特定の業界や職種ではよく聞く言葉ではあるが、馴染みのない人にとっては違和感のある言葉かもしれない。ここでは、”目的達成に向けて、自身が行う業務を明らかにし、To-Doやタスクを検討してスケジューリングする、一連の行為”と定義しよう。実はこの作業設計こそが全ての仕事の基本と言っても過言ではない。作業設計の出来不出来が最終アウトプットに大きく影響を与えるのだ。本稿は主に新人ビジネスマンを想定したものではあるが、ぜひ、中堅以上の皆様も一度目を通してみて、正しい作業設計が日々出来ているか確認してもらいたい。上司と仕事のソリが合わない、仕事が遅いと指摘されているといった方がこれを知って劇的に改善した例がある。理解を深めるために以下のような状況に置かれたと想定して欲しい。日々業務に頑張るあなたは上司から次のような言葉を掛けられた。「翌月曜日朝一の定例会議の場で君に調べてもらっている範囲の検討状況をプレゼンすることとなった。君の最近の頑張りを見ていて、資料にどう落とし込むかも含めプレゼンを一度任せてみたい。事前に私の確認を通してね。あ、それと、検討状況の1つの◯◯に関しては他部署の石井さんも別の切り口から進めているから、彼の検討状況もプレゼン内容に含めておいてね。お客様へのプレゼンのチャンス。ここで頑張りと能力を伝えてこの先につなげたいと意気込むあなた。さあ、どうやって進めていこうか。順を追って解説していきたい。関係者(ステークホルダー)を把握する業務に関わる関係者(または社)を洗い出そう。一概に正解と言える指標はないが、初期の段階(全体像を把握する段階)ではあまりに細かすぎる粒度は避けたほうがよい。意思決定または作業の代表者程度にとどめておくのが望ましいだろう。本件の場合だと上司、石井さん、自分となるだろうか。簡単に言えば、「いつまでに何をしなければいけないかを把握して、ゴールから逆算してやらなければならないことを洗い出していく」作業だ。小学生でもできると思っただろうか。難しいことはやっていない。本件の状況において、自分ならどうするだろうか、少し読み進むのを止めて考えていただきたい。1つだけ留意してもらいたいポイントがある。それは、可能な限り具体的に日時を検討することだ。誤っていても構わない。「所与の条件を考えればそれくらいはいるよね」を繰り返して、お尻から頭までのスケジュールをひいていってもらいたい。⇒ダメ出しを受けて修正を行う可能性がある。⇒上記に則り、水曜日中には資料を作っておかなければ。作るために必要な素材はどうなっているんだっけ。石井さん以外のパートは私の方で集まりそうだ。なると、石井さんから水曜日中にはヒアリングする必要があるぞ。石井さんの予定は、、火曜日の午前しか空いていない!もう月曜日の夕方だ!今すぐに石井さんに明日の打合せの依頼をしなければ!いかがだっただろうか。はじめに、初めてのチャンスに意気揚々として、資料の構成をどうするか、見せ方をどうするか考えた人も少なくないのではないだろうか。少なくとも本件の場合においては、調査内容の検討や資料構成の検討などより、まず第一に石井さんにアポを取らなければ上司がオーダーした内容を満たすことすらできない可能性が高かったわけだ。3成果物と主要な検討項目の洗い出し石井さんにアポを取ったら次は、それぞれのマイルストーン間での成果物を洗い出す。ここまでくれば全体像の把握まで後一歩だ。マイルストーンを実現するためには、何が必要なのか(何ができている必要があるのか)を洗い出そう。併せて、成果物作成にあたって主要な検討項目も洗い出そう。ここまでの一連の取り組みにプレゼン当日までの流れも含めて図示してみると以下のようになる。こんなに大仰なものを毎回毎回作る必要はないが、作業にのめりこみ全体像を忘れないためにも頭の中に絵を描いておくか、ノートに記しておくと便利だ。さあ、これでゴールまでの道筋が明確になった!あとは一直線に走るだけ!※別稿で触れるが、プロジェクトマネージメントの基本も上記の通りだ。複数のステークホルダーが存在し、複雑化したプロジェクトであればあるほど、全体像を一枚でまとめた図は非常に重要になる。図を基にWBSを作成する、プロジェクト全員の合意をとる、運用する、などなどは別の機会でお話したい。作業設計は百利あって一害なし!絶対やろう作業を設計することで、重要なポイントを逃さずに余裕をもって業務を進められることをおわかりいただけただろうか。それだけではなく、進捗状況を上司や周囲へ正しくわかりやすく伝えることも容易になるし、結果、信頼を獲得することもできる。最初のうちは一々面倒くさいと思うかもしれないが、結果、最も効率的かつ効果的に業務を進めて評価を獲得することができるのだ。ここまでお付き合いいただいたが、いかがだったろうか?何も特別なことはなく、何なら我々が日常でやっているプロセスを明確化して肉付けしただけに過ぎない。かかわらず、ことビジネスの現場になると、これが途端にできなくなるケースが散見される。自分が興味のある分野から取り掛かったり、簡単そうな箇所から取り掛かったり。あなたが得意かどうか、好きかどうか、これらは二の次なのだ。やらなければならないことをやらなければならない期日までにやることこそが求められていることなのだ。書くと冷たい言い方に聞こえるが、一方で気が楽にならないだろうか。人間性や趣味嗜好は関係ない、ある種のゲームのようなものだと思ってもらうといいかもしれない。ビジネスというゲームにおいて、本サイトで有利になる攻略法を身に着けながら、ぜひとも大海へと漕ぎ出して行って欲しい。進めば進むほど、ゲームは面白くなる。