サービス文書管理コンサルティング文書管理規程見直し社内電子化支援お客様事例お役立ちリンク組織の知カラお役立ち記事ナレッジマネジメントのはじめの一歩から活用まで(3)ナレッジマネジメントのはじめの一歩から活用まで(3)ツイート文書をナレッジとして活かすその3回目です。今回は、情報の利活用(循環)について考えてみましょう。循環:情報の利活用ナレッジを活用しよう!前回、文書のライフサイクルの中でのナレッジの発生について説明しました。業務の現場から発生するもの、文書が本来の役目を終え選別されてビジネスアーカイブになったものなどがナレッジとして蓄積されていきます。日常業務の文書の流れと発生するナレッジ図の右側にあるナレッジを今度は業務に活かします。下の図はそのイメージです。フェーズで利用するイメージです。どのような外部情報があるのか、どう情報共有すればよいのか文書の作成では、蓄積されたものを利用して文書を作成する時間の短縮ができますし、作成者がそのときは知らなくても、その企業の誰かが先に知った知識を盛り込むことができます。低コストで高品質の仕事ができるわけです。下記の調査結果は、このサイトでもよく取り上げているIDCの国内のインフォメーションワーカーに関する調査結果の抜粋です。:IT専門の調査会社)このグラフをから、「文書の作成」(12.5時間)や「調査や情報収集」(5.9時間)に多くの時間が割かれているのがわかりますが、これらに対して効果を発揮することができます。「処理」のフェーズでは、文書は業務フローに沿って部門や人の間を巡り判断されながら、最終的に意志決定されます。このときの判断材料の資料としてナレッジが使われます。企業としてナレッジが整えられていない場合には、社員それぞれが工夫を凝らして判断に必要な情報を自分の身の回りにストックして、日常業務をこなしている場面が多く見受けられます。結果、個人管理のストックが多くなったり、会社全体から見て知識のムラができたりするのでないでしょうか。ひどい場合は、情報を共有せずに自分の中に囲っておくことで自分の存在価値を高めようとする人もいます。経営側などの上層部から見ると「共有してもらいたいなあ」と思う状況です。末端の社員からは、持っている情報で差をつけようとする尊敬できない先輩に見えるのではないでしょうか。蓄積されたナレッジは他の企業ではどのように活用されているのでしょうか。それらの一部を紹介していきます。ジョブローテーションを可能にする戦略的・計画的にジョブローテーションを行っている企業も多いとは思いますが、やりたいけれどもできないと考えている企業も多いようです。そのできない理由のひとつが仕事の属人化です。思い切った人事異動を行うことによって生じるロスの発生が予測されてしまい、とても踏み切れないと判断されてしまいます。ナレッジとして蓄積し、ノウハウを整理しすぐに引き出せるようにしておけば、属人化は防げるものです。ジョブローテーションなど長期的効果の見込める取組みが実行可能となります。新しい製品やサービスを企画する新しいことするときには、まず情報収集です。組織的な情報収集の仕組みがあれば、情報収集の時間を短縮することができます。先輩が過去に行った情報収集を知らず、最初から調べてしまったなどどいうことを防ぐこともできます。製品やサービスを企画する場合、その企業の強みを活かすために、自社のことも知らなければなりませんが、蓄積されたナレッジからそれらを得ることができます。企業ブランドを社内外に浸透させるその企業のブランドを明確に社外に示すことができ、社内においても浸透させることができます。その企業の創業時にスポットを当てた、新人研修資料を作成し、企業DNAを継承する取組みをしている企業もあります。証拠資料として利用する訴訟発生時に、証拠資料としての利用することも念頭に蓄積をすすめている企業もあります。ナレッジまで発展させて、知識の循環を行ってみませんか。大きな効果があるはずです。※関連記事ナレッジマネジメントの失敗事例と、進めるための最初の一歩もう「属人化」させない!ナレッジマネジメントを進めよう。相談してみる文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。手に入れてみましょうサンプル無料配布中です。文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。サンプルを請求する組織の知カラとは?文書管理の専門家が長年培ってきたノウハウを企業担当者に向けて配信するサイトです。文書管理の悩みを解決するのに役立つ記事やセミナーなどのお知らせを掲載しています。文書管理の問題を解決するサービスを紹介しています。お客様の各種事例を紹介しています。手に入れてみましょうサンプル無料配布中です。文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。Reserved.この内容で送信します。よろしいですか?キャンセル。