東京のWeb制作会社LIGLIGならできるおもしろいこと。経営シェアこんにちは、LIGブログ編集者の朽木です。僕は学生時代からフリーライターをして日銭を稼いでいたのですが、生活費に原稿料を当て込んでいると、往々にして悲劇が起きることがありました。請求書の記載ミスで本来の期日までに支払いがされなかったり、そもそも請求書を送り忘れていてやはり本来の期日までに支払いがされなかったりすると、翌月の振込日までもやしとか豆腐とかを食べて過ごさなければいけないわけです。気をつけているつもりでも、何かとうっかりしがちなのが請求書。これはコンテンツ制作にかかるすべての工程をひとりでしなければならないフリーランスならではの悩みだと思います。世間には請求書のテンプレートなるものも溢れていますが、とくに僕はExcelを上手に使いこなせないので、苦手意識から後回しにしたり、余計にミスも起こったりしがちでした。そこで今回は、ビジネス向けクラウド請求書ソフト「MFクラウド請求書」のサービス提供をしているマネーフォワード様のご協力を得て、フリーランスが請求書を作成するときの見落とし防止を目的とした各段階別のチェックリストをご紹介します。そもそも請求書とは本題に入る前に、そもそも請求書とは何か、書式は誰が決めているのか、ということから説明します。請求書とは請求書とは、何らかの行為を求めていることを相手に通知するために発行する文書である。金銭の支払い・行政手続きの執行などを請求するときに発行される。Wikipedia要するに「あなたはいついつまでにわたしにいくらいくら支払う義務がありますよね」という確認の書類であると思ってください。今回は請求書の書き方についての記事になりますが、じつはフォーマットが法律で決まっているわけではないのです。いちおう、国税庁の公式サイトには、以下の5点を記載しましょう、という旨の記載があります。請求書等の記載事項や発行のしかた|消費税|国税庁https://www.nta.go.jp/taxanswer/shohi/6625.htm巷に出回っているExcelテンプレートは、このあたりを網羅しつつ、プラスアルファの項目を追加してフォーマット化したものです。請求書という条件を満たすために、通常記載しておきたい項目さえ押さえておけば、究極的にはフォーマットは手書きでもいいし、Eメールでも請求書です。いうことで、以下はビジネスマナーとして、取引先と良好な関係を築くための請求書の書き方をご紹介します。□会社名+部署名or担当者名という形式になっているかまず、請求書の宛先については事前に取引先に確認してから請求書を作成するようにしましょう。□御中/様の使い分けは適切か「御中」は団体名や部署名の後に付けます。御中」と書きましょう。「様」は原則として個人名の後に付けます。担当者の名前が明らかな場合に「様」を使用しましょう。ちなみに、御中と様の並記は不可です。設定してあるか請求書を管理しやすくするための番号です。これは必須ではないのですが、納品書や見積書の伝票番号などとリンクして番号を振ると管理がしやすくなり、相手側から請求書や見積書の再発行の依頼があった場合にも、どの文書に関する再発行の依頼なのかを速やかに特定できて便利です。「101〜→○○社」「201〜→××社」など、相手ごとに少し大きめの桁数に連番を振るのが一般的です。代表番号と枝番号を使うことにより、請求書の作成、区分けがスムーズにできます。発行日がいつかを相手側に連絡してあるか基本的に、個人の場合は請求書を発行した年月日を記述し、会社の場合は締日を発行日として記載します。ほとんどの会社では、発行日として相手側の締日を記載する場合が多いようです。これについては売り上げの確定などナイーブな問題を含むので、相手側とよく確認をして、余計なトラブルを防ぎましょう。名前と連絡先、印鑑が押印されているかフリーランス(個人)の場合は上記の3項目でOKです。印鑑は押し忘れたり、押し損じると何度でも再提出になるので、できるだけ綺麗に押しておきましょう。電子印鑑が使用可能かについても、前もって確認しておくと書類作成が効率化できます。請求明細の内容ですが、更に日付や商品の単位や備考を記述することもあります。現実にはそんなことはないとは思いつつ、「明細と違うから支払わない」と言われることもあり得はしますから、余計な誤解を生まないように正確に記入しておきましょう。どちらで請求するのか内税とは消費税込みの報酬総額を指し、外税は別に消費税があることを意味します。契約時に“税込み”か“税抜き”とかをしっかり確認しておきましょう。明記されていない場合は、基本的に税抜きであることが多いようです。ちなみに相手に、端数は切り捨てにする場合が多いようです。□自分の請求内容は源泉徴収の対象となる報酬かどうかフリーランスとして受け取る機会が多いであろう原稿料/講演料/デザイン費用/モデル料/カメラマン料は源泉徴収の対象になるので、この機会に覚えておきましょう。ちなみに、HTMLなどのコーディング費は源泉徴収の対象外です。源泉徴収の金額は以下の計算式で算出できます。情報や振込期限を明記しているか支払い期限を明記しなければ、当然、いつまでに入金されるのかのメドがつきません。契約時に特に取り決めがなければ、支払日は相手側の社内規定により、たとえば“月末締翌月末払い”の会社なら、今月末までに請求した代金は来月末に支払われることになるでしょう。希望の振込み依頼日や支払期限については前もって明確に把握しておかないと、当てにしていた入金がなくてピンチ、ということが起こり得るので注意が必要です。□振込手数料を先方に負担してほしい場合は、その旨を明記しているか先方から特に指定や契約上の取り決めがなければ、振込手数料については支払う側が持つというのが一般的です。これまでの関係性によって振込手数料を先方に負担させたくない場合は、支払い請求書に「恐れ入りますが振込手数料はご負担ください」などと明記することをおすすめします。繰り返しますが、基本的にはフォーマットはありません。メールでも送付可などの条件は相手側次第です。確認しておきましょう。封筒に記載したか「請求書在中」の文言は絶対に必要、という訳ではありませんが、企業宛のDMなどと間違われてしまうと困りますし、相手側の社内でもスムーズに伝達されるようにするのがマナーです。横向きの封筒なら右下、縦向きの封筒なら左下にスタンプで押すか、手書きしましょう。基本的には朱書きです。□売掛金を記帳したか、入金後に消込をしたかフリーランスにとって頭が痛いのが確定申告。請求書を出して終わりならそれでいいのですが、適切な会計処理をしておかなければいけません。請求書を発行すると、売掛金をたてる仕訳を作成する必要があります。実際に売掛金が入金されたら、消し込みをする必要があります。□納品後はなるべく早く送ろう請求書(自己の技能を用い、注文を受けて、物を製作し又は自己の仕事場で他人のために仕事をすることを業とする者の仕事に関する債権)の法的な有効期限は2年であると定められています。締め日をまたいでしまうなどすると、相手側の担当者、経理などに迷惑がかかるので、案件が終了したら速やかに請求書を送りましょう。フリーランスだからこそ、効率化をさて、ここまでフリーランスが請求書を作成するときに見落としがちなことを10個にまとめてみましたが、ここであらためて思うのが、やっぱり面倒くさい、ということ。そこで、1.〜10.が簡単にできるビジネス向けクラウド請求書ソフト「MFクラウド請求書」についてのご紹介です。MFクラウド請求書とは「MFクラウド請求書」は、見積書/納品書/請求書を簡単に作成、管理できるソフトです。用途に応じたテンプレートに必要な情報を埋めていくだけで、見落としなく各種の書類を作成することができます。テンプレートは見やすく、デザイン性が豊かなものが随時追加されており、ロゴや印影を入れて自由にカスタマイズすることが可能です。消費税や源泉徴収の計算も自動でしてくれるだけでなく、1クリックで入金を管理することが可能で、姉妹サービスであるMFクラウド確定申告と連携すると、自動的に記帳・消込されるようになっています。無料で使える請求書作成ソフト「MFクラウド請求書」そしてなんと、こちらのソフトで作成した請求書を、郵送ボタンをクリックするだけで請求先に郵送できる機能がリリースされました。全て「MFクラウド請求書」が代行します。これでもう「請求書を送り忘れた」なんてこともありません。まとめいかがでしたか?現在僕はLIGの社員になったため、請求書を作成する機会は以前よりは大分減りました。基本的にこのようなビジネスマナーの背後にあるのは、ビジネスパートナーを尊重し、一緒に気持ちよくお仕事をするという姿勢なのではないかと思います。お取引先にご迷惑をかけたり、恥ずかしい思いをすることがないように、請求書の送付の際にはこのチェックリストをご活用ください。POSTLIGへの自由なメッセージお待ちしています頂いたご意見への回答は行っておりません。