企業規模別・人気ランキング名刺管理とは名刺管理とは、紙の名刺をデータ化して社内で一元管理しながら情報共有するシステムをいう。項目ごとに分類してデータベースに格納、蓄積する機能、またそれらの情報を検索する機能などを有す。モバイルアプリとして提供されているものも多く、商談が終ってすぐ名刺情報をデータベースに取り込めるのが利点だ。企業の営業部門では顧客管理の重要性が非常に高くなっており、名刺管理システムを顧客管理ツールとして活用したり、既に導入済みのSFA(営業支援システム)やCRM(顧客管理システム)と連携させて利用したりする企業が増えている。名刺の検索性を高めて必要な情報を迅速に取り出せる交換した名刺を紙のままで保管していると、ファイリングしていたとしても探し出すのに時間がかかる。場合によっては名刺を紛失し、コンタクトをとりたい相手の連絡先が分からなくなってビジネスチャンスを逃してしまうリスクも考えられる。名刺管理をシステム化すれば、検索機能を使って会社名や担当者名などの一部の情報から目的の名刺をすぐに探し出せる。一度登録すれば紙の名刺を保管しておく必要もなくなる。社内で顧客の名刺情報を共有できる名刺管理をシステム化する最大のメリットは、名刺情報を社内で共有できる点にある。名刺管理を個人任せにしていると、別部署の営業担当者が同じ顧客に二重営業を行ってしまったり、営業担当者が退職した際、顧客とのこれまでのつながりや人脈を引き継げなかったりとビジネスに悪影響を及ぼしかねない。名刺管理を導入すれば、そうした事態を避けて企業が顧客と良好な関係でつながり続けることができる。名刺情報を入力する手間を省き、最新の状態が保てる名刺情報を表計算ソフトに入力して管理している企業も少なくないだろう。名刺情報を手入力するには作業工数がかかり、入力ミスも生じる。その点、名刺管理システムを利用すれば、スマートフォンで写真撮影したりスキャナーで取り込んだりした画像データをOCR(光学文字認識)機能でテキストデータに変換することで、入力作業を伴うことなくデータベースに格納できる。クライアントの担当者の部署や役職、所在地が変わっても、新しい名刺を登録すれば、名寄せ機能により、新しい所属の情報に自動更新し、常に最新の状態に保っておくことも可能だ。オンプレミス環境に導入するソフトウェアパッケージ製品と、クラウドサービスとして提供されている製品がある。オンプレミス環境に導入するソフトウェアパッケージ製品はさらに、サーバ上でデータベースを一元管理するネットワーク対応製品と、クライアントPCにインストールして利用する製品がある。価格は製品・サービスによって異なるが、オンプレミスのサーバにインストールするパッケージ製品の場合は数十万円〜100万円台。クラウドサービスの場合は1ユーザー当たり月額数百円〜数千円程度とサービスによって開きがある。クラウドサービスの中には、全社全ユーザーの利用を一括して数万円という製品もある。製品・サービスによって初期費用や保守費用として年間数万円〜数十万円程度が必要になるものもある。オプション名刺管理のオプション機能の中には、OCRによる文字認識とオペレーターのダブルチェックで取り込み情報の精度を高めるものなどがある(標準で搭載されている場合もある)。その他、名刺情報の会社所在地から自動的に地図を表示する地図連携や、外部の企業情報、人物データベースと連携することで顧客の詳細情報を把握できる外部データ連携などの機能がある。情報を基に見込み客を抽出し、メール配信、高角度の見込み客を発掘するといったMA(マーケティングオートメーション)機能オプションで提供するものもある。導入に当たり、初期設定が必要なクラウドサービスの中には、事前の導入コンサルティングやエンドユーザーの使い方トレーニングなどのサービスも含めて提供している場合がある。導入後の運用は、営業部門で行うことが一般的。クラウドサービスの場合、サポート体制を充実させている事業者が多いので、障害発生時や使い方が分からない場合などは、各事業者に直接問い合わせることになる。名刺管理ツールの導入前に確認すべきこと他製品との連携方法クラウドサービスとして提供されている名刺管理製品の場合、SFAやCRM製品の名刺管理機能を代行している場合がある。その場合、名刺情報を読み取ってOCRで文字認識するところまでを名刺管理が行い、データベース化された顧客情報をSFAやCRM製品でより詳細な機能を用いて活用していくことが多い。名刺管理とは、紙の名刺をデータ化して社内で一元管理しながら情報共有するシステムをいう。項目ごとに分類してデータベースに格納、蓄積する機能、またそれらの情報を検索する機能などを有す。モバイルアプリとして提供されているものも多く、商談が終ってすぐ名刺情報をデータベースに取り込めるのが利点だ。企業の営業部門では顧客管理の重要性が非常に高くなっており、名刺管理システムを顧客管理ツールとして活用したり、既に導入済みのSFA(営業支援システム)やCRM(顧客管理システム)と連携させて利用したりする企業が増えている。名刺の検索性を高めて必要な情報を迅速に取り出せる交換した名刺を紙のままで保管していると、ファイリングしていたとしても探し出すのに時間がかかる。場合によっては名刺を紛失し、コンタクトをとりたい相手の連絡先が分からなくなってビジネスチャンスを逃してしまうリスクも考えられる。名刺管理をシステム化すれば、検索機能を使って会社名や担当者名などの一部の情報から目的の名刺をすぐに探し出せる。一度登録すれば紙の名刺を保管しておく必要もなくなる。社内で顧客の名刺情報を共有できる名刺管理をシステム化する最大のメリットは、名刺情報を社内で共有できる点にある。名刺管理を個人任せにしていると、別部署の営業担当者が同じ顧客に二重営業を行ってしまったり、営業担当者が退職した際、顧客とのこれまでのつながりや人脈を引き継げなかったりとビジネスに悪影響を及ぼしかねない。名刺管理を導入すれば、そうした事態を避けて企業が顧客と良好な関係でつながり続けることができる。名刺情報を入力する手間を省き、最新の状態が保てる名刺情報を表計算ソフトに入力して管理している企業も少なくないだろう。名刺情報を手入力するには作業工数がかかり、入力ミスも生じる。その点、名刺管理システムを利用すれば、スマートフォンで写真撮影したりスキャナーで取り込んだりした画像データをOCR(光学文字認識)機能でテキストデータに変換することで、入力作業を伴うことなくデータベースに格納できる。クライアントの担当者の部署や役職、所在地が変わっても、新しい名刺を登録すれば、名寄せ機能により、新しい所属の情報に自動更新し、常に最新の状態に保っておくことも可能だ。オンプレミス環境に導入するソフトウェアパッケージ製品と、クラウドサービスとして提供されている製品がある。オンプレミス環境に導入するソフトウェアパッケージ製品はさらに、サーバ上でデータベースを一元管理するネットワーク対応製品と、クライアントPCにインストールして利用する製品がある。価格は製品・サービスによって異なるが、オンプレミスのサーバにインストールするパッケージ製品の場合は数十万円〜100万円台。クラウドサービスの場合は1ユーザー当たり月額数百円〜数千円程度とサービスによって開きがある。クラウドサービスの中には、全社全ユーザーの利用を一括して数万円という製品もある。製品・サービスによって初期費用や保守費用として年間数万円〜数十万円程度が必要になるものもある。オプション名刺管理のオプション機能の中には、OCRによる文字認識とオペレーターのダブルチェックで取り込み情報の精度を高めるものなどがある(標準で搭載されている場合もある)。その他、名刺情報の会社所在地から自動的に地図を表示する地図連携や、外部の企業情報、人物データベースと連携することで顧客の詳細情報を把握できる外部データ連携などの機能がある。情報を基に見込み客を抽出し、メール配信、高角度の見込み客を発掘するといったMA(マーケティングオートメーション)機能オプションで提供するものもある。導入に当たり、初期設定が必要なクラウドサービスの中には、事前の導入コンサルティングやエンドユーザーの使い方トレーニングなどのサービスも含めて提供している場合がある。導入後の運用は、営業部門で行うことが一般的。クラウドサービスの場合、サポート体制を充実させている事業者が多いので、障害発生時や使い方が分からない場合などは、各事業者に直接問い合わせることになる。名刺管理ツールの導入前に確認すべきこと他製品との連携方法クラウドサービスとして提供されている名刺管理製品の場合、SFAやCRM製品の名刺管理機能を代行している場合がある。その場合、名刺情報を読み取ってOCRで文字認識するところまでを名刺管理が行い、データベース化された顧客情報をSFAやCRM製品でより詳細な機能を用いて活用していくことが多い。レビュープラットフォーム「ITreview」を活用して、レビューという顧客の声を積極的に集めながら、ユーザー満足度向上・ブランディング・マーケティング・新規獲得など今までにないビジネスでの活用を。