21:27:00エクセルを使って営業状況の管理や見積書を作成されている方も多いのではないでしょうか。エクセルは身近で使い慣れているツールですので、手軽に始めることができますが、件数が増えてくると、抜け漏れ・ミスなどが増えてきて、手間がかかるようになってきてしまいます。課題と対策を整理しました。あればそれほど問題にはなりませんが、見積書を作成する数が増えてくると、徐々に管理が大変になってきてしまいます。ような、営業中のものを俯瞰できるような一覧を作成することが多いです。ステータス・受注見込みの確度などを管理し、営業会議などで使用します。顧客に見積書を提出するにあたっては、別のエクセルファイルで、見積書を作成することが多いかと思います。要するに、「営業管理のためのエクセル」と「見積書作成のためのエクセル」が別々に分かれてしまいます。そのため、金額等が変更になった場合は双方の変更が必要になり、二重管理になってしまい、抜け漏れなどのミスが発生しがちです。運用上、常に両方を更新するのが難しくなり、「週1の営業会議の前に一覧を更新する」といったような運用がになることが多いです。PCの中にファイルが保存され、明示的に共有しない限り、他の人には共有されません。そのため、共有が遅れたり、そもそも共有されずに営業担当の中に閉じてしまうことがしばしば発生します。これにより、上長が営業状況の把握が遅れたり、経理担当者への情報共有にスムーズにいかなかったりと、コミュニケーション・情報共有で問題が発生しがちです。再度話がくる場合もあります。その際、以前どのような見積もりを出したか確認したい場合があります。それがエクセルファイルだと、それらしいものを見つけ1つ1つファイルを開いて確認していく必要があるため、効率的ではありません。取引先や自社の社名・住所変更などがあった場合、エクセル内の情報を変更する必要があります。自社の情報が変わった場合、多くのファイルを変更する必要があり、非常に手間がかかってしまいます。変更し忘れに気づかず提出してしまう可能性もあり、時間的にも精神的にもあまり良くありません。数式ミス・レイアウト崩れエクセルは、簡単に数式やフォーマットを作ることができる反面、ちょっとした操作で簡単に数式やレイアウトが崩れてしまうことがあります。1人でやっている分にはまだ管理しやすいですが、会社内で複数の人が使っている場合、メンバーによって微妙にレイアウトが異なるという状況も発生してしまいがちです。数式の間違いは、金額の間違いに繋がりかねませんので、あまり簡単に変更出来てしまうようでは事故の元です。見積書作成サービスを使う見積書作成サービスを使うと、これらの課題の多くを解決することができます。数式ミス・レイアウト崩れなどは発生しませんし、社名・住所変更なども簡単に行うことができます。過去の見積書も簡単に検索ができるので、エクセルから1つ1つ探すのに比べて素早く見つけることができます。登録した見積書は、リアルタイムに他のメンバーに共有できますので、情報共有もスムーズです。その見積書の受注の確度が管理できたり、受注したものは「受注済」にするなどのステータス管理も可能です。多くの場合、それを元に請求書を作成するなど、後続の経理処理へもスムーズに連携することができます。営業管理までできるboard一般的な見積書作成サービスは、見積もり中案件の管理などの「営業管理」に関しては、あまり十分な機能を備えていないケースが多いです。クラウド型業務・経営管理システム「board」では、見積書作成はもちろん、一連の業務の流れを効率化するために設計・開発されているため、営業段階のステータス管理や売上見込の把握など、営業としても嬉しい機能が備わっています。確度ごとにステータス管理boardでは、見積中ステータスが3段階(高・中・低)に分かれており、受注確度ごとにステータスを設定することができ、またそれが自分自身だけでなく、上長や他のメンバーへの共有にもなります。最初に見積もりを提出した時点では、確度「中」で登録し、その後、確度が高くなってきたら「高」に変える、という形で状況の管理と共有が可能です。「現在の営業状況だと、いつどのくらいの売上が上がりそうか」を把握することは、営業としては非常に重要なポイントとなります。boardでは、下図のように、確度ごとに売上集計をリアルタイムに確認することができます。「受注確定」しているものは確実に売上が上がるものとし、それに「見積中(高)」を加えた金額を把握することができます。この金額が目標に届いていない場合は「見積中(中)」の案件を頑張って取りに行く必要がある、といった判断に使うことできます。一緒にグラフ表示することもできます。このような形で、確度ごとの売上見込みをみることができるので、営業判断・戦略に役立てることができます。boardは、営業管理(SFA)専用のツールではありませんが、上記のように簡易的な営業管理ができる仕組みになっているため、SFAがオーバースペックな中小企業には、ちょうどいい営業管理の仕組みになっています。守岡氏コワーキングスペースのセミナーで、"使えるクラウドサービス"の1つとして、「このサービスが980円で使えるとかありえない」と紹介されていた。実際使ってみると、見積書・請求書の作成はもちろん、boardを見ながら見通しを立てることができたり、強化しないといけない部分が簡単にわかるので、経営的にも非常に助かっています。