思い切って言ってみる?ムダな会議を終わらせるキラーフレーズツイートシェアはてブLINEPocketスポンサードリンク「ムダだよなぁ・・・」そんな思いで参加をしている会議はありませんか?ムダな会議を終わらせるキラーフレーズ、あります。会社勤めにおける「ムダ」として悪名高いモノに「会議」があります。すべての会議がムダではないにせよ、ムダになってしまう会議もたしかに少なくありません。わたしも独立前の会社勤め18年間、そういう会議を経験してきました。ムダな会議がかさんで残業、休日出勤ではむくわれません。会議をムダにさせるものは何かをあらためて整理し、そんなムダな会議を終わらせるにはどうしたらよいのかを考えます。はじめに、ムダな会議について列挙してみます。議題がないまま会議がはじまる会議での役割がない参加者がいる配布資料が多すぎる会議のゴールが決まっていない次にやるべきことがあいまいなまま終わるそれでは、順番にみてみましょう。1.議題がないまま会議がはじまるいわゆるアジェンダなど議事予定表が提示されない会議というものがあります。当日配布されても困りますし、当日でさえも配布されないのはもっと困ります。定期ミーティングなどに意外と多いパターンで、「とりあえず各部(各自)報告から」になったりします。そこで想定を上回るような「スゴい報告」が出てくるようであれば、それはむしろコミュニケーション障害の証です。スゴい報告はしかるべき手段により早々に伝達されるべきであり、とりあえず報告するような場面で伝達されることではありません。会議で何を「議する」か明らかになっていてはじめて、参加者は事前に準備ができるようになります。会議の場になってから考え始めるから、会議の時間は長引きます。2.会議での役割がない参加者がいる議事予定もさることながら、議事に合わせて参加者の役割も必要です。居るだけの参加者ほどもったいないことはありません。「同じ部(グループ)だから」などという理由で参加者を決めている会議も多いものですが、会議のキホンは必要最小人数での開催です。「情報共有」を参加者に求めるのであれば、メールやイントラの活用など別の手段ではダメですか?わざわざ集まるほどの情報かを判断しましょう。会議主宰者は、参加者が「退屈そう、居眠りしている」ことを怒っている場合ではありません。非難を浴びるべきは主宰者自身のほうです。参加者には事前に会議での役割を求め、参加者は求められる役割を果たすべく準備する。3.配布資料が多すぎる膨大な量の資料が配布され、その説明に時間がかけられる。これも非常にツラい会議のひとつ。会議は説明会ではありません。「紙がもったいない」なんてウカツなことを言うのはやめましょう。メールでそれ以上の量になって資料が添付されてきます。