サービス文書管理コンサルティング文書管理規程見直し社内電子化支援お客様事例お役立ちリンク組織の知カラお役立ち記事ナレッジマネジメントのはじめの一歩から活用まで(2)ナレッジマネジメントのはじめの一歩から活用まで(2)ツイート文書をナレッジとして生かすその2回目として、前回は文書管理(基礎)でした。今回は、情報収集(発展)について考えてみましょう。今回は、社内で発生する文書情報ではなく、外部からの積極的な情報収集について考えます。日常業務の文書の流れと発生するナレッジ上の図にあるように日常業務においては、文書のそのライフサイクルに沿って状態が変化します。前回説明した「現場から発生するナレッジ」とは、主に文書の作成や収受、処理などで発生します。主なものしてあげますと、提案書や失注案件の資料、取扱い商品の情報、マニュアルなどになります。その文書が本来の役割を終えた時には、歴史的に残しておくべき文書は選別され、企業であればビジネスアーカイブとして保存されます。企業資料館などに、創業期の資料や過去の社内報、年報などを保管している会社も多々あります。外部から収集する情報にはどのようなものがあるのでしょうか。どのような外部情報があるのか、どう情報共有すればよいのかニュース■新聞の切り抜き■インターネットニュースのクリッピング毎日発行されるニュースの中にはみんなでシェアしておきたいものがあります。会社の所属する業界のニュース会社の事業に係わる行政側から発信されるニュースなどがあるでしょう。見つけたときには、早くみんなに知らせなければ!と思ってしまいます。情報共有するにはこのような記事をみんなが見られる場所に保管します。昔は、新聞の切り抜きを掲示板に貼るなんてよく見かけました。)今は、同じことがもっとラクに電子的に出来ますね。グループウェアの掲示板に貼る。社内SNSを利用してシェアする。社内SNSの利用が推進されていれば、記事を見つけたと同時にすぐにシェアできます。種類がありますが、会社として共有するべき図書は次のようなものがあります。自社であれば当然知っているべき基本的なことが解説されている教科書的なものとなります。同時に雑誌も重要な情報源です。会社として共有するべき雑誌は、事業に関係する専門的なものとなります。自社の所属する業界の情報誌や専門的な論文が掲載された雑誌デザインの会社などは、発想を促すような美術雑誌やファッション誌などとなります。情報共有するには図書や雑誌はモノですので、集めておいておきます。研究開発などを行っている会社は、企業図書室でこれらを収集し、社員にサービスしています。従来の企業図書室とは異なる切り口で、みんなの集まるコミュニケーションの場をもっと知識創造の場とするべく、図書や雑誌を置いているオフィスも増えてきました。個人で図書や雑誌を購入してしまい込んでおくよりも、このような情報もナレッジの構成の1つとして組み入れてみてはいかがでしょうか。情報は集まってきたけれど、社員が見てくれなければ、ナレッジとしての効果は発揮できません。こんなことはありませんか。情報発信しているのに誰も見てくれない。(みたい)社内SNSが浸透していないくて、メールで送る人もいるし、シェアのされ方が人によって異なる。シェアするのは同じだけど後から見たいときに蓄積場所が違うので探せない。図書や雑誌があるらしいけれど、どこのキャビネットに入っているかわからない。これらの外部情報は、社員全員で共有して初めてその価値を発揮します。情報の管理場所を集約する。(みんなを迷わせない。)専門知識を共有するために、勉強会を行う。新人のオリエンテーション項目に入れる。社内にある情報だけでなく、外側の情報を取り入れるということは、ビジネスマンなら誰でもやっていることだと思います。それをもう少し、拡げて会社の情報として取りこみナレッジの一部にして、会社の知識ベースを豊かにし新しい発想を生む基盤を作ってみませんか。※関連記事ナレッジマネジメントの失敗事例と、進めるための最初の一歩もう「属人化」させない!ナレッジマネジメントを進めよう。相談してみる文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。手に入れてみましょうサンプル無料配布中です。文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。サンプルを請求する組織の知カラとは?文書管理の専門家が長年培ってきたノウハウを企業担当者に向けて配信するサイトです。文書管理の悩みを解決するのに役立つ記事やセミナーなどのお知らせを掲載しています。文書管理の問題を解決するサービスを紹介しています。お客様の各種事例を紹介しています。手に入れてみましょうサンプル無料配布中です。文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。Reserved.この内容で送信します。よろしいですか?キャンセル。