(2).電子文書ツイートペーパーレスを推進している会社が多い中、電子文書の割合が年々増えています。その中で、ファイルサーバーを電子文書の格納場所として多くの企業が利用しています。電子文書のファイリングはどのように考えたらいいのでしょうか。今回は、第二回として電子文書のファイリングのコツとポイントを説明します。電子文書のファイリングのポイントは?分類とファイル名のルールを決定することが、電子文書のファイリングの第一ステップです。原則的に電子文書も紙文書と同じ分類表を使います。それは同じ情報はその形式が異なっていても同じ考え方で探すことができるからです。ある企業の営業部が紙文書は顧客名ごとのファイリング、電子文書は製品ごとのファイリングにしたら、たちまち混乱してしまいます。言っても、全く同じではなく紙文書とは異なり電子文書は文書1件(1ファイル)が1つのまとまりになるため、どうしても分類階層は深くなるという特性もあります。探しやすいファイル名のルールを設定します。その内容がわかること、フォルダ内でソートされたときに探しやすいことなどが条件です。顧客名を使ったファイル名にしたときに日本語ですと漢字が多いため、文字コード順に並んでしまい、探しにくくなります。ひらがなやカタカナで顧客名を記載したり、最初の1文字だけカタカナを使ったりすれば探しやすくなります。二_日本マイクロ写真また、異なるバージョンが存在する場合は、それがわかるようなファイル名とし、版管理を行います。共有ファイルサーバーのあるある電子文書を格納する場所にファイルサーバーである企業が多いことでしょう。ファイルサーバーは、個人のPCに入れるよりも、共有できる点、集中管理できる点などで優れています。多くの社員が使用するにあたり、ファイルサーバーの悩みも多くあります。・自分のフォルダをすぐに探せるように、★や■をつけた命名が多くなる。みんな同じこと考えるので、結果探しにくくなっている。あるが、そのフォルダにものすごーくたくさんのファイルが入っている。・年の表記が2018年(西暦)であったり、H30年(和暦)であったり、年の記載が全社的に統一されていない。・案件ごとに整理をしているが、その中フォルダ階層の構成が個人によって異なっているので探せない。・退職した人のフォルダがそのまま残っているが、だれも手をつけられないまま。引き継がれているのかどうかわからない。デジカメで撮影したものを選別せずそのまま入れている。このため、ファイルサーバーの容量が少なくなってしまう。・重複ファイルが多いが、個人管理になっているので日常的に気づく場面がなくどんどん増加してしまう。フォルダ作成のtips今度は、整理しやすいファイルサーバーを運用するためのアイディアの例をご紹介します。■文書を選別しやすい年度ごとフォルダフォルダ作成のトップを年度にします。現在であれば、2017年度と2016年度しか通常のエリアには残しません。2018年度に入ったら、2016年度のファイルを見直し、必要なファイルだけ別の場所に保存します。■1次利用フォルダを作成わけのわからないファイルやフォルダがあるが、消すことができない。本人もよくわからなくなっているものがたくさん残っていることがあります。利用者側だって、ちょっとの間とっておきたいとか誰かと共有するためにその間だけ必要な場所がどこにもないのです。1次利用フォルダを作成して、ある期間が来たら削除されることを前提に使用します。このような場所に受け取りのために共有化するようなフォルダやファイルを格納すれば、あとあと内容まで見て消すことはなくなります。■オーナー管理フォルダごとにオーナーを必ず決め、そのフォルダ以下はオーナーが責任を持って管理(整理)するようにします。これは紙文書の場合と同じです。※関連記事はこちら業務効率化事例。ファイルサーバの整理による文書検索時間の短縮!悩ましいファイルサーバーの問題と解決の4つのポイント効果的な情報システムの利用あくまでも整理整頓をルール化し運用することを前提に、情報システムの技術に助けてもらうとより業務の効率化・生産性アップに効果的です。・電子文書の承認のためには、ワークフローシステム・文書の閲覧時に付随するメタデータを確認したり、文書間の関連付けを行ったり、キーワード検索などをしたりすることのできる文書管理システム・ファイルサーバーの中を高速に検索することのできる検索エンジンなど電子データのさらに効果的に利用できるツールをファイリングルールを検討の次のステップで検討することをお勧めします。これからの時代を担っていく電子文書もきちんとしたルール化のもと、管理が必要です。困りごとなどありましたら、どうぞお気軽にご相談ください。相談してみる文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。手に入れてみましょうサンプル無料配布中です。文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。サンプルを請求する組織の知カラとは?文書管理の専門家が長年培ってきたノウハウを企業担当者に向けて配信するサイトです。文書管理の悩みを解決するのに役立つ記事やセミナーなどのお知らせを掲載しています。文書管理の問題を解決するサービスを紹介しています。お客様の各種事例を紹介しています。手に入れてみましょうサンプル無料配布中です。文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。Reserved.この内容で送信します。よろしいですか?キャンセル。