サービス文書管理コンサルティング文書管理規程見直し社内電子化支援お客様事例お役立ちリンク組織の知カラお役立ち記事ペーパレスプロジェクトを進めるには?ペーパレスプロジェクトを進めるには?ツイート働き方改革、スマートオフィス、情報セキュリティなどの観点から、まずオフィスから紙をなくし、安全にいつでもどこでも必要な情報にアクセスできる環境構築を目指す企業や自治体が増えてきています。したら、この記事を目にしている方にも社内でペーパーレスプロジェクトが起ち上がったという人もいるかもしれません。ペーパーレスプロジェクトが起ちあがり、そのプロジェクトを任されたら。どこから手をつけたらいいのでしょうか。ペーパーレスプロジェクト実行計画を立てるペーパーレスプロジェクトを任されたときに、こんなこと(1)をこんな感じ(2)でこのくらいまで(3)にやってほしいと上司などから示されていると思います。そのだいたいこんな感じというのを具体的に計画として作成します。1こんなこと→具体的には「全社におけるペーパーレスプロジェクト」とかプロジェクトの範囲(スコープ)を明確にします。全社とは、本社と支社か?製造現場を含めるのか、店舗を含めるのか、海外支所をふくめるのか。その対象範囲を示します。ペーパーレスのペーパーとは何を示すのか?倉庫保管を含むのか、個人所有の紙文書を対象とするのかなど、こちらも対象範囲を示します。2こんな感じ→具体的には「みんなで一斉に」とか実行するにあたり、実行体制を組織します。全社的に行うのであれば、各部署から責任者や担当者を組み入れるようにします。事務局の位置づけや、プロジェクトオーナーの設定などを行います。3このくらいまで→具体的には「年度末までに」とか期限までに完了させるスケージュールを立てていきます。キックオフミーティングを行う実行計画が決定したら、関係者を集めてキックオフミーティングを行います。■キックオフを行う意味キックオフを行うことにはどんな意味があるのでしょうか。・プロジェクトの開始(承認)を理解してもらう。・プロジェクトリーダーが誰かをわかってもらう。・関係各所に協力をお願いする。・プロジェクトの目的を共有する。上記のようなことを行いますので、その参加者は、プロジェクトに関わる利害関係者(ステークホルダー)となります。以下のような参加者となります。このペーパーレスプロジェクトが社長の指示であれば・関係部署ペーパーレス対象部署の文書管理責任者(たいていは部長)、文書管理担当者など・ペーパーレスプロジェクトのチームメンバーこれら以外は、あらゆる意味で「この人を外すとマズイ」といった人も含めましょう。■キックオフ資料を準備するプロジェクターで投影する、配布するなどに必要なでキックオフ資料を準備しましょう。主な項目は以下のとおりです。・プロジェクトの期間、対象範囲などの概要を説明します。・プロジェクトの目的を共有します。・実施における体制を体制図などを示して説明します。・スケジュールを示し、だれがいつ関係するかなどを明確にします。伝え漏れなどが無いように事前にメーリングリストなどを作成しておくとよいでしょう。会社内で起ち上がったペーパーレスプロジェクトは、日常業務を遂行して行われるため、メンバーは、業務の傍ら進めていくことになります。メンバー「やらされ感」を持ってスタートすることもしばしばです。協力を仰がなければプロジェクトは進みません。協力をしてプロジェクトを進めるにはどうしたらいいのでしょうか。「みんなが協力してくれない」これはプロジェクトリーダーがだれしももつ悩みです。上から「協力してください!」と言ってもなかなか理解されません。上からのいい方はかえってマイナスです。愚痴だけ聞かされるのであれば、プロジェクトは停滞します。障害があれば取り除き、誘導していけば、メンバーもこのリーダーだったら、安心できると考えるでしょう。・メンバーの障害を取り除くとは?プロジェクトには必ず問題が発生します。その問題をクリアしないと先に進みません。例を挙げて説明してみます。例1:ペーパーレスでの選別の過程で、保留とがたまり、片づけたスペースを圧迫している。→保留の置き場所ルールを決めて周知させます。重ねて現場に掲示するのもよいでしょう。例2:各部で作業を割り振っていたために、共有スペースの削減活動が進んでいない。→部門責任者との調整役に回ります。■メンバーの障害を取り除くとは?プロジェクトには必ず問題が発生します。その問題をクリアしないと先に進みません。例1:ペーパーレスでの選別の過程で、保留とがたまり、片づけたスペースを圧迫している。→保留の置き場所ルールを決めて周知させます。重ねて現場に掲示するのもよいでしょう。例2:各部で作業を割り振っていたために、共有スペースの削減活動が進んでいない。→部門責任者との調整役に回ります。■メンバーの都合を理解するプロジェクトにはいろいろな人がメンバーとしてかかわります。職位が異なる場合(管理職、一般職など)、職務が異なる場合(営業、経理、開発など)、家庭の事情(小さい子供がいる、いないなど)の条件も異なれば、価値感も異なります。このため、プロジェクトマネージャーが抱いている思いとすれ違ってくることがあります。今までメンバーの経験しかなかった人が、ペーパーレスプロジェクトのリーダーを任されてしまった!という人も多いかもしれませんが、リーダーの資質を認められたからでしょう。ある行動科学の研究では、リーダーとメンバーの「頑張り」のレベルに大きな差があると示されています。ある社長も、「誰しもがそのレベルで仕事を頑張るのが当たり前だと思っていた。ない人がたくさんいるのが最近やっとわかった。今はそれを前提に対応している。」とおっしゃっているのを聞いたことがあります。要は、リーダーは圧倒的に当たり前のレベルが高いということです。削減活動を行うにあたり、リーダーは分担を期限内に実行するのは当たり前だとは思いますが、メンバーは期限内に実行したのは頑張ったからだと考えます。頑張りを認めてほしいのです。このような違いのあることを頭に入れておくとすれ違いを埋める手立てになります。■目的の共有なぜペーパーレスのプロジェクトを行うのかが削減活動を行うメンバー全員に浸透していないとやらされ感が蔓延してしまいます。先に説明をしたキックオフミーティングなどで目的の共有を行いましょう。ここでは、メンバー全員のメリットになることも理解してもらいます。会社の目指すところも伝えます。以下は、一般的なペーパーレスのメリットですが、これらにその組織独自の具体性を挙げて説明すると伝わりやすいです。・情報共有プロジェクトは日常業務とは異なり、あらゆる部署の人が参加します。全員を巻き込むことが成功の秘訣ですので、しっかり前準備をして臨んでください。相談してみる文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。手に入れてみましょうサンプル無料配布中です。文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。サンプルを請求する組織の知カラとは?文書管理の専門家が長年培ってきたノウハウを企業担当者に向けて配信するサイトです。文書管理の悩みを解決するのに役立つ記事やセミナーなどのお知らせを掲載しています。文書管理の問題を解決するサービスを紹介しています。お客様の各種事例を紹介しています。手に入れてみましょうサンプル無料配布中です。文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。Reserved.この内容で送信します。よろしいですか?キャンセル。