改善策を講ずるのにとても役立つものになります。まとめ結局文書管理もPDCAサイクルです。取り入れた文書管理も、このPDCAサイクルを回さなければみるみる劣化してしまいます。文書管理にもメンテナンスの手を加えてあげてください。具体的な手順が知りたいという方はお問い合わせください。相談してみる文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。手に入れてみましょうサンプル無料配布中です。文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。サンプルを請求する組織の知カラとは?文書管理の専門家が長年培ってきたノウハウを企業担当者に向けて配信するサイトです。文書管理の悩みを解決するのに役立つ記事やセミナーなどのお知らせを掲載しています。文書管理の問題を解決するサービスを紹介しています。お客様の各種事例を紹介しています。手に入れてみましょうサンプル無料配布中です。文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。Reserved.この内容で送信します。よろしいですか?キャンセル。